Auf dem modernen Wirtschaftsmarkt sind Sie darauf konditioniert, in die Zukunft zu schauen. Das sind wir alle. Und das ist eine Sache, die den erfolgreichen Umgang mit dem Affordable Care Act (ACA) erschweren kann, denn es reicht nicht aus, nur in die Zukunft zu blicken, wenn es um die Einhaltung des ACA geht.
Um das Gesetz einzuhalten, müssen Sie in vielen Fällen auch in die Vergangenheit blicken, um die ACA-Berechtigung Ihrer Mitarbeiter zu bestimmen.
Eine genaue Bestimmung der Berechtigung wird immer wichtiger, da die IRS Strafen in Millionenhöhe verhängen kann. Und wie wir in unserem letzten Blog erfahren haben, fallen die Strafen monatlich an und können sich für jedes Jahr, in dem Sie die Vorschriften nicht einhalten, schnell summieren.
Wenn eine Messung erforderlich ist
Nach den Bestimmungen des ACA über die gemeinsame Verantwortung der Arbeitgeber müssen große Arbeitgeber 95 % ihrer Vollzeitbeschäftigten einen Krankenversicherungsschutz anbieten, der den Anforderungen des Mindestversicherungsschutzes (Minimum Essential Coverage, MEC) entspricht, oder sie müssen mit möglichen Strafen rechnen. Das hört sich einfach an, aber wenn es darum geht, was einen Vollzeitbeschäftigten ausmacht, kann die Antwort ziemlich kompliziert erscheinen.
Nach dem Gesetz ist ein Vollzeitbeschäftigter jemand, der im Durchschnitt 30 oder mehr Stunden pro Woche oder 130 Stunden pro Monat arbeitet. Für Arbeitnehmer, die einen festen Zeitplan haben, kann dies eine einfache Berechnung sein. Bei Arbeitnehmern mit variablen Arbeitszeiten ist die Berechnung der Anspruchsberechtigung jedoch nicht immer so einfach.
Als Arbeitgeber kann Ihr Unternehmen den Vollzeitstatus Ihrer Mitarbeiter bestimmen, indem es die Arbeitsstunden jedes einzelnen Mitarbeiters mit einer von zwei „Äquivalenz“-Messmethoden zählt: monatlich und rückblickend. Heute konzentrieren wir uns auf die Rückblick-Methode.
Was ist die Rückblick-Methode?
Bei der Rückblick-Methode „schaut“ ein Arbeitgeber auf frühere Arbeitsstunden zurück, um den Vollzeitstatus für einen zukünftigen Zeitraum zu bestimmen. Anders ausgedrückt ist die Rückblick-Methode ein Ansatz zur Bestimmung des Vollzeitstatus, bei dem die Arbeitsstunden des Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum verfolgt werden und dann die durchschnittliche Anzahl der in diesem Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden berechnet wird, um den Vollzeitstatus zu bestimmen.
Die Rückblick-Methode besteht aus drei entscheidenden Teilen:
1. Messzeitraum
Der Messzeitraum ist der Zeitraum, für den der Arbeitgeber auf historische Arbeitsstunden „zurückblickt“. Der Rückblickszeitraum kann zwischen 3 und 12 Monaten lang sein. Der Arbeitgeber kann die Länge des rückblickenden Bemessungszeitraums frei wählen, solange er die Mindest- und Höchstbemessungsstandards einhält.
Es gibt zwei Arten von Bemessungszeiträumen: Erstvermessung für neue Mitarbeiter und Standardvermessung für laufende Mitarbeiter.
Erstvermessungszeitraum: Neue Mitarbeiter
Um die Anspruchsberechtigung für neu eingestellte Mitarbeiter zu messen, müssen Sie prüfen, ob der Mitarbeiter voraussichtlich mehr als 30 Stunden pro Woche arbeiten wird. Wenn dies der Fall ist, muss dem Mitarbeiter und seinen Angehörigen innerhalb von 90 Tagen nach der Einstellung Versicherungsschutz angeboten werden.
Wenn nicht mit Sicherheit festgestellt werden kann, dass der neue Mitarbeiter mehr als 30 Stunden pro Woche arbeiten wird, kann der Mitarbeiter als Arbeitnehmer mit variablen Arbeitszeiten eingestuft werden. In diesem Fall würden Sie damit beginnen, die Stunden auf einer fortlaufenden Basis zu erfassen. Für neue Mitarbeiter mit variabler Stundenzahl und Saisonarbeiter können Sie einen Rückblickszeitraum von 3 bis 12 Monaten wählen, der an einem beliebigen Datum zwischen dem ersten Lohnzahlungszeitraum, in dem die Stunden des Mitarbeiters erfasst werden, und dem ersten Tag des ersten Monats nach dem Anfangsdatum beginnt. Erreicht oder übersteigt die Arbeitszeit des Arbeitnehmers während des ersten Bemessungszeitraums einen Vollzeitdurchschnitt von 130 Stunden pro Monat, wird er als „Vollzeitbeschäftigter“ eingestuft und hat daher während des gesamten nachfolgenden Stabilitätszeitraums Anspruch auf Versicherungsschutz – selbst wenn seine Arbeitszeit während des Stabilitätszeitraums verringert wird.
