Seattle Paid Sick and Safe Time Ordinance zvyšuje potřebu sledování zaměstnanců

Pozadí zákonů o nemocenské dovolené v celém Washingtonu

Seattle o několik let předběhl stát Washington a přijal zákon o placené nemocenské a bezpečném čase (PSST). Jako první stát, který přijal zákon o nemocenské dovolené, Seattle určil trend pro nemocenskou a bezpečnou dobu v celém státě. Zákon vstoupil v platnost 1. září 2012. V roce 2016 však došlo k významným změnám pro placenou nemocenskou dovolenou v místních samosprávách ve Washingtonu a v listopadu voliči provedli další změny.

Washington Paid Sick and Safe Time Leave

V roce 2016 voliči ve státě Washington schválili iniciativu týkající se placené nemocenské dovolené. Nový zákon vstoupí v platnost 1. ledna 2018. Kromě toho již několik měst, včetně Tacomy, SeaTacu a Spokane, přijalo zákony o nemocenské dovolené pro svá města. Zákony jednotlivých měst se liší, ale tento článek se bude zabývat vyhláškami o nemocenské dovolené v Seattlu a hlavními rozdíly mezi vyhláškami o nemocenské dovolené v Seattlu a sousedních městech. Účelem je pomoci zaměstnavatelům s lepším dodržováním pracovněprávních předpisů a pomoci jim vyhnout se nákladným pokutám a sankcím.

Přehled vyhlášek o placené nemocenské a pracovní době v Seattlu (PSST)

Podle zákonů o PSST v Seattlu se počet dnů nemocenské a bezpečné doby liší v závislosti na velikosti zaměstnavatelů. Zaměstnavatelé jsou klasifikováni jako zaměstnavatelé 1., 2. a 3. úrovně podle počtu zaměstnanců na plný úvazek.

Zaměstnavatelé první úrovně mají 5 až 49 zaměstnanců na plný úvazek a musí zaměstnancům přiznat 1 hodinu za každých 40 odpracovaných hodin až do minimálního počtu 40 hodin za rok.

Zaměstnavatelé druhé úrovně zaměstnávají od 50 do 249 zaměstnanců na plný úvazek a musí zaměstnancům přiznat 1 hodinu za každých 40 odpracovaných hodin, ale musí poskytnout minimální strop 56 hodin ročně. Důvodem je předpoklad, že větší zaměstnavatelé jsou méně postiženi volnem zaměstnanců než menší zaměstnavatelé.

Zaměstnavatelé třetí úrovně mají 250 a více zaměstnanců na plný úvazek a jsou povinni poskytnout 1 hodinu zdravotního volna za každých 30 odpracovaných hodin. Minimální strop pro zaměstnavatele třetí úrovně je 72 hodin ročně. Každý zaměstnavatel úrovně musí umožnit zaměstnanci přenést si naběhlý limit do následujícího roku. Zaměstnavatelé první úrovně musí umožnit zaměstnancům převést až 40 hodin ročně, zatímco druhá úroveň musí umožnit 56 hodin a třetí úroveň musí umožnit až 72 hodin ročně.

Zaměstnavatel úrovně: # Počet zaměstnanců	Nárok na nemocenskou a její čerpání
Úroveň 1: 5-49 zaměstnanců	1 hodina za každých 40 odpracovaných hodin až do 40 hodin ročně
Úroveň 2:	1 hodina za každých 40 odpracovaných hodin až do 56 hodin ročně
Úroveň 3: 250+ zaměstnanců	1 hodina za každých 30 odpracovaných hodin až do 72 hodin ročně.

důležité je si uvědomit, že není stanoven žádný strop pro míru akumulace každý rok, pouze pro míru využití. Zaměstnanec úrovně 1 může být omezen na využití 40 hodin nemocenské dovolené za rok, ale ve skutečnosti může nasbírat 50 hodin. To znamená, že může převést dalších 10 hodin do následujícího roku. Tentýž zaměstnanec může být v následujícím roce stále omezen na čerpání celkem 40 hodin, ale přesto může nasbírat další hodiny nad limit a převést je do následujícího roku.

Na koho se vztahuje nařízení o nemocenské a bezpečném volnu

Na všechny zaměstnance, kteří jsou zaměstnáni nebo pracují na území města Seattle a kteří odpracují alespoň 240 hodin za rok, se vztahuje zákon o nemocenské dovolené. To zahrnuje zaměstnance na plný, částečný a příležitostný úvazek. Vztahuje se i na zaměstnance, kteří v Seattlu pracují na dálku a kteří se v rámci své práce v Seattlu zastaví.

Výjimky z nařízení o Seattlu

Zákon o nemocenské a bezpečné době se vztahuje na všechny zaměstnance, legální pracovníky, nelegální pracovníky, pracovníky umístěné mimo Seattle, kteří přesto příležitostně pracují v Seattlu, dočasné a jiné zaměstnance. Ze zákona existuje několik výjimek, včetně zaměstnanců federální, státní a okresní správy. Na zaměstnance, kteří pracují nebo pracují na dálku mimo Seattle, se zákon rovněž nevztahuje, stejně jako na zaměstnance, kteří přes Seattle cestují. Zákon se nevztahuje na studenty zapsané do programu work-study. A konečně se zákon nevztahuje na zaměstnance, kteří v Seattlu pracují méně než 240 hodin za rok. Zákon se nevztahuje ani na dobrovolníky. 240 hodin je něco málo přes 6 týdnů plného pracovního úvazku.

Zaměstnanci odborové organizace se mohou vzdát svých práv na nemocenskou a bezpečnou dobu podle kolektivní smlouvy. Jednotlivci však nikoliv.

Povolené využití podle PSST

Placenou dobu nemoci a bezpečnou dobu lze využít ze tří hlavních důvodů. Za prvé, zaměstnanci mohou tuto dobu využít k tomu, aby pomohli sobě nebo rodinnému příslušníkovi při péči o nemoc nebo k preventivní péči. Za druhé, může být využita pro osoby, které přežily domácí násilí, sexuální napadení nebo pronásledování, aby vyhledaly pomoc, Za třetí, může být využita, když je pracoviště nebo škola dítěte uzavřena veřejným činitelem, aby se omezilo vystavení infekčním činitelům, biologickým toxinům nebo nebezpečnému materiálu.

• Psychická nebo fyzická nemoc, zranění nebo zdravotní stav: k diagnostice, ošetření nebo získání léčby. Patří sem i preventivní péče.
• Pokud bylo pracoviště zaměstnance uzavřeno nebo škola či místo péče o dítě uzavřeno veřejným činitelem za účelem omezení expozice infekčním agens, biologickému toxinu nebo nebezpečnému materiálu.
• Z důvodů souvisejících s domácím násilím, sexuálním napadením nebo stalkingem, které se týkají zaměstnance nebo člena jeho rodiny
• Všechny tyto důvody se vztahují na potřeby zaměstnance nebo na to, aby zaměstnanec pomohl členovi rodiny s těmito potřebami.

Přijatí rodinní příslušníci pro nemocenskou a bezpečnou dobu

Společnost Seattle používá stejné přijaté rodinné vztahy definované státem Washington. Washington definuje přípustné vztahy rodinných příslušníků jak v dokumentu z roku 2003, tak v novém zákoně o nemocenské dovolené státu Washington. Existují dva hlavní rozdíly. Podle nových zákonů o nemocenské dovolené stát uznává všechny biologické, adoptované, pěstounské, nevlastní, zákonné svěřence, in loco parentis a faktické rodiče. A to bez ohledu na věk dítěte. Tyto vztahy se týkají jak rodičů, tak dětí. Tím se liší od některých místních nařízení, která povolují vztahy s dětmi pouze v případě, že je dítě mladší 18 let. Vztahy, které jsou v zákoně zahrnuty, zahrnují dítě, rodiče, manžela/manželku, registrovaného partnera v domácnosti, prarodiče, vnuka a sourozence. Některé místní vyhlášky, včetně Tacomy, mají širší definice vztahů v rámci definic vztahů v domácnosti.

• Dítě
• Rodič
• Pradědeček
• Vnouče
• Sourozenec
• Manžel/manželka
• Registrovaný partner/partnerka

V Seattlu navíc umožňují členům domácnosti využívat nemocenskou. Stejnou definici si od Seattlu vypůjčila i Tacoma při přijímání svých zákonů o nemocenské.

