Blanket Purchase Agreements

Ein GSA Schedule BPA ist eine Vereinbarung, die ein staatlicher Einkäufer mit einem Schedule-Auftragnehmer abschließt, um wiederkehrenden Bedarf an Lieferungen oder Dienstleistungen zu decken (FAR 8.405-3). BPAs erleichtern es Auftragnehmern und Einkäufern, wiederkehrenden Bedarf unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen des Kunden zu decken und gleichzeitig die volle Kaufkraft des Einkäufers zu nutzen, indem sie Mengenrabatte in Anspruch nehmen, Verwaltungszeit einsparen und den Papierkram reduzieren. BPAs sind vorteilhaft für:

Schedule BPAs: Zu Ihren Diensten

Governmentwide Schedule BPAs

Wie unterscheiden sich Schedule BPAs?

Einrichtung von Schedule BPAs

BPA Set Asides

Open Market Items

Governmentwide Schedule BPAs

GSA verwaltet mehrere BPAs, die allen Bundesbehörden zur Verfügung stehen. Diese BPAs wurden eingerichtet, um einen bestimmten Bedarf zu konsolidieren, der in verschiedenen Regierungsbehörden festgestellt wurde.

• Federal Strategic Sourcing Initiative BPAs
  • Wireless FSSI
  • Hausmeisterei und Sanitärbedarf
  • Wartung, Reparatur, und Betrieb
• IT und Dienstleistungen
  • Dienstleistungen zum Schutz der Identität
  • Salesforce
  • Softwarekaufverträge (früher SmartBUY)
    • Softwareverträge
    • Softwareverträge für Datenbankmanagement
    • Verträge für Enterprise Management Software (EMS)
    • Softwareverträge für Information Assurance
• Reisen, Transport und Logistik
  • Notunterkünfte

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Wie unterscheiden sich die BPAs im Zeitplan?

Der Unterschied zwischen „traditionellen“ Blanket Purchase Agreements (BPAs) und BPAs, die im Rahmen des GSA Schedules-Programms abgeschlossen werden, besteht darin, dass „traditionelle“ BPAs den Anforderungen von FAR Part 13 unterliegen. FAR Teil 13 gilt nicht für GSA Schedule BPAs, mit Ausnahme von FAR 13.303-2(c), der besagt, dass „BPAs mit GSA Federal Supply Schedule Vertragspartnern abgeschlossen werden können…“, FAR 8.405-3 besagt, dass die bestellenden Aktivitäten BPAs unter jedem Schedule-Vertrag abschließen können, um wiederkehrende Bedürfnisse zu befriedigen.

Betrachten Sie die Vorteile der Verwendung von GSA Schedules: Kosten-, Zeit- und Verwaltungsaufwandseinsparungen sowie Flexibilität, Transparenz und Kontrolle der Beschaffung.

Ausgehend von diesen Vorteilen ist zu überlegen, ob und wie viele BPAs eingerichtet werden sollen, wobei verschiedene Faktoren zu berücksichtigen sind, die für die jeweilige Behörde spezifisch sind, darunter:

• Der Umfang und die Komplexität der Anforderung(en);
• Die Häufigkeit/Gesamtzahl der erwarteten Anforderungen, die im Rahmen der BPA(s) gestellt werden sollen – einschließlich aller beabsichtigten Nutzer/Bestellvorgänge;
• Die Vorteile eines ständigen Wettbewerbs und die Notwendigkeit, regelmäßig mehrere technische Ansätze oder Preise zu vergleichen;
• Die Verwaltungskosten von BPAs vs.

Best Procurement Approach Determination and Schedule BPAs

FAR 17.5, Interagency Acquisition, verlangt von den Behörden, dass sie eine Determination of Best Procurement Approach erstellen, wenn sie den Vertrag einer anderen Behörde nutzen. Diese Anforderung gilt für Schedule-Bestellungen, deren Wert 550.000 USD übersteigt, und schließt auch Bestellungen im Rahmen von Schedule-BPAs ein.

