Athens, Georgia – Das University of Georgia Office of the Registrar hat kürzlich ein neues elektronisches Anfrage- und Nachverfolgungssystem eingeführt, das Studenten und Absolventen, die ihre UGA-Abschriften benötigen, einen verbesserten Service und eine höhere Effizienz bietet.
Das neue E-Transcript-Programm, das von Avow Systems Inc. betrieben wird, ermöglicht es jedem Studenten oder Ehemaligen mit einer 810-Identifikationsnummer, eine beglaubigte PDF-Datei seiner Zeugnisse anzufordern, die entweder an ihn selbst oder an einen Dritten geschickt wird – sei es an einen zukünftigen Arbeitgeber oder eine andere Schule oder Hochschule. Studierende und Ehemalige, denen eine 810-Nummer zugeteilt wurde, können sich in das neue System einloggen.
„Vor der Einführung des elektronischen Abschriftendienstes mussten uns unsere Studierenden und Ehemaligen einen Brief auf Papier schicken, in dem sie die Zusendung ihrer Abschriften beantragten, dann bearbeiteten wir den Antrag in unserem Büro und schickten eine Papierabschrift an den Empfänger“, sagte Jan Hathcote, Registrator der UGA. „Der gesamte Prozess dauerte etwa zwei Wochen, manchmal auch länger, je nachdem, wie lange es dauerte, bis der Antrag auf dem Postweg ankam und bis die Rücksendung ihr Ziel erreichte.“
Im letzten Herbst, nach Hathcote’s neuer Ernennung zum Registrar im Sommer 2011, konnte ihr Büro den ersten Schritt in den E-Transcript-Prozess einbauen, bei dem die Nutzer eine Anfrage über ein Online-Formular senden konnten, woraufhin das Registrar’s Office eine Abschrift in Papierform erstellte und per First-Class-US-Post an den Empfänger schickte.
„Dies beschleunigte den Prozess um mehrere Tage, aber der Prozess war immer noch nicht so effizient, wie wir es uns vorgestellt hatten“, sagte Hathcote. Wir wollten einen besseren Service anbieten, der viel effizienter ist und gleichzeitig Sicherheit und Zuverlässigkeit bietet.“
Am 1. Mai konnten Hathcote und ihre Mitarbeiter den nächsten Schritt zu einem vollständig integrierten elektronischen Prozess machen. In Zusammenarbeit mit Avow Systems Inc., einem Dienstleister für die Zustellung authentischer Dokumente, ermöglicht das neue elektronische Abschriftensystem dem Antragsteller, die Abschrift online zu bestellen und innerhalb weniger Minuten eine zertifizierte PDF-Datei zu erhalten, wodurch die Bearbeitungszeit um mehrere Tage verkürzt wird. Bei der zertifizierten PDF-Datei können sich nur authentifizierte Benutzer – die von der Person, die die Abschrift angefordert hat, benannten Benutzer – anmelden und auf die Abschrift zugreifen.
„Wir hatten einen Studenten, der in unser Büro kam und seine Abschrift zwei Tage später für ein Vorstellungsgespräch benötigte. Wir konnten ihm sein Zeugnis innerhalb weniger Minuten elektronisch zur Verfügung stellen“, so Hathcote, „und er konnte sein Zeugnis gleichzeitig in einem sicheren, zertifizierten PDF-Format an die Person senden, die ihn interviewt hat.“
Ein zusätzlicher Dienst von Avow bietet Verfolgungsfunktionen, so dass der Benutzer den genauen Standort des Zeugnisses kennt. Dadurch wird die Sorge genommen, ob die Unterlagen ordnungsgemäß gesendet und empfangen wurden. Außerdem können Studierende zusätzliche Dokumente wie Lebenslauf, Empfehlungsschreiben und Bewerbungen zusammen mit ihren Zeugnissen anhängen.
Weitere Informationen und die Möglichkeit, elektronische Zeugnisse zu bestellen, finden Sie unter http://www.reg.uga.edu/transcripts.