La gestión del tiempo es una habilidad. Y como cualquier otra habilidad, se puede mejorar. Y es entonces cuando las actividades de gestión del tiempo resultan útiles.
Le ayudan a afinar sus habilidades de gestión del tiempo. Y así te vuelves más productivo con tu tiempo y con un fuerte equilibrio entre la vida laboral y la personal.
Seamos sinceros:
Muchos de nosotros desearíamos poder etiquetar unas horas extra en el reloj.
Pero la verdad es que sólo tenemos 24 horas en el día para cumplir con nuestros objetivos personales y profesionales.
Y sólo pasamos una pequeña parte de ese tiempo dedicado a nuestra jornada laboral. Hay que ser productivo y hacer las cosas durante ese corto espacio de tiempo.
Y por eso nos quejamos de no tener suficiente tiempo:
- «Nunca termino mis tareas del día» (aquí está mi formato recomendado de lista de tareas)do list format)
- «Mis compañeros de trabajo siempre me interrumpen» (así nunca tienes la oportunidad de completar el Trabajo Profundo)
- «Pierdo mucho tiempo en reuniones inútiles»
- «Paso mucho tiempo cada día procesando el correo electrónico» (aquí tienes cómo transformarlo en un Gmail GTD y la productividad del correo electrónico)
- «Aunque hago muchas cosas, nunca siento que esté progresando» (Productividad = Trabajo con sentido + Progreso)
¿Te suena?
No es de extrañar que la gestión del tiempo sea la habilidad más importante que hay que aprender y dominar.
Entonces, ¿cómo desarrollar buenas habilidades de gestión del tiempo?
Una gran manera de aprender a ser más eficiente en el trabajo es utilizando actividades de gestión del tiempo.
Tabla de contenidos
Las 7 actividades de gestión del tiempo más eficaces para practicar por tu cuenta y con tus compañeros
Aprender nuevas habilidades jugando puede ser mucho más eficiente. Además, es más divertido que buscar recursos de formación que te ayuden a dominar una nueva tarea.
¿Quieres ser más productivo y gestionar mejor tu tiempo?
Aquí tienes las 7 mejores actividades de gestión del tiempo que puedes utilizar para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo.
1. $86.400
A esta primera actividad de gestión del tiempo la llamamos $86.400.
Es un excelente ejercicio para comprender la importancia de utilizar el tiempo de forma inteligente.
Puedes jugar solo o con un grupo de compañeros.
Estas son las reglas:
- Todos tienen 86.400 dólares para gastar
- Puedes hacer cualquier cosa con este dinero, excepto multiplicar su suma actual
- Debes gastarlo en un día. De lo contrario, lo pierde
- Y no puede depositar más dinero por día
Ahora:
Pida a su equipo que escriba cómo gastaría sus 86.400 dólares.
Cuando todos hayan completado su lista, reúna a su equipo y discuta por qué y cómo gastaron el dinero.
Como ya habrá adivinado, esta actividad de gestión del tiempo no tiene que ver con el dinero.
Cada día tiene 86.400 segundos y la forma en que decidas emplearlos marca un mundo de diferencia.
¿Qué ocurre cuando enfocas tu tiempo con este tipo de mentalidad?
Podrás gestionar mejor tus actividades diarias y sacar el máximo partido a las cosas que decidas perseguir.
Escribe este recordatorio y guárdalo cerca de tu espacio de trabajo para que lo recuerdes a diario.
2. Llenar el Tarro «Tarro de Mayo» (también conocido como El Tarro de la Vida)
Este juego se centra más en el uso del tiempo que en el valor del mismo.
Necesitarás:
- Un tarro grande para cada participante
- Materiales como piedras grandes, grava y agua
Ahora:
Pide a tu equipo que llene el tarro con todos los materiales.
¿El objetivo? Intentar meter todo en el tarro.
Cualquier persona que juegue va a poner ciertas cosas en su tarro de forma impulsiva.
Puede que lo llenen primero con agua y grava, dejando poco o ningún espacio para las rocas grandes.
¿La única forma de llenar el tarro de mayo con todos los materiales? Poniendo primero las rocas, después la grava y por último el agua.
Aquí está la lección:
Piensa en tu tarro como si fuera tu día y en tus materiales como si fueran tus tareas.
Tu objetivo diario es averiguar cómo colocar mejor cada elemento en un espacio reducido. Y quieres que todo funcione de forma cohesionada.
Las piedras representan las tareas más importantes. Tus objetivos de toda la vida. Tus ranas. Lo que debes conseguir para mejorar tu trabajo y tu carrera. Incluso sin los guijarros y la arena, el tarro seguiría estando lleno y tu trabajo seguiría teniendo sentido.