Definice člena domácnosti

Člen domácnosti zahrnuje kromě manželů a domácích partnerů také bývalé manžele a bývalé domácí partnery. Zahrnuty jsou i osoby, které mají společné dítě, i když spolu nežijí. Zákon uznává také dospělé osoby spřízněné pokrevně nebo manželstvím, dospělé osoby, které spolu bydlí nebo v minulosti bydlely. Dále jsou zahrnuty šestnáctileté osoby, které spolu chodily nebo chodí a které spolu v minulosti žily nebo žijí, a také nevlastní rodiče, nevlastní děti a prarodiče a vnuci.

• Bývalí manželé a bývalí domácí partneři
• Osoby se společným dítětem
• Dospělé osoby v příbuzenském nebo manželském vztahu
• Dospělé osoby, které bydlí nebo dříve bydlely. společně
• Spolužijící osoby, které jsou starší 16 let (není konkrétně definováno ve vyhlášce města Tacoma)

Sledování počtu hodin zaměstnanců je důležité

Podniky jsou povinny sledovat počet hodin zaměstnanců. Týká se to zaměstnanců považovaných za „příležitostné zaměstnance“, kteří pracují převážně mimo Seattle, ale jejich zaměstnání je přivádí na území města Seattle a přes něj. Sledování počtu hodin zaměstnanců je velmi důležité, protože zaměstnavatelé jsou povinni oznámit příležitostnému zaměstnanci, jakmile v daném kalendářním roce odpracuje v Seattlu 240 hodin, že má nyní nárok na zahájení čerpání placené nemocenské dovolené. Aktualizace zákona z roku 2016 nyní vyžaduje, aby jakmile příležitostný zaměstnanec dosáhne hranice 240 hodin, započítává se nyní jeho 240 hodin do nároku na nemocenskou a bezpečnou dobu. Další změna zákona z roku 2016 stanoví, že jakmile zaměstnanec s příležitostným využitím splní nárok na nemocenskou a bezpečnou dobu, zůstává mu nárok na placenou nemocenskou dovolenou po celou dobu trvání pracovního poměru. To je změna oproti předchozímu pravidlu, které přiznávalo nárok pouze na následující rok. A konečně, kalendářní rok byl změněn tak, aby zohledňoval jakékoliv dvanáctiměsíční období pro vznik nároku. Zaměstnavatelé mohou sledováním odpracovaných hodin v Seattlu pověřit zaměstnance. Musí existovat systém, v němž zaměstnanec tyto hodiny hlásí zpět zaměstnavateli.

Zaměstnanci jsou dále povinni uchovávat veškeré záznamy a hlášení o svých zaměstnancích, odpracované době a placené dovolené po dobu tří let namísto předchozích dvou. Sledování mezd a benefitů ve firmě je bez kvalitního mzdového systému obtížné. Důležité jsou zejména požadavky na pracovní výkazy a evidenci zaměstnanců, které jsou specifické a liší se podle typu zaměstnance a úrovně zaměstnavatele.

Zaměstnanci mohou mít povinnost čerpat nemocenskou a bezpečnou dobu v hodinových intervalech.

	Malý zaměstnavatel Tier One	Střední zaměstnavatel Tier Two	Velký zaměstnavatel Tier Three
Full Time Equivalent (FTE)	5-.49 FTE	50-249 FTE	250+ FTE
Placení nemocenské a bezpečného času	1 hodina za 40 hodin	1 hodina za 40 hodin	1 hodina za 30 hodin
Nevyužité hodiny, které lze přenést (za rok)	40 hodin	56 hodin	72 hodin. 108 Hodin pro zaměstnavatele s PTO.
Výjimky z nařízení pro Seattle	Federální a státní zaměstnanci, neplacení stážisté, studenti, dobrovolníci a nezávislí dodavatelé	Federální a státní zaměstnanci, neplacení stážisté, studenti, dobrovolníci a nezávislí dodavatelé	Federální a státní zaměstnanci, neplacení stážisté, studenti, dobrovolníci, a nezávislí dodavatelé
Zdravotní péče	Nezahrnuje se	Nezahrnuje se	Nezahrnuje se
Nepříznivé počasí	Nezahrnuje se	Nezahrnuje se	Nezahrnuje se
Definice roku	Zvýhodněný rok, Jakýchkoli 12 měsíců poskytování dávek	Dávkový rok, Jakýchkoli 12 měsíců poskytování dávek	Dávkový rok, Jakýchkoli 12 měsíců poskytování dávek
Příležitostný pracovník	Každý zaměstnanec, který odpracuje v Seattlu 240 hodin nebo více v dávkovém roce.	Každý zaměstnanec, který odpracuje v Seattlu 240 hodin nebo více v dávkovém roce.	Každý zaměstnanec, který odpracuje v Seattlu 240 hodin nebo více v dávkovém roce.

