Jako fundraiser se učíte, jak vést úspěšnou tichou aukci. Právě když si myslíte, že to máte zvládnuté, mění se trendy, objevují se žhavé novinky, dárci hledají něco jiného, vyvíjí se technologie a další. Takže se přizpůsobujete.
Tiché aukce jsou jedním z nejoblíbenějších způsobů, jak neziskové organizace zapojují hosty a získávají peníze na fundraisingových akcích. Existuje celá řada způsobů, jak tichou aukci uspořádat, ale pokud si zapamatujete níže uvedené klíčové body, určitě se dočkáte úspěchu.
1. Tichou aukci můžete uspořádat i jinak. Nábor a školení dobrovolníků pro tichou aukci
Dbejte na to, koho najímáte pro vedení tiché aukce. Budou dobrovolníci, kteří obstarávají aukční předměty, dodávat? Mají kontakty, které potřebujete k zajištění nezbytných předmětů nebo zážitků, které vaši dárci chtějí?
Poté musíte myslet na samotný den tiché aukce. Budou tam dobrovolníci, kteří řekli, že budou pomáhat s pokladnou, nebo na tanečním parketu? Jsou tito dobrovolníci společenští a budou povzbuzovat hosty akce, aby přihazovali v aukci?“
2. Jak vyškolit dobrovolníky tiché aukce
Nejenže je klíčové, aby se dobrovolníci tiché aukce dostavili a pomohli maximalizovat tichou aukci, ale aby věděli, co mají dělat. Školení dobrovolníků je důležitou součástí, která předchází každé akci, zejména pokud používáte software pro tiché aukce.
Akademie online školení společnosti GiveSmart je k dispozici pro všechny naše neziskové partnery, a to na jakékoli úrovni služeb. Náš tým poskytující kompletní služby v oblasti tichých aukcí přijede před vaší akcí, aby vám pomohl připravit prostor pro přihlášení, proškolit hosty o softwaru, poskytnout vybavení a zajistit soulad mezi webovou stránkou tiché aukce a aukčními předměty dostupnými na akci.
Školení také naučí dobrovolníky a zaměstnance používat platformu GiveSmart, aby mohli přihazovat a přispívat jménem hostů, kteří mohou potřebovat pomoc.
3. Jak získat dary pro tichou aukci
Kromě dobrovolníků na noční akci budete pravděpodobně spoléhat na některé dobrovolníky, kteří budou získávat dary pro tichou aukci. Jakmile začnete plánovat tichou aukci, je důležité rozhodnout, kdo bude shánět určitou hodnotu aukčních předmětů.
Tyto cíle by měly být jasně definovány, aby dobrovolníci a zaměstnanci nesli odpovědnost za naplnění aukčního katalogu, který vám pomůže dosáhnout vašich fundraisingových cílů.
Je také vhodné prodiskutovat, jaké předměty nebo zážitky vaši dárci chtějí a mají o ně zájem, protože to bude vodítkem pro sháněče darů a nakonec povede k větší aktivitě při dražbě. Velmi žádané předměty zvýší částky, které jsou dárci ochotni nabízet, ve srovnání s předměty (jako jsou dárkové karty), které mají stanovenou hodnotu.
Vaše tichá aukce by měla být pokud možno tvořena výhradně dary. Někdy organizace využívají konsignační společnosti, když nemohou sehnat předměty, které se obtížněji shánějí (například vstupenky na Hamilton nebo exkluzivní zájezdy).
Při zařazování konsignačních předmětů doporučujeme zaujmout strategický přístup. Je důležité porozumět cenové struktuře konsignační společnosti a tomu, do jaké míry jsou její předměty dárci žádané. V některých případech mohou vámi nabízené konsignační předměty přilákat na akci nové publikum.
Při přípravě úspěšné tiché aukce je klíčové porozumět tomu, co dárci chtějí.
Když oslovíte svou komunitu s žádostí o dary do tiché aukce, můžete také na webu GiveSmart povolit formulář pro darování předmětů. Tento formulář urychluje sběr informací od dárců a automaticky přidává položky do fronty pro správce k nahrání do aukčního katalogu. Využití technologie tímto způsobem umožňuje snadné odesílání položek do aukce a mobilní nahrávání obrázků za chodu při importu položek.
