Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus. Bevor du es streichen kannst, musst du die Wände aufstellen. Das Streichen der Wände hängt davon ab, dass die Wände gebaut werden.
Projekte, genau wie das wirkliche Leben, spielen sich nicht in einem Vakuum ab und haben unabhängig von der Branche ihre eigenen Abhängigkeiten und Zwänge. Eine isolierte Projektaktivität oder -aufgabe zu finden, ist nahezu unmöglich, da Projekte von Natur aus miteinander verbunden sind.
Viele Manager betrachten die Ermittlung und Handhabung von Abhängigkeiten im Projektmanagement als eine der wichtigsten und folgenreichsten Aufgaben.
Was sind Projektabhängigkeiten?
Abhängigkeiten im Projektmanagement befassen sich mit der Verwaltung und Planung von Projektaufgaben unter Berücksichtigung ihrer Abfolge und Anforderungen. Wenn Aufgabe B die Erledigung von Aufgabe A erfordert, dann sagen wir, dass Aufgabe B von Aufgabe A abhängig ist.
Das mag jetzt einfach klingen, aber in komplexen Projekten mit mehreren voneinander abhängigen Aufgaben können die Dinge unübersichtlich werden.
Im Folgenden werden einige der wichtigen Begriffe im Zusammenhang mit den Abhängigkeiten im Projektmanagement erläutert.
Zwänge
Im Projektmanagement gehen Abhängigkeiten und Zwänge Hand in Hand. Projektbeschränkungen sind die Einschränkungen oder Grenzen, innerhalb derer sich der Projektleiter bei der Durchführung des Projekts bewegen muss. Die drei Hauptzwänge eines jeden Projekts sind
- Kosten
- Zeit
- Projektumfang.
Manchmal entstehen Abhängigkeiten in Projekten durch bestimmte Zwänge im Projekt. Wenn sich Ihr Team zum Beispiel nur einen einzigen Softwareentwickler leisten kann, dann sind die Aufgaben, für die Sie einen Entwickler benötigen, voneinander abhängig.
Vorlauf und Nachlauf
Vorlauf ist ein einzigartiges Konzept, das nur auf „Finish-to-Start“-Beziehungen anwendbar ist, dazu später mehr. Er bezieht sich auf die Zeit, um die die nachfolgenden Aufgaben in Bezug auf die vorangehenden Aufgaben beschleunigt werden. Während die FtS-Beziehung vorschreibt, dass die nachfolgenden Aufgaben nicht vor dem Ende der vorhergehenden Aufgaben beginnen können, wenden Projektmanager Vorlaufzeiten an, um die Gesamtzeit des Projekts zu verkürzen.
Lag ist nicht durch die Art der Beziehung eingeschränkt. Sie bezieht sich auf die Zeitverzögerung zwischen Vorgängen, wenn keine Ressourcen im Einsatz sind. Obwohl unerwünscht, ist eine Verzögerung manchmal notwendig, um die Fertigstellung des Projekts zu gewährleisten. Wenn Sie einen Raum streichen, ist die zusätzliche Zeit, die benötigt wird, um ihn trocknen zu lassen, bevor Sie mit dem Aufhängen der Bilder beginnen, die Verzögerungszeit.
Kritischer Pfad
Die Kette kontinuierlicher Aktivitäten, die zum Abschluss eines Projekts führen, ist der kritische Pfad des Projekts. Wenn sich eine Aufgabe im kritischen Pfad verzögert, verzögert sich das gesamte Projekt um die gleiche Zeit, es sei denn, eine andere kritische Aufgabe wird vorzeitig abgeschlossen, um dies auszugleichen.
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Arten von Abhängigkeiten im Projektmanagement
Abhängigkeiten können von unterschiedlicher Art sein, da interne und externe Faktoren sie beeinflussen können. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Kategorien von Projektabhängigkeiten aufgeführt.
1. Logische Abhängigkeiten
Auch bekannt als kausale Abhängigkeiten. Diese Abhängigkeiten sind ein fester Bestandteil des Projekts und können nicht vermieden werden. Aufgaben, die als logische Abhängigkeiten gekennzeichnet sind, verwenden in der Regel die Ausgabe der vorhergehenden Aufgaben als Eingabe, so dass sie nicht parallel ausgeführt werden können.
Betrachten Sie das Backen eines Kuchens als Ihr Projekt. Sie können nicht mit dem Prozess beginnen, wenn Sie nicht alle benötigten Zutaten haben.
2. Ressourcenabhängigkeiten
Diese Abhängigkeit hat ihren Ursprung in einer Projektbeschränkung, da es sich um die Verfügbarkeit von gemeinsam genutzten Ressourcen handelt. Wenn zwei Aufgaben dieselbe Ressource für ihre Erledigung benötigen, sind sie von der Erledigung der anderen abhängig.
3. Präferenzabhängigkeiten
Diese Abhängigkeiten hängen im Allgemeinen von den Teammitgliedern, anderen Interessengruppen und industriellen Praktiken ab. Vorrangige Abhängigkeiten entstehen, wenn Aufgaben so geplant werden, dass sie entwickelten Standardpraktiken folgen.
In den meisten Fällen kann das Projekt auch dann wettbewerbsfähig sein, wenn Sie die vorrangigen Abhängigkeiten in Ihren Aufgaben ignorieren, aber es wird einige Qualitätsprobleme geben.
