Als Fundraiser lernen Sie, wie man eine erfolgreiche stille Auktion durchführt. Gerade wenn Sie denken, dass Sie alles im Griff haben, ändern sich die Trends, neue Artikel kommen auf den Markt, die Spender suchen etwas anderes, die Technologie entwickelt sich weiter und vieles mehr. Also passen Sie sich an.
Stille Auktionen sind eine der beliebtesten Möglichkeiten für gemeinnützige Organisationen, Gäste einzubinden und bei Spendenaktionen Geld zu sammeln. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, eine stille Auktion durchzuführen, aber wenn Sie die folgenden Punkte beachten, werden Sie bestimmt Erfolg haben.
1. Rekrutierung und Schulung von Freiwilligen für Ihre stille Auktion
Achten Sie darauf, wen Sie für die Durchführung Ihrer stillen Auktion rekrutieren. Werden die Freiwilligen, die die Auktionsgegenstände beschaffen, auch liefern? Verfügen sie über die nötigen Kontakte, um die von Ihren Spendern gewünschten Artikel oder Erlebnisse zu beschaffen?
Dann müssen Sie an den eigentlichen Tag Ihrer stillen Auktion denken. Werden die Freiwilligen, die sich bereit erklärt haben, an der Kasse oder auf der Tanzfläche zu helfen, anwesend sein? Sind diese Freiwilligen kontaktfreudig und werden sie die Gäste der Veranstaltung ermutigen, bei der Auktion mitzubieten?
2. Schulung der Freiwilligen für die stille Auktion
Es ist nicht nur wichtig, dass Ihre Freiwilligen für die stille Auktion erscheinen, sondern auch, dass sie wissen, was sie tun sollen. Die Schulung Ihrer Freiwilligen ist ein wichtiger Bestandteil im Vorfeld jeder Veranstaltung, vor allem, wenn Sie eine Software für stille Auktionen verwenden.
Die Online-Schulungsakademie von GiveSmart steht allen unseren gemeinnützigen Partnern zur Verfügung, und zwar auf jeder Leistungsstufe. Unser Full-Service-Team für stille Auktionen kommt vor Ihrer Veranstaltung, um den Check-in-Bereich einzurichten, die Gäste in der Software zu schulen, die Ausrüstung bereitzustellen und die Konsistenz zwischen Ihrer Website für stille Auktionen und den auf der Veranstaltung angebotenen Auktionsgegenständen zu gewährleisten.
In der Schulung lernen Freiwillige und Mitarbeiter auch, die GiveSmart-Plattform zu nutzen, damit sie im Namen von Gästen, die Hilfe benötigen, mitbieten und spenden können.
3. Wie Sie Spenden für Ihre stille Auktion einwerben
Neben den freiwilligen Helfern am Abend der Veranstaltung werden Sie wahrscheinlich auch auf einige Freiwillige angewiesen sein, um Spenden für Ihre stille Auktion zu erhalten. Wenn Sie mit der Planung Ihrer stillen Auktion beginnen, ist es wichtig zu entscheiden, wer einen bestimmten Wert an Auktionsgegenständen beschaffen soll.
Diese Ziele sollten klar definiert werden, damit die Freiwilligen und Mitarbeiter für die Erfüllung eines Auktionskatalogs verantwortlich gemacht werden können, der Ihnen hilft, Ihre Spendenziele zu erreichen.
Es lohnt sich auch, darüber zu sprechen, welche Gegenstände oder Erlebnisse Ihre Spender wünschen und woran sie interessiert sind, da dies die Spendensammler leiten wird und letztlich zu einer höheren Bietaktivität führt. Bei sehr begehrten Gegenständen ist die Bereitschaft der Spender, ein Gebot abzugeben, höher als bei Gegenständen (z. B. Geschenkkarten), die einen festen Wert haben.
Die stille Auktion sollte nach Möglichkeit ausschließlich aus Spenden bestehen. Manchmal greifen Organisationen auf Konsignationsunternehmen zurück, wenn sie an schwer zu beschaffende Artikel nicht herankommen (z. B. Hamilton-Karten oder exklusive Urlaubspakete).
Wir empfehlen, bei der Einbeziehung von Konsignationsartikeln strategisch vorzugehen. Es ist wichtig, die Preisstruktur des Konsignationsunternehmens zu kennen und zu wissen, inwieweit die Artikel von den Spendern gewünscht werden. In einigen Fällen können die von Ihnen angebotenen Konsignationsartikel ein neues Publikum für die Veranstaltung anziehen.
Die Wünsche der Spender zu kennen, ist der Schlüssel für eine erfolgreiche stille Auktion.
Wenn Sie Ihre Gemeinde um Spenden für Ihre stille Auktion bitten, können Sie auch das Formular für Artikelspenden auf Ihrer GiveSmart-Website aktivieren. Dieses Formular beschleunigt die Erfassung von Informationen von Spendern und fügt automatisch Artikel zur Warteschlange hinzu, die die Administratoren in den Auktionskatalog hochladen können. Die Nutzung dieser Technologie ermöglicht eine einfache Einreichung von Artikeln für die Auktion und das Hochladen von Bildern von unterwegs, während Sie Artikel importieren.