Standardbemessungszeitraum: Fortlaufende Mitarbeiter
Standardmesszeiträume werden für fortlaufende Mitarbeiter verwendet, d. h. für Mitarbeiter, die einen vollen Standardmesszeitraum gearbeitet haben. In diesem Fall muss der Arbeitgeber buchstäblich zurückblicken, um den Durchschnitt der Arbeitsstunden über den gesamten Bemessungszeitraum zu ermitteln. Wenn der Arbeitnehmer im Durchschnitt 130 Stunden oder mehr pro Monat arbeitet, gilt er als Vollzeitbeschäftigter und hat Anspruch auf Leistungen nach dem ACA.
Ein Arbeitgeber kann zwar für verschiedene Kategorien von Arbeitnehmern unterschiedliche Standardbemessungszeiträume haben (unterschiedliche Kategorien sind auf die in 54.4980H-3(d)(1)(v) beschriebenen Kategorien beschränkt), die Bemessungszeiträume und die Bestimmung der Anspruchsberechtigung müssen jedoch für alle Arbeitnehmer derselben Kategorie einheitlich und konsistent sein.
Schauen wir uns ein Beispiel an.
Beispiel: Nehmen wir an, ein Arbeitgeber verwendet einen 12-monatigen Standardmesszeitraum, der am 1. November 2018 beginnt. In diesem Fall werden die laufenden Mitarbeiter vom 1. November 2018 bis zum 31. Oktober 2019 des Folgejahres gemessen, um die Anspruchsberechtigung für den Beginn des Planjahres am 1. Januar 2020 zu ermitteln.
Um die Stunden für laufende Mitarbeiter zu berechnen, wird der Durchschnitt der Arbeitsstunden über den Rückblickszeitraum ermittelt. In diesem Beispiel hat unser Mitarbeiter insgesamt 1.596 Stunden gearbeitet, was einem Durchschnitt von 133 Stunden pro Monat entspricht.
Da die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden über den geforderten 130 Stunden liegt, wird der Mitarbeiter als Vollzeitbeschäftigter eingestuft und ist anspruchsberechtigt.
2. Wartezeit
Der zweite Teil der Rückblicksmessung umfasst eine administrative Wartezeit, bevor die Gesundheitsleistungen umgesetzt werden. Dieser Zeitraum darf nicht mehr als 90 Tage betragen und ist den Arbeitgebern freigestellt.
Beispiel: Nachdem die Mitarbeiter vom 1. November bis zum 31. Oktober gemessen wurden, nutzt das Unternehmen eine Wartezeit von 61 Tagen (1. November – 31. Dezember). In dieser Zeit bietet der Arbeitgeber Personen, die als Vollzeitbeschäftigte eingestuft werden, Versicherungsschutz an und gibt dem Arbeitnehmer Zeit, die Leistungen auszuwählen und sich für den am 1. Januar geltenden Versicherungsschutz anzumelden.
3. Stabilitätszeitraum
Die dritte Komponente ist ein Stabilitätszeitraum, der „Einschluss“-Versicherungszeitraum für Arbeitnehmer, die entweder während eines anfänglichen oder eines Standardmesszeitraums als Vollzeitbeschäftigte eingestuft werden. Der Stabilitätszeitraum darf nicht kürzer sein als der Bemessungszeitraum und muss zwischen 6 und 12 Monaten betragen. Oft ist er genauso lang wie der Bemessungszeitraum.
Wichtig ist der Hinweis, dass ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitszeit während des Bemessungszeitraums die durchschnittliche Vollzeitbeschäftigung (130 Stunden pro Monat) erreicht oder übersteigt, als ACA-Vollzeitbeschäftigter gilt und daher während des anschließenden Stabilitätszeitraums Anspruch auf Versicherungsschutz hat – selbst wenn seine Arbeitszeit während des Stabilitätszeitraums reduziert wird.
Beispiel: Da unsere Beispielmitarbeiterin im Durchschnitt mehr als 130 Stunden gearbeitet hat, müssen ihr für den Stabilitätszeitraum vom 1. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2020 Leistungen angeboten werden.
Abschließende Überlegungen
Bevor wir schließen, hier noch ein paar abschließende Überlegungen zu den rückblickenden Messmethoden.
Die IRS hat erklärt, dass die rückblickende Messmethode nicht zur Berechnung der Anzahl der Vollzeitbeschäftigten für die Zwecke der Bestimmung des Status als anwendbarer großer Arbeitgeber verwendet werden darf. Diese Berechnungsmethoden sind auf der Website des IRS zu finden. Stattdessen kann sie nur zur Bestimmung folgender Punkte verwendet werden:
- Wem muss der Arbeitgeber eine Mindestversicherungsdeckung anbieten, um eine Zahlung im Rahmen der geteilten Verantwortung des Arbeitgebers zu vermeiden; und
- Die Höhe einer möglichen Haftung für eine Zahlung im Rahmen der geteilten Verantwortung des Arbeitgebers.
Wie Health e(fx) helfen kann
Auch wenn dies alles kompliziert klingt, kann Health e(fx) Ihnen mit seinen Health e(fx) Employer Solutions helfen, den Prozess der Rückblicksmessung zu vereinfachen.
Health e(fx) Enterprise™ erfasst alle geleisteten Dienststunden aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und automatisiert die Rückblicksmessung für Ihre Mitarbeiter – sowohl für bestehende als auch für neue Mitarbeiter. Wir stellen Ihnen einen Bericht zur Verfügung, der die durchschnittliche Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden im Laufe eines Standardmesszeitraums und den daraus resultierenden Anspruchsstatus für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen aufzeigt. Das Ergebnis ist eine Lösung, die Ihnen einen genauen Überblick über die Rückblicke Ihres Unternehmens verschafft, wann immer Sie ihn brauchen. So können Sie für Ihr Unternehmen weiter nach vorne schauen.