4. Externe Abhängigkeiten
So sehr Sie auch planen, es gibt Dinge, die sich Ihrer Kontrolle entziehen. Manche Aufgaben sind von externen Faktoren abhängig, und die Projektmanager können nichts tun, um ihren Fortschritt zu beeinflussen. Um mit diesen Abhängigkeiten umzugehen, empfiehlt es sich, einen Notfallplan zu haben.
Verzögerungen seitens der Zulieferer oder andere unvorhergesehene Umstände können eintreten und den Fortschritt beeinträchtigen. Ein guter Projektleiter stellt immer einige Notfallpläne auf, damit auch im Angesicht von Widrigkeiten alles reibungslos abläuft.
5. Teamübergreifende Abhängigkeiten
Dies ist in großen Organisationen häufig der Fall. Manchmal arbeiten mehrere Teams an einem einzigen, komplexen Projekt, und sie sind aufeinander angewiesen, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen.
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Abhängigkeiten zwischen Aufgaben in einem Projekt verstehen
Die Beziehungen zwischen Abhängigkeiten im Aufgabenmanagement zu verstehen und zu erkennen, ist ein wichtiger Teil der Aufgabenbeschreibung eines Projektmanagers. Im Folgenden werden die Beziehungen zwischen vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten im Projektmanagement beschrieben.
- Finish to start (FtS): Aufgabe B kann erst beginnen, wenn Aufgabe B abgeschlossen ist. Zum Beispiel müssen Sie Ihre Pizza zusammenbauen, bevor Sie sie in den Ofen schieben.
- Beenden bis zum Ende (FtF): Aufgabe A kann nur beendet werden, wenn Aufgabe B beendet ist. Bei der Softwareentwicklung findet und meldet das QA-Team Fehler (Aufgabe A) und das Ingenieurteam behebt sie (Aufgabe B). In diesem Fall ist das Testen erst abgeschlossen, wenn die Fehlerbehebung beendet ist.
- Start to start (StS): Aufgabe B kann nicht beginnen, bevor Aufgabe A beginnt. Wenn Asphalt auf die Straße gegossen wird, muss er sofort nivelliert werden, da er schnell trocknet. Daher müssen die Aufgaben des Asphaltierens und des Nivellierens der Straße zusammen beginnen.
- Beginn bis Ende (StF): Aufgabe B muss beginnen, damit Aufgabe A abgeschlossen werden kann. Betrachten Sie den Posten eines Nachtwächters. Ein Nachtwächter wird erst abgelöst, wenn der Morgenwächter das Kommando übernimmt.
Wie man mit Abhängigkeiten im Projektmanagement umgeht
Wie bei vielen anderen Herausforderungen im Projektmanagement gibt es auch beim Umgang mit Abhängigkeiten kein Lehrbuch. Wie man mit ihnen umgeht, hängt von den Anforderungen und den Bedingungen des jeweiligen Projekts ab.
Es gibt jedoch einige Dinge, die allen Managern gemeinsam sind, um erfolgreich mit Abhängigkeiten in ihren Projekten umzugehen.
Identifizieren und visualisieren
Es ist wichtig, alle Abhängigkeiten während der Projektplanung zu identifizieren und zu erfassen. Andernfalls riskieren Sie, die Dinge zu verkomplizieren, denn ohne ein angemessenes Aufgabenmanagement sind die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt gering.
Die Visualisierung von Daten kann Ihnen helfen, Abhängigkeiten zu erkennen. Hier sind Werkzeuge wie Gantt-Diagramme sehr hilfreich. Kanban-Tafeln eignen sich ebenfalls gut, müssen aber mit Beschriftungen versehen werden.
Mit den Beteiligten zusammenarbeiten
Manager müssen die Projektbeteiligten mit ins Boot holen, damit alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Sie müssen sicherstellen, dass die Beteiligten die wichtigsten Abhängigkeiten verstehen und wissen, wie sich diese auf das Projekt auswirken.
Erstellen Sie ein Risikoprotokoll
Die Kenntnis der Projektabhängigkeiten ist für die Risikominderung von großer Bedeutung. Sobald Sie alle Abhängigkeiten identifiziert haben, müssen Sie wissen, wie sie sich auf Ihr Projekt auswirken, wenn etwas schief geht. Die meisten Projekte sind in der Regel durch externe Abhängigkeiten gefährdet, auf die Sie keinen Einfluss haben.
Viele Zwänge sind auch mit bestimmten Risiken verbunden, auf die Sie ebenfalls vorbereitet sein müssen. Sobald Sie alle Listen identifiziert und aufgelistet haben, ist es an der Zeit, ihre Auswirkungen auf Ihr Projekt zu reduzieren.
Erstellen Sie Notfallpläne
Es reicht nicht aus, die Abhängigkeiten und Risiken zu kennen. Sie müssen sicherstellen, dass das Projekt auch dann, wenn etwas schief geht, auf dem richtigen Weg bleibt und erfolgreich abgeschlossen wird. Richtiges Projektrisikomanagement ermöglicht es Ihnen, wertvolle Zeit zu sparen und in den Modus der Schadensbegrenzung einzutreten, sobald die Dinge anfangen, aus dem Ruder zu laufen.
Die Schaffung von Puffern, um die Auswirkungen von Abhängigkeiten zu minimieren, ist ebenfalls eine großartige Strategie, um den erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts in der vorgegebenen Zeit zu gewährleisten.
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