Toto makro má nové vlastnosti a vylepšenou funkčnost.
První vylepšení spočívá v tom, že počáteční číslo rozsahu mazání (#1) je vždy předvyplněno. Při odstraňování čísel ze seznamu čísel (#7) se počáteční číslo mění. Zlepšila se přesnost odpočtu zbývajícího počtu (#6).
Významné vylepšení se týká exportu sestavy o přečíslování. V předchozí verzi se po kliknutí na tlačítko Export zpráva exportovala jako soubor .txt do adresáře EditTools Datasets a název souboru byl zvolen za vás. To se změnilo.
Proces exportu nyní umožňuje nastavit „hlavičkové“ informace, které se zobrazují v každé sestavě. Klepnutím na tlačítko Exportovat hlavičku souboru (#3) otevřete dialogové okno Údržba informací o hlavičce:
Zde zadáte své identifikační informace (#8). Text záhlaví, který se objeví v každé zprávě o přečíslování odkazů, je uveden v #9. Klepnutím na tlačítko Uložit (#10) uložíte své informace. Vaše informace v záhlaví zůstanou zachovány, dokud je nezměníte; není třeba je při každém projektu zadávat znovu.
Po kliknutí na tlačítko Export (#4) se otevře následující dialogové okno:
Horní pole (#11) obsahuje informace o cestě a názvu souboru. Přítomné informace uvádějí informace pro poslední exportovanou zprávu. Klepnutím na tlačítko New (Nový) zadejte nový cíl uložení a název souboru a jako formát souboru zvolte .txt, .doc nebo .docx. Do spodního pole (č. 12) zadejte informace o projektu, například „Smith on Rabbits Chapter 98A“. Informace o projektu se spolu s datem vytvoření zprávy zobrazí pod záhlavím zprávy.
Další novinkou tohoto makra je 7 textových tlačítek (#2 výše). Jedná se o přizpůsobitelná tlačítka, která umožňují vytvořit standardní text, který se vloží do pole Přečíslování (#A). Jak vidíte na obrázku výše, první 4 tlačítka byla přizpůsobena a spodní 3 nikoli.
Chcete-li tlačítko přizpůsobit (nebo změnit), klikněte na něj pravým tlačítkem myši a otevřete dialogové okno Vlastní tlačítko. Do pole Text tlačítka (č. 13) zadejte krátký název, který se má zobrazit na čelní straně tlačítka (příklad viz přizpůsobená tlačítka výše). Do textového pole (#14) zadejte text, který chcete vložit při stisknutí tlačítka. Poté klikněte na tlačítko Aktualizovat (#15).
Chcete-li použít předpřipravený text, klikněte na referenční číslo, které má být upraveno (#16), aby bylo zadáno do pole Původní. Poté umístěte kurzor do pole Přečíslovat tak, aby bylo pole prázdné. Klikněte na tlačítko s textem, který chcete zadat (#17). Text se objeví v poli Přečíslování. Kliknutím na tlačítko Modify (#18) jej zadejte do hlavního pole Renumber (#A).
Takto se zobrazí v poli Přečíslování:
Ačkoli to není zcela viditelné, jedná se o text, který se zobrazí ve zprávě pro klienta: „nepublikovaná data – vymazána ze seznamu odkazů a vložena do textu jako závorka“.
Poslední změna provedená v kontrole pořadí čísel referencí má urychlit a usnadnit přečíslování. Nyní se po kliknutí na původní číslo, které má být přečíslováno, pole Přečíslování automaticky vyplní dalším číslem. Při prvním přečíslování reference je třeba vložit přečíslování ručně (#19); tím se spustí interní počítadlo makra a zobrazí se další přečíslované číslo (#20). Poté pro přečíslování stačí kliknout na Původní číslo, a pokud je navržené Přečíslování správné, klikněte na Změnit (#21).
Přečíslování odkazů na stopy
Původní verze tohoto makra poskytovala metodu pro ověření, zda jsou odkazy vyvolány v pořadí. Nově je přidána možnost sledovat přečíslování referencí. Jak ukazuje následující obrázek, je přítomno několik nových funkcí. (Není zobrazen nový přírůstek z poslední chvíle – tlačítko Přejít na.)
První je oblast pro sledování aktuálních a nových čísel (#1 a #2). Původní číslo a jeho nové číslo se zadává do #3 a po kliknutí na tlačítko Upravit se čísla zadají do příslušných polí v #1 a #2. Pokud je zaškrtnuto #5, přečíslované položky se automaticky odstraní z původního seznamu (#9); pokud zaškrtnuto není, je třeba číslo odstranit ručně. Další přečíslované číslo se zobrazí v #4. Při přečíslování odkazů je dobré ve vztahu ke klientovi vytvořit seznam přečíslovaných položek, který lze předat klientovi k použití korektorovi (a také si ponechat jeho kopii u archivu editovaných souborů pro případ, že by se v budoucnu vyskytl dotaz). Pomocí č. 6 můžete seznam pro přečíslování exportovat do standardního souboru .txt. K dispozici je výchozí soubor (Reference Num Order Renumbered List.txt), který se ukládá do složky EditTools Datasets, ale můžete jej pojmenovat speciálně pro daný projekt (např. Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) a uložit jej do zvolené složky, např. do stejné složky s editovanými soubory projektu.
