Athens, Ga.- Registrační úřad Georgijské univerzity nedávno spustil nový systém elektronické žádosti a sledování, který poskytuje lepší služby a zvyšuje efektivitu pro studenty a absolventy, kteří potřebují výpis z UGA.
Nový program elektronického výpisu, který je poháněn společností Avow Systems Inc., umožňuje každému studentovi nebo absolventovi s identifikačním číslem 810 požádat o zaslání ověřeného PDF výpisu buď sobě, nebo třetí straně – ať už budoucímu zaměstnavateli nebo jiné škole či univerzitě. Studenti a absolventi, kterým bylo přiděleno identifikační číslo 810, se mohou přihlásit do nového systému.
„Před spuštěním služby elektronického výpisu jsme od našich studentů a absolventů požadovali, aby nám poslali dopis s žádostí o zaslání výpisu v papírové podobě, poté jsme jejich žádost zpracovali v naší kanceláři a zaslali příjemci výpis v papírové podobě,“ uvedl Jan Hathcote, matrikář UGA. „Celý proces trval asi dva týdny, někdy i déle, podle toho, jak dlouho trvalo, než žádost dorazila poštou a než se zpáteční pošta dostala na místo určení.“
Loni na podzim, po novém jmenování Hathcoteové do funkce matrikářky v létě 2011, se jejímu úřadu podařilo začlenit do procesu e-transkripce první krok, kdy uživatelé odeslali žádost prostřednictvím online formuláře a kancelář matrikářky vygenerovala papírový výpis, který byl příjemci zaslán americkou poštou první třídy.
„Tím se proces zrychlil o několik dní na první straně, ale proces stále nebyl tak efektivní, jak jsme si představovali,“ uvedla Hathcoteová. „Chtěli jsme poskytnout lepší službu, která by byla mnohem efektivnější a zároveň zachovala bezpečnost a spolehlivost.“
Prvního května mohli Hathcoteová a její zaměstnanci učinit další krok k zajištění plně integrovaného elektronického procesu. Díky spolupráci se společností Avow Systems Inc. poskytující služby autentického doručování dokumentů umožňuje nový systém elektronického přepisu, aby si žadatel objednal přepis online a během několika minut obdržel certifikované PDF, což zkracuje dobu vyřízení o několik dní. Certifikované PDF umožňuje přihlášení a přístup ke studentskému výpisu pouze ověřeným uživatelům – těm, které určí osoba žádající o výpis.
„Do naší kanceláře přišel student, který potřeboval výpis na pracovní pohovor o dva dny později. Byli jsme schopni mu poskytnout jeho výpis elektronicky během několika minut,“ řekl Hathcote, „a současně byl schopen poslat svůj výpis v zabezpečeném certifikovaném formátu PDF také osobě, která s ním vedla pohovor.“
Další služba, kterou Avow zahrnuje, poskytuje možnost sledování, takže uživatel zná přesné umístění výpisu. To zmírňuje obavy, zda byly záznamy řádně odeslány a přijaty. Umožňuje také studentům připojit spolu s výpisem doplňující dokumenty, jako je životopis, doporučující dopisy a přihlášky.
Další informace a možnost objednání elektronického výpisu naleznete na adrese http://www.reg.uga.edu/transcripts.