3 Tipos de anulación de pagos: ¿Cuál es la diferencia?
Las anulaciones de pago son un hecho para los comerciantes. Incluso los minoristas más concienzudos experimentan la venta ocasional que no va como estaba previsto, con el importe de la transacción que se devuelve al cliente.
Sin embargo, no todas las reversiones de pago son iguales. La anulación en sí es una cosa, pero también hay diferentes efectos colaterales, dependiendo de la situación. La pregunta en cada caso es: ¿cómo se desarrollará la transacción anulada? ¿Cómo puede usted, como comerciante, asegurarse de obtener el mejor resultado?
Anulación de pago
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Una anulación de pago es una situación en la que los fondos de una transacción se devuelven a la cuenta bancaria del titular de la tarjeta. Una anulación de pago puede llevarse a cabo por varios métodos diferentes y puede ser iniciada por el titular de la tarjeta, el comerciante, el banco adquirente o emisor, o la red de tarjetas.
¿Por qué se anularía una transacción?
¿De dónde proceden las anulaciones de pago? ¿Qué circunstancias pueden llevar a un banco a retirar el dinero de la cuenta del comerciante y devolverlo al titular de la tarjeta? En realidad, hay múltiples razones por las que se puede producir una anulación de un pago con tarjeta de crédito. Algunos son el resultado de un auténtico error del comerciante, mientras que otros se producen a discreción del cliente.
Algunos ejemplos que podrían llevar a la anulación de una transacción:
- El comerciante solicitó un importe en dólares incorrecto al enviar una transacción.
- La transacción se procesó accidentalmente más de una vez.
- La descripción del producto era engañosa o inexacta.
- El artículo comprado está pendiente de entrega o agotado.
- El cliente decidió no comprar el artículo después de realizar el pedido.
- El cliente está intentando conseguir algo gratis.
Hay tres métodos principales por los que se puede anular una transacción: una anulación de autorización, un reembolso o una devolución de cargo. Obviamente, ninguno de ellos es ideal, pero algunos métodos son significativamente peores que otros. Al ver los pros y los contras de cada uno, podemos sopesar un método frente a los otros para determinar la mejor opción.
Método nº 1: Anulación de la autorización
La primera forma de anulación de pagos que vamos a discutir es la anulación de la autorización.
Debido a las limitaciones de la red ACH (cámara de compensación automatizada), es una práctica estándar que una transacción sea preautorizada cuando el titular de la tarjeta realiza una compra. El banco emisor envía un mensaje informando al procesador de la tarjeta y al comerciante de que el titular de la tarjeta dispone de los fondos o del crédito necesarios.
Se aplica una retención de autorización sobre el importe de la transacción. Mientras el comerciante no haya recibido los fondos, el titular de la tarjeta no podrá utilizar el importe de la transacción. Después de liquidar la transacción, los fondos compensados se transfieren del titular de la tarjeta al comerciante.
¿Reservas de autorización? ¿Anulaciones de pago? ¿Reembolsos?
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Considerando que cada día se realizan más de mil millones de transacciones con tarjetas de crédito, este proceso funciona notablemente bien en general. Sin embargo, es posible enviar una transacción con información incorrecta… y eso causa problemas.
Si detecta un error, puede ponerse en contacto con su banco adquirente para iniciar una anulación de la autorización antes de que se complete la transferencia. Esto cancela efectivamente la venta y evita que la transacción se lleve a cabo. Puede dar lugar a otros problemas en el futuro, por lo que no es el mejor resultado; sin embargo, una anulación de la autorización iniciada por el comerciante ofrece ciertas ventajas:
Mejor satisfacción del cliente
Una cosa es que se rechace una transacción debido a un error de autorización, y otra muy distinta es afectar negativamente a la cuenta bancaria de un cliente con su Una anulación de autorización puede evitar muchas consecuencias para el titular de la tarjeta.
Aclarar la confusión organizativa
Con las rápidas anulaciones de autorización en respuesta a los errores, se evita contabilizar ingresos que no se recibirán hasta más tarde (si es que se reciben). Esto le proporciona una imagen más clara de los fondos disponibles.
Mantenga los ingresos
A menos que el cliente quiera volver a enviar un pedido, iniciar una anulación de autorización conllevará la pérdida de una venta potencial. Al mismo tiempo, sin embargo, usted también está reduciendo el riesgo de cargos adicionales, pérdida de mercancía y amenazas de sostenibilidad a largo plazo asociadas con las devoluciones de cargos.
