Závislosti v projektovém řízení – Kompletní průvodce

Představte si, že stavíte dům. Než začnete malovat, musíte postavit stěny. Malování stěn je závislé na tom, zda jsou stěny postaveny.

Projekty, stejně jako skutečný život, se neodehrávají ve vakuu a mají své vlastní soubory závislostí a omezení bez ohledu na odvětví. Najít izolovanou projektovou činnost nebo úkol je téměř nemožné, protože projekty jsou ze své podstaty vzájemně propojené.

Mnozí manažeři považují identifikaci a řešení závislostí v projektovém řízení za jeden z nejdůležitějších a nejdůslednějších úkolů.

Co jsou to projektové závislosti?

Závislosti v projektovém řízení se zabývají řízením a plánováním projektových úkolů s ohledem na jejich posloupnost a požadavky. Pokud úkol B vyžaduje dokončení úkolu A, pak řekneme, že úkol B je závislý na úkolu A. Možná to teď zní jednoduše, ale ve složitých projektech s několika vzájemně závislými úkoly může být situace nepřehledná.

Následují některé důležité pojmy související se závislostmi v řízení projektů.

Omezení

V řízení projektů jdou závislosti a omezení ruku v ruce. Omezení projektu jsou omezení nebo hranice, v nichž se musí manažer při realizaci projektu pohybovat. Tři hlavní omezení každého projektu jsou

• náklady
• čas
• rozsah projektu.

Někdy se závislosti v projektech vyskytují kvůli určitým omezením v projektu. Například pokud si váš tým může dovolit pouze jednoho vývojáře softwaru, pak úkoly, kde potřebujete vývojáře, budou na sobě závislé.

Lead a Lag

Lead je jedinečný koncept, který se vztahuje pouze na vztahy „od dokončení k zahájení“, o tom více později. Odkazuje na čas, o který se následující úlohy zrychlí vzhledem k předchozím úlohám. Zatímco vztah FtS vyžaduje, aby následné úkoly nemohly být zahájeny před koncem předchozích úkolů, projektoví manažeři uplatňují dobu náskoku, aby zkrátili celkovou dobu projektu.

Náskok není omezen typem vztahu. Vztahuje se k časové prodlevě mezi úkoly, kdy nejsou využívány žádné zdroje. I když je zpoždění nežádoucí, je někdy nezbytné pro zajištění dokončení projektu. Když malujete místnost, doba navíc potřebná k tomu, abyste ji nechali zaschnout, než začnete věšet obrazy, je doba zpoždění.

Kritická cesta

Řetězec souvislých činností, které vedou k dokončení projektu, je kritická cesta projektu. Pokud se některý z úkolů na kritické cestě zpozdí, celý projekt se zpozdí o stejnou dobu, pokud není v předstihu dokončen jiný kritický úkol, který by to vyrovnal.

Typy závislostí při řízení projektů

Závislosti mohou být různého typu, protože je mohou ovlivňovat vnitřní i vnější faktory. Níže jsou uvedeny některé z hlavních kategorií závislostí v projektu.

1. Závislosti v projektu se mohou vyskytovat i v jiných oblastech. Logické závislosti

Také známé jako příčinné závislosti. Tyto závislosti jsou neodmyslitelnou součástí projektu a nelze se jim vyhnout. Úlohy charakterizované jako logické závislosti obvykle používají jako vstup výstupy předchozích úloh, takže je nelze spouštět paralelně.

Považujte za svůj projekt pečení dortu. Proces nemůžete zahájit, pokud nemáte všechny potřebné ingredience.

2. Závislosti na zdrojích

Tato závislost má původ v omezení projektu, protože se týká dostupnosti sdílených zdrojů. Pokud dva úkoly vyžadují k dokončení stejný zdroj, pak budou závislé na dokončení toho druhého.

3. Preferenční závislosti

Tyto závislosti obecně závisí na členech týmu, dalších zúčastněných stranách a průmyslových postupech. Preferenční závislosti vznikají, když jsou úkoly naplánovány podle vypracovaných standardních postupů.

Ve většině případů může projekt konkurovat, i když budete v úkolech ignorovat preferenční závislosti, ale vzniknou určité problémy s kvalitou.

4. Externí závislosti

Nezáleží na tom, jak moc plánujete, některé věci se určitě vymknou vaší kontrole. Některé úkoly jsou závislé na vnějších faktorech a vedoucí projektu nemůže jejich průběh nijak ovlivnit. Pro řešení těchto závislostí se doporučuje mít záložní plán.

Může dojít ke zpoždění ze strany dodavatelů nebo k jiným nepředvídaným okolnostem, které mohou ovlivnit váš postup. Dobrý projektový manažer si vždy vytvoří několik záložních plánů, aby vše probíhalo hladce i tváří v tvář nepřízni osudu.