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Aufstellung von Schedule-BPAs

Bei der Aufstellung von Schedule-BPAs mit einer oder mehreren Vergaben muss der Einkäufer die in FAR 8.405-3 beschriebenen Verfahren einhalten. Daraus ergibt sich, dass der Einkäufer in der Regel mindestens drei Quellen einholt und Angebote von ihnen erhält und sich um Preisnachlässe bemüht, bevor er eine GSA Schedule BPA abschließt.

Wenn der Einkäufer nur eine Quelle einholt (d.h. eine „einzige Quelle“), muss der Auftraggeber sein Vorgehen gemäß FAR 8.405-6, Limited Sources Justification and Approval, begründen. Bei der Einrichtung einer Alleinlieferanten-BPA hat der Käufer die Anzahl der Auftragnehmer, die sowohl die BPA als auch die daraus resultierenden Aufträge erhalten könnten, eingeschränkt. Daher muss der Einkäufer zum Zeitpunkt der BPA-Vergabe die Anforderungen von FAR 8.405-6 bezüglich begrenzter Bezugsquellen und Genehmigung erfüllen.

Bedingungen

Bei der Erstellung einer BPA nach Zeitplan gelten alle Bedingungen des Zeitplanvertrags auch für die BPA. Der Auftraggeber kann die Bedingungen des Zeitplanvertrags nicht ändern oder anpassen, aber er kann Bedingungen auf der Ebene der Behörde und auf lokaler Ebene hinzufügen, die nicht im Widerspruch zu den Bedingungen des Zeitplanvertrags stehen.

Gemeinsam hinzugefügte Bestimmungen und Klauseln befassen sich mit Themen wie organisatorischen Interessenkonflikten und der Zulassung von Unterauftragnehmern oder Schlüsselpersonal. Andere Überlegungen auf Auftragsebene können schnellere Lieferzeiten und Preisnachlässe umfassen.

Wenn es eine Frage dazu gibt, ob zusätzliche GSA Schedule BPA-Bedingungen mit dem GSA Schedule-Vertrag in Konflikt stehen, sollte der Käufer den GSA Contracting Officer kontaktieren.

Genehmigung von Einzelvergaben

Keine Einzelvergabe von BPAs mit einem geschätzten Wert von mehr als 112 Millionen Dollar, einschließlich Optionen, darf vergeben werden, es sei denn, der Leiter der Behörde stellt schriftlich fest, dass:

• Die im Rahmen der BPA zu erwartenden Aufträge sind so eng miteinander verbunden, dass nur eine einzige Quelle die Arbeit vernünftigerweise ausführen kann;
• Die BPA sieht nur Aufträge mit festem Preis vor, die Folgendes beinhalten:
  • Produkte oder Dienstleistungen (spezifische auszuführende Aufgaben) mit in der BPA festgelegten Preisen; und
  • Nur eine Quelle ist qualifiziert und in der Lage, die Arbeiten zu einem für die Regierung angemessenen Preis auszuführen, oder es ist im öffentlichen Interesse erforderlich, die BPA aufgrund außergewöhnlicher Umstände an eine einzige Quelle zu vergeben.

Zeitliche Beschränkungen

Multiple-Award-BPAs sollten nicht länger als fünf Jahre dauern, können aber so lange dauern, um Programmanforderungen zu erfüllen (FAR 8.405-3(d)(1)).

Ein Single-Award-BPA darf nicht länger als ein Jahr dauern, kann aber bis zu vier einjährige Optionen haben.

Ein Auftragnehmer, der nach einem Zeitplan arbeitet, kann eine BPA erhalten, die über die aktuelle Laufzeit seines Zeitplanvertrags hinausgeht (oder eine BPA, die Optionen enthält, die über die aktuelle Laufzeit des Zeitplanvertrags hinausgehen), wenn im Zeitplanvertrag noch Optionszeiträume verbleiben, die, wenn sie ausgeübt werden, den Leistungszeitraum der BPA einschließlich etwaiger Optionen abdecken.

