Dieses Makro hat sowohl neue Eigenschaften als auch eine verbesserte Funktionalität.
Die erste Verbesserung ist, dass die Anfangsnummer des Löschbereichs (#1) immer vorausgefüllt wird. Wenn Nummern aus der Nummernliste (#7) entfernt werden, ändert sich die Anfangsnummer. Der Countdown für die verbleibende Anzahl (Nr. 6) ist genauer geworden.
Eine wichtige Verbesserung betrifft das Exportieren eines Umnummerierungsberichts. In der vorherigen Version wurde der Bericht durch Anklicken von Exportieren als .txt-Datei in das Verzeichnis EditTools Datasets exportiert, und der Dateiname wurde für Sie ausgewählt. Dies hat sich nun geändert.
Beim Exportieren können Sie jetzt „Kopfzeilen“-Informationen einstellen, die in jedem Bericht erscheinen. Klicken Sie auf „Dateikopf exportieren“ (#3), um das Dialogfeld „Kopfzeileninformationen pflegen“ zu öffnen:
Hier geben Sie Ihre identifizierenden Informationen ein (#8). Der Kopfzeilentext, der in jedem Bericht zur Neunummerierung von Referenzen erscheinen wird, wird unter #9 angezeigt. Klicken Sie auf Speichern (#10), um Ihre Informationen zu speichern. Ihre Kopfdaten bleiben erhalten, bis Sie sie ändern; Sie müssen sie nicht bei jedem Projekt neu eingeben.
Wenn Sie auf Exportieren (#4) klicken, wird das folgende Dialogfeld geöffnet:
Das oberste Feld (#11) enthält die Pfad- und Dateinamensinformationen. Die vorhandenen Informationen geben die Informationen für den zuletzt exportierten Bericht an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Speicherziel und einen neuen Dateinamen anzugeben und entweder .txt, .doc oder .docx als Dateiformat zu wählen. Geben Sie im unteren Feld (Nr. 12) die Projektinformationen ein, z. B. „Smith on Rabbits Chapter 98A“. Die Projektinformationen werden zusammen mit dem Erstellungsdatum des Berichts unter der Kopfzeile des Berichts angezeigt.
Eine weitere neue Funktion dieses Makros sind die 7 Textschaltflächen (#2 oben). Dies sind anpassbare Schaltflächen, mit denen Sie Standardtext erstellen können, der in das Feld „Nummerierung“ (#A) eingefügt wird. Wie Sie in der obigen Abbildung sehen können, wurden die ersten 4 Schaltflächen angepasst und die unteren 3 nicht.
Um eine Schaltfläche anzupassen (oder zu ändern), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche, um das Dialogfeld Benutzerdefinierte Schaltfläche zu öffnen. Geben Sie in das Feld Schaltflächentext (Nr. 13) den Kurztitel ein, der auf der Schaltfläche erscheinen soll (ein Beispiel finden Sie bei den angepassten Schaltflächen oben). Geben Sie in das Textfeld (#14) den Text ein, der eingefügt werden soll, wenn die Schaltfläche gedrückt wird. Klicken Sie dann auf Aktualisieren (#15).
Um den bereits geschriebenen Text zu verwenden, klicken Sie auf die Referenznummer, die geändert werden soll (#16), so dass sie in das Feld Original eingetragen wird. Setzen Sie dann den Cursor in das Feld Neu nummerieren, so dass das Feld leer ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Text, den Sie eingeben möchten (#17). Der Text erscheint im Feld Umnummerierung. Klicken Sie auf Ändern (#18), um ihn in das Hauptfeld für die Umnummerierung (#A) einzugeben.
So erscheint er im Feld „Umnummerierung“:
Obwohl nicht vollständig sichtbar, ist dies der Text, der im Bericht an den Kunden erscheinen wird: „unveröffentlichte Daten – aus der Referenzliste gestrichen und als Klammer im Text eingefügt“.
Die letzte Änderung, die an der Überprüfung der Referenznummernreihenfolge vorgenommen wurde, soll die Umnummerierung schneller und einfacher machen. Wenn Sie jetzt auf eine Originalnummer klicken, die umnummeriert werden soll, wird das Feld Umnummerierung automatisch mit der nächsten Nummer ausgefüllt. Wenn Sie eine Referenz zum ersten Mal umnummerieren, müssen Sie die Umnummerierung manuell eingeben (#19); dadurch wird der interne Zähler des Makros gestartet und die nächste Umnummerierungsnummer angezeigt (#20). Danach klicken Sie zum Umnummerieren einfach auf die Originalnummer und, wenn die vorgeschlagene Umnummerierung korrekt ist, auf Ändern (#21).
