 U.S.. Department of Transportation Federal Highway Administration |
MEMORANDUM |
| Subject: | Equipment Rental Rates | Date: | 7. November 1988 |
| Von: | Leiter, Abteilung Bau und Instandhaltung Büro für Straßenbetrieb |
Bezug: | HHO-32 |
| An: | Regional Federal Highway Administrators Direct Federal Program Administrator |
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Vorangegangene Memoranden befassten sich mit der Politik der FHWA bezüglich der Akzeptanz und Verwendung von Leitfäden für Mietpreise von Geräten im Besitz von Auftragnehmern. Dazu gehören die Memoranden von Herrn Gendell vom 22. August 1986, 30. Oktober 1986 und 23. Dezember 1986 sowie das Memorandum von Herrn Weseman vom 27. Januar 1988 (Kopien im Anhang). Der Grundsatz der Leitfäden für die Miete von Ausrüstungsgegenständen, die sich im Besitz des Auftragnehmers befinden, besteht darin, daß sie die tatsächlichen Kosten des Auftragnehmers für den Besitz und den Betrieb von Ausrüstungsgegenständen angemessen widerspiegeln sollten.
Es wurden einige Fragen aufgeworfen, die in früheren Leitfäden nicht behandelt wurden. Dazu gehören die Verwendung von Bereitschaftsmietpreisen für Ausrüstungen, die Verwendung von Ausrüstungen, die der Auftragnehmer über einen Mietvertrag mit Dritten erhält, und die Anrechenbarkeit von Mobilisierungskosten im Zusammenhang mit der Verwendung von Missverständnissen bei der Erstellung des Blue Book. Insbesondere, warum die monatliche Rate durch 176 geteilt werden sollte, um den Stundensatz zu erhalten, und wie verkürzte Bausaisons berücksichtigt werden.
Standby-Ausrüstungstarife
Dem Auftragnehmer entstehen weiterhin bestimmte Eigentumskosten, wenn die Ausrüstung in Bereitschaft sein muss. Um eine gerechte Entschädigung zu ermöglichen, können Bereitschaftssätze, die dem Auftragnehmer die Kosten für das Eigentum an der Ausrüstung angemessen erstatten, für die Beteiligung des Bundes genehmigt werden. Die Verwendung eines Bereitschaftssatzes ist angebracht, wenn die Ausrüstung bestellt wurde, um für die Ausführung von Arbeiten zur Verfügung zu stehen, aber aus Gründen, die nicht auf das Verschulden des Auftragnehmers zurückzuführen sind, nicht genutzt wird. Der Bereitschaftssatz kann auf den tatsächlichen Kosten des Auftragnehmers oder auf Daten aus einem genehmigten Tarifleitfaden beruhen. In beiden Fällen sollten keine Betriebskosten in den Tarif einkalkuliert werden.
Gemeinsam basieren die Miettarife auf Nutzung und Zeit. Da die Ausrüstung während der Leerlaufzeit nicht abgenutzt wird, müssen die meisten Miettarife geändert werden, um die mit der Nutzung verbundenen Kosten zu eliminieren. Zu den zeitabhängigen Kosten gehören die „Cost of Facilities Capital (CFC)“, die Ausrüstungsgemeinkosten und möglicherweise ein Teil der Abschreibung.
Die CFC werden berechnet, indem der Durchschnittswert der Ausrüstung mit dem vom Finanzministerium gemäß dem Public Law 92-41 (85 Stat. 97) festgelegten Satz für viele Kosten multipliziert und dieser Betrag anteilig auf die jährlichen Nutzungsstunden umgelegt wird.
Zu den Ausrüstungsgemeinkosten gehören in der Regel jährlich anfallende Kosten wie Steuern, Versicherungen und Lizenzgebühren. Ausrüstungsgemeinkosten sollten nicht in einen Bereitschaftssatz einbezogen werden, wenn sie durch andere Kostenmethoden, z. B. Projektgemeinkosten, gedeckt werden.
Die Abschreibung ist die Wertminderung der Ausrüstung aufgrund von Alter und Nutzung. Sie wird in der Regel nach der linearen Methode auf der Grundlage der Gesamtnutzungsdauer berechnet, die wiederum auf der erwarteten Nutzung (Abnutzung) pro Jahr beruht. Da die Ausrüstung während der Bereitschaftszeit nicht abgenutzt wird, sollte der in den meisten Mietpreisleitfäden angegebene Abschreibungssatz entsprechend angepasst werden.
Obwohl es derzeit keinen Industriestandard für Bereitschaftsraten gibt, ist es gängige Praxis der Gerichte, die in den Mietpreisleitfäden für Eigentümer veröffentlichten Sätze für die Nutzung von Bereitschaftsraten um 50 Prozent zu reduzieren. Daher akzeptiert die FHWA die Verwendung von 50 Prozent der Eigentumsmietsätze eines genehmigten Leitfadens als Bereitschaftssatz anstelle der tatsächlichen Bereitschaftskosten des Auftragnehmers. Die Bereitschaftszeit sollte nicht mehr als 8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche oder die jährlichen Nutzungsstunden, wie sie im Tarifleitfaden festgelegt sind, betragen.
