Sie kommunizieren jeden Tag mit Kollegen, potenziellen Kunden, Ihrem Chef und allen anderen per E-Mail in englischer Sprache.
Selbst wenn man Sie noch nie persönlich getroffen hat, bildet man sich aufgrund Ihrer E-Mails ein Urteil über Sie. Macht Sie das nervös?
Sind Sie immer in Sorge, dass Sie in Ihrer E-Mail einen Fehler machen?
Oder dass Sie nicht die richtigen Worte verwenden?
Heute zeige ich Ihnen 4 Dinge, die Sie falsch machen und wie Sie Ihre Fehler beheben können.
Fehler Nr. 1) Deine Begrüßung ist unangemessen
Deine Begrüßung sollte zu deiner Beziehung zu der Person passen.
Schreibst du an einen Geschäftskollegen?
Einen Freund?
Einen Mentor?
Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail mit dem richtigen Ton eröffnen.
Für einen Geschäftskollegen, potenziellen Kunden oder Chef:
Hallo (Name),
(Name),
Liebe (Name),
Für einen Freund können Sie lockerer sein:
Hey (Name),
Hi (Name),
Fehler Nr. 2) Du kommst zu schnell zur Sache
In der amerikanischen Kultur ist es besser, nicht gleich mit der Nachricht zu beginnen, es sei denn, man befindet sich mitten in einer Reihe von Hin- und Her-E-Mails.
Ich beginne immer mit einem „Dankeschön“. Ich sage „Danke für Ihre E-Mail“, wenn ich auf die E-Mail einer anderen Person antworte. Ich sage „Danke für Ihre Zeit (heute/letzte Woche/am Montag)“, wenn ich mit der Person Zeit verbracht habe, bevor ich die E-Mail geschrieben habe.
Auch ist es oft besser, nicht direkt auf das spezifische Thema einzugehen.
Sondern eine Bemerkung zu machen wie: „Ich hoffe, Ihr Tag ist gut gelaufen.“ „Ich hoffe, du hattest ein schönes Wochenende.“ „
oder
Sie können der Person eine kurze Frage über etwas stellen, das in ihrem Leben oder bei der Arbeit vor sich geht, z.B. „Wie geht es mit Ihrem neuen Projekt voran?“
Nach ein oder zwei Zeilen „Small Talk“ können Sie zum Hauptpunkt Ihrer E-Mail übergehen, aber nicht früher.
Fehler Nr. 3) Du organisierst deine E-Mails oder deine Ideen nicht
In den USA gilt es als unhöflich, die Zeit anderer zu verschwenden.
E-Mails sind die größte Zeitverschwendung von allen.
Wenn du mehr sagst, als du musst, oder wenn du deinen Text nicht kurz und prägnant machst, werden die Leute wütend auf dich sein.
Verwenden Sie Aufzählungspunkte, Zahlen und Leerzeichen.
Verwenden Sie keine langatmige oder blumige Sprache.
Kommen Sie direkt auf den Punkt.
Verwenden Sie die aktive Stimme statt des Passivs.
Fehler Nr. 4: Du sagst den Leuten nicht, was sie tun sollen
Im Geschäftsleben und im Privatleben in den USA ist es wichtig, gegen Ende der E-Mail klar und direkt zu sein.
Was genau soll die Person tun, nachdem sie Ihre E-Mail gelesen hat?
Bis wann soll sie es tun?
Auch wenn Sie eine Aufforderung zum Handeln enthalten, ist sie vielleicht nicht richtig formuliert. Hier sind einige gute Möglichkeiten, der Person zu sagen, was sie tun soll: