Best Practices für die Durchführung von Inventurzyklus- und Inventurzählungen

Wenn Ihre Inventurzyklus- und Inventurzählungen nicht genau sind, ist das ein Problem. Ein zu hoher Bestand bindet überschüssiges Kapital, das zur Finanzierung anderer Unternehmensbereiche oder zur Schuldentilgung verwendet werden könnte. Ein zu geringer Bestand kann zu mehr Fehlbeständen und Umsatzeinbußen führen.

Ein genauer Bestand ist der Schlüssel zu Prognosen, Lagerverwaltung, Logistik und Retourenmanagement. Sie wirkt sich auf nahezu jeden Aspekt Ihres Betriebs aus, vom Lagerbetrieb und den Kosten bis hin zu Ihrer Fähigkeit, Aufträge korrekt und pünktlich auszuführen. Fehler können sich über Jahre hinweg auswirken.

Was ist eine Inventurzykluszählung und eine physische Inventurzählung?

Abhängig von Ihren Inventurzählverfahren können Sie physische Inventurzählungen, periodische Zykluszählungen oder beides durchführen.

Zykluszählungen

Die Zykluszählung ist eines der beliebtesten Inventurzählverfahren. Anstatt den gesamten Bestand auf einmal zu zählen, zählen die Unternehmen eine bestimmte Anzahl von Artikeln im Lager. Cycling Counting ist eine statistische Stichprobentechnik. Die Zählung bestimmter Artikel wird als Referenz für den Rest des Lagers verwendet.

Es ist ähnlich wie die Arbeitsweise von Meinungsforschungsinstituten. Sie nehmen eine repräsentative Stichprobe der Meinungen von Menschen zu bestimmten Themen, um die Einstellungen in einem breiteren Kontext zu messen. Radfahrerzählungen sind eine Momentaufnahme an bestimmten Orten. Anhand dieser Informationen können Unternehmen feststellen, ob der Bestand an den untersuchten Orten korrekt ist, und dies als Anhaltspunkt für andere Bereiche nutzen.

Wenn Ihr Bestand bei den Fahrradzählungen nicht stimmt, werden Sie wahrscheinlich die gleichen Ungenauigkeiten in anderen Bereichen feststellen. Wenn die Zykluszählungen zeigen, dass Ihr Bestand genau ist, ist es auch wahrscheinlicher, dass Sie im gesamten Lager genaue Zählungen haben.

Zykluszählungen können als Teil des täglichen Arbeitsablaufs durchgeführt werden, ohne dass das gesamte Lager geschlossen werden muss. Im Laufe der Zeit können Sie jeden Lagerbereich zyklisch durchlaufen. Um den Wert der Prüfung zu maximieren und den Aufwand für die physische Zählung zu minimieren, empfehlen wir, mindestens vier vollständige Zykluszählungen pro Jahr durchzuführen.

Physische Inventurzählungen

Physische Inventurzählungen werden durch Zählen jedes Artikels im gesamten Bestand durchgeführt. Diese Zählung dient dem Abgleich mit den Bestandsaufzeichnungen, um etwaige Ungenauigkeiten zu beseitigen. Es handelt sich um einen zeit- und arbeitsintensiven Prozess.

Eine physische Zählung des Inventars kann auch schwierig sein, ohne den gesamten Betrieb zu unterbrechen. Während der Zählung können neue Bestände eintreffen oder Teile des aktuellen Bestands ausgeliefert werden.

Warum sind Bestandszählungen wichtig?

Bestandszählungen dienen dazu, Abweichungen zwischen den Mengen, die Sie haben sollten, und den Mengen, die tatsächlich in Ihrem Lager vorhanden sind, zu ermitteln. Dies ist besonders wichtig für E-Commerce-Verkäufer.

