Když cyklické a fyzické inventury nejsou přesné, je to problém. Příliš velké zásoby vážou přebytečný kapitál, který by mohl být použit na financování jiných oblastí podnikání nebo na splácení dluhu. Příliš malá zásoba může znamenat více vyprodaných zásob a poškodit prodej.
Přesná inventura je klíčem k prognózování, řízení skladu, logistice a řízení vratek. Ovlivňuje téměř všechny aspekty vaší činnosti od skladových operací a nákladů až po schopnost správně a včas plnit objednávky. Chyby mohou mít vlnový efekt, který může trvat roky.
Co je to cyklické počítání zásob a fyzické počítání zásob?“
V závislosti na vašich postupech počítání zásob můžete provádět fyzické počítání zásob, pravidelné cyklické počítání nebo obojí.
Cyklické počítání
Cyklické počítání je jedním z nejoblíbenějších postupů počítání zásob. Namísto jednorázového počítání celých zásob podniky počítají určitý počet položek ve skladu. Cyklické počítání je technikou statistického výběru. Počítání určitých položek se používá jako referenční pro zbytek skladu.
Je to podobný způsob, jakým pracují firmy provádějící průzkum veřejného mínění. Vybírají reprezentativní vzorek názorů lidí na určitá témata jako způsob měření postojů v širším kontextu. Sčítání cyklistů pořizuje snímek určitých míst. Na základě těchto informací mohou podniky zjistit, zda je inventarizace ve zkoumaných lokalitách přesná, a použít ji jako vodítko pro další oblasti.
Pokud je vaše inventarizace v cyklosčítání chybná, pravděpodobně zjistíte stejné nepřesnosti i v dalších oblastech. Stejně tak, pokud cyklické počítání ukáže, že vaše zásoby jsou přesné, je pravděpodobnější, že budete mít přesné počítání v celém skladu.
Cyklické počítání lze provádět jako součást denního pracovního postupu, aniž byste museli odstavit celý sklad. Postupem času můžete cyklicky procházet jednotlivé oblasti zásob. Chcete-li maximalizovat hodnotu auditu a minimalizovat bolestivost fyzického počítání, doporučujeme provést alespoň čtyři úplné cyklické kontroly ročně.
Fyzické inventury
Fyzické inventury se provádějí spočítáním každé položky v celém skladu. Toto počítání slouží k porovnání s inventárními záznamy, aby se vyloučily případné nepřesnosti. Jedná se o časově a pracovně náročný proces.
Provádění fyzického počítání zásob může být také obtížné provést přesně, aniž by došlo k zastavení celého provozu. V průběhu počítání mohou přijít nové zásoby nebo může dojít k expedici části stávajících zásob.
Proč je počítání zásob důležité?
Postupy počítání zásob slouží k zohlednění rozdílů mezi množstvím, které byste měli mít, a množstvím, které je fyzicky přítomno ve skladu. To je důležité zejména pro prodejce elektronických obchodů.
Pokud se počty zásob nesynchronizují s dostupnými produkty na online tržištích, může se stát, že nebudete schopni vyřídit objednávky. U vícekanálových prodejců bez integrovaného systému správy zásob se může velmi snadno stát, že se při prodeji na více platformách, které mají individuální systém vykazování, rozcházíte s počítáním zásob.
Většina podniků má problémy s počítáním zásob
Podle údajů GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, konsorcia maloobchodníků, distributorů a dodavatelů, má průměrný maloobchodní provoz ve Spojených státech přesné počítání zásob pouze u 63 % svých zásob. To je spousta potenciálně ztracených příjmů nebo chybně umístěných zásob.
Nepřesná inventura vede k přeprodávání a vyprodávání zásob. Více než 30 % podniků se setkalo se situací, kdy prodávaly zboží, které vykazovaly jako skladové, ale v rámci inventury je nebylo možné dohledat. Tyto situace mohou prodejcům způsobit logistickou noční můru a zákazníci z nich mohou být frustrovaní.
Přesná inventura zlepšuje marže
Jen přesná správa zásob zlepší vaši ziskovost. Snížení počtu výpadků a nadměrných zásob může snížit celkové náklady na zásoby o 10 %.
Jak provádět inventury
Většina maloobchodních provozů musí podle svých účetních nebo daňových předpisů provádět inventury. To může znamenat provedení fyzické inventury zásob za účelem zajištění přesné evidence pro daňové úřady nebo ujištění, že účetní obchodní knihy odrážejí aktuální hodnotu zásob.
Ať už provádíte cyklické počítání, fyzické počítání zásob nebo jejich kombinaci, Asociace pro řízení dodavatelského řetězce doporučuje zavést zpětnou vazbu počítání:
Smyčka zpětné vazby při počítání
- Zhodnoťte aktuální stav integrity zásob a stanovte cílové úrovně přesnosti
- Provádějte počítání
- Sledujte odchylky a zkoumejte hlavní příčiny
- Vykonejte opatření ke zlepšení úrovně přesnosti
- Srovnejte aktuální počty a stanovte cílové úrovně přesnosti
.
Říká se tomu zpětnovazební smyčka počítání, protože po dokončení kroku 5 je čas vrátit se ke kroku 1.
Níže jsou uvedeny některé z osvědčených postupů pro počítání zásob při provádění fyzických inventur a cyklického počítání zásob.
Nejlepší postupy pro cyklické počítání zásob
* Chcete-li tyto osvědčené postupy úspěšně zavést, využijte jako zdroj informací tým pro podporu zákazníků společnosti SkuVault.
Posouzení těchto osvědčených postupů pro cyklické počítání zásob může tento proces zefektivnit:
- Vaše zařízení by mělo naplánovat cyklické počítání tak, aby bylo součástí běžného provozu zařízení.
- Počítání cyklů plánujte často. Čím častěji se bude počítání cyklů provádět, tím vyšší bude přesnost inventury a nižší budou odpisy zásob. Mnoho skladových provozů provádí cyklické počítání denně, přičemž každý den počítá v různých částech skladu.
- Spíše než provádět náhodné počítání je nejefektivnějším způsobem provádění cyklického počítání třídění položek do skupin A, B a C.
- Počítání položek do skupin A, B a C se provádí denně. Nejvíce času má smysl věnovat cyklickým počtům u zásob, které představují nejvyšší hodnotu.
- Skupina A ohrožuje zásoby, které tvoří 70-80 % celkové hodnoty vašich zásob
- Skupina B představuje dalších 10-15 % hodnoty zásob
- Skupina C představuje dolních 10-5 % hodnoty zásob
- Pokud musíte provést rychlé úpravy přesnosti inventury, zaměřte svou pozornost na skupinu A. Obvykle budou položky A tvořit přibližně 20-25 % vašich celkových SKU, ale poskytují nejvyšší výnos. Také pokud dokážete identifikovat nedostatky v těchto skupinách, je pravděpodobné, že dokážete určit hlavní příčinu nesrovnalostí, kterou lze aplikovat na všechny skupiny.
- Přidělení specializovaných týmů pro počítání cyklů umožňuje společnosti vyškolit několik osob pro provádění těchto úkolů. Velikost týmu bude záviset na velikosti a složitosti zásob společnosti. Velká organizace může mít tým pro počítání cyklů složený z několika zaměstnanců na plný úvazek. Menší organizace by však mohla mít jen dva zaměstnance, kteří by počítání cyklů prováděli po malou část svého pracovního dne.
- Počítání cyklů by mělo probíhat metodicky v celém skladu tak, aby se všechny výrobky spočítaly alespoň jednou za čtvrt roku.
- Pokud je to možné, měly by výrobky počítat dvě samostatné osoby. Před zaznamenáním úprav by mělo být provedeno slepé porovnání jejich počtů. Případné nesrovnalosti by měly být přezkoumány.
- Před provedením cyklického počítání by měly být uzavřeny všechny otevřené transakce, jako je příjem, expedice, WIP, u položek, které jsou vybrány pro cyklické počítání.
