Die SharePoint Connect to Outlook-Funktion ist ein hervorragendes Beispiel für die enge Integration zwischen SharePoint und anderen Microsoft-Produkten. Während SharePoint 2013 noch mehr Integration als zuvor bietet, war Connect to Outlook von Anfang an Teil von SharePoint. Welche Vorteile bietet diese einfach zu bedienende Funktion? Durch die Verbindung von Kalendern und anderen SharePoint-Funktionen mit Outlook können Sie Elemente in Outlook durchsuchen und sogar bearbeiten und erstellen. So können Sie mit diesen Elementen arbeiten, ohne die SharePoint-Website öffnen zu müssen.
Mit SharePoint Connect to Outlook mit Kalendern, Kontakten und Aufgaben arbeiten
Abgesehen von E-Mails sind die drei am häufigsten verwendeten Bereiche von Outlook Kalender, Kontakte und Aufgaben. Diese Funktionen haben entsprechende Listen in SharePoint. Daher liegt es auf der Hand, dass jede dieser Listen in SharePoint mit dem entsprechenden Bereich in Outlook verbunden werden kann. Wenn der Benutzer über eine Leseberechtigung für die Liste in SharePoint verfügt, kann er die Elemente in Outlook genauso durchsuchen und öffnen wie in SharePoint. Wenn er in SharePoint über die Berechtigung Contributor verfügt, kann er die Elemente in Outlook auch bearbeiten oder sogar erstellen oder löschen. Unabhängig davon, welche Berechtigungen sie in SharePoint haben, verfügen sie über die entsprechenden Berechtigungen, wenn sie mit dieser Liste in Outlook arbeiten.
So erstellen Sie die Verbindung:
- Gehen Sie zu der gewünschten Liste auf einer SharePoint-Website (z. B. einem Kalender). Klicken Sie in der Multifunktionsleiste „Liste“ auf die Schaltfläche „Mit Outlook verbinden“.
- Abhängig von Ihren Browsereinstellungen wird möglicherweise ein Dialogfeld vom Browser angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie diese Art der Verbindung zulassen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zulassen.
Um den Kalender in Outlook anzuzeigen:
- Navigieren Sie zu Outlook (oder öffnen Sie Outlook, falls es nicht bereits geöffnet ist). Möglicherweise wird ein Dialogfeld von Outlook angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Verbindung zulassen möchten. Klicken Sie auf Ja.
- Der SharePoint-Kalender wird der Gruppe Andere Kalender in der linken Navigationsleiste des Outlook-Kalenders hinzugefügt. Sie können den Kalender anzeigen, indem Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen aktivieren. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um ihn auszublenden.
BONUS-TIPP: Sie können den SharePoint-Kalender mit Ihrem persönlichen Kalender oder anderen Kalendern kombinieren, indem Sie den Überlagerungsmodus verwenden. Dadurch werden die SharePoint-Ereignisse nicht zu Ihrem Kalender hinzugefügt, sondern Sie können alle Ereignisse in einem einzigen Kalendergitter sehen.
Befolgen Sie die gleichen Schritte, um SharePoint-Kontaktlisten mit Ihren Outlook-Kontakten oder SharePoint-Aufgaben mit Outlook-Aufgaben zu verbinden. (HINWEIS: In SharePoint Server 2013 mit aktivierten MySites heißt die Funktion „Sync to Outlook“, und es handelt sich um eine echte Synchronisierungsfunktion. Ihre MySite enthält eine Masterliste aller Ihrer Aufgaben über alle Websites hinweg und einschließlich der Aufgaben in Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook funktioniert auch mit Diskussionsforen, Bibliotheken und mehr
Viele Benutzer wissen, dass sie SharePoint Connect to Outlook verwenden können, um Elemente in Kalendern, Kontakten und Aufgaben anzuzeigen und damit zu arbeiten. Was jedoch oft übersehen wird, ist die Möglichkeit, diese Funktion für andere Listen und sogar Bibliotheken zu verwenden.
In der Ordneransicht in Outlook sehen Sie alle SharePoint-Listen (und Bibliotheken), mit denen Sie verbunden sind. Sie sehen nicht nur die Kalender, Aufgabenlisten und Kontaktlisten, sondern auch alle anderen SharePoint-Listen und -Bibliotheken. Der Titel jeder Verbindung beginnt mit dem Namen der Website oder Unterwebsite, auf der sich die Liste befindet, gefolgt von dem Namen der jeweiligen Liste oder Bibliothek. Auch hier gilt, dass alle Berechtigungen, die Sie für diese Liste in SharePoint haben, in Outlook übernommen werden.
Weitere Informationen über die Arbeit mit SharePoint-Kalendern finden Sie in meinen früheren Blog-Beiträgen Color-Code Events on a SharePoint Calendar und SharePoint Calendar Overlay with a Library or Other List. Bleiben Sie dran für weitere Beiträge zu SharePoint-Kalendern.
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