Wenn die Bestandszählungen nicht mit Ihren verfügbaren Produkten auf Online-Marktplätzen übereinstimmen, können Sie möglicherweise keine Aufträge ausführen. Für Multi-Channel-Verkäufer ohne ein integriertes Bestandsverwaltungssystem kann es sehr leicht sein, bei der Bestandszählung aus der Spur zu geraten, wenn Sie auf mehreren Plattformen verkaufen, die über individuelle Berichtssysteme verfügen.

Die meisten Unternehmen haben Probleme mit der Bestandszählung

Der durchschnittliche Einzelhandelsbetrieb in den Vereinigten Staaten hat eine genaue Bestandszählung für nur 63 % seiner Bestände, so die GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, ein Konsortium von Einzelhändlern, Großhändlern und Lieferanten. Das ist eine Menge potenziell entgangener Einnahmen oder verlegter Bestände.

Ungenaue Bestände führen zu Überverkäufen und Fehlbeständen. Mehr als 30 % der Unternehmen haben schon Situationen erlebt, in denen sie Artikel verkauft haben, die als vorrätig angezeigt wurden, aber im Bestand nicht zu finden waren. Dies kann zu logistischen Albträumen für Verkäufer führen und Kunden frustrieren.

Genaue Bestandsführung verbessert die Gewinnspanne

Die genaue Verwaltung Ihres Bestands verbessert Ihre Rentabilität. Die Verringerung von Fehl- und Überbeständen kann die Gesamtkosten für den Lagerbestand um 10 % senken.

Bestandszählungen durchführen

Die meisten Einzelhandelsbetriebe sind entweder aufgrund ihrer Buchführungs- oder Steuervorschriften verpflichtet, Bestandszählungen durchzuführen. Dies kann bedeuten, dass eine physische Zählung des Inventars vorgenommen wird, um genaue Aufzeichnungen für die Steuerbehörden zu erstellen oder um sicherzustellen, dass die Geschäftsbücher den aktuellen Inventarwert wiedergeben.

Unabhängig davon, ob Sie Zykluszählungen, physische Bestandszählungen oder eine Kombination davon durchführen, empfiehlt die Association for Supply Chain Management die Implementierung einer Zählungsrückkopplungsschleife:

Zählungsrückkopplungsschleife

1. Bewerten Sie den aktuellen Zustand der Bestandsintegrität und legen Sie die Zielgenauigkeit fest
2. Durchführen Sie Ihre Zählung
3. Verfolgen Sie Abweichungen und untersuchen Sie die Grundursachen
4. Einführen von Maßnahmen zur Verbesserung des Genauigkeitsniveaus
5. Vergleichen Sie die aktuellen Zahlen und legen Sie die Zielgenauigkeitsniveaus fest

Das Ganze wird als Zählungsrückkopplungsschleife bezeichnet, denn wenn Sie Schritt 5 abgeschlossen haben, ist es Zeit, zu Schritt 1 zurückzukehren.

Hier sind einige der besten Praktiken für Inventurzählverfahren, um physische Inventurzählungen und Inventurzykluszählungen durchzuführen.

Best Practices for Inventory Cycle Counting

* Um diese Best Practices erfolgreich zu implementieren, nutzen Sie das SkuVault-Kundenerfolgsteam als Ihre Ressource.

Die Befolgung dieser Best Practices für die Inventurzählung kann den Prozess effektiver machen:

1. Ihre Einrichtung sollte die Zykluszählung so planen, dass sie Teil des normalen Betriebsablaufs der Einrichtung ist.
2. Planen Sie die Zykluszählung häufig ein. Je häufiger Zykluszählungen durchgeführt werden, desto höher ist die Bestandsgenauigkeit und desto geringer sind die Bestandsabschreibungen. In vielen Lagerbetrieben werden Zykluszählungen täglich in verschiedenen Bereichen des Lagers durchgeführt.
3. Anstatt stichprobenartig zu zählen, ist es am effektivsten, die Artikel in A-, B- und C-Gruppen zu unterteilen. Es ist sinnvoll, die meiste Zeit für die Zählung des Inventars aufzuwenden, das den höchsten Wert darstellt.
   • Gruppe A umfasst das Inventar, das 70-80 % des gesamten Inventarwerts ausmacht
   • Gruppe B macht die nächsten 10-15 % des Inventarwerts aus
   • Gruppe C stellt die unteren 10-5 % des Inventarwerts dar
4. Wenn Sie Ihre Inventargenauigkeit schnell anpassen müssen, konzentrieren Sie sich auf die A-Artikel. In der Regel machen die A-Werte etwa 20-25 % Ihrer gesamten SKUs aus, bieten aber den höchsten Ertrag. Wenn Sie Mängel in diesen Gruppen feststellen können, ist es auch wahrscheinlich, dass Sie die Grundursache für Diskrepanzen ermitteln können, die sich auf alle Gruppen übertragen lassen.
5. Die Zuweisung spezieller Zykluszählungsteams ermöglicht es dem Unternehmen, mehrere Personen für die Durchführung dieser Aufgaben zu schulen. Die Größe des Teams hängt von der Größe und Komplexität des Inventars eines Unternehmens ab. In einem großen Unternehmen könnte ein Zykluszählungsteam aus mehreren Vollzeitmitarbeitern bestehen. Ein kleineres Unternehmen könnte jedoch auch nur zwei Mitarbeiter haben, die einen kleinen Teil ihres Arbeitstages mit der Zählung verbringen.
6. Die Zählungen sollten methodisch im gesamten Lager durchgeführt werden, so dass alle Produkte mindestens einmal pro Quartal gezählt werden.
7. Wenn möglich, sollten zwei Personen die Produkte getrennt zählen. Ein blinder Vergleich der Zählungen sollte durchgeführt werden, bevor die Anpassungen aufgezeichnet werden. Alle Unstimmigkeiten sollten überprüft werden.
8. Bevor die Zählung durchgeführt wird, sollten alle offenen Transaktionen, wie z. B. Wareneingang, Versand, WIP, für die Artikel, die für die Zählung ausgewählt wurden, abgeschlossen werden.
9. Sie können Fehler vermeiden, indem Sie die Fehlerquellen untersuchen. Es ist von entscheidender Bedeutung, alle Prozesse oder Schulungsprobleme zu identifizieren und zu beheben, die Bestandsfehler verursachen.
10. Sie sollten die Bestandsgenauigkeit im Laufe der Zeit verfolgen. Außerdem können Sie Ziele für die Bestandsgenauigkeit festlegen. Wenn Sie Ihre Zahlen kennen und Verbesserungen (oder Rückgänge) verfolgen, können Sie feststellen, wo Systeme funktionieren (oder versagen).
11. Die Zykluszählung sollte zu Beginn des Tages durchgeführt werden, bevor der Betrieb der Einrichtung in vollem Gange ist, oder am Ende des Tages, nachdem der Betrieb geschlossen wurde.
12. Der Zykluszählungsprozess sollte klar definiert und dokumentiert sein.
13. Trennen Sie den Prozess der Zykluszählung und der Bestandsaufnahme, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

Best Practices for Physical Inventory Counting

* Um diese Best Practices erfolgreich umzusetzen, nutzen Sie das SkuVault-Kundenerfolgsteam als Ressource.

Best Practices für die physische Zählung oder Inventur können die Effektivität der physischen Zählung verbessern:

