Faktura za catering je dokument, který pomůže dodavateli i zákazníkovi při vytváření, vyúčtování (dodavatel) a placení (zákazník) zvláštní akce. Dodavatel(é) cateringu projde(í), o jakou akci se jedná a jakou akci by chtěl klient vytvořit. Poté dodavatel cateringu vybere (obvykle nevratnou) zálohu, aby zajistil všechny aspekty cateringové akce, a sdělí klientovi datum, do kterého musí být zbývající částka uhrazena v plné výši (obvykle těsně před konáním akce). Na faktuře budou uvedeny všechny potřebné informace o cenách a službách a také přiložený dokument, v němž budou shromážděny všechny klientem preferované platební údaje.
- Předloží klientům položkový seznam služeb a nákladů a stanoví platební podmínky.
- Slouží jako souhrn prací i formální písemná žádost o platbu a měl by být považován za základní dokument při každé cateringové zakázce.
Krok za krokem: Jak zajistit cateringovou akci
Klienti často nakupují u více cateringových firem, než si vyberou, koho najmou. Když cateringová firma obdrží poptávku, měla by ji brát jako příležitost prokázat své schopnosti tím, že položí správné otázky a prokáže mistrovství v oboru.
K formulaci odhadu je třeba uvést některé základní údaje: Existuje obecné cenové rozpětí, které má klient na mysli? Bude se podávat alkohol? Jsou požadovány další doplňkové služby? V závislosti na okolnostech může být příprava jídla prováděna buď na místě, nebo na dálku; služba na místě je obvykle vhodnější, ale může být dražší.
Zjistěte počet osob a předložte cenovou nabídku
S předpokládaným počtem osob a některými rozhodujícími specifikacemi akce by měl dodavatel cateringu předložit písemnou cenovou nabídku. Nezapomeňte, že může existovat možnost vyjednávání, takže návrh služeb by neměl být dodán v konečné podobě. Pokud klient nebude s navrženými parametry spokojen, může být cenová nabídka upravena změnou menu nebo plánu služeb.
V cenové nabídce by měly být uvedeny i platební podmínky. Bude vyžadována záloha předem? Kdy je splatná konečná platba? Jak je to s úpravami původní nabídky v reakci na změny cen nebo jiné proměnné?“
Příprava personálu a jídla
Příprava na akci znamená víc než jen shromáždění surovin nebo přípravu pokrmů. Úspěšný catering se odvíjí od pečlivé přípravy personálu. Členové týmu by měli mít jasno v tom, jaké jsou jejich povinnosti při přípravě. Někteří cateringoví pracovníci dokonce používají softwarové programy, jako jsou CaterPro, Event Master nebo jiné, které jim umožňují vytvářet schémata půdorysů, mapovat pracovní postupy a obecně připravovat celý tým na akci.
Poskytněte služby profesionálním způsobem
Dobré jídlo nemůže vyvážit jakýkoli nedostatečný servis. Provedení by mělo být pečlivé bez ohledu na to, jak „náročný“ klient může být.
Vyplňte a doručte fakturu za catering s konečnými úpravami
Když jste připraveni požádat o platbu, doručte fakturu klientovi. Některé změny v pozdních hodinách mohou být nezbytné, pokud se například změnily ceny rozhodujících ingrediencí nebo byl počet osob upraven směrem nahoru.
.