Novinkou je také možnost odstranit rozsah čísel (#7) z primárního seznamu (#9). Například pokud autor uvedl, že vyvolání obsahuje odkazy 10 až 25, můžete pomocí této funkce (#7) odstranit všechna tato čísla z hlavního seznamu (#9) najednou, nikoli po jednom. Změnilo se také počítadlo (#8). Nyní zobrazuje jak původní počet, tak zbývající počet.
Nezobrazuje se, že na poslední chvíli přibylo tlačítko Přejít na. Zobrazuje se nad počítadly (#8). Jeho hlavní využití je u dokumentů, které mají velký počet odkazů. Místo toho, abyste rolovali a hledali číslo daleko v seznamu čísel (#9), klepnete na tlačítko Přejít na a zadáte číslo, na které chcete přejít. Jedná se pouze o navigační nástroj.
Následující obrázky ukazují některé funkce v akci. První je přečíslování.
Přečíslování začíná vyhledáním původního čísla, tedy čísla, které má být změněno. Původní číslo, jak je uvedeno v rukopise (tj. číslo před změnou), se nachází v levém sloupci (#10). Toto číslo je pak třeba vložit do pole Původní číslo v #11. Existují dva způsoby zadávání čísel. Původní číslo můžete zadat kliknutím na číslo v #10, čímž se automaticky vloží do pole Original v #11, nebo můžete umístit kurzor do pole Original v #11 a číslo zadat ručně. Nové číslo – tedy číslo, na které má být změněno – pak zadáte do pole Přečíslování v #11. V tomto příkladu přečíslujeme odkaz 5 na odkaz 1 (#11). Všimněte si také pole #12, kde jsou uvedena čísla referencí 1 a 5 v původním seznamu čísel zakázek. Protože jsme ještě neklepli na tlačítko Upravit (#11), v poli Další přečíslování se stále zobrazuje 0 (#13).
Po klepnutí na tlačítko Upravit (#11) se dialogové okno změní. Přečíslování se zobrazí v hlavním poli vedle původního čísla (viz #14). Díky tomu se můžeme podívat do tohoto dialogu a zjistit, jaká čísla se změnila a na co se změnila. Abychom si připomněli, že další přečíslování je 2, objeví se u #15 číslice 2. A protože byla zaškrtnuta volba Odstranit číslo (#5), číslo 1 bylo automaticky odstraněno z původního seznamu objednávek (#16).
Předpokládejme, že odkaz 2 je správně očíslován; můžeme jej ponechat nebo na něj kliknout, abychom jej odstranili z původního seznamu čísel. Další vyvolaný odkaz by měl být 3, ale místo toho je 7. Zadáme tedy 7 do pole Původní a 3 do pole Přečíslovat a klikneme na tlačítko Upravit (#11). Výsledek je následující:
Původní a nové číslo je opět vidět v poli Přečíslování (#17) a další přečíslované číslo je 4 (#18). A protože položka Odstranit číslo zůstala zaškrtnutá, bylo ze seznamu Referenční pořadí (#19) odstraněno číslo 3 – nikoli však číslo 2, které je třeba odstranit kliknutím na něj.
Všimněte si, že Počty u #20 se oproti původním číslům nezměnily. Je to proto, že jsme ručně neodstranili číslo ze seznamu Referenční zakázka (#19). Když klikneme na dvojku, abychom ji odstranili (#21), počty se automaticky aktualizují (#22), jak je znázorněno zde:
Po dokončení práce se souborem můžete seznam přečíslování exportovat kliknutím na tlačítko Exportovat (#23). Kopii si můžete ponechat ve svých záznamech a kopii poslat klientovi. Soubor se exportuje jako soubor .txt a je to jednoduchý soubor, jak je znázorněno zde:
Soubor je automaticky označen jako „Reference Num Order Renumbered List“ (#24) a je automaticky uložen do adresáře EditTools Datasets. Název a umístění můžete změnit (#23). Vytvoří se výše uvedený seznam. Dva sloupce čísel (#26) jsou označeny hlavičkou (#25), přičemž čísla nalevo od čárky jsou původní referenční čísla a čísla napravo od čárky jsou čísla přečíslovaná. V tomto příkladu byly přečíslovány všechny odkazy kromě odkazu 7. Soubor .txt lze zaslat klientovi k použití korektorem.
Makro Kontrola pořadí původních odkazů #
Ujistit se, že číslované odkazy jsou v dokumentu vyvolány v pořadí, může být obtížný úkol, zejména pokud je odkazů hodně. Většina editorů používá ke sledování odkazů tužku a papír. Nástroje EditTools nyní nabízejí jinou možnost sledování vyvolání odkazů:
Kontrolu pořadí referencí najdete na pásu nástrojů EditTools v podnabídce Reference (A) (B), kde je uvedena jako Kontrola pořadí referencí.
