3 verschiedene Arten der Zahlungsrückbuchung: Was ist der Unterschied?
Zahlungsrückbuchungen gehören zum Alltag von Händlern. Selbst bei den gewissenhaftesten Einzelhändlern kommt es gelegentlich vor, dass ein Verkauf nicht wie geplant abläuft und der Transaktionsbetrag an den Kunden zurückerstattet wird.
Zahlungsrückbuchungen sind jedoch nicht alle gleich. Die Rückabwicklung selbst ist eine Sache, aber je nach Situation gibt es auch unterschiedliche Nebeneffekte. Die Frage ist in jedem Fall: Wie wird sich die stornierte Transaktion auswirken? Wie können Sie als Händler sicherstellen, dass Sie das beste Ergebnis erzielen?
Zahlungsrückbuchung
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Eine Zahlungsrückbuchung ist eine Situation, in der Gelder aus einer Transaktion auf das Bankkonto des Karteninhabers zurückgezahlt werden. Eine Zahlungsrückbuchung kann auf verschiedene Weise erfolgen und vom Karteninhaber, dem Händler, der akquirierenden oder ausgebenden Bank oder dem Kartennetz veranlasst werden.
Warum wird eine Transaktion rückgängig gemacht?
Woher kommen Zahlungsrückbuchungen? Welche Umstände würden eine Bank dazu veranlassen, Geld vom Konto des Händlers zu nehmen und es dem Karteninhaber zurückzugeben? Es gibt mehrere Gründe für eine Rückbuchung einer Kreditkartenzahlung. Einige sind das Ergebnis eines echten Händlerfehlers, während andere im Ermessen des Kunden liegen.
Ein paar Beispiele, die dazu führen können, dass eine Transaktion rückgängig gemacht wird:
- Der Händler hat bei der Einreichung einer Transaktion den falschen Dollarbetrag angegeben.
- Die Transaktion wurde versehentlich mehr als einmal bearbeitet.
- Die Produktbeschreibung war irreführend oder ungenau.
- Der gekaufte Artikel ist im Rückstand oder nicht auf Lager.
- Der Kunde hat sich nach der Bestellung gegen den Artikel entschieden.
- Der Kunde versucht, etwas umsonst zu bekommen.
Es gibt drei Hauptmethoden, mit denen eine Transaktion rückgängig gemacht werden kann: eine Autorisierungsstornierung, eine Erstattung oder eine Rückbuchung. Natürlich ist keine von ihnen ideal, aber einige Methoden sind deutlich schlechter als andere. Indem wir die Vor- und Nachteile jeder Methode betrachten, können wir eine Methode gegen die anderen abwägen, um die beste Option zu bestimmen.
Methode Nr. 1: Autorisierungsstornierung
Die erste Form der Zahlungsstornierung, die wir besprechen wollen, ist die Autorisierungsstornierung.
Aufgrund der Beschränkungen des ACH-Netzwerks (Automated Clearing House) ist es üblich, dass eine Transaktion vorautorisiert wird, wenn ein Karteninhaber einen Kauf tätigt. Die kartenausgebende Bank sendet eine Nachricht, die sowohl den Kartenverarbeiter als auch den Händler darüber informiert, dass der Karteninhaber über das erforderliche Guthaben oder den erforderlichen Kredit verfügt.
Der Betrag der Transaktion wird für die Autorisierung gesperrt. Solange der Händler den Betrag noch nicht erhalten hat, kann der Karteninhaber den Transaktionsbetrag nicht mehr verwenden. Nach der Abrechnung der Transaktion wird das Guthaben vom Karteninhaber an den Händler überwiesen.
Autorisierungssperre? Zahlungsstornierungen? Rückbuchungen?
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In Anbetracht der Tatsache, dass täglich mehr als 1 Milliarde Kreditkartentransaktionen stattfinden, funktioniert dieses Verfahren insgesamt bemerkenswert gut. Es ist jedoch möglich, eine Transaktion mit falschen Angaben einzureichen… und das führt zu Problemen.
Wenn Sie einen Fehler entdecken, können Sie sich mit Ihrer Bank in Verbindung setzen, um eine Stornierung der Autorisierung zu veranlassen, bevor die Überweisung abgeschlossen ist. Dadurch wird der Verkauf storniert und die Transaktion wird nicht durchgeführt. Dies kann zu weiteren Problemen führen und ist daher nicht die beste Lösung; eine vom Händler veranlasste Autorisierungsstornierung bietet jedoch gewisse Vorteile:
Bessere Kundenzufriedenheit
Es ist eine Sache, wenn eine Transaktion aufgrund eines Autorisierungsfehlers abgelehnt wird, aber eine ganz andere, wenn das Bankkonto eines Kunden durch Ihre Autorisierungsstornierung negativ beeinflusst wird.