4. Werbung für Ihre stille Auktion
Die Werbung für Ihre stille Auktion vor der Veranstaltung ist eine gute Möglichkeit, die Gäste für die Artikel und die Veranstaltung selbst zu begeistern. Wenn Sie zum ersten Mal eine Software für mobiles Bieten verwenden, sollten Sie Ihre Gäste darauf hinweisen, dass sie über ihr Handy mitbieten können, damit sie es zur Veranstaltung mitbringen.
Die Plattform für stille Auktionen von GiveSmart ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Gästen per E-Mail oder SMS zu kommunizieren, so dass Sie diese Funktion nutzen können, um Ihre stille Auktion vor der Veranstaltung zu bewerben. Sie können die Auktion auch vor Beginn der Veranstaltung eröffnen, um die Spender zum Mitbieten zu bewegen.
Das Mitbieten im Vorfeld der Veranstaltung ist von Vorteil, da sich die Gäste so an die mobile Plattform gewöhnen, sich auf die Veranstaltung freuen und zum Mitbieten angeregt werden, so dass Sie den Abend mit bereits gesammelten Geldern beginnen können!
5. Stille Auktion online veranstalten
Wenn Sie Ihre Auktion online veranstalten und mobiles Bieten ermöglichen, können die Spender von überall aus teilnehmen. Ihre Organisation, Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen sollten die Auktion auf Facebook, Twitter, Instagram und anderen Plattformen, auf denen sie aktiv sind, teilen.
Dadurch werden nicht nur die typischen Spender zum Spenden animiert, sondern die Auktion erreicht auch neue Zielgruppen in den sozialen Netzwerken. Vielleicht möchten Ihre Freunde im ganzen Land eine Organisation unterstützen, für die Sie sich engagieren, oder sie kennen genau die Person, die für ein signiertes Trikot für einen guten Zweck spenden würde.
6. So richten Sie eine stille Auktion ein
Es ist von Vorteil, eine Homepage für Ihre stille Auktion einzurichten, auf der die Gäste den Ablauf der Veranstaltung, Tickets, Kontaktinformationen, Details zur Auktion und vieles mehr finden können. Eine Landing Page für Ihre Veranstaltung ist die Grundlage für Ihren Erfolg, da Gäste, Spender und Freiwillige nach weiteren Informationen suchen.
GiveSmart bietet Organisationen eine zentrale Anlaufstelle für den Verkauf von Eintrittskarten, Sponsoring, Spenden, Gebote, den Kauf von Waren, die Abwicklung von Zahlungen und die Erstellung von Berichten. Für die Verarbeitung von Zahlungen und die Erstellung von Berichten ist eine Ticketing-Lösung, die sich in Ihre Auktion integrieren lässt, ideal, damit sich die Gäste nur einmal anmelden und bezahlen müssen.
Die physische Einrichtung der Auktion am Veranstaltungstag ist ebenso wichtig wie die digitale. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Auktionsartikel ausstellen, hat direkten Einfluss auf deren Erfolg. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten:
- Beachten Sie den Ort und den Platz, an dem sich die Gäste aufhalten werden.
- Platzieren Sie die Auktion in Sichtweite.
- Stellen Sie sicher, dass genügend Platz vorhanden ist, um die Auktionsartikel zu betrachten.
- Drucken Sie die Auslageblätter in einer gut lesbaren Schriftart.
- Für Erlebnisse oder Zertifikate können Sie direkt von Ihrer GiveSmart-Website aus ein anpassbares Schaublatt ausdrucken, anstatt alle Informationen, die bereits in Ihrem Auktionskatalog vorhanden sind, neu zu schreiben.
7. Durchführung Ihrer stillen Auktion
Am Tag der Veranstaltung sollte der Auktionsbereich ein Highlight sein, und hier kommen die Mitarbeiter oder Freiwilligen der stillen Auktion ins Spiel. Es ist wichtig, dass sie die Gäste ermutigen, sich im Auktionsbereich umzusehen und die Artikel zu durchstöbern, wenn sie ankommen und sich zur Bar begeben.
Wenn die Gäste bieten möchten, können Sie sie auf die Willkommens-SMS verweisen, die sie bei ihrer Ankunft erhalten haben, ihnen anbieten, in ihrem Namen ein Gebot abzugeben, oder ihnen bei Bedarf weitere Anweisungen zum Bieten geben.
Wenn die Veranstaltung fortgesetzt wird, nutzen Sie das Message Center, um mit den Gästen während des Abends zu kommunizieren. Lassen Sie sie wissen, wann es Zeit ist, sich zum Essen zu setzen. Erinnern Sie sie daran, dass für einige Gegenstände noch keine Gebote vorliegen. Fragen Sie sie, ob sie sich über das tolle Urlaubspaket informiert haben. Sagen Sie ihnen, wann das Programm beginnt, oder geben Sie ihnen eine Zeitwarnung, wenn sich die Auktion dem Ende zuneigt.
