Funkce SharePoint Connect to Outlook je hvězdným příkladem těsné integrace mezi službou SharePoint a dalšími produkty společnosti Microsoft. Zatímco SharePoint 2013 nabízí ještě větší integraci než dříve, funkce Připojení k aplikaci Outlook je součástí SharePointu od samého počátku. Jaké výhody tato snadno použitelná funkce nabízí? Díky propojení kalendářů a dalších funkcí SharePoint s aplikací Outlook můžete procházet a dokonce upravovat a vytvářet položky z aplikace Outlook. Díky tomu můžete s těmito položkami pracovat, aniž byste museli otevírat web SharePoint.
Práce s kalendáři, kontakty a úkoly pomocí funkce SharePoint Connect to Outlook
Mimo e-mailu jsou třemi nejčastěji používanými oblastmi aplikace Outlook kalendáře, kontakty a úkoly. Tyto funkce mají odpovídající seznamy v aplikaci SharePoint. Proto se zdá být samozřejmé, že každý z těchto Seznamů v aplikaci SharePoint lze propojit s odpovídající oblastí aplikace Outlook. Pokud má uživatel oprávnění ke čtení Seznamu v aplikaci SharePoint, bude moci procházet a otevírat položky v aplikaci Outlook stejně jako v aplikaci SharePoint. Pokud má oprávnění Přispěvatel v aplikaci SharePoint, bude moci také upravovat, nebo dokonce vytvářet či odstraňovat položky v aplikaci Outlook. Jakákoli oprávnění mají v aplikaci SharePoint, budou mít odpovídající oprávnění i při práci s daným seznamem v aplikaci Outlook.
Pro vytvoření připojení:
- Přejděte na požadovaný seznam na webu SharePoint (například Kalendář). Na pásu karet Seznamu klikněte na tlačítko Připojit k aplikaci Outlook.
- V závislosti na nastavení prohlížeče se může zobrazit dialogové okno prohlížeče s dotazem, zda chcete tento typ připojení povolit. Klikněte na tlačítko Povolit.
Pro zobrazení kalendáře v aplikaci Outlook:
- Přejděte do aplikace Outlook (nebo ji otevřete, pokud ještě není otevřena). Může se zobrazit dialogové okno aplikace Outlook s dotazem, zda chcete povolit připojení. Klepněte na tlačítko Ano.
- Kalendář SharePoint bude přidán do skupiny Ostatní kalendáře v levém navigačním panelu kalendáře aplikace Outlook. Kalendář můžete zobrazit zaškrtnutím políčka vedle jeho názvu; odškrtnutím políčka jej skryjete.
BONUSOVÝ TIP: Zobrazení Kalendáře SharePoint v kombinaci s osobním kalendářem nebo jinými kalendáři pomocí režimu překrytí. Tím se události SharePoint nepřidají do vašeho kalendáře, ale umožní vám zobrazit všechny události v jediné mřížce kalendáře.
Podle stejných kroků připojíte seznamy kontaktů SharePoint ke kontaktům aplikace Outlook nebo úkoly SharePoint k úkolům aplikace Outlook. (POZNÁMKA: V aplikaci SharePoint Server 2013 se zapnutou funkcí MySites se tato funkce nazývá Synchronizace s aplikací Outlook a jedná se o skutečnou synchronizační funkci. Vaše MySite bude obsahovat hlavní seznam všech vašich úkolů napříč weby a včetně úkolů v aplikaci Outlook.“
Propojení SharePoint s aplikací Outlook funguje také s diskusními fóry, knihovnami a dalšími nástroji
Mnoho uživatelů ví o použití propojení SharePoint s aplikací Outlook pro zobrazení a práci s položkami v kalendářích, kontaktech a úkolech. Často se však přehlíží možnost používat tuto funkci i pro další seznamy a dokonce i knihovny.
Zobrazení složky v aplikaci Outlook je místo, kde se zobrazují všechny seznamy (a knihovny) služby SharePoint, ke kterým jste připojeni. Vidíte nejen seznamy Kalendáře, Úkoly a Kontakty, ale i všechny ostatní seznamy nebo knihovny SharePoint. Název každého připojení začíná názvem webu nebo dílčího webu, kde se Seznam nachází, a následuje název konkrétního Seznamu nebo Knihovny. Opět platí, že všechna oprávnění, která máte k danému Seznamu v aplikaci SharePoint, se přenesou do aplikace Outlook.
Další informace o práci s kalendáři SharePoint najdete v mých předchozích příspěvcích na blogu Barevné kódování událostí v kalendáři SharePoint a Překrytí kalendáře SharePoint knihovnou nebo jiným seznamem. Zůstaňte naladěni na další příspěvky o kalendářích SharePoint.
PremierPoint Solutions nabízí řadu školení SharePoint, a to na úrovni začátečníků i středně pokročilých. Kromě toho máme ekonomicky výhodnou možnost SharePoint CBT pro ty, kteří dávají přednost samostudiu ve videokurzu.