4. Jak propagovat tichou aukci
Propagace tiché aukce před akcí je skvělým způsobem, jak nadchnout hosty pro položky i samotnou akci. Pokud poprvé používáte mobilní dražební software, je důležité dát hostům vědět, že budou dražit na svých telefonech, aby si je nezapomněli vzít s sebou na akci.
Platforma pro tiché aukce společnosti GiveSmart umožňuje komunikovat s hosty prostřednictvím e-mailu nebo textové zprávy, takže tuto funkci můžete využít k propagaci tiché aukce před akcí. Aukci můžete také otevřít před začátkem akce a zapojit dárce do předběžného přihazování.
Přihazování před akcí je výhodné, protože si hosté zvyknou na mobilní platformu, nadchnou se pro akci a zapojí se do přihazování, což vám umožní zahájit večer akce s již vybranými penězi!
5. Uspořádání tiché aukce online
Uspořádání aukce online s mobilním přihazováním umožňuje dárcům zapojit se odkudkoli, takže je skvělý nápad propagovat své aukční předměty a darovací stránku v sociálních médiích. Vaše organizace, zaměstnanci a dobrovolníci by měli sdílet aukci na Facebooku, Twitteru, Instagramu a dalších platformách, na kterých jsou aktivní.
To povzbudí k dárcovství i lidi mimo váš typický okruh dárců, protože aukce osloví nové publikum napříč sociálními sítěmi. Možná, že vaši přátelé po celé zemi chtějí podpořit organizaci, ve které se angažujete, nebo znají právě toho člověka, který se rozšoupne na podepsaný dres pro dobrou věc.
6. Jak nastavit událost tiché aukce
Je výhodné mít domovskou stránku pro vaši událost tiché aukce, na kterou mohou hosté přijít pro itinerář události, vstupenky, kontaktní informace, podrobnosti o aukci a další. Vstupní stránka pro vaši akci vás připravuje na úspěch, protože hosté, dárci a dobrovolníci hledají další informace.
GiveSmart poskytuje organizacím centrum pro prodej vstupenek, sponzorství, dárcovství, přihazování, nákup zboží, zpracování plateb a spouštění zpráv. Pro zpracování plateb a výkaznictví je skvělé mít řešení pro prodej vstupenek, které se integruje s vaší aukcí, takže se hosté musí přihlásit a zaplatit pouze jednou.
Fyzické uspořádání aukce v den akce je stejně důležité jako to digitální, které je třeba zvážit. To, jak vystavíte své aukční předměty, bude mít přímý vliv na to, jak dobře si povedou. Zde je několik věcí, které je třeba zvážit:
- Přemýšlejte o umístění a prostoru, když přemýšlíte o tom, kde se budou hosté pohybovat.
- Umístěte aukci na dohled.
- Zajistěte prostor pro prohlížení aukčních položek.
- Vytiskněte výstavní listy čitelným písmem.
- V případě zážitků nebo certifikátů můžete vytisknout přizpůsobitelný zobrazovací list přímo z webu GiveSmart, místo abyste přepisovali všechny informace, které již existují v aukčním katalogu.
7. Průběh tiché aukce
V den konání akce by měla být aukční plocha hlavní atrakcí, a právě zde přichází ke slovu personál tiché aukce nebo dobrovolníci. Je důležité, aby povzbuzovali hosty k procházení aukční zóny a prohlížení položek, jakmile dorazí a zamíří k baru.
Pokud chtějí hosté přihazovat, můžete je odkázat na uvítací textovou zprávu, kterou obdrželi při příchodu, nabídnout jim, že přihodí jejich jménem, nebo případně poskytnout další pokyny k přihazování.
V průběhu akce využívejte centrum zpráv ke komunikaci s hosty v průběhu večera. Dejte jim vědět, kdy je čas zasednout k večeři. Připomeňte jim, že na některé položky ještě nemusí být podány nabídky. Zeptejte se, zda si prohlédli úžasný prázdninový balíček. Řekněte jim, kdy začne program, nebo je upozorněte na čas, kdy se aukce blíží ke konci.