Beseitigen Sie organisatorische Unklarheiten
Mit schnellen Autorisierungsstornierungen als Reaktion auf Fehler vermeiden Sie die Verbuchung von Einnahmen, die erst später (wenn überhaupt) eingehen werden. Dadurch erhalten Sie ein klareres Bild der verfügbaren Mittel.
Einnahmen zurückbehalten
Wenn der Kunde die Bestellung nicht erneut aufgeben will, führt die Einleitung einer Genehmigungsstornierung zum Verlust eines potenziellen Verkaufs. Gleichzeitig verringern Sie aber auch das Risiko zusätzlicher Gebühren, verlorener Ware und langfristiger Risiken, die mit Rückbuchungen verbunden sind.
Vertrauenswürdigkeit herstellen
Sie können den Kunden eher halten – und vielleicht die Bestellung zurückgewinnen -, wenn Sie das Geld freigeben und dem Karteninhaber die Situation mitteilen. Wenn eine Stornierung der Autorisierung notwendig ist, ist es für den Kunden besser, wenn er von Ihnen erfährt, was passiert ist, wie Sie das Problem gelöst haben und welchen Nutzen er davon hat.
Methode Nr. 2: Rückerstattung
Die meisten Menschen verstehen das Grundkonzept einer Rückerstattung: Ein Kunde war mit einem Kauf aus dem einen oder anderen Grund unzufrieden, und er möchte sein Geld zurück. Dies geschieht, nachdem eine Transaktion abgewickelt wurde, aber bevor der Kunde eine Klage einreicht.
Eine Rücknahme der Genehmigung storniert den Verkauf vollständig, bevor Geld den Besitzer wechselt. Im Gegensatz dazu handelt es sich bei Rückerstattungen um vollständig abgewickelte Transaktionen.
Anstatt den Verkauf zu annullieren, erstellt der Händler einfach eine neue Transaktion, um einen Betrag zu überweisen, der der Summe der ursprünglichen Transaktion entspricht. Der Vorgang ist ähnlich wie bei einem Kauf, nur in umgekehrter Richtung. Jetzt überweist der Acquirer die zuvor erhaltenen Gelder zurück auf das Konto des Karteninhabers.
Der Nachteil: Sie verlieren nicht nur den Verkauf, sondern auch die Interbankenentgelte für die Transaktion und die Kosten für den Rückversand. Und da der Mega-Einzelhändler Amazon die Erwartungen der Verbraucher immer wieder neu definiert, könnte es nicht mehr lange dauern, bis die Kunden „Rückerstattungen ohne Rückgabe“ erwarten. Das bedeutet, dass Sie auch alle zuvor versendeten Waren verlieren würden.
Methode Nr. 3: Rückbuchung
Wenn Ihr Kunde – und die ausstellende Bank – ein Problem nicht durch eine der ersten beiden Methoden lösen können, können sie auf eine Rückbuchung zurückgreifen, um eine Zahlungsumkehr zu erzwingen.
Von den drei Methoden zur Rückbuchung einer Zahlung sind Rückbuchungen die schlimmsten für Händler. Eine Kreditkartenrückbuchung zieht alle negativen Folgen nach sich, die mit anderen Formen der Rückbuchung von Kreditkartenzahlungen verbunden sind, einschließlich entgangener Umsatzerlöse, Waren, Versandkosten und Interbankenentgelte. Im Gegensatz zu einer Rückgabe haben Rückbuchungen jedoch noch weitere unangenehme Folgen:
Rückbuchungsgebühren
Die Bank erhebt für jede Rückbuchung eine Gebühr zur Deckung der Verwaltungskosten.
Rufschädigung
Jede Rückbuchung erhöht die Wahrscheinlichkeit von Folgestreitigkeiten.
Bedrohung der Nachhaltigkeit
Übermäßige Rückbuchungen können zur Kündigung Ihrer MID führen.
MATCH Listing
Nach der MID-Kündigung könnten Sie für ein Standard-Händlerkonto nicht mehr in Frage kommen und dürfen möglicherweise überhaupt keine Zahlungskarten mehr annehmen.
Wie bereits erwähnt, gibt es eigentlich keine „gute“ Zahlungsrückbuchung, aber Rückbuchungen haben die meisten negativen Folgen. Deshalb ist es wichtig, alles zu tun, um das Rückbuchungsrisiko zu minimieren.