Freiwillige und Mitarbeiter, die als Bietassistenten fungieren, sollten die Gäste während der gesamten Veranstaltung und über die Cocktailstunde hinaus unterstützen und nachsehen, ob sie Hilfe beim Bieten oder Spenden benötigen.
8. Die Wirkung eines Bietbildes
Während der Veranstaltung können Sie ein Bietbild auf eine Wand oder Projektionsfläche projizieren, das in Echtzeit aktualisiert wird, sobald Gebote eingehen. Dies regt den Wettbewerb im Saal an und informiert die Gäste über den Stand der Gebote, während die Versteigerungsuhr weiter abläuft. Ein ähnliches Spenden- oder Thermometerbild kann während einer digitalen Spendenzusage oder einer Text-to-Donate-Aktion angezeigt werden, so dass jeder den Spendeneingang beobachten kann. Auf diese Weise können Sie die Stimmung im Saal anheizen und zu Spenden in jeder Größenordnung anregen.
9. Wie Sie Ihre stille Auktion beenden
Es ist eine gute Idee, eine Endzeit für Ihre Auktion festzulegen, da dies ein Gefühl der Dringlichkeit schafft und es für die Gäste spannend ist, noch auf der Veranstaltung zu sein, wenn sie erfahren, dass sie gewonnen haben. Wenn die Auktion zu Ende ist, schicken Sie den Gewinnern eine SMS über das Message Center.
Die Gewinner zu filtern und zum Kassenbereich zu leiten, beschleunigt den Kassenvorgang und verhindert Staus am Ende des Abends. Die Gäste wissen, ob sie gewonnen haben, und müssen den Kassenbereich nicht mit Fragen nach den Gewinnern der Auktion bombardieren.
10. Kontaktaufnahme mit den Gästen nach einer stillen Auktion
Dankesschreiben und Steuerquittungen sind nach einer Veranstaltung wichtig. Spender aller Altersgruppen geben jedoch an, dass der Erhalt eines Wirkungsberichts die wichtigste Nachricht ist, die sie im Anschluss an eine Veranstaltung erhalten, so die Community Brands Donor Experience Study. Spender wollen wissen, wie sich ihre Spende direkt auf die Mission Ihrer Organisation ausgewirkt hat – sie wollen sehen, dass sie geholfen haben, etwas zu bewirken.
11. Quittungen ausstellen
Für finanzielle und steuerliche Zwecke sind Quittungen ein Muss. Die Plattform von GiveSmart sendet automatisch Quittungen an Spender und Ticketkäufer, nachdem eine Zahlung auf einer Veranstaltungsseite verarbeitet wurde. Allein diese Funktion erspart den Entwicklungsteams stundenlange Arbeit und den Ärger, die Quittungen manuell zusammenzustellen und zu versenden.
12. Wie Sie den Erfolg Ihrer stillen Auktion auswerten
Nach der Veranstaltung ist es wichtig, zurückzublicken und zu sehen, wie gut die Auktionsartikel abgeschnitten haben. Hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:
- Wie viele Ihrer Gäste haben an der Auktion teilgenommen?
- Wer waren die aktivsten Bieter
- Wie hoch war Ihr ROI?
13. Post-Event-Bericht und Planung für das nächste Jahr
Der Post-Event-Bericht ist wichtig für die Planung des nächsten Jahres. Das Event Dashboard von GiveSmart bietet Echtzeit-Einblicke in Auktionen, Benutzer und Finanzen.
Im Berichts-Hub können Organisationsadministratoren eine Vielzahl von Berichten in Excel-, CSV- und PDF-Formaten herunterladen.
Diese Berichte umfassen:
- Unbezahlte Salden
- Stille Auktionsgebote
- Spenden
- Kartenbestellungen
- Teilnehmer
- Raffles
- Instantartikel, und mehr.
Abschluss
Stille Auktionen sind eine großartige Möglichkeit, Spender einzubinden, einzigartige Erlebnisse zu bieten, Geld zu sammeln und Begeisterung für die Mission Ihrer Organisation zu wecken. Wenn Sie jeder Phase des Prozesses die nötige Aufmerksamkeit schenken, ist maximaler Erfolg und minimaler Stress garantiert, wenn Sie eine Auktion für Ihre Spendenaktion nutzen.
Wir laden Sie ein, unsere Produkte zu erkunden, eine kostenlose Demo zu vereinbaren oder uns zu kontaktieren, wenn Sie neugierig sind, Fragen haben oder mit einem unserer Mitarbeiter in Ihrer Nähe sprechen möchten!
- Autor
- Aktuelle Beiträge
- Champion Fundraiser…und wo man sie findet. – 24. März 2021
- 7 Tipps zum Aufbau einer effektiven Spendenstrategie – 10. März 2021
- Leitfaden für Spendensammler bei Golfturnieren – 16. Februar 2021