Nummerierung von Verweisen verfolgen
Die ursprüngliche Version dieses Makros bot eine Methode zur Überprüfung, ob Verweise in der richtigen Reihenfolge aufgerufen werden. Neu ist die zusätzliche Möglichkeit, die Umnummerierung von Referenzen zu verfolgen. Wie die Abbildung unten zeigt, gibt es mehrere neue Funktionen. (Nicht abgebildet ist eine in letzter Minute hinzugefügte Schaltfläche „Gehe zu“.)
Zunächst gibt es einen Bereich zur Verfolgung der aktuellen und der neuen Nummer (#1 und #2). Die ursprüngliche Nummer und die neue Nummer werden in Nr. 3 eingegeben, und die Schaltfläche Ändern wird angeklickt, um die Nummern in die entsprechenden Felder in Nr. 1 und Nr. 2 einzugeben. Wenn Nr. 5 angekreuzt ist, werden die neu nummerierten Einträge automatisch aus der ursprünglichen Liste (Nr. 9) entfernt; wenn sie nicht angekreuzt ist, müssen Sie die Nummer manuell entfernen. Die nächste Neunummerierungsnummer wird unter #4 angezeigt. Bei der Neunummerierung von Verweisen ist es ratsam, eine Neunummerierungsliste zu erstellen, die dem Kunden ausgehändigt werden kann, damit der Korrekturleser sie verwenden kann (und eine Kopie im Archiv der bearbeiteten Dateien aufzubewahren, falls in der Zukunft Fragen auftauchen). Mit #6 können Sie die Umnummerierungsliste in eine Standard-.txt-Datei exportieren. Es gibt eine Standarddatei (Reference Num Order Renumbered List.txt), die im Ordner EditTools Datasets gespeichert wird, aber Sie können sie auch projektspezifisch benennen (z. B. Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) und in einem Ordner Ihrer Wahl speichern, z. B. im selben Ordner wie die bearbeiteten Projektdateien.
Neu ist auch die Möglichkeit, einen Nummernbereich (#7) aus der Primärliste (#9) zu löschen. Wenn der Autor beispielsweise angegeben hat, dass ein Aufruf die Verweise 10 bis 25 enthält, können Sie mit dieser Funktion (#7) alle diese Nummern auf einmal aus der Hauptliste (#9) löschen, anstatt eine nach der anderen. Der Zähler (#8) hat sich ebenfalls geändert. Er zeigt jetzt sowohl den ursprünglichen Zählerstand als auch den verbleibenden Zählerstand an.
Nicht abgebildet ist die in letzter Minute hinzugefügte Schaltfläche Gehe zu. Sie erscheint über den Zählern (Nr. 8). Sie eignet sich vor allem für Dokumente, die eine große Anzahl von Verweisen enthalten. Anstatt zu blättern, um eine Nummer weit unten in der Nummernliste zu finden (#9), klicken Sie auf Gehe zu und geben die gewünschte Nummer ein. Dies ist ein reines Navigationswerkzeug.
Die folgenden Bilder zeigen einige der Funktionen in Aktion. Die erste Funktion ist die Umnummerierung.
Die Umnummerierung beginnt mit der Suche nach der ursprünglichen Nummer, d. h. der Nummer, die geändert werden soll. Die ursprüngliche Nummer, wie sie im Manuskript steht (d. h. die Nummer vor der Änderung), befindet sich in der linken Spalte (#10). Die Nummer muss dann in das Feld Original (#11) eingefügt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Nummern einzugeben. Sie können die ursprüngliche Zahl eingeben, indem Sie auf die Zahl in Nr. 10 klicken, wodurch sie automatisch in das Feld Original bei Nr. 11 eingetragen wird, oder Sie können den Cursor in das Feld Original bei Nr. 11 setzen und die Zahl manuell eingeben. Anschließend geben Sie die neue Nummer – d. h. die Nummer, die geändert werden soll – in das Feld Umnummerierung unter Nr. 11 ein. In diesem Beispiel wird die Referenz 5 in Referenz 1 umnummeriert (Nr. 11). Beachten Sie auch Nr. 12, die die Referenznummern 1 und 5 in der ursprünglichen Bestellnummernliste anzeigt. Da wir noch nicht auf die Schaltfläche Ändern (#11) geklickt haben, zeigt die Liste Nächste Nummerierung immer noch 0 (#13) an.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Ändern (#11) klicken, ändert sich der Dialog. Die neue Nummer erscheint im Hauptfeld neben der ursprünglichen Nummer (siehe #14). Dies ermöglicht es uns, in diesem Dialogfeld festzustellen, welche Nummern sich geändert haben und in welche Richtung sie geändert wurden. Um uns daran zu erinnern, dass die nächste Umnummerierung die 2 ist, erscheint die 2 bei #15. Und da die Option Nummer entfernen (Nr. 5) aktiviert war, wurde die Nummer 1 automatisch aus der ursprünglichen Bestellliste (Nr. 16) entfernt.