Los guijarros son las otras cosas de tu trabajo. Son tareas o proyectos más pequeños pero que siguen aportando valor a tu trabajo.
Por último, el agua son las cosas sin importancia. No significan mucho para tu vida en general. Dedica poco tiempo a ellas.
Si empiezas poniendo arena en el tarro, no tendrás espacio para las rocas o los guijarros.
Esto también es válido para las cosas que dejas entrar en tu vida.
Cuida primero las rocas, las cosas realmente importantes. Establece tus prioridades, porque todo lo demás no es más que agua.
No puedes hacer cosas grandes si te distraes con cosas pequeñas.
3. La visión de conjunto Resolver puzzles a ciegas
Los puzzles son un gran ejercicio de creación de equipos. Utilizados correctamente, también son uno de los mejores ejercicios de gestión del tiempo.
Para este ejercicio, reúnase con un equipo de personas y haga que alguien elija de una caja de rompecabezas.
No mire la imagen del frente. En lugar de eso, echa todas las piezas en la zona en la que estás trabajando y empieza.
Puedes hacer algunos progresos después de empezar. Pero lo más probable es que te esfuerces bastante mientras intentas armar el rompecabezas.
Tómate un momento para pensar y preguntar:
«¿Qué falta aquí?»
Después de forzarte a luchar, encuentra la parte superior de la caja del puzzle. En cuanto todo el mundo vea cómo debe ser el puzzle, montarlo será mucho más fácil.
¿La clave de este juego? Las cosas son mucho más difíciles de hacer sin instrucciones o sin una visión de conjunto.
Lo mismo ocurre cuando te sientas a trabajar sin un objetivo para el día o sin una lista de prioridades. Trabajas a ciegas, lo que es ineficaz y hace que el resto de tus tareas se conviertan en una molestia.
En su lugar, tómate el tiempo necesario para elaborar una lista de tareas antes de ponerte a trabajar.
Aquí tienes un sistema sencillo. Hazte las siguientes preguntas:
- «¿Qué tareas tienes que hacer?»
- «¿Cuánto tiempo te llevará hacer las tareas?»
- «¿Cómo puedes ser más eficiente en las tareas?»
Y podrás aprender a gestionar mejor y potenciar tu productividad.
4. El reto del minuto
Necesitarás un equipo de personas para este ejercicio de gestión del tiempo. Este te enseñará bastante sobre cómo percibes el tiempo y cómo impacta en tu jornada laboral.
Reúnete con un grupo y haz que todo el grupo cierre los ojos, excepto una persona. Esta persona se sitúa a un lado y lleva la cuenta del tiempo.
Ponga un cronómetro y haga que cada individuo cierre los ojos y se siente cuando crea que ha pasado un minuto.
Como ya habrá adivinado, no todos se van a sentar al mismo tiempo. En cambio, todos los participantes pueden sentarse en momentos diferentes.
Lo que esto nos enseña es que nuestra percepción del tiempo puede ser muy diferente del paso real del tiempo. Ciertas tareas pueden llevarnos mucho más tiempo del que creemos, lo que puede desbaratar toda nuestra agenda.
Esto desafía a todos a pensar en cómo están utilizando su tiempo. Y tal vez descubran que no lo están utilizando tan eficazmente como creen.
5. Isla desierta
Durante algún momento de tu vida, puede que te hayan hecho la pregunta:
«Si estuvieras abandonado en una isla desierta y sólo pudieras llevarte tres cosas, ¿qué llevarías?»
Este juego da un pequeño giro a esta pregunta.
Reúne a un grupo de personas y haz que todos imaginen que han quedado atrapados en una isla desierta.
Ahora:
Establece un límite de tiempo. Dé a todos dos minutos para que escriban los objetos que necesitarían llevar a la isla. Explique que obtendrán puntos por los artículos esenciales y que no obtendrán puntos por los artículos no esenciales.
Para muchos, este tipo de juego puede resultar chocante. ¿Por qué?
Bueno, si no estás acostumbrado a gestionar tu tiempo, averiguar tus prioridades y cómo pueden funcionar a tu favor en un tiempo limitado puede ser un reto.
Este juego obliga a todos los jugadores a pensar no sólo en lo que necesitarían, sino en cómo pueden conseguir más puntos en el tiempo requerido.
Esto es muy similar a tu vida profesional.
Si sólo tienes nueve horas para ocuparte de tus tareas y tienes que asegurarte de que estás obteniendo el máximo valor de las tareas que eliges hacer, vas a ser mucho más cuidadoso sobre cómo estás utilizando tus bloques horarios y eligiendo tus tareas.