Gemietete Ausrüstung des Auftragnehmers
Wenn ein Auftragnehmer Ausrüstung über einen Mietvertrag mit Dritten für die Verwendung in einer Force-Account-Situation erwirbt, werden seine Kosten normalerweise die Rechnungskosten sein. Der Rechnungspreis sollte mit anderen Mietpreisen in der Region vergleichbar sein. Das Buch „Rental Rate and Specifications Book“ der Associated Equipment Distributors (AED) kann zur Bewertung der vom Auftragnehmer vorgeschlagenen Kosten für die Anmietung solcher Geräte herangezogen werden.
Da die Mietverträge unterschiedlich sind, müssen möglicherweise die im Mietvertrag enthaltenen spezifischen Betriebskosten ermittelt werden. Es kann zusätzliche erstattungsfähige Betriebskosten geben, die nicht durch den Vertrag abgedeckt sind und die dem Auftragnehmer entstanden sind und erstattet werden sollten, wie z. B. Kraftstoff, Schmierung, Reparaturen vor Ort usw.
Mobilisierung
Die Kosten für die Mobilisierung und/oder Demobilisierung von Ausrüstung, die nicht für das Projekt verfügbar ist, sind erstattungsfähig. Für Ausrüstung, die zum Projekt transportiert wird, sollten Bereitschaftssätze verwendet werden. Dies gilt zusätzlich zu den geltenden Tarifen für die Transportausrüstung. Alle Kosten, die mit dem Auf- und Abbau der Ausrüstung für den Transport verbunden sind, sollten ebenfalls in den Mobilisierungskosten berücksichtigt werden.
Entwicklung der Blue Book Equipment Rental Rates
Der Entwickler des Blue Book kumuliert alle Kosten des Auftragnehmers für den Besitz eines Ausrüstungsgegenstands für ein ganzes Jahr. Diese Kosten werden dann anteilig auf die Monate verteilt, in denen die Ausrüstung normalerweise zum Einsatz kommt. Das Ergebnis sind die Kosten, die einem Auftragnehmer durch den Besitz der Ausrüstung für einen Monat entstehen (im Blaubuch mit 176 Stunden angegeben). Es wird nicht erwartet, dass die Geräte 12 Monate lang ununterbrochen in Betrieb sind. Der Entwickler des Blauen Buchs hat beispielsweise festgestellt, dass der Straßenfertiger die kürzeste Arbeitssaison hat (6 Monate). Die Arbeitssaisons für andere Gerätetypen sind:
| Tandemwalze | 8,0 Monate |
| Hydraulikbagger | 9.5 Monate |
| Raupenbagger | 9,5 Monate |
| Radlader | 9.5 Monate |
| Motor-Grader | 8,5 Monate |
| Autobahn-Hinterkipper | 10,5 Monate |
Die Tabelle am Anfang jedes Ausrüstungsabschnitts im Blue Book enthält Anpassungsfaktoren für unterschiedliche klimatische und regionale Kosten. Die Tabellen zur Ratenanpassung berücksichtigen die Differenz zwischen den aktuellen Preisen für neue Ausrüstungen und den Preisen für Ausrüstungen im Jahr des ursprünglichen Kaufs.
Im Blue Book heißt es: „Wöchentliche, tägliche und stündliche Raten werden… von der monatlichen Rate abgeleitet. Die Sätze für kürzere Zeiträume werden erhöht, um den Verlust an Verfügbarkeit und Produktivität während kürzerer Nutzungszeiten zu berücksichtigen.“ In der Praxis führt jeder Produktivitätsverlust zu einem zusätzlichen Zeitaufwand für die Durchführung der Arbeit. Da die Grundlage für die Bezahlung bei der Verwendung von Mietsätzen während der Abrechnung von Kraftfahrzeugen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sind, wird dem Auftragnehmer jeglicher Produktivitätsverlust vollständig erstattet. Die Nichtverfügbarkeit von Ausrüstungsgegenständen wird nicht als praktikabler Faktor betrachtet, da ein Auftragnehmer bei der Abgabe eines Angebots für ein Projekt zustimmt, alle für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ausrüstungsgegenstände bereitzustellen. Außerdem hat der Auftragnehmer die Möglichkeit, die benötigte Ausrüstung von einem Dritten zu mieten; diese Mietkosten sind, wie bereits erwähnt, erstattungsfähig.
Auf der Grundlage der obigen Überlegungen hat die FHWA festgestellt, dass, wenn das Blaue Buch zur Berechnung der Kosten für die Anmietung von Ausrüstungen für Zeiträume von weniger als einem Monat verwendet wird, der gerechteste Ansatz darin besteht, einen Stundensatz zu verwenden, der sich aus der Division des monatlichen Mietpreises für Ausrüstungen im Blauen Buch durch 176 ergibt.
/s/ original signed by
William A. Weseman
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