Angenommen, die Referenz 2 ist korrekt nummeriert; sie kann links liegen gelassen oder angeklickt werden, um sie aus der ursprünglichen Nummernliste zu entfernen. Der nächste aufgerufene Verweis sollte 3 sein, ist aber stattdessen 7. Wir geben also 7 in das Feld Original und 3 in das Feld Umnummerierung ein und klicken auf Ändern (#11). Das Ergebnis sieht wie folgt aus:
Auch hier sind die ursprüngliche und die neue Nummer im Feld Umnummerierung (#17) zu sehen und die nächste Umnummerierung ist 4 (#18). Da die Option „Nummer entfernen“ aktiviert war, wurde die Nummer 3 aus der Liste „Referenzauftrag“ (Nr. 19) entfernt – nicht aber die Nummer 2, die durch Anklicken entfernt werden muss.
Sie werden feststellen, dass sich die Zählungen in Nr. 20 gegenüber den ursprünglichen Nummern nicht geändert haben. Das liegt daran, dass wir nicht manuell eine Nummer aus der Liste der Referenzaufträge (Nr. 19) entfernt haben. Wenn wir auf die 2 klicken, um sie zu entfernen (#21), wird die Zählung automatisch aktualisiert (#22), wie hier gezeigt:
Wenn Sie mit der Datei fertig sind, können Sie die Umnummerierungsliste exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Exportieren (#23) klicken. Sie können eine Kopie in Ihren Unterlagen aufbewahren und eine Kopie an Ihren Kunden senden. Die Datei wird als .txt-Datei exportiert und ist eine einfache Datei, wie hier gezeigt:
Die Datei wird automatisch mit „Reference Num Order Renumbered List“ (#24) benannt und automatisch im Verzeichnis EditTools Datasets gespeichert. Sie können den Namen und den Speicherort ändern (Nr. 23). Das Ergebnis ist die oben gezeigte Liste. Die beiden Zahlenspalten (Nr. 26) werden durch den Kopf (Nr. 25) identifiziert, wobei die Zahlen links vom Komma die ursprüngliche Referenznummer und die Zahlen rechts vom Komma die neu nummerierten Nummern sind. In diesem Beispiel wurden alle Verweise mit Ausnahme von Verweis 7 neu nummeriert. Die .txt-Datei kann dem Kunden zur Verwendung durch den Korrektor übermittelt werden.
Das Makro zur Überprüfung der Reihenfolge der Originalverweise
Das Sicherstellen, dass die nummerierten Verweise in einem Dokument in der richtigen Reihenfolge aufgeführt werden, kann eine schwierige Aufgabe sein, besonders wenn es viele Verweise gibt. Die meisten Redakteure verwenden Stift und Papier, um die Verweise zu verfolgen. EditTools bietet jetzt eine andere Option für die Verfolgung von Referenzaufrufen: Referenz # Auftragsprüfung.
Die Referenz # Auftragsprüfung befindet sich in der EditTools Multifunktionsleiste im Untermenü Referenzen (A) (B), wo sie als Referenz # Auftragsprüfung aufgeführt ist.
Klicken Sie auf Verweis # Reihenfolge prüfen (B), um das Dialogfeld für das Makro aufzurufen, das hier gezeigt wird:
Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, können Sie die Verweise in jedem Projekt verfolgen, indem Sie die Verweisnummernliste jedes Projekts in einer eigenen Datei speichern und diese Datei dann öffnen, wenn Sie das nächste Mal an dem spezifischen Projekt arbeiten (#1).
Um die Referenznummernliste zu füllen, geben Sie die letzte Referenznummer in einem Dokument in das Feld „Anzahl der Referenzen“ (#2) ein und klicken auf „Liste aktualisieren“ (#3). Wenn Ihr Dokument beispielsweise die letzte Referenznummer 123 enthält, geben Sie 123 in das Feld # of references (#2) ein und klicken dann auf Update the List (#3). Die Zahlen 1 bis 123 erscheinen im Anzeigefeld (#4).