Výpočet ekvivalentu plného úvazku

Zaměstnavatelé musí pro výpočet ekvivalentu plného úvazku použít všechny hodiny zaměstnanců. To zahrnuje zaměstnance na plný i částečný úvazek, dočasné zaměstnance a zaměstnance, kteří pracují mimo Seattle. Zaměstnavatel by měl sečíst všechny hodiny odpracované zaměstnanci v průběhu roku a toto číslo vydělit 40. Dále by měl zaměstnavatel vzít toto číslo a vydělit ho 52 (týdny v roce). Tím získá zaměstnavatel průměrnou hodnotu ekvivalentu plného pracovního úvazku všech svých zaměstnanců a zjistí, pro kterou úroveň se kvalifikuje. Zaměstnavatelé musí započítat všechny své zaměstnance, tedy i ty, kteří pracují mimo stát.

Nástupní doba, přesčasy a osvobození zaměstnanci

Zaměstnanci začínají počítat nemocenskou a první den zaměstnání. Zaměstnavatelé však mohou omezit čerpání nemocenské a bezpečné doby po dobu prvních 180 dnů zaměstnání. Ve vyhlášce je zahrnuto omezení pro zaměstnavatele 1. a 2. stupně, které zaměstnavatelům umožňuje omezit čerpání placené nemocenské dovolené po dobu prvních 2 let zaměstnání. To znamená, že noví zaměstnanci mohou být omezeni v čerpání nebo získávání nemocenské a bezpečné doby po dobu prvních 2 let zaměstnání.

Zaměstnanci, kteří pracují přesčas, mají i nadále nárok na nemocenskou a bezpečnou dobu za přesčasové hodiny. To však neplatí pro zaměstnance osvobozené od daně. U osvobozených zaměstnanců se předpokládá, že pracují na základě 40hodinového pracovního týdne a nad 40 hodin týdně jim nevzniká nárok na další nemocenskou dovolenou.

Banka nemocenské

Zaměstnancům, kteří ukončí pracovní poměr a vrátí se ke stejnému zaměstnavateli, zůstává nemocenská dovolená po dobu sedmi měsíců. Pokud je zaměstnavatel v sedmiměsíční lhůtě znovu zaměstná, musí jim být obnovena veškerá dříve nabytá a způsobilá nemocenská a bezpečná doba. Dále se jejich předchozí doba zaměstnání započítává do jejich nároku na čerpání nemocenské a bezpečné doby. Pokud zaměstnanec splnil podmínku 180 dnů zaměstnání nebo dvouleté čekací doby nebo části čekací doby, započítává se mu veškerá dříve odpracovaná doba do celkové odpracované doby.

Koordinace s jinými zásadami placeného volna

Podniky, které poskytují jiné typy placeného volna včetně placeného volna, osobního volna nebo jiných typů dovolené, nemusí poskytovat další dovolenou, aby vyhověly nařízení o nemocenské a bezpečné době v Seattlu, pokud je tato dovolená stejně velkorysá nebo velkorysejší než požadovaná dovolená. Placené volno musí být umožněno čerpat z důvodů stanovených v zákoně a musí být poskytováno v míře navyšování, která je stejná nebo lepší než požadovaná míra navyšování, a to na základě velikosti úrovně společnosti.