1. Sie sollten in der Planungsphase der physischen Zählung eine Probezählung durchführen, um die benötigte Zeit und die benötigten Ressourcen genau abzuschätzen.
2. Informieren Sie Lieferanten, Kunden und die Produktion über den Zeitplan der physischen Zählung, damit eventuelle Anpassungen des Angebots im Voraus vorgenommen werden können.
3. Führen Sie die physische Zählung von Artikeln mit geringer Umschlagshäufigkeit einige Tage vor der eigentlichen Zählung durch, um die Zeit zu minimieren, in der die Anlage für die physische Inventur heruntergefahren werden muss.
4. Beseitigen Sie vor der physischen Zählung alle defekten und veralteten Bestände, um den Zeitaufwand für diesen Prozess zu reduzieren.
5. Zeigen Sie während der Zählung nicht die wirtschaftlichen Werte der Artikelmengen an. Da Sie den gesamten Bestand zählen, ist dies für die physische Zählung irrelevant.
6. Zugewiesene Zählbereiche sind die Grundlage für die Zuweisung von Zählteams und für die Überwachung des Fortschritts der Inventur.
7. Stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre Zählteams die richtige Ausrüstung sowie alle speziellen Geräte zur Verfügung haben.
8. Schulen Sie Ihr Personal in physischen Zählaktivitäten, um einen reibungslosen Ablauf der Zählung zu gewährleisten.
9. Im Grunde sollte der Betrieb für die Zählung vollständig eingestellt werden. Zumindest sollte die Bewegung der Materialien auf ein Minimum reduziert und gut dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass die Artikel nicht doppelt gezählt werden oder im Gegenteil, ganz weggelassen werden.
10. Wenn es nicht möglich ist, den Betrieb für eine physische Zählung zu unterbrechen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ein gut definiertes System verfügen, wie Sie mit Bestandsänderungen nach der physischen Zählung umgehen werden.
11. Systemmitarbeiter sollten zur Unterstützung zur Verfügung stehen, wenn während der physischen Zählung Systemprobleme auftreten.
12. Trennen Sie den Prozess der physischen Bestandszählung und der Bestandsaufnahme, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

Beispiele aus der realen Welt für die Bedeutung von Bestandszählungen

Es gibt derzeit eine Rekordzahl von Teilen und Produkten, die in Lagern liegen. Die Federal Reserve Bank verfolgt die privaten Lagerbestände und schätzt, dass saisonbereinigt mehr als 674 Milliarden Dollar an Waren in Lagern und Geschäften lagern. Wenn die Bestände nicht verkauft werden, kann dies zu einer Anhäufung von Lagerbeständen führen und Kapital binden, das für andere Dinge verwendet werden könnte.

Wenn die Bestandszählungen nicht genau sind, kann alles Mögliche schief gehen. Walmart räumt ein, dass es in einem Jahr Umsatzeinbußen in Höhe von 3 Milliarden Dollar hinnehmen musste. Gleichzeitig wuchs der Bestand schneller als der Umsatz. Schlechte Verfolgung führte zu Überbeständen und Fehlbeständen.

Nike verlor aufgrund von Missmanagement bei den Lagerbeständen fast 100 Millionen Dollar. Best Buy war in einem Jahr nicht in der Lage, Bestellungen aus den Monaten November und Dezember vor Weihnachten auszuliefern, weil die Lagerbestände nicht mehr mit den Zählungen auf dem Online-Marktplatz übereinstimmten. Ralph Lauren musste einen Gewinnrückgang von 50 % und einen Rückgang des Aktienwerts um 16 Milliarden Dollar hinnehmen, weil das Bestandsmanagement versagt hatte.

Ungenaue Bestände sind mehr als nur frustrierend. Es ist teuer.

Gängige Fragen zu Bestandszählungen

Hier sind einige der häufigsten Fragen, die Unternehmen zu Bestandszählungen haben:

Wie oft sollten Sie Ihre Bestände zählen?

Die kurze Antwort lautet: so oft wie möglich. Eine vollständige Zählung des gesamten Bestands sollte mindestens einmal im Quartal erfolgen, obwohl viele Lagerbetriebe für strategische Bereiche tägliche Zählungen durchführen, um zu vermeiden, dass am Ende des Quartals große Mengen gezählt werden müssen. Physische Zählungen sollten mindestens einmal pro Jahr durchgeführt werden.

Wann sollte ich mein Inventar zählen?

