Pokud se chcete naučit, jak vytvořit novou složku v aplikaci SharePoint, postupujte podle znázorněných kroků a budete moci přizpůsobit a spravovat složky na svých webových stránkách. Složky SharePoint poskytují člověku možnosti, jak seskupit a spravovat obsah webu obsažený v seznamu nebo knihovně. Weby SharePoint, které obsahují velké množství obsahu, by měly používat složky, aby bylo možné snadno seskupit a zařadit kategorie obsahu pro snadnější identifikaci a předejít záměnám.
Jak vytvořit novou složku v aplikaci SharePoint
Vytvoření základní složky na webu SharePoint je velmi snadné. Ve výchozím nastavení je služba SharePoint přizpůsobena tak, aby zobrazovala nabídku nové složky v knihovně webu, ale nezobrazuje se v seznamech, pokud je správce nepovolí. Pokud chcete nabídku nové složky přidat do seznamu, musíte změnit pokročilé nastavení seznamu vašeho webu.
- Chcete-li to provést, klikněte na název seznamu, který se nachází v možnostech rychlého spuštění
- V novém menu klikněte na novou složku
- Vytvořte složku a pojmenujte ji vhodným názvem, který pokrývá její kategorii
Jak uspořádat položky do podsložek a složek pro snadný přístup
Pokud seznam nebo knihovna nese mnoho položek, které jsou si podobné nebo jsou určitým způsobem matoucí, použijte složky k uspořádání obsahu v rámci seznamu nebo knihovny. Dobrým příkladem skupinových složek jsou; oddělení, kategorie, projekty, věkové rozsahy, abecední podskupiny a abecední seznamy. Složky pomáhají uživatelům webu SharePoint snadno spravovat soubory velmi profesionálním způsobem.
Ve výchozím nastavení seznamy a knihovny SharePoint umožňují zobrazení složek pro všechny seznamy nebo knihovny bez filtru. Tato možnost vám pomůže vybrat vhodnou složku souborů a vložit nové položky. Pokud máte na webu několik složek, můžete správně přidávat položky a obsah zevnitř nebo zvenčí webu. Přestože můžete snadno přeuspořádat položky do různých složek knihoven pomocí průzkumníka standardních oken, neexistuje žádný automatický způsob, jak by noví uživatelé mohli přesouvat položky mezi složkami v seznamu.
Ačkoli se seznamy nebo knihovny nezobrazují v sekci dokumentů v rychlém spuštění, vlastníci webových stránek s oprávněním upravovat nebo navrhovat web mohou povolit zobrazení stromu, které zobrazí sekci obsahu webu v rychlém spuštění. V závislosti na návrhu rozvržení webu můžete zvážit použití složek i zobrazení, protože pomáhají umožnit filtrování obsahu, jeho řazení více způsoby a různé seskupování.
Jak přidat složku do seznamu
Pokud se učíte, jak vytvořit novou složku v aplikaci SharePoint, mohlo by vás také zajímat, jak můžete tuto složku přidat do seznamu. Ve výchozím nastavení není příkaz new-folder v seznamech k dispozici. Uživatel s oprávněním k návrhu seznamů SharePoint může přidat nové složky do seznamu změnou některých pokročilých nastavení seznamu.
- Pokud máte požadované oprávnění, přejděte na webovou stránku obsahující seznamy, do kterých chcete přidat nové složky.
- Klikněte na název konkrétního seznamu umístěného v rychlém spuštění. Pokud se vám to nepodaří, klikněte na nastavení webu >>obsah webu a vyhledejte název seznamu.
- V pásech klikněte na záložku položky a poté, nová-skupina. klikněte na novou-složku.
- V dialogovém okně nová-složka zadejte do pole název složky a klikněte na tlačítko OK.
Jak odstranit složku obsaženou v seznamu nebo knihovně
Odstraněním složky v seznamu se odstraní všechny soubory, podsložky a dokumenty v ní obsažené. Při provádění této možnosti musíte být vždy opatrní, abyste neodstranili důležité a kritické složky webu SharePoint. Zvažte zkopírování složek do cílového umístění na ploše pro případ, že byste je v budoucnu potřebovali.
Pokud máte oprávnění k úpravám a vytváření nových složek určitého webu, můžete provést následující akce pro trvalé odstranění složek. Webový server, který nese několik málo složek, reaguje rychleji než server, který hostí tisíce složek. Je velmi důležité zajistit, aby webový server SharePoint obsahoval pouze užitečné složky. Pokud váš server obsahuje některé nepotřebné složky seznamu, zvažte jejich odstranění.
- Přejděte na webovou stránku obsahující seznam nebo knihovnu, která obsahuje složku, kterou chcete odstranit.
- Klikněte na název složky v možnostech rychlého spuštění.
- Potvrdíte složku, kterou chcete odstranit, kliknutím na její řádek.
- Na kartě položek skupiny pro správu klikněte na možnost odstranit položku nebo odstranit dokument.
- Vaše složka bude trvale odstraněna.
Jak vytvořit novou složku v knihovně
Ve výchozím nastavení se vytvoření nové složky v knihovně zobrazí v příkazu této knihovny. Pokud máte oprávnění k návrhu webu, můžete změnit pokročilé nastavení a vytvářet složky jiným civilizovaným způsobem, který si přejete.
- Pro vytvoření nové složky přejděte na web obsahující knihovnu, do které chcete přidat novou složku.
- V možnosti rychlého spuštění klikněte na název knihovny.
- V pásech klikněte na záložku položky a poté, nová-skupina. klikněte na novou složku.
- V dialogovém okně nová složka zadejte do pole název složky a klikněte na tlačítko OK.
Jak přesunout dokument do nových složek vytvořených v knihovně nebo seznamu
Na rozdíl od jiných předchozích verzí aplikace SharePoint přichází aplikace SharePoint 2013 s novými funkcemi, které umožňují snadné přetahování souborů do složek. Ve verzích SharePoint 2010, 2007 nelze soubory přetahovat do složek, a proto je musíte přímo ručně kopírovat a vkládat. Přesunutí více souborů nebo dokumentů do nové složky bylo pro uživatele, kteří používají staré verze aplikace SharePoint, velkým problémem. Aplikace SharePoint 2013 přichází s novou funkcí drag-drop, která umožňuje snadné kopírování složek, souborů a dokumentů obsažených na webu SharePoint. Pomocí funkce drag-drop můžete zkopírovat více dokumentů z jednoho seznamu do druhého.
1. Chcete-li soubory a dokumenty přetáhnout, otevřete složky a všechna místa, do kterých chcete položky zkopírovat.
2. Po otevření složek a všech míst, která chcete zkopírovat, je třeba je přetáhnout. Změňte velikost oken složek na malá okna a uspořádejte je na obrazovce tak, aby žádné okno nebylo nad sebou.
3. Přetáhněte dokumenty a soubory do míst určení složek, do kterých je chcete umístit.
Složky jsou velmi důležité, protože pomáhají kategorizovat dokumenty a soubory pro snadnější přístup. Pro vytváření a mazání složek na webu použijte výše uvedený návod. Jakmile provedete výše uvedené postupy, bude pro vás údržba složek webu SharePoint snadná a naučíte se také vytvářet nové složky v SharePointu.
.