Die Catering-Rechnung ist ein Dokument, das sowohl dem Caterer als auch dem Kunden bei der Erstellung, Abrechnung (Caterer) und Bezahlung (Kunde) einer besonderen Veranstaltung hilft. Der/die Caterer besprechen die Veranstaltung und die Art der Veranstaltung, die der Kunde durchführen möchte. Der Caterer kassiert dann eine (in der Regel nicht erstattungsfähige) Anzahlung, um alle Aspekte der Veranstaltung zu sichern, und teilt dem Kunden das Datum mit, an dem der Restbetrag vollständig bezahlt werden muss (in der Regel kurz vor der Veranstaltung). Die Rechnung enthält alle erforderlichen Preis- und Leistungsinformationen sowie ein angehängtes Dokument, in dem alle vom Kunden gewünschten Zahlungsinformationen gesammelt werden.
- Bietet dem Kunden eine aufgeschlüsselte Liste der Dienstleistungen und Kosten und legt die Zahlungsbedingungen fest.
- Dient sowohl als Zusammenfassung der Arbeit als auch als formelle schriftliche Zahlungsaufforderung und sollte als wichtiges Dokument für jeden Catering-Auftrag betrachtet werden.
Schritt für Schritt: Wie man eine Veranstaltung ausrichtet
Kunden kaufen oft mehrere Caterer ein, bevor sie sich entscheiden, wen sie beauftragen. Wenn ein Caterer eine Anfrage erhält, sollte er sie als Gelegenheit nutzen, sein Können unter Beweis zu stellen, indem er die richtigen Fragen stellt und seine Fachkenntnisse unter Beweis stellt.
Für einen Kostenvoranschlag sind einige grundlegende Angaben erforderlich: Gibt es eine allgemeine Preisspanne, die der Kunde im Sinn hat? Wird Alkohol ausgeschenkt? Sind andere Nebenleistungen erforderlich? Je nach den Umständen kann die Zubereitung der Speisen entweder vor Ort oder aus der Ferne erfolgen; ein Vor-Ort-Service ist in der Regel vorzuziehen, kann aber auch teurer sein.
Kopfzahl ermitteln und Kostenvoranschlag erstellen
Mit der voraussichtlichen Kopfzahl und einigen wichtigen Angaben zur Veranstaltung sollte der Caterer einen schriftlichen Kostenvoranschlag erstellen. Denken Sie daran, dass es noch Verhandlungsspielraum gibt, so dass ein Kostenvoranschlag nicht endgültig sein sollte. Wenn ein Kunde mit den vorgeschlagenen Parametern unzufrieden ist, kann der Kostenvoranschlag durch Änderung des Menüs oder des Serviceplans geändert werden.
Im Kostenvoranschlag sollten auch die Zahlungsbedingungen angegeben werden. Wird eine Vorauszahlung verlangt? Wann ist die Abschlusszahlung fällig? Wie sieht es mit Anpassungen des ursprünglichen Angebots aufgrund von Preisänderungen oder anderen Variablen aus?
Personal und Speisen vorbereiten
Die Vorbereitung einer Veranstaltung bedeutet mehr als nur das Sammeln von Zutaten oder das Vorbereiten von Gerichten. Ein erfolgreiches Catering hängt von der sorgfältigen Vorbereitung des Personals ab. Die Teammitglieder sollten sich über ihre Aufgaben im Klaren sein. Einige Caterer verwenden sogar Softwareprogramme wie CaterPro, Event Master oder andere, um Grundrisse zu erstellen, Arbeitsabläufe abzubilden und das gesamte Team auf die Veranstaltung vorzubereiten.
Service auf professionelle Art und Weise anbieten
Gutes Essen kann einen glanzlosen Service nicht ausgleichen. Die Ausführung sollte sorgfältig sein, unabhängig davon, wie „anspruchsvoll“ der Kunde ist.
Catering-Rechnung mit letzten Anpassungen ausfüllen und zustellen
Wenn Sie bereit sind, die Zahlung zu verlangen, stellen Sie dem Kunden die Rechnung zu. Es kann sein, dass in letzter Minute noch Änderungen vorgenommen werden müssen, z. B. wenn sich die Preise für wichtige Zutaten geändert haben oder die Zahl der Mitarbeiter nach oben korrigiert wurde.