5. Projektový manažer si vždy vytvoří několik záložních plánů. Závislosti napříč týmy

To je ve velkých organizacích běžný jev. Někdy na jednom složitém projektu pracuje více týmů, které se navzájem spoléhají na to, že projekt dokončí včas.

Pochopení závislostí úkolů v projektu

Pochopení a určení vztahů mezi závislostmi při řízení úkolů je důležitou součástí pracovní náplně projektového manažera. Níže jsou uvedeny vztahy čtyř typů závislostí úkolů v řízení projektu.

• Finish to start (FtS): Úkol B nemůže být zahájen, dokud není dokončen úkol B. Například pizzu musíte sestavit dříve, než ji zasunete do trouby.

• Finish to finish (FtF): Úloha A může být dokončena, až když skončí úloha B. Při vývoji softwaru tým QA najde a nahlásí chyby (úkol A) a tým inženýrů je opraví (úkol B). V tomto případě je testování dokončeno teprve tehdy, když jsou dokončeny opravy chyb.
• Start to start (StS): Úloha B nemůže začít dříve, než začne úloha A. Když se na silnici vylije asfalt, musí se okamžitě srovnat, protože rychle vysychá. Úkoly vylití Asfaltu a vyrovnání silnice tedy musí začít společně.

• Start to finish (StF): Úkol B musí začít, aby byl úkol A dokončen. Uvažujme funkci pracovníka ostrahy. Noční hlídač bude vystřídán až po nástupu ranního hlídače.

Jak řídit závislosti v projektovém řízení

Podobně jako u mnoha jiných problémů v projektovém řízení neexistuje žádný učebnicový způsob řešení závislostí. Způsob, jakým se s nimi vypořádáte, závisí na požadavcích a podmínkách daného projektu.

Existuje však několik společných věcí, které dělají všichni manažeři, aby se se závislostmi ve svých projektech úspěšně vypořádali.

Identifikace a vizualizace

Je důležité identifikovat a zaznamenat všechny závislosti během plánování projektu. Jinak riskujete, že si vše zkomplikujete, protože bez správného řízení úkolů se šance na úspěch projektu snižují.

Při rozpoznávání závislostí vám může pomoci vizualizace dat. K tomu se hodí nástroje, jako jsou Ganttovy diagramy. Skvěle fungují také tabule Kanban, ale budete je muset nakonfigurovat pomocí štítků.

Spolupracujte se zúčastněnými stranami

Manažeři musí vzít zúčastněné strany projektu na vědomí, aby všichni zúčastnění zůstali na stejné vlně. Musíte zajistit, aby zúčastněné strany rozuměly hlavním závislostem a tomu, jak každá z nich ovlivní projekt.

Vytvořte si deník rizik

Pochopení závislostí projektu je skvělé pro zmírnění rizik. Jakmile identifikujete všechny závislosti, je čas, abyste věděli, jak ovlivní projekt, pokud se něco pokazí. Většina projektů je obvykle zranitelná kvůli externím závislostem, které nemáte pod kontrolou.

Mnoho omezení s sebou také nese určitá rizika, takže budete muset být připraveni i na ně. Jakmile identifikujete a sepíšete všechny seznamy, je čas snížit jejich dopad na váš projekt.

Vytvořte si pohotovostní plány

Pouhá znalost závislostí a rizik nestačí. Musíte zajistit, aby i v případě, že se něco pokazí, projekt zůstal na správné cestě a byl úspěšně dokončen. Správné řízení rizik projektu vám umožní ušetřit drahocenný čas a přejít do režimu „damage control“, jakmile se věci začnou hroutit.

Vytvoření nárazníků pro minimalizaci vlivu závislostí je také skvělou strategií pro zmírnění dopadů, která zajistí úspěšné dokončení projektu v termínu.

Udržujte si přehled díky aplikaci Kissflow Project

Ať už jste vyškolený projektový manažer, nebo vám bylo řízení projektu vnuceno, budete se muset spolehnout na technologie, které vám pomohou dokončit práci. Díky aplikaci Kissflow Project je řízení projektů jednoduché a intuitivní pro každého. Tento cloudový software pro řízení projektů je vybaven integrovanými funkcemi, jako je správa úkolů a sledování v reálném čase, které vám pomohou vypořádat se se všemi problémy, s nimiž se může projektový manažer setkat.

Nezáleží na tom, zda jste na pracovišti, nebo pracujete izolovaně z domova, díky živému přístupu ke Kissflow Project a dostupnosti napříč platformami budete mít vždy vše pod kontrolou. Zaregistrujte se do služby Kissflow Project a začněte ji používat zdarma.

.