- Chybám můžete předcházet zkoumáním zdrojů chyb. Je nezbytné identifikovat a odstranit všechny procesy nebo problémy se školením, které způsobují chyby při inventarizaci.
- Měli byste sledovat metriky přesnosti inventury v čase. Také můžete stanovit cíle pro přesnost inventury. Znalost vašich čísel a sledování zlepšení (nebo poklesu) může pomoci určit, kde systémy fungují (nebo selhávají).
- Počítání cyklů by se mělo provádět na začátku dne, než se provoz zařízení rozběhne naplno, nebo na konci dne po ukončení provozu.
- Proces počítání cyklů by měl být dobře definován a zdokumentován.
- Pro zajištění přesnosti oddělte proces počítání cyklů a evidenci zásob.
Nejlepší postupy pro počítání fyzických zásob
* Pro úspěšnou implementaci těchto osvědčených postupů využijte jako zdroj informací tým pro úspěch zákazníků společnosti SkuVault.
Nejlepší postupy při fyzickém počítání neboli fyzické inventuře mohou zvýšit efektivitu fyzického počítání:
- Ve fázi plánování fyzického počítání byste měli provést zkušební počítání, abyste přesně odhadli potřebný čas a zdroje.
- O harmonogramu fyzického počítání byste měli informovat dodavatele, zákazníky a výrobu, aby bylo možné předem provést případné úpravy dodávek.
- Provádějte fyzické počítání pomalu se pohybujících SKU několik dní před vlastním počítáním, abyste minimalizovali dobu, po kterou musí být provoz kvůli fyzické inventuře uzavřen.
- Před provedením fyzického počítání zlikvidujte všechny vadné a zastaralé zásoby, abyste zkrátili čas strávený tímto procesem.
- Při počítání nezobrazujte ekonomické hodnoty množství SKU. Vzhledem k tomu, že počítáte veškeré zásoby, je to pro fyzické počítání irelevantní.
- Vymezené oblasti počítání jsou základem pro přiřazení počítacích týmů a pro sledování průběhu inventury.
- Ujistěte se, že máte k dispozici vhodné vybavení i případná specializovaná zařízení pro počítací týmy.
- Ujistěte se, že jste proškolili své zaměstnance v činnostech fyzického počítání, abyste zajistili hladký průběh počítání.
- Na dobu počítání by měl být provoz zcela zastaven. Přinejmenším by měl být minimalizován pohyb materiálu a dobře zdokumentován, aby se zajistilo, že položky nebudou počítány dvakrát nebo naopak zcela vynechány.
- Pokud nemůžete kvůli fyzickému sčítání zastavit provoz, ujistěte se, že máte dobře definovaný systém, jak budete řešit změny v zásobách po provedení fyzického sčítání.
- Pracovníci systému by měli být k dispozici pro podporu, pokud se během činností fyzického sčítání vyskytnou systémové problémy.
- Pro zajištění přesnosti oddělte proces fyzického počítání zásob a jejich evidenci.
Reálné příklady významu počítání zásob
Ve skladech nyní leží rekordní množství dílů a výrobků. Federální rezervní banka sleduje soukromé zásoby a odhaduje, že ve skladech a obchodech leží po sezónním očištění zboží za více než 674 miliard dolarů. Když se zásoby neprodávají, může to vést k jejich hromadění a vázání kapitálu, který by mohl být použit na jiné věci.
Když počty zásob nejsou přesné, může se pokazit celá řada věcí. Společnost Walmart přiznává, že za jeden rok přišla o 3 miliardy dolarů z prodeje. Zároveň jeho zásoby rostly rychleji než tržby. Špatné sledování vedlo k nadměrným zásobám a vyprodání zásob.
Nike přišel kvůli špatnému řízení zásob o dalších téměř 100 milionů dolarů. Společnost Best Buy nebyla jednoho roku před Vánocemi schopna dodat objednávky z listopadu a prosince, když se její zásoby na skladě rozcházely s počty na online trhu. Ralphu Laurenovi klesl zisk o 50 % a hodnota zásob se snížila o 16 miliard dolarů kvůli chybám v řízení zásob.
