Na moderním podnikatelském trhu je nutné hledět do budoucnosti. Všichni jsme takoví. A to je jedna z věcí, která může ztížit úspěšnou orientaci v zákoně o dostupné zdravotní péči (ACA), protože pokud jde o dodržování zákona ACA, nestačí se dívat jen do budoucnosti.
Chcete-li vyhovět zákonu, musíte se v mnoha případech podívat také do minulosti, abyste určili způsobilost svých zaměstnanců k ACA.
Přesné měření způsobilosti je stále důležitější, protože vyměřené pokuty od IRS mohou dosahovat milionů dolarů. A jak jsme se dozvěděli v našem předchozím blogu, pokuty narůstají každý měsíc a mohou se rychle hromadit za každý rok, kdy nedodržujete předpisy.
Kdy je nutné měření
Podle ustanovení ACA o sdílené odpovědnosti zaměstnavatele musí velcí zaměstnavatelé nabízet zdravotní pojištění, které splňuje požadavky na minimální základní pokrytí (MEC), 95 % svých zaměstnanců na plný úvazek, jinak se vystavují možným sankcím. Zní to celkem jednoduše, ale když přijde na to, co je zaměstnanec na plný úvazek, může se odpověď zdát poměrně složitá.
Podle zákona je zaměstnancem na plný úvazek ten, kdo v průměru odpracuje 30 nebo více hodin týdně nebo 130 hodin měsíčně. To může být snadný výpočet pro zaměstnance, kteří mají stálý rozvrh. U zaměstnanců s proměnlivou pracovní dobou však není měření způsobilosti vždy tak jednoduché.
Jako zaměstnavatel může vaše společnost určit status zaměstnance na plný úvazek tak, že spočítá odpracované hodiny každého zaměstnance pomocí jedné ze dvou metod měření „ekvivalence“: měsíční a zpětné. Dnes se zaměříme na metodu měření „look-back“.
Co je metoda „look-back“?
Při použití metody „look-back“ se zaměstnavatel „ohlíží“ zpět na předchozí odpracované hodiny, aby určil stav plného úvazku pro budoucí období. Jinak řečeno, metoda zpětného pohledu je přístup k určení stavu plného pracovního úvazku tak, že se sleduje pracovní doba zaměstnance za určité období a poté se vypočítá průměrný počet odpracovaných hodin za toto období, aby se určil stav plného pracovního úvazku.
Při měření metodou zpětného pohledu existují tři rozhodující části:
1. Období měření
Období měření je období, za které se zaměstnavatel „ohlíží zpět“ na historické odpracované hodiny. Období zpětného měření může být dlouhé 3 až 12 měsíců. Zaměstnavatelé si mohou zvolit délku období zpětného měření, pokud je v souladu s minimálními a maximálními standardy měření.
Existují dva typy období měření: Počáteční období měření pro nové zaměstnance a standardní období měření pro pokračující zaměstnance.
Počáteční období měření: Nové zaměstnance
Pro měření způsobilosti u nově přijatých zaměstnanců musíte zvážit, zda lze důvodně očekávat, že zaměstnanec bude pracovat více než 30 hodin týdně. Pokud ano, musí být zaměstnanci a jeho závislým osobám nabídnuto pojištění do 90 dnů od přijetí do zaměstnání.
Pokud nelze důvodně určit, že nový zaměstnanec bude pracovat více než 30 hodin týdně, pak může být zaměstnanec klasifikován jako zaměstnanec s proměnlivou pracovní dobou. V takovém případě byste začali sledovat hodiny průběžně. Pro nové zaměstnance s proměnlivou pracovní dobou a sezónní zaměstnance můžete použít zpětné období v délce 3 až 12 měsíců, které začíná libovolným datem mezi prvním výplatním obdobím, kdy jsou hodiny zaměstnance zaznamenány, a prvním dnem prvního měsíce následujícího po datu nástupu. Pokud počet hodin zaměstnance splňuje nebo překračuje průměrnou hodnotu 130 hodin měsíčně při plném pracovním úvazku během počátečního období měření, bude určen jako „plný pracovní úvazek“, a tudíž bude mít nárok na pojištění po celé následující období stability – i když se jeho počet hodin během období stability sníží.