Esto también te ayudará a identificar las distracciones -como las redes sociales- que pueden estar impidiéndote obtener el máximo valor.
Después de todo, no todo el trabajo añade valor a tu vida.
6. Encontrar el as de espadas
Para este juego de gestión del tiempo, vas a necesitar sólo dos individuos y un líder para jugarlo.
Estas son las reglas:
- Haz que el líder dé a cada jugador dos barajas de cartas.
- Entonces, indica a todos los jugadores que den la vuelta a los mazos y que den un golpe al as cuando lo hayan encontrado.
- El objetivo es encontrar todos los ases más rápido que el otro jugador.
Pero esto es lo que los jugadores no sabrán:
Un mazo se ha barajado de forma que encontrar el as ha sido completamente aleatorio. Pero el otro mazo se ha organizado de manera que todos los ases están en la parte superior del mazo.
Cuando los jugadores comiencen el juego, estará claro que el jugador con el mazo organizado tiene una ventaja injusta sobre el jugador con el mazo mezclado.
Asegúrese de que esta noción se pone en duda, ya que esto es vital para asegurarse de que se reconoce el propósito de este juego.
Dígales a los jugadores que se imaginen que estos mazos de cartas eran horarios.
- Un jugador tiene un horario que es completamente aleatorio. Y eso significa que tienen que pasar por toda la baraja para conseguir su objetivo
- Pero el segundo jugador, en cambio, tiene un horario que ha sido debidamente organizado. Y eso significa que están llegando primero a los objetivos más importantes
Las actividades de gestión del tiempo no consisten en ganar y perder. Pero hay ventajas en asegurarse de que se tiene una programación debidamente organizada de las tareas diarias.
Y ahora los miembros de su equipo pueden aplicar esta lección a su vida profesional y mejorar la forma en que utilizan su tiempo.
7. El polígono ciego
A menudo disponemos de bastante tiempo para preparar ciertas tareas. Pero a veces nos lanzamos sin preparación a proyectos individuales o de grupo.
Esta actividad de gestión del tiempo es una excelente herramienta de enseñanza para esas situaciones.
En este juego, haz que un líder y muchos jugadores se coloquen en un pequeño grupo.
Cada jugador tiene los ojos vendados y un tramo de cuerda. Tendrán que organizar esta cuerda en una forma específica especificada por el líder.
El líder también debe establecer un temporizador para el grupo.
Aquí están las reglas:
- Nadie puede quitarse la venda de los ojos
- Cada individuo debe estar tocando la cuerda en todo momento
Deje que el grupo vaya a formar su forma. Lo más probable es que todos los jugadores se confundan y les cueste formar la forma.
Pero después de terminar el primer juego, repítelo un par de veces más. Esto les permitirá averiguar cómo pueden abordar mejor la tarea.
Este juego obliga a los jugadores a analizar lo bien que están manejando las tareas dentro de un límite de tiempo determinado.
Durante el juego inicial, entran en pánico y tienen un mal rendimiento como resultado. Pero una vez que necesiten habilidades organizativas y analíticas para rendir mejor, descubrirán nuevas y mejores formas de realizar el trabajo.
¿Está buscando desafiarse a sí mismo y a los demás?
Este es un excelente juego para enseñar la gestión del tiempo, la creación de equipos, las habilidades analíticas, las habilidades de liderazgo, las habilidades de resolución de problemas y la productividad.
Actividades de gestión del tiempo: Notas de campo y lecciones
Aquí están los puntos clave de las actividades de gestión del tiempo anteriores:
- El tiempo es limitado. Sólo tienes una cantidad de tiempo en el día. Preste atención a cuánto tiempo tiene y utilice ese tiempo para lograr sus objetivos.
- La organización es la clave del éxito. Un rendimiento rápido no siempre es un rendimiento excelente. Si quieres sacar el máximo partido a tu tiempo, tienes que aprender a organizar y priorizar tus tareas. De lo contrario, corre el riesgo de perder el tiempo y conseguir hacer poco.
- Siempre debe buscar mejores formas de realizar sus tareas. Siempre hay formas de ser más eficiente. Pregúntese: «¿Hay una forma más eficiente de hacer esto?». Esta habilidad le ayudará a manejar mayores cargas de trabajo y a mejorar su rendimiento.
Use estas actividades de gestión del tiempo para mejorar su propio rendimiento y el de su equipo.
¿Quiere mejorar aún más sus habilidades de gestión del tiempo? Aprenda más con mis técnicas de gestión del tiempo y estrategias de gestión del tiempo.