Nepřesné zásoby jsou více než jen frustrující. Je to drahé.
Obvyklé otázky týkající se počítání zásob
Níže jsou uvedeny některé z nejčastějších otázek, které mají organizace ohledně počítání zásob:
Jak často byste měli počítat zásoby?
Krátká odpověď zní: co nejčastěji. Úplné cyklické počítání všech zásob by se mělo provádět alespoň jednou za čtvrtletí, ačkoli mnoho skladových provozů provádí denní cyklické počítání pro strategické úseky, aby se vyhnulo nutnosti počítat velké množství na konci čtvrtletí. Fyzické počty by se měly provádět alespoň jednou ročně.
Kdy bych měl spočítat zásoby?“
Pravděpodobně by se vaše inventury měly provádět při ukončení operací na konci dne nebo před jejich zahájením. Pokud musíte inventuru provádět v době, kdy provoz pokračuje, musíte mít zaveden systém, který zohlední nově příchozí zboží nebo položky vybrané k expedici.
Můžu k počítání zásob využít kohokoli?
Můžete, ale nedoporučuje se to. Většina skladových provozů má počítací týmy nebo jednotlivce, kteří byli proškoleni v postupech a jsou kontrolováni z hlediska přesnosti. Měli byste mít zaveden mechanismus sledování, který zajistí, že vaše týmy počítají přesně.
Potřebuji systém řízení skladu / systém řízení zásob?
Můžete vše provádět ručně a sledovat to v aplikaci Excel, ale riziko chyb je značné. Systém řízení skladu (WMS) a systém řízení zásob (IMS) výrazně zvýší vaši přesnost a umožní vám provádět robustní výkaznictví na vyžádání. Systém IMS se také synchronizuje s online tržišti a integruje se s vašimi platformami pro objednávání, prodej a expedici, čímž zajistí bezproblémové fungování.
Jak SkuVault pomáhá s přepočítáváním cyklů
Funkce auditu SkuVault umožňuje přidávat nebo odebírat produkty z místa, stejně jako hromadně přesouvat produkty z jednoho místa na druhé, tisknout všechny produkty v místě a provádět kompletní přepočet všech produktů v místě, kdy jednoduše naskenujete stávající položky a nahradíte je novými SKU.
Po přepočítání SkuVault vygeneruje kontrolní zprávu, která zobrazuje rozdíly mezi tím, co byste měli mít na skladě, a tím, co na skladě skutečně máte. A ve spojení s našimi přehledy transakcí a sledováním uživatelů snadno zjistíte, co se pokazilo a kdo je za to zodpovědný.
Přehled o počtu cyklů
Přehled o počtu cyklů v systému SkuVault vám umožňuje označit místa jako „přepočítaná“. To vám umožní spustit hlášení pro vyhledání míst, která nebyla dříve spočítána, a umožní vám to být efektivnější, protože nemusíte místa přepočítávat vícekrát.
Zvýšené počty cyklů znamenají méně fyzických přepočtů, což znamená méně pracovních hodin a vyšší tržby. Neuspořádané zásoby jsou navíc nepřesné zásoby a nepřesné zásoby vedou k:
- Přebytkům
- Prodejům
- Zásobám, které leží ve skladu a nejsou uvedeny na vašich online kanálech
- Skládkám
Dobře provedený program cyklů a fyzického počítání může vést k výraznému snížení provozních nákladů a nákladů na skladování. Zvýšení přesnosti zásob může snížit úroveň bezpečnostních zásob. V důsledku toho se sníží náklady na vedení zásob.
Závěr
Posouzení osvědčených postupů při počítání zásob může zvýšit jejich přesnost. Cyklus počítání a fyzické počítání zásob vám pomůže udržet skladové zásoby na skladě v souladu s tím, co je ve vašem obchodě, ať už je to online na vašich webových stránkách, online na více tržištích nebo ve vašem fyzickém obchodě.