Standardní období měření: Standardní měřící období se používá pro pokračující zaměstnance, tj. zaměstnance, který odpracoval jedno celé standardní měřící období. V tomto případě se zaměstnavatel musí doslova podívat zpět a zprůměrovat pracovní dobu za celé měřené období. Pokud zaměstnanec odpracuje v průměru 130 hodin nebo více za měsíc, je považován za zaměstnance pracujícího na plný úvazek a má nárok na dávky podle zákona ACA.
Ačkoli zaměstnavatel může mít pro různé kategorie zaměstnanců různá standardní měřící období (různé kategorie jsou omezeny na kategorie popsané v 54.4980H-3(d)(1)(v)), měřící období a určení nároku na dávky musí být provedeno jednotně a konzistentně pro všechny zaměstnance ve stejné kategorii.
Podívejte se na příklad.
Příklad: Řekněme, že zaměstnavatel používá 12měsíční standardní období měření, které začíná 1. listopadu 2018. Pro určení způsobilosti pro začátek plánovacího roku od 1. ledna 2020 se tedy u pokračujících zaměstnanců měří období od 1. listopadu 2018 do 31. října 2019 následujícího roku.
Pro výpočet hodin u pokračujících zaměstnanců zprůměrujte pracovní hodiny za celé období zpětného pohledu. V tomto příkladu náš zaměstnanec odpracoval celkem 1 596 hodin, z čehož vyplývá průměr 133 hodin za měsíc.
Protože odpracované hodiny jsou vyšší než požadovaných 130 hodin, je zaměstnanec určen jako zaměstnanec s plným pracovním úvazkem a nárokem na zdravotní péči.
2. Čekací doba
Druhá část měření look-back zahrnuje administrativní čekací dobu před zavedením zdravotních výhod. Toto období nesmí být delší než 90 dnů a je pro zaměstnavatele nepovinné.
Příklad: Po měření zaměstnanců od 1. listopadu do 31. října podnik využije čekací období v délce 61 dnů (1. listopadu – 31. prosince). V této době zaměstnavatel rozšiřuje nabídky pojištění osobám určeným jako osoby na plný úvazek a poskytuje zaměstnancům čas na výběr benefitů a přihlášení k pojištění s platností od 1. ledna.
3. Období stability
Třetí složkou je období stability, období „uzamčení“ pojištění pro zaměstnance, kteří jsou určeni jako osoby na plný úvazek během počátečního nebo standardního období měření. Období stability nesmí být kratší než období měření a musí trvat 6 až 12 měsíců. Často je stejně dlouhé jako období měření.
Je důležité si uvědomit, že pokud pracovní doba zaměstnance splňuje nebo překračuje průměrnou hodnotu plného pracovního úvazku (130 hodin měsíčně) po dobu trvání období měření, bude považován za zaměstnance ACA „na plný úvazek“, a tudíž bude mít nárok na pojištění po celé následující období stability – i když se jeho pracovní doba během období stability sníží.
Příklad:
Závěrečné body k zamyšlení
Před uzavřením uvádíme několik závěrečných úvah týkajících se metod zpětného měření.
Firemní úřad IRS uvedl, že metoda zpětného měření nesmí být použita při výpočtu počtu zaměstnanců na plný úvazek pro účely určení statusu použitelného velkého zaměstnavatele. Tyto metody výpočtu lze nalézt na internetových stránkách IRS. Místo toho ji lze použít pouze pro určení:
- Komu musí zaměstnavatel nabídnout minimální nezbytné pojištění, aby se vyhnul platbě za sdílenou odpovědnost zaměstnavatele, a
- Výše případného závazku k platbě za sdílenou odpovědnost zaměstnavatele.
Jak vám může pomoci Health e(fx)
Ačkoli to všechno může znít složitě, Health e(fx) vám může pomoci zjednodušit proces metody měření zpětného pohledu prostřednictvím našich řešení pro zaměstnavatele Health e(fx).
Health e(fx) Enterprise™ sleduje všechny odpracované hodiny služeb pro všechny zaměstnance ve vaší organizaci a automatizuje za vás měření zpětného pohledu pro vaše skupiny zaměstnanců – jak pro stávající, tak pro nové zaměstnance. Poskytneme vám zprávu s podrobnými údaji o průměrném počtu odpracovaných hodin v průběhu standardního období měření a výsledném stavu způsobilosti pro každého zaměstnance ve vaší organizaci. Výsledkem je řešení, které vám poskytne přesnou představu o úvahách o zpětném pohledu vaší společnosti, kdykoli to budete potřebovat. Takže se můžete pro svou firmu dívat stále dopředu.