Wenn Ihr Dokument „a,b“-Verweise enthält (z.B. 57a, 62a, 62b, 62c), können Sie diese mit der Funktion Einfügen (#5) zur Liste hinzufügen. Sie geben den einzufügenden „a,b“-Wert in das Feld Einzufügender Wert ein und geben dann entweder die Nummer an, vor der er eingefügt werden soll (Feld Einfügen vor) oder die Nummer, nach der er in der Liste eingefügt werden soll (Feld Einfügen nach). Die Nummer „a,b“ wird dann in der Liste erscheinen. Um z. B. 62b einzufügen, geben Sie 62b in das Feld Einzufügender Wert ein und dann entweder 62c in das Feld Einfügen vor oder 63 in das Feld Einfügen nach – vorausgesetzt, Sie haben bereits 62a, aber nicht 62c in die Liste eingegeben. Um die Zahl einzugeben, klicken Sie auf Einfügen (#5).
Die Zählung (#6) zeigt Ihnen die Gesamtzahl der Verweise an, und wie bei anderen EditTools-Makros haben Sie die Möglichkeit, das Dialogfeld zu speichern, zu speichern & oder zu schließen (#7).
Angenommen, in unserem Beispieldokument gibt es 117 Verweise. Wir würden auf Referenznummer-Reihenfolgeprüfung (B oben) klicken, um unser Dialogfeld zu öffnen, in das wir 117 (#8) eingeben und auf Liste aktualisieren (#9) klicken.
Durch Klicken auf Liste aktualisieren wird das Feld für die Referenznummernliste (#9) ausgefüllt.
Wenn die Referenzliste auch eine Referenz mit der Nummer 102a enthält, wird diese Nummer der Liste hinzugefügt, indem Sie die Nummer in das Feld Wert zum Einfügen (#10) eingeben und entweder 103 in das Feld Einfügen vor (#11) oder 102 in das Feld Einfügen nach (#12) eingeben und dann auf Einfügen (#13) klicken.
Wie hier gezeigt, wird die Nummer 102a automatisch eingegeben (Pfeil). Wenn Sie auf Speichern & Schließen (#14) klicken, wird die Nummernliste gespeichert.
Wenn die Referenznummernabfrage erneut geöffnet wird, erscheint die gespeicherte Nummernliste (wie durch die Aufnahme von 102a in unserem Beispiel gezeigt) und die Zählung zeigt nun die Gesamtzahl der Referenznummern als 118 (#16) an, was unserer ursprünglichen 117 plus der Hinzufügung von 102a entspricht.
Im Auszug aus unserem Beispieldokument wurden die Referenzaufrufe hervorgehoben. Die erste aufgerufene Referenz ist 1 (#17), die wir schon vor langer Zeit gefunden haben; die nächste ist 43 (#17).
Ein Blick auf das Dialogfeld Referenznummer-Reihenfolgeprüfung zeigt uns, dass 43 die nächste Referenznummer ist, die aufgerufen werden sollte (#20), also klicken wir einfach auf die Nummer 43 im Nummernfeld (#20), um sie aus der Liste zu entfernen. Dadurch wird die Nummer 44 an den Anfang der Liste (#21) verschoben, was bedeutet, dass es sich um die nächste erwartete Nummer handelt, die im Dokument gefunden werden soll.
Die nächste Referenznummer in unserem Dokument ist jedoch 47 (siehe #18 oben), nicht die erwartete 44 (#21). Dies zeigt uns, dass die Verweise 44, 45 und 46 nicht in der richtigen Reihenfolge oder gar nicht im Dokument aufgeführt sind. Als Redakteure würden wir die nächsten notwendigen Schritte unternehmen, um dieses Problem zu beheben.
Noch einige andere Punkte: Wenn Sie an dieser Stelle (nachdem 43 aus dem Nummernfeld entfernt wurde) speichern &, Referenz # Auftragsprüfung schließen und Referenz # Auftragsprüfung erneut öffnen, beginnt Ihre Nummernliste immer noch mit 44 als erster Nummer (#22), aber Ihre Zählung (#23) zeigt jetzt die Anzahl der in der Nummernliste verbleibenden Nummern an. Wenn Sie nur speichern, wird die Datei gespeichert, aber die Anzahl (#23) ändert sich nicht. Die Zählung ändert sich, wenn die Datei durch Schließen und erneutes Öffnen aktualisiert wird.
Schließlich können Zahlen in beliebiger Reihenfolge aus dem Zahlenfeld entfernt werden; klicken Sie einfach auf eine Zahl. Wenn Sie versehentlich eine Nummer löschen, fügen Sie sie wieder ein, indem Sie das oben beschriebene Verfahren zum Einfügen einer Nummer anwenden (#10 bis #14).