Establezca la confiabilidad
Es más probable que conserve al cliente -y tal vez recupere el pedido- liberando los fondos y comunicando la situación al titular de la tarjeta. Si es necesaria una anulación de la autorización, es mejor que el cliente sepa por usted lo que ha ocurrido, cómo ha resuelto el problema y cómo se beneficia esa persona.
Método nº 2: Reembolso
La mayoría de la gente entiende el concepto básico de un reembolso; un cliente no está satisfecho con una compra por una razón u otra, y esa persona quiere que le devuelvan el dinero. Esto ocurre después de que la transacción se liquide, pero antes de que el cliente presente una disputa.
Una anulación de autorización cancela la venta directamente antes de que el dinero cambie de manos. En cambio, los reembolsos implican transacciones totalmente procesadas.
En lugar de anular la venta, el comerciante simplemente crea una nueva transacción para transferir una cantidad igual al total de la transacción original. El proceso es similar al de una compra pero a la inversa. Ahora, la entidad adquirente transfiere los fondos recibidos previamente a la cuenta del titular de la tarjeta.
La desventaja: no sólo se pierde la venta, sino también las tasas de intercambio gastadas en la transacción y el coste del envío de devolución. Además, como el mega-minorista Amazon sigue redefiniendo las expectativas del consumidor, puede que no pase mucho tiempo antes de que los clientes empiecen a esperar «reembolsos sin devolución». Esto significa que usted también perdería cualquier mercancía enviada previamente.
Método #3: Devolución de cargo
Si su cliente -y el banco emisor- no pueden resolver un problema a través de ninguno de los dos primeros métodos, pueden recurrir a una devolución de cargo para imponer una reversión del pago.
De los tres métodos para revertir un pago, las devoluciones de cargo son las peores para los comerciantes. Un contracargo conlleva todas las consecuencias negativas asociadas a otras formas de anulación de un pago con tarjeta de crédito, incluyendo la pérdida de ingresos por ventas, mercancía, costes de envío y tasas de intercambio. Sin embargo, a diferencia de una devolución, las devoluciones de cargo conllevan otros efectos desagradables:
Tarifas de devolución de cargo
El banco accede a una tarifa por cada devolución de cargo para cubrir los costes administrativos.
Daño a la reputación
Cada devolución de cargo aumenta la probabilidad de disputas posteriores.
Amenazas a la sostenibilidad
Las devoluciones de cargos excesivas podrían dar lugar a la cancelación de su MID.
Localización de MID
Después de la cancelación de MID, usted podría no ser elegible para una cuenta comercial estándar y podría ser incapaz de aceptar tarjetas de pago por completo.
Como mencionamos anteriormente, realmente no hay una «buena» reversión de pagos, pero las devoluciones de cargos traen las consecuencias más negativas. Por eso es importante hacer todo lo que pueda para minimizar el riesgo de devolución de cargos.
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6 consejos para minimizar la amenaza de una anulación
La mejor manera de evitar las devoluciones de cargos -y las anulaciones de pagos en general- es hacer todo lo que esté en su mano para garantizar que las transacciones se mantengan como se pretendía originalmente. Esto implica implementar varias mejores prácticas en sus operaciones diarias:
Asegúrese de que la información se rellena correctamente
Ciertos campos de información identifican y rastrean los datos con cada autorización. Los ejemplos incluyen:
Identificador de transacción (TID)
Enlaza la solicitud de autorización con los mensajes de transacción subsiguientes.
Número de auditoría de rastreo superficial
Identifica todos los mensajes asociados con una transacción del titular de la tarjeta.
Número de Referencia de Recuperación
Enlaza las ventas incrementales/estimadas con la solicitud de autorización original.
Indicador de Características de Autorización
Especifica un total de transacción incremental/estimada.
Campo de duración
Número de días proyectados durante los cuales se tabularán los cargos.
Conseguir todos los datos de la transacción en el campo de información correcto antes de enviarla es vital. De lo contrario, la venta podría terminar con el titular de la tarjeta equivocado, o será imposible de completar.
Someta la información de la transacción con prontitud
No deje que las transacciones del titular de la tarjeta pasen varios días sin ser sometidas. