Řízení času je dovednost. A jako každou jinou dovednost ji můžete zlepšit. A právě tehdy se hodí aktivity pro řízení času.
Pomohou vám zdokonalit vaše dovednosti v oblasti řízení času. A tak se stanete produktivnějšími, pokud jde o váš čas a silnou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Buďme upřímní:
Mnozí z nás by si přáli, abychom si mohli na hodinách označit pár hodin navíc.
Pravdou však je, že na splnění svých osobních a profesních cílů máme jen 24 hodin denně.
A jen malou část z tohoto času věnujeme pracovnímu dni. Během tohoto krátkého časového úseku je třeba být produktivní a zvládnout věci.
A tak si stěžujeme, že máme málo času:
- „Nikdy nedokončím své úkoly na celý den“ (zde je můj doporučený to-formát seznamu úkolů)
- „Kolegové mě neustále vyrušují“ (takže nikdy nemáte šanci dokončit Deep Work)
- „Ztrácím spoustu času na nesmyslných schůzkách“
- „Denně trávím spoustu času vyřizováním e-mailů“ (zde je návod, jak to proměnit v GTD Gmail a e-mailovou produktivitu)
- „I když dělám spoustu věcí, nikdy nemám pocit, že dělám pokrok“ (produktivita = smysluplná práce + pokrok)
Zní vám to povědomě?
Není divu, že time management je nejdůležitější dovedností, kterou je třeba se naučit a osvojit si ji.
Jak si tedy osvojit dobré dovednosti v oblasti time managementu?
Jedním ze skvělých způsobů, jak se naučit být v práci efektivnější, je využití aktivit time managementu.
Obsah
7 nejefektivnějších aktivit time managementu, které můžete praktikovat sami i s kolegy
Učení se novým dovednostem pomocí her může být mnohem efektivnější. A je to zábavnější než hledat školicí zdroje, které vám pomohou zvládnout nový úkol.
Chcete být produktivnější a lépe hospodařit s časem?
Tady je 7 nejlepších aktivit, které můžete využít ke zlepšení svých dovedností v oblasti time managementu.
1. 86 400 dolarů
Tuto první aktivitu v oblasti time managementu nazýváme 86 400 dolarů.
Jedná se o vynikající cvičení, které vám pomůže pochopit důležitost rozumného využívání času.
Hrát můžete sami nebo se skupinou kolegů.
Tady jsou pravidla:
- Každý má k dispozici 86 400 dolarů
- S těmito penězi můžete dělat cokoli, kromě rozmnožení své aktuální částky
- Musíte je utratit během jednoho dne. Jinak o ně přijdete
- A více peněz za den do banky dát nemůžete
Nyní:
Nechte svůj tým sepsat, jak by utratili svých 86 400 dolarů.
Když všichni svůj seznam vyplní, shromážděte svůj tým a prodiskutujte, proč a jak peníze utratili.
Jak už asi tušíte, tato aktivita time managementu není o penězích.
Každý den má 86 400 vteřin a to, jak se rozhodnete je strávit, má velký význam.
Co se stane, když budete ke svému času přistupovat s tímto smýšlením?
Dokážete lépe řídit své každodenní činnosti a vytěžit maximum z věcí, kterým se rozhodnete věnovat.
Tuto připomínku si zapište a mějte ji poblíž svého pracovního místa, abyste si ji denně připomínali.
2. Jaké jsou výsledky? Naplnění sklenice „Mayo Jar“ (neboli Sklenice života)
Tato hra se zaměřuje spíše na využití času než jen na jeho hodnotu.
Budete potřebovat:
- Velkou sklenici pro každého účastníka
- Materiály, jako jsou velké kameny, štěrk a voda
Nyní:
Požádejte svůj tým, aby naplnil sklenici všemi materiály.
Cílem? Pokusit se dostat do sklenice všechno.
Každý, kdo hraje hru, bude určité věci do své sklenice dávat impulzivně.
Může se stát, že ji nejprve naplní vodou a štěrkem a na velké kameny nezbude téměř žádné místo.
Jediný způsob, jak naplnit majonézovou sklenici všemi materiály? Nejdříve dát kameny, potom štěrk a nakonec vodu.
Tady je ponaučení:
Přemýšlejte o své sklenici, jako by to byl váš den, a o svých materiálech, jako by to byly vaše úkoly.
Vaším každodenním cílem je vymyslet, jak nejlépe umístit každou položku do omezeného prostoru. A chceš, aby vše fungovalo soudržně.
Kameny představují nejdůležitější úkoly. Vaše celoživotní cíle. Vaše žáby. To, co musíte udělat pro zlepšení své práce a kariéry. I bez kamínků a písku by byla sklenice stále plná a vaše práce by stále měla smysl.
Kamínky představují ostatní věci ve vaší práci. Jsou to menší úkoly nebo projekty, ale přesto přidávají vaší práci hodnotu.
Nakonec voda jsou nedůležité věci. Pro váš život jako celek nemají velký význam. Věnujte jim málo času.
Pokud začnete tím, že do nádoby nasypete písek, nezbude vám místo na kameny nebo oblázky.
To platí i pro věci, které si do svého života pouštíte.
Nejprve se postarejte o kameny, o skutečně důležité věci. Stanovte si priority, protože všechno ostatní je jen voda.
Nemůžete dělat velké věci, pokud vás rozptylují maličkosti.
3. Velký obraz Řešení hádanek naslepo
Hádanky jsou skvělým cvičením pro budování týmu. Při správném použití jsou také jedním z nejlepších cvičení na řízení času.
Pro toto cvičení se sejděte s týmem lidí a nechte někoho vybrat z krabice puzzle.
Nedívejte se na obrázek na přední straně. Místo toho naházejte všechny dílky do prostoru, kde pracujete, a začněte.
Po začátku můžete dosáhnout určitého pokroku. Je však pravděpodobné, že se při skládání puzzle budete dost trápit.
Na chvíli se zamyslete a zeptejte se:
„Co tady chybí?“
Poté, co jste se donutili bojovat, najděte horní část skládačky. Jakmile každý uvidí, jak má skládačka vypadat, bude její skládání mnohem snazší.
Klíčový poznatek z této hry? Věci se mnohem hůře dělají bez návodu nebo širšího přehledu.
To samé se stane, když si sednete k práci bez cíle pro daný den nebo bez seznamu priorit. Pracujete naslepo, což je neefektivní a dělá vám potíže splnit zbytek úkolů.
Na místo toho věnujte potřebný čas vytvoření seznamu úkolů, než se pustíte do práce.
Tady je jednoduchý systém. Položte si následující otázky:
- „Jaké úkoly musíte udělat?“
- „Jak dlouho vám bude plnění úkolů trvat?“
- „Jak můžete být při plnění úkolů efektivnější?“
A budete se moci naučit lépe hospodařit a zvýšit svou produktivitu.
4. Vezměte si na starost úkoly, které chcete splnit. Minutová výzva
Pro toto cvičení na řízení času budete potřebovat tým lidí. Toto vás naučí poměrně hodně o tom, jak vnímáte čas a jak to ovlivňuje váš pracovní den.
Seďte se se skupinou a nechte všechny členy skupiny zavřít oči, kromě jedné osoby. Tato osoba stojí stranou a sleduje čas.
Nastavte časovač a nechte každého jednotlivce zavřít oči a posadit se, až se bude domnívat, že uplynula minuta.
Jak už asi tušíte, ne všichni se posadí ve stejný čas. Místo toho se všichni účastníci mohou posadit v různou dobu.
To nás učí, že naše vnímání času se může velmi lišit od skutečného plynutí času. Některé úkoly nám mohou trvat mnohem déle, než si myslíme, což může vykolejit celý náš časový plán.
To je výzva pro každého, aby se zamyslel nad tím, jak využívá svůj čas. A možná zjistí, že ho nevyužívají tak efektivně, jak se domnívají.
5. Pouštní ostrov
Možná jste někdy v životě dostali otázku:
„Kdybyste ztroskotali na pustém ostrově a mohli si s sebou vzít jen tři věci, co byste si vzali?“
Tato hra tuto otázku trochu obměňuje.
Seďte se skupinou lidí a nechte je všechny představit si, že uvízli na pustém ostrově.
Teď:
Nastavte časový limit. Dejte každému dvě minuty na to, aby si sepsal předměty, které by potřeboval vzít s sebou na ostrov. Vysvětlete, že za nezbytné předměty dostanou body a za ty, které nejsou nezbytné, nedostanou žádné body.
Pro mnohé může být tento typ hry šokem. Proč?“
No, pokud nejste zvyklí hospodařit s časem, může pro vás být náročné zjistit, jaké jsou vaše priority a jak mohou v omezeném čase fungovat ve váš prospěch.
Tato hra nutí všechny hráče přemýšlet nejen o tom, co by potřebovali, ale také o tom, jak mohou v požadovaném časovém rámci získat více bodů.
Toto je velmi podobné vašemu profesnímu životu.
Pokud máte na vyřízení svých úkolů pouze devět hodin a musíte se ujistit, že z úkolů, které jste si vybrali, získáte co největší hodnotu, budete si mnohem více dávat pozor na to, jak využíváte své hodinové bloky a vybíráte si úkoly.
To vám také pomůže identifikovat rozptylující faktory – například sociální média – které vám mohou bránit v tom, abyste získali co největší hodnotu.
Vždyť ne každá práce přináší do vašeho života přidanou hodnotu.
6. Zjistěte, co je pro vás důležité. Hledání pikového esa
Pro tuto hru na hospodaření s časem budete potřebovat pouze dva jednotlivce a jednoho vedoucího.
Tady jsou pravidla:
- Vedoucí dá každému hráči dva balíčky karet.
- Poté dejte všem hráčům pokyn, aby balíčky otočili a plácli eso, jakmile ho najdou.
- Cílem je najít všechna esa rychleji než druhý hráč.
Ale tohle se hráči nedozvědí:
Jeden balíček byl zamíchán tak, že nalezení esa bylo zcela náhodné. Ale druhý balíček byl uspořádán tak, že všechna esa jsou na vrcholu balíčku.
Jakmile hráči začnou hrát, bude jim jasné, že hráč s uspořádaným balíčkem má nespravedlivou výhodu oproti hráči se smíšeným balíčkem.
Ujistěte se, že tato představa bude zpochybněna, protože to je zásadní pro to, aby byl rozpoznán účel této hry.
Řekněte hráčům, aby si představili, že tyto balíčky karet byly rozpisy.
- Jeden hráč má rozvrh, který je zcela náhodný. A to znamená, že musí projít celý balíček, aby dosáhl svého cíle
- Naproti tomu druhý hráč má rozvrh, který byl řádně uspořádán. A to znamená, že se k nejdůležitějším cílům dostává jako první
Činnosti spojené s řízením času nejsou o výhrách a prohrách. Ale to, že máte správně uspořádaný rozvrh svých každodenních úkolů, má své výhody.
A nyní mohou členové vašeho týmu tuto lekci aplikovat do svého profesního života a zlepšit způsob, jakým využívají svůj čas.
7. Slepý mnohoúhelník
Na přípravu určitých úkolů máme často poměrně dost času. Někdy jsme však vrženi nepřipraveni do individuálních nebo skupinových projektů.
Tato aktivita zaměřená na hospodaření s časem je výborným učebním nástrojem pro tyto situace.
Při této hře mějte jednoho vedoucího a mnoho hráčů se rozdělí do malých skupinek.
Každý hráč má zavázané oči a k dispozici délku provazu. Budou muset toto lano uspořádat do určitého tvaru, který určí vedoucí.
Vedoucí by měl také skupině nastavit časovač.
Tady jsou pravidla:
- Nikdo si nesmí sundat šátek z očí
- Každý jednotlivec se musí po celou dobu dotýkat lana
Nechte skupinu jít a vytvořit svůj tvar. Je pravděpodobné, že všichni hráči budou zmatení a budou mít potíže s utvářením tvaru.
Po skončení první hry si ji však ještě několikrát zopakujte. To jim umožní přijít na to, jak mohou úkol lépe zvládnout.
Tato hra nutí hráče analyzovat, jak dobře zvládají úkoly v daném časovém limitu.
Při první hře zpanikaří a v důsledku toho podávají špatné výkony. Jakmile však budou potřebovat organizační a analytické dovednosti k lepšímu výkonu, přijdou na nové a lepší způsoby, jak úkoly zvládnout.
Chcete vyzvat sebe i ostatní?
Jedná se o vynikající hru, která je naučí hospodaření s časem, budování týmu, analytickým dovednostem, vůdčím schopnostem, dovednostem řešit problémy a produktivitě.
Aktivity na zvládání času: Zde jsou klíčové poznatky z výše uvedených aktivit zaměřených na řízení času:
Poznatky z terénu a poučení
Tady jsou klíčové poznatky z výše uvedených aktivit zaměřených na řízení času:
- Čas je omezený. V průběhu dne máte pouze tolik času. Věnujte pozornost tomu, kolik času máte, a využijte jej k dosažení svých cílů.
- Organizace je klíčem k úspěchu. Rychlý výkon není vždy vynikající výkon. Pokud chcete ze svého času vytěžit maximum, musíte se naučit organizovat a stanovit si priority svých úkolů. Jinak riskujete, že budete ztrácet čas a uděláte jen málo.
- Vždy byste měli hledat lepší způsoby, jak dosáhnout svých úkolů. Vždy existují způsoby, jak být efektivnější. Zeptejte se sami sebe: „Existuje efektivnější způsob, jak bych to mohl udělat?“. Tato dovednost vám pomůže zvládnout větší pracovní zátěž a zlepšit vaši výkonnost.
Pomocí těchto aktivit v oblasti time managementu zlepšíte svou vlastní výkonnost i výkonnost svého týmu.
Chcete ještě více zlepšit své dovednosti v oblasti time managementu? Naučte se více s mými technikami řízení času a strategiemi řízení času.