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6 Tipps zur Minimierung der Gefahr einer Rückbuchung
Die beste Methode zur Vermeidung von Rückbuchungen – und von Zahlungsrückbuchungen im Allgemeinen – besteht darin, alles in Ihrer Macht Stehende zu tun, um sicherzustellen, dass Transaktionen wie ursprünglich beabsichtigt durchgeführt werden. Dazu gehört die Implementierung mehrerer bewährter Verfahren in Ihre täglichen Abläufe:
Sicherstellen, dass Informationen korrekt eingegeben werden
Bestimmte Informationsfelder identifizieren und verfolgen Daten mit jeder Autorisierung. Beispiele hierfür sind:
Transaktionskennung (TID)
Verknüpft die Autorisierungsanfrage mit den nachfolgenden Transaktionsnachrichten.
Surface Trace Audit Number
Identifiziert alle Nachrichten, die mit einer Karteninhaber-Transaktion verbunden sind.
Retrieval-Referenznummer
Verknüpft zusätzliche/geschätzte Umsätze mit der ursprünglichen Autorisierungsanfrage.
Kennzeichen für Autorisierungsmerkmale
Gibt eine inkrementelle/geschätzte Transaktionssumme an.
Dauerfeld
Anzahl der voraussichtlichen Tage, für die Gebühren berechnet werden.
Es ist wichtig, dass alle Transaktionsdaten vor der Übermittlung in das richtige Informationsfeld eingegeben werden. Andernfalls kann es passieren, dass der Verkauf beim falschen Karteninhaber landet oder nicht abgeschlossen werden kann.
Senden Sie die Transaktionsdaten umgehend
Lassen Sie die Transaktionen der Karteninhaber nicht mehrere Tage lang liegen, ohne sie zu übermitteln. Jede Transaktion sollte zur Verrechnung weitergeleitet werden, sobald alle Informationen gesammelt und bestätigt werden können, damit der Karteninhaber nicht unvorbereitet mit unzureichenden Mitteln konfrontiert wird. Schlimmer noch, der Karteninhaber könnte die Transaktion vergessen und sie für einen Betrug halten, was zu einer Rückbuchung führen könnte.
Bestätigen Sie das voraussichtliche Abrechnungsdatum
Es ist üblich, nach einer Bestellung eine E-Mail-Bestätigung als eine Art digitale Quittung zu versenden. Diese E-Mail könnte auch Informationen enthalten, die nicht nur einen ungefähren Zeitrahmen für den Versand/die Lieferung festlegen, sondern auch vorschlagen, wann der Kunde mit der Überweisung des Geldes rechnen kann. Auf diese Weise haben die Käufer eine Erinnerung, wenn die Gelder schließlich überwiesen werden.
Verwenden Sie eindeutige Rechnungsbeschreibungen
Die Standard-Rechnungsbeschreibungen werden oft mit Blick auf den stationären Einzelhandel erstellt. Sie enthalten in der Regel die Adresse des Unternehmens, was Käufer im elektronischen Handel verwirren kann. Stattdessen sollte Ihre Rechnungsbeschreibung den Namen des Unternehmens (oder den Markennamen, je nachdem, was besser erkennbar ist), die URL und eine kurze Beschreibung des gekauften Produkts enthalten.
Benutzen Sie inkrementelle & geschätzte Genehmigungen, wenn es angebracht ist
Geschäfte wie Hotelbuchungen und Autovermietungen sind besser dran, wenn sie inkrementelle oder geschätzte Genehmigungen verwenden. Dabei handelt es sich um Genehmigungsanträge auf voraussichtlicher oder aufgeschobener Basis für Gebühren, die sich über einen bestimmten Zeitraum ansammeln können, z. B. Zimmerservice-Bestellungen während eines Hotelaufenthalts. Sobald der Gesamtbetrag bekannt ist, können Sie eine endgültige Genehmigung einreichen.
Bearbeiten Sie Genehmigungsstornierungen schnell
Eine Genehmigungsstornierung ist die beste Möglichkeit, eine Rückbuchung zu vermeiden, wenn Sie einen Transaktionsfehler entdecken. In solchen Fällen sollten Sie den Vorgang so schnell wie möglich abschließen und das Geld des Kunden zurückgeben oder freigeben. So verhindern Sie eine Rückbuchung und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde eine weitere Bestellung aufgibt.
Schnell handeln – Einnahmen sichern
Autorisierungsstornierungen und Rückerstattungen sind nicht gut, aber bei weitem nicht die schlechteste Option. Denken Sie daran, schnell zu handeln, und Sie können vielleicht einen Verkauf retten oder zumindest die Folgen einer Zahlungsrückbuchung vermeiden.
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