Front Loading

Pracovní volno musí být sledováno a zaměstnanci musí být v každém výplatním období informováni o míře nabytí a čerpání. Pokud se však zaměstnavatel rozhodne zaměstnancům na začátku roku předepsat minimální množství nemocenské a bezpečné doby, nemusí zaměstnancům každé výplatní období oznamovat míru jejich nárůstu. Ve skutečnosti nemusí sledovat míru akrualizace. Kromě toho zaměstnavatelé, kteří předzásobí zaměstnance nemocenskou a bezpečnou dobou, nemusí převádět nevyužité naakumulované hodiny do následujícího roku.

Předběžné oznámení

Zaměstnanci mohou být povinni oznámit předvídatelné čerpání dovolené z důvodu nemoci alespoň 10 dní předem, pokud zaměstnavatel nemá pravidla, která vyžadují kratší dobu. Pokud má zaměstnavatel zásady, které vyžadují předběžné oznámení, a zaměstnanec zapomene zaměstnavatele informovat, může zaměstnavatel odmítnout čerpání nemocenské, pokud neexistují jiné polehčující okolnosti. Pokud je dovolená nepředvídatelná, musí zaměstnanec zaměstnavatele informovat, jakmile je to rozumné.

Dokladování

Zaměstnanci, kteří čerpají 3 a více dnů po sobě jdoucího volna z důvodu nemoci, mohou být zaměstnavatelem vyzváni k předložení dokladu o tom, že volno z důvodu nemoci bylo využito z přijatelného důvodu. Může se jednat o oznámení o uzavření školy nebo místa veřejné péče. Může to být také potvrzení poskytovatele zdravotní péče, policejní zpráva, důkaz od soudu, dokumentace od advokáta, právního zástupce, duchovního nebo písemné prohlášení zaměstnance. Je důležité, aby zaměstnavatelé stále zachovávali právo na soukromí a důvěrnost. Pokud zaměstnavatel neposkytuje zaměstnanci zdravotní pojištění, musí nést 50 % nákladů na požadovanou dokumentaci.

Zaměstnavatelé nesmějí vyžadovat dokumentaci u dovolených kratších než 3 dny, pokud neexistuje jasný a zdokumentovaný vzorec zneužívání.

Oznámení zaměstnavatele a odvetná opatření

Zaměstnavatelé musí zaměstnance informovat o jejich právech podle nařízení. To může zahrnovat vyvěšení plakátu na pracovišti, poskytnutí oznámení novým zaměstnancům nebo zahrnutí informací do příručky pro zaměstnance. Kromě toho musí zaměstnavatelé informovat zaměstnance v každé výplatní pásce.

Dále jsou zaměstnanci chráněni před odvetnými opatřeními za to, že využijí nebo se pokusí využít svých práv podle zákona. To nebrání zaměstnavatelům v disciplinárním postihu zaměstnanců, kteří využívají nebo zneužívají nemocenskou dovolenou. Chrání však zaměstnance, kteří oprávněně využívají nemocenskou a bezpečnou dobu. Na dodržování a prosazování zákona dohlíží Úřad pro občanská práva v Seattlu (SOCR).

Náprava za nedodržení nových zákonů o zaměstnanosti

Sankce a náprava mohou být tvrdé. Zaměstnavatelům, kteří poruší nové zákony, mohou hrozit sankce, pokuty a proplacení nemocenské. Náprava může zahrnovat až dvouletou náhradu mzdy, hodnotu ušlých dávek, náklady na právní zastoupení a pokutu za citovou újmu až do výše 10 000 USD. Kromě toho může zaměstnavatel čelit soukromoprávní žalobě.

Uchovávání záznamů

Kromě sledování času zaměstnanců musí zaměstnavatelé po dobu tří let uchovávat záznamy o dodržování nemocenské a bezpečné doby. Jedná se o prodlouženou dobu oproti dříve požadovanému dvouletému uchovávání. To zahrnuje sledování naběhlých a využitých nemocenských a bezpečných dob zaměstnanců a jejich odpracovaných hodin. Důležitou součástí aspektu vedení záznamů může být automatizovaný systém evidence pracovní doby. Hodiny GPS Time Clocks mohou navíc automaticky zaznamenávat, kdy v Seattlu pracují příležitostní zaměstnanci.