Jeder Auftrag, der im Rahmen einer bestehenden BPA erteilt wird, bevor die BPA ausläuft, hat seinen eigenen Leistungszeitraum (einschließlich der Auftragsoptionen). Er ist (einschließlich aller Bestelloptionen) gemäß der FAR-Klausel 52.216-22(d) des Zeitplanvertrags abzuschließen, in der es heißt:

„Jeder Auftrag, der während der Gültigkeitsdauer dieses Vertrags erteilt und nicht innerhalb dieser Frist abgeschlossen wird, ist vom Auftragnehmer innerhalb der im Auftrag angegebenen Frist abzuschließen. Der Vertrag regelt die Rechte und Pflichten des Auftragnehmers und der Regierung in bezug auf diesen Auftrag in demselben Umfang, wie wenn der Auftrag während der Geltungsdauer des Vertrags abgeschlossen worden wäre, mit der Maßgabe, daß der Auftragnehmer nicht verpflichtet ist, nach Abschluß des Kundenauftrags, einschließlich Optionen, 60 Monate nach Ablauf der Grundbestellfrist des Vertrags irgendwelche Lieferungen im Rahmen dieses Vertrags vorzunehmen.“

Auftragsvergabe

Wenn ein Einkäufer eine BPA für einen GSA-Schedule-Vertrag aufstellt, erfüllen die im Rahmen der BPA erteilten Aufträge die Anforderungen des Competition in Contracting Act von 1984 (CICA) für einen vollständigen und offenen Wettbewerb, wenn die GSA-Schedule-BPA-Bestellverfahren gemäß 8.405-3(c) befolgt werden.

Jährliche Überprüfung

Der Einkäufer führt eine jährliche Überprüfung des GSA Schedule BPA durch, um festzustellen, ob:

• Der zugrundeliegende Schedule-Vertrag ist immer noch in Kraft
• Das BPA stellt immer noch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis dar
• Die veranschlagten Mengen/Beträge wurden überschritten und es können zusätzliche Preissenkungen erzielt werden.

Der Einkäufer dokumentiert die Ergebnisse seiner Überprüfung.

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BPA Set Asides

Nach Ermessen des Käufers können BPAs für die folgenden Arten von Kleinunternehmen reserviert werden:

• Kleinunternehmen
• 8(a)-Firmen (Agenturen müssen mit der SBA zusammenarbeiten, um den Angebots- und Annahmeprozess abzuschließen)
• HUBZone-Kleinunternehmen
• Service-Disabled Veteran-
• Kleinunternehmen im Besitz von Veteranen
• Wirtschaftlich benachteiligte Kleinunternehmen im Besitz von Frauen
• Kleinunternehmen im Besitz von Frauen, die im Rahmen des Women-Owned Small Business Program förderfähig sind

Die Verfahren in 8.405-3 müssen für BPA-Abschreibungen befolgt werden. Die Marktforschung wird Aufschluss darüber geben, ob drei oder mehr Planinhaber innerhalb einer der genannten Kategorien von Kleinunternehmen die geforderten Produkte und/oder Dienstleistungen liefern können.

Alternativ können die bestellenden Stellen den sozioökonomischen Status berücksichtigen, wenn sie Auftragnehmer ermitteln, die für die Vergabe eines Auftrags oder einer BPA in Frage kommen. Zumindest sollten die Auftraggeber, sofern verfügbar, mindestens einen Kleinunternehmer, einen Kleinunternehmer im Besitz von Veteranen, einen Kleinunternehmer im Besitz von Kriegsversehrten, einen Kleinunternehmer in der HUBZone, einen Kleinunternehmer im Besitz von Frauen oder einen Kleinunternehmer im Besitz von benachteiligten Unternehmen in Betracht ziehen (FAR 8.405-5).

Wenn eine BPA für andere Arten von Kleinunternehmen vorgesehen ist, muss die Dokumentation die durchgeführte Marktforschung zusammen mit den für die Vergabe in Betracht kommenden Zeitplänen enthalten.