In der Regel sollten Ihre Inventurzählungen stattfinden, wenn der Betrieb am Ende des Tages endet oder bevor er beginnt. Wenn Sie die Inventur bei laufendem Betrieb durchführen müssen, müssen Sie ein System einrichten, um neu eintreffende Waren oder für den Versand kommissionierte Artikel zu erfassen.

Kann ich jemanden zum Zählen der Bestände einsetzen?

Das können Sie, aber es wird nicht empfohlen. Die meisten Lagerbetriebe verfügen über Zählteams oder Einzelpersonen, die in den Verfahren geschult sind und auf Genauigkeit überwacht werden. Sie sollten einen Kontrollmechanismus einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Teams genau zählen.

Brauche ich ein Lagerverwaltungssystem/Bestandsverwaltungssystem?

Sie können alles von Hand machen und in Excel nachverfolgen, aber das Risiko von Fehlern ist erheblich. Mit einem Lagerverwaltungssystem (LVS) und einem Bestandsverwaltungssystem (BVS) können Sie die Genauigkeit erheblich verbessern und bei Bedarf zuverlässige Berichte erstellen. Außerdem lässt sich ein IMS mit Online-Marktplätzen synchronisieren und in Ihre Bestell-, Verkaufs- und Versandplattformen integrieren, so dass ein nahtloser Ablauf gewährleistet ist.

Wie SkuVault beim Cycle Counting hilft

Die Audit-Funktion von SkuVault ermöglicht es Ihnen, Produkte zu einem Standort hinzuzufügen oder aus diesem zu entfernen, Produkte in großen Mengen von einem Standort zu einem anderen zu verschieben, alle Produkte eines Standorts zu drucken und eine vollständige Nachzählung aller Produkte eines Standorts durchzuführen, bei der Sie einfach die vorhandenen Artikel einscannen und durch die neuen SKUs ersetzen.

Nach einer Nachzählung erstellt SkuVault einen Prüfbericht, der die Abweichungen zwischen dem, was Sie auf Lager haben sollten, und dem, was Sie tatsächlich auf Lager haben, aufzeigt. In Verbindung mit unseren Transaktionsberichten und der Benutzerverfolgung können Sie leicht feststellen, was falsch gelaufen ist und wer dafür verantwortlich ist.

Zykluszählungsbericht

SkuVaults Zykluszählungsbericht ermöglicht es Ihnen, Standorte als „gezählt“ zu markieren. Dadurch können Sie den Bericht ausführen, um nach Standorten zu suchen, die zuvor noch nicht gezählt wurden, und Sie können effizienter arbeiten, indem Sie Standorte nicht mehrmals nachzählen.

Erhöhte Zykluszählungen bedeuten weniger physische Zählungen, was weniger Arbeitsstunden und mehr Umsatz bedeutet. Außerdem ist ein unordentlicher Bestand ein ungenauer Bestand, und ein ungenauer Bestand führt zu:

• Überverkäufen
• Unterverkäufen
• Beständen, die im Lager herumliegen und nicht in Ihren Online-Kanälen aufgeführt sind
• Totbeständen

Ein gut durchgeführtes Programm zur zyklischen und physischen Zählung kann zu einer erheblichen Senkung der Betriebs- und Lagerhaltungskosten führen. Die Erhöhung der Bestandsgenauigkeit kann die Sicherheitsbestände verringern. Infolgedessen werden die Lagerhaltungskosten gesenkt.

Schlussfolgerung

Die Befolgung bewährter Praktiken für Inventurzählverfahren kann Ihre Genauigkeit verbessern. Zykluszählungen und physische Bestandszählungen können dazu beitragen, dass Ihr Lagerbestand mit dem Bestand in Ihrem Geschäft übereinstimmt, unabhängig davon, ob er online auf Ihrer Website, auf mehreren Marktplätzen oder in Ihrem physischen Geschäft vorhanden ist.