Národní směrnice o nemocenské

Na národní úrovni neexistují žádné zákony, které by vyžadovaly nemocenskou dovolenou. Nařízení o pracovní neschopnosti v Seattlu nezahrnuje volno na vazby po porodu, pouze na zdravotní důsledky. Nicméně zákon FMLA, (Family and Medical Leave Act) vyžaduje neplacené nemocenské volno s ochranou zaměstnání pro zaměstnance Seattlu, kteří splňují určité požadavky. Zaměstnanci musí být u svého zaměstnavatele zaměstnáni nejméně 12 měsíců předtím. Zaměstnavatelé v Seattlu, kteří mají 50 a více zaměstnanců v okruhu 75 mil, jsou povinni FMLA respektovat. Menší zaměstnavatelé nejsou povinni dovolenou FMLA poskytovat.

Soulad s městskými a národními zákony o pracovní době a docházce v Seattlu

Pro velké i malé zaměstnavatele je více než kdy jindy důležité, aby měli k dispozici nástroje, které jim pomohou sledovat pracovní dobu zaměstnanců a budou schopni poskytovat výkazy v souvislosti s časovými kartami zaměstnanců. Mzdové společnosti musí poskytovat softwarové nástroje, které mohou fungovat pro jejich větší i menší podniky v Seattlu. Kromě nařízení o placené nemocenské a pracovní době v Seattlu existuje mnoho dalších zákonů specifických pro daný stát, které se týkají časových karet zaměstnanců a benefitů. Na tyto zákony se vztahují obrovské pokuty a sankce pro společnosti, které tyto předpisy porušují.

Společnosti zabývající se mzdovou agendou mohou své klienty chránit tím, že jim nabídnou přesný software pro evidenci pracovní doby a docházky, který poskytuje správné výkazy a udržuje retenci. Tím zajistí, že jejich klienti nebudou platit pokuty a penále, které pravděpodobně zaplatí jiné podniky. SwipeClock poskytuje zaměstnavatelům nástroje pro sledování pracovní doby a docházky i software pro řízení pracovní síly, aby mohli sledovat a poskytovat výkazy, které prokazují, že dodržují státní zákony. Společnost SwipeClock spolupracuje se mzdovými společnostmi a účetními firmami a poskytuje řešení pro časovou evidenci a řízení pracovní síly, která pomáhají podnikům dodržovat federální i státní předpisy. Jedním z nejdůležitějších aspektů dodržování předpisů je schopnost poskytovat požadované výkazy o zaměstnancích, benefitech a odpracovaných hodinách z hlediska auditu. Poskytovatelé mzdových služeb potřebují zjednodušený přístup jednoho softwaru, který může sloužit jak jejich malým, tak větším společnostem. SwipeClock může účetním poskytnout jedno řešení, které sleduje a vytváří výkazy potřebné pro jejich klienty.

Nechte si pomoci SwipeClock

Podniky, které mají zaměstnance v Seattlu, Tacomě, SeaTacu nebo jiných částech Washingtonu, mohou být nuceny dodržovat několik protichůdných městských vyhlášek definujících zákony o čerpání a využívání nemocenské dovolené. Kromě toho musí tyto podniky dodržovat také federální zákony o přesčasech, zákon o rodinné dovolené a další národní nebo místní zákony, které byly přijaty. SwipeClock poskytuje ucelenou řadu nástrojů pro správu pracovní síly a sledování pracovní doby, které mohou podnikům pomoci snadněji dodržovat místní a národní zákony. Záznamy jsou bez námahy uchovávány po celé roky a časové rozlišení je automaticky sledováno a hlášeno zaměstnancům v souladu se státními a městskými zákony. Pomocí hodin GEO-timekeeping mohou navíc podniky bez námahy sledovat odpracovanou dobu v konkrétních městech a zajistit tak dodržování předpisů.

Další zdroje:

Vyhláška města Seattle o placeném volnu a bezpečném čase. 2016. Získáno z ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Paid Sick TIme and Safe TIme Ordinance (Vyhláška o placené nemocenské a bezpečném čase). Úřad pro pracovní normy. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

SeaTac Paid Sick Leave Laws for Hospitality and Transportation Workers

Spokane Earned Sick and Safe Time Ordinance

Tacoma Paid Leave Ordinance

Washington State Sick Leave Law

Washington’s Sick Leave Laws Comparison Chart

Napsala Annemaria Duran. Naposledy aktualizováno 7. února, 2017