Auftragsstilllegungen im Rahmen von BPAs ohne Stilllegung

Wenn BPAs mit Mehrfachvergabe ohne die Verwendung von Stilllegungen eingerichtet werden, können Aufträge im Rahmen dieser BPAs stillgelegt werden, sofern bei der Vergabe der BPAs ordnungsgemäß darauf hingewiesen wurde, dass die bestellende Tätigkeit nach eigenem Ermessen Stilllegungen vornehmen kann. Bei der Erteilung von Aufträgen zur Flächenstilllegung im Rahmen von BPAs sollten sich die Auftraggeber an die folgenden Leitlinien halten:

Bei der Erteilung von Aufträgen zur Flächenstilllegung im Rahmen von BPAs gelten die folgenden Leitlinien:

• Bestehende BPAs mit Mehrfachvergabe oder BPAs, die ohne vorherige Benachrichtigung der potenziellen BPA-Inhaber über die Möglichkeit der Flächenstilllegung im Rahmen der BPAs eingerichtet wurden, sollten keine Aufträge zur Flächenstilllegung enthalten. Die Verfahren für die Vergabe von Aufträgen im Rahmen von BPAs ergeben sich aus FAR 8.405-3(c) und verlangen, dass der Auftraggeber allen BPA-Inhabern eine „faire Chance“ einräumt.
• Neu eingerichtete BPAs mit Mehrfachvergabe können Aufträge stilllegen, wenn:
  1. aus der Ausschreibung der BPA eindeutig hervorgeht, dass der/die Einkäufer beschließen kann/können, Aufgaben- oder Lieferaufträge stillzulegen, wie in den in der Ausschreibung der BPA enthaltenen Bestellverfahren beschrieben und gemäß FAR 8.405-3(c)(2); und
  2. Es besteht ein ausreichender Wettbewerb zwischen den BPA-Inhabern, so dass die daraus resultierenden Aufgaben- oder Lieferaufträge die oben genannten rechtlichen Anforderungen vollständig erfüllen. Der einfachste Weg, diese Anforderungen zu erfüllen, besteht darin, eine mehr als ausreichende Anzahl von BPAs einzurichten, um die Breite und Tiefe der zu erwartenden Aufgaben- oder Lieferaufträge abzudecken, und mindestens drei Quellen werden für jede Aufgabe oder jeden Lieferauftrag in Frage kommen; oder
  3. Der Einkäufer hat die einschränkenden Überlegungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen von FAR 8.405-6 ordnungsgemäß dokumentiert und eine Begründung für eingeschränkte Bezugsquellen erstellt.

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Open Market Items

Nach den Bedingungen der GSA Schedule-Verträge haben die Auftragnehmer die Möglichkeit, Anträge auf Hinzufügung von Lieferungen oder Dienstleistungen zu stellen, die in den Anwendungsbereich ihrer bestehenden Verträge fallen. So können sich Einkäufer an Schedule-Auftragnehmer wenden, um zu beantragen, dass marktungebundene Artikel, die in den Geltungsbereich fallen, in ihre GSA-Schedule-Verträge aufgenommen werden.

Marktungebundene Artikel werden auch als Nebenartikel, vertragsfremde Artikel, Nicht-Schedule-Artikel und Artikel bezeichnet, die nicht in den Geltungsbereich der Schedule des Auftragnehmers fallen und nicht in den Vertrag aufgenommen werden können. Gemäß FAR 8.402(f) kann ein einkaufender Vertragsbeamter aus verwaltungstechnischen Gründen Artikel, die nicht im GSA-Schedule-Vertrag enthalten sind – d.h. Artikel auf dem freien Markt -, nur dann zu einer GSA-Schedule-BPA oder einem einzelnen Aufgaben- oder Lieferauftrag hinzufügen, wenn:

• Alle anwendbaren Beschaffungsvorschriften in Bezug auf den Kauf der Artikel, die nicht im GSA-Schedule-Vertrag enthalten sind, befolgt wurden (z.B., Bekanntmachung (FAR Teil 5), Wettbewerbsanforderungen (FAR Teil 6), Erwerb kommerzieller Artikel (FAR Teil 12), Auftragsvergabeverfahren (FAR Teile 13, 14 und 15) und Programme für kleine Unternehmen (FAR Teil 19));
• Der kaufende Beamte hat festgestellt, dass die Preise für die Artikel, die nicht im GSA Schedule-Vertrag enthalten sind, fair und angemessen sind;
• Die Artikel sind in der Bestellung deutlich als Artikel gekennzeichnet, die nicht im GSA Schedule-Vertrag enthalten sind; und
• Alle Klauseln, die für Artikel gelten, die nicht im GSA Schedule-Vertrag enthalten sind, sind in der Bestellung enthalten.

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