Rahmenbestellungen definiert:
Eine Rahmenbestellung ist eine Bestellung, die der Endnutzer der Universität bei seinem Lieferanten tätigt und die mehrere Liefertermine über einen bestimmten Zeitraum enthält, die ausgehandelt wurden, um die Vorteile einer vorher festgelegten Preisgestaltung zu nutzen.
Rahmenbestellungen ≥ $100.000.00:
Muss über einen ausgeführten Vertrag mit einem Festpreis für bestimmte Waren und Dienstleistungen verfügen, der auf einer wettbewerbsorientierten Vergabe im Rahmen einer Ausschreibung oder eines RFP beruht und nachweist, dass die Preisgestaltung so ausgehandelt wurde, dass sie für die UC am vorteilhaftesten ist.
Unverbindliche Bestellungen < $99.999.99:
Der Betrag von 99.999,99 $ darf in einem Jahr nicht überschritten werden, es sei denn, es liegt eine Ausnahmeregelung vor.
Leitlinien:
- Die Daueraufträge sollten ein Jahr nicht überschreiten, es sei denn, sie wurden im Rahmen einer mehrjährigen Ausschreibung durch das SCM vergeben. Beispiele für mehrjährige Bestellungen: Zahlungen für Meilensteinlieferungen, Service für UC-Ausrüstung.
- Waren &Dienstleistungsbestellungen mit mehreren Lieferungen und Meilensteinen sollten getrennte Positionen haben, um die Projektleistungen und die Zahlung zu verwalten.
- Die beste Praxis ist die Verwendung einer Position pro Chartstring, um Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.
- Wenn die andere Bestellung sowohl Waren als auch Dienstleistungen enthält, sollte es für jede eine Zeile geben.
Nutzen:
- Ermöglicht die Aushandlung von Kosteneinsparungen und bietet Liefersicherheit
- Vermeidet, dass das UC große Mengen an Lagerbeständen vorhalten muss
- Reduziert die Verwaltungskosten durch die Beseitigung sich wiederholender Arbeiten und die Straffung des Bestellvorgangs
- Verkürzt die Vorlaufzeit für die Beschaffung und die Lieferanten
- Die Bedingungen wurden geprüft und ausgehandelt, wodurch das Risiko für das UC verringert wird