Kliknutím na Ref # Order Check (B) se zobrazí dialogové okno pro makro, které je znázorněno zde:
Pracujete-li na více projektech současně, můžete reference v každém projektu sledovat tak, že seznam referenčních čísel každého projektu uložíte do vlastního souboru a tento soubor pak otevřete při další práci na konkrétním projektu (#1).
Kontrolu pořadí referencí vyplníte tak, že do pole # referencí zadáte poslední číslo reference v dokumentu (#2) a klepnete na tlačítko Aktualizovat seznam (#3). Pokud je například v dokumentu uvedeno poslední referenční číslo 123, zadáte 123 do pole # referencí (#2) a poté Aktualizovat seznam (#3). V zobrazovacím poli (#4) se objeví čísla 1 až 123.
Pokud váš dokument obsahuje odkazy „a,b“ (např. 57a, 62a, 62b, 62c), můžete je do seznamu přidat pomocí funkce Vložit (#5). Do pole Hodnota k vložení byste zadali hodnotu „a,b“, která má být vložena, a poté byste v seznamu uvedli buď číslo, před které má být vložena (pole Vložit před), nebo číslo, za které má být vložena (pole Vložit za). Číslo „a,b“ se poté zobrazí v seznamu. Chcete-li například vložit číslo 62b, zadáte do pole Hodnota k vložení číslo 62b a poté zadáte do pole Vložit před číslo 62c nebo do pole Vložit za číslo 63 – za předpokladu, že jste v seznamu již zadali číslo 62a, ale ne číslo 62c. Číslo zadáte klepnutím na tlačítko Vložit (#5).
Počet (#6) vám zobrazí celkový počet odkazů a stejně jako u ostatních maker nástroje EditTools máte možnost dialogové okno uložit, uložit & zavřít nebo zavřít (#7).
Předpokládejme, že v našem ukázkovém dokumentu je 117 odkazů. Klepnutím na položku Kontrola pořadí referencí (B výše) bychom otevřeli dialogové okno, do kterého bychom zadali 117 (#8) a klepli na tlačítko Aktualizovat seznam (#9).
Klepnutím na tlačítko Aktualizovat seznam se vyplní pole Seznam čísel referencí (#9).
Pokud by seznam referencí obsahoval také referenci s číslem 102a, přidali bychom toto číslo do seznamu zadáním čísla do pole Hodnota k vložení (#10) a zadáním buď 103 do pole Vložit před (#11), nebo zadáním 102 do pole Vložit za (#12) a následným kliknutím na tlačítko Vložit (#13).
Jak je zde uvedeno, číslo 102a se vloží automaticky (šipka). Kliknutím na tlačítko Uložit & Zavřít (#14) se seznam čísel uloží.
Při opětovném otevření kontroly pořadí referenčních čísel se zobrazí uložený seznam čísel (jak dokládá zařazení čísla 102a v našem příkladu ) a v počítadle se nyní zobrazí celkový počet referenčních čísel 118 (#16), což je našich původních 117 plus přidání čísla 102a.
Ve výpisu z našeho ukázkového dokumentu byly zvýrazněny výpisy referencí. První vyvolaný odkaz je 1 (#17), na který jsme již dávno narazili, další je 43 (#17).
Pohledem do dialogového okna Kontrola pořadí odkazů # zjistíme, že 43 je další číslo odkazu, které by mělo být vyvoláno (#20), takže jedním kliknutím na číslo 43 v číselném poli (#20) jej ze seznamu odstraníme. Tím se číslo 44 přesune na začátek seznamu (#21), což znamená, že je dalším očekávaným číslem v dokumentu.
Další referenční číslo v našem dokumentu je však 47 (viz #18 výše), nikoli očekávané 44 (#21). To nám říká, že referenční volání 44, 45 a 46 nejsou volána v pořadí čísel nebo nemusí být v dokumentu vůbec volána. Jako redaktoři bychom podnikli další nezbytné kroky k vyřešení tohoto problému.
Několik dalších bodů: Pokud na našem příkladu uložíte & Zavřete v tomto okamžiku (po odstranění čísla 43 z číselného pole) kontrolu pořadí referencí a znovu otevřete kontrolu pořadí referencí, váš seznam čísel stále začíná číslem 44 jako prvním číslem (#22), ale váš počet (#23) nyní udává počet čísel, která v seznamu čísel zbývají. Pokud stačí Uložit, soubor se uloží, ale počet (#23) se nezmění. Počet se změní při obnovení souboru v důsledku jeho uzavření a opětovného otevření.
Nakonec lze čísla z číselného pole odstraňovat v libovolném pořadí; stačí kliknout na číslo. Pokud číslo omylem odstraníte, znovu jej vložte postupem popsaným výše pro vložení čísla (#10 až #14).