Dobrovolníci a zaměstnanci, kteří působí jako asistenti při dražbě, by měli pokračovat v podpoře hostů během celé akce i po skončení koktejlové hodiny a kontrolovat, zda nepotřebují pomoc při dražbě nebo darování.
8. Vliv vizuálu dražby
V průběhu akce můžete na stěnu nebo projekční plátno promítnout vizuál dražby, který se bude aktualizovat v reálném čase, jak budou přicházet nabídky. Tím se v místnosti rozproudí soutěž a hosté budou informováni o tom, v jakém stavu jsou nabídky, zatímco se čas aukce stále zkracuje. Podobný vizuál dárcovství nebo teploměru lze zobrazit během digitálního příslibu nebo dárcovské SMS, takže všichni mohou sledovat, jak se dary přelévají. Je to skvělý způsob, jak vzbudit v místnosti vzrušení a povzbudit dárce všech velikostí.
9. Zkuste se podívat, co se děje při aukci. Jak ukončit tichou aukci
Je dobré stanovit čas ukončení aukce, protože to vytváří pocit naléhavosti a pro hosty je vzrušující být stále na akci, když se dozvědí, že jsou výherci. Po skončení aukce pošlete výhercům textovou zprávu prostřednictvím Centra zpráv.
Filtrování a nasměrování výherců do prostoru pokladny urychlí proces pokladny a eliminuje tlačenici na konci večera. Hosté budou vědět, zda vyhráli, a nebudou muset bombardovat pokladní zónu dotazy na výherce aukce.
10. Zjistěte, zda jste vyhráli. Následná komunikace s hosty po skončení tiché aukce
Po skončení akce je důležité zasílat děkovné dopisy a daňové účtenky. Podle studie Community Brands Donor Experience Study však dárci všech věkových kategorií uvádějí, že nejdůležitější následnou zprávou, kterou by měli obdržet, je obdržení zprávy o dopadu akce. Dárci chtějí vědět, jak jejich příspěvek přímo ovlivnil poslání, kterému vaše organizace slouží – chtějí vidět, že přispěli ke změně k lepšímu.
11. Poskytování účtenek
Pro finanční a daňové účely jsou účtenky nutností. Platforma GiveSmart automaticky zasílá účtenky dárcům a kupujícím vstupenek po zpracování platby na webu události. Už jen tato funkce ušetří vývojovým týmům hodiny práce a starosti s ručním sestavováním a odesíláním stvrzenek.
12. Jak vyhodnotit úspěšnost tiché aukce
Po skončení akce je důležité se ohlédnout zpět a zjistit, jak dobře si aukční předměty vedly. Zde je několik věcí, které byste měli zvážit:
- Kolik hostů se zúčastnilo aukce
- Kdo byli nejaktivnější dražitelé
- Jaká byla návratnost investic
13. Jaké jsou výsledky aukce? Zprávy po skončení akce a plánování na příští rok
Zprávy po skončení akce jsou důležité při plánování na příští rok. Event Dashboard společnosti GiveSmart poskytuje v reálném čase přehled o aukcích, uživatelích a financích.
Hub Reports je místo, odkud si správci organizace mohou stáhnout různé reporty ve formátech Excel, CSV a PDF.
Tyto přehledy zahrnují:
- Nezaplacené zůstatky
- Přihlášky do tiché aukce
- Dary
- Objednávky vstupenek
- Účastníci
- Raffle
- Instantní položky a další.
Závěr
Tiché aukce jsou skvělým způsobem, jak zapojit dárce, poskytnout jedinečné zážitky, získat peníze a vybudovat nadšení pro poslání vaší organizace. Věnování náležité pozornosti každé fázi procesu zajistí maximální úspěch a minimální stres při využití aukce ve vaší fundraisingové akci.
Zveme vás, abyste prozkoumali naše produkty, naplánovali si bezplatnou ukázku nebo nás kontaktovali s jakoukoli zvědavostí, otázkami nebo pokud byste chtěli mluvit s někým z našeho týmu ve vašem okolí!
- Autor
- Poslední příspěvky
- Šampioni ve fundraisingu… a kde je najít. – 24. března 2021
- 7 tipů, jak vybudovat efektivní strategii oslovování – 10. března 2021
- Průvodce fundraisery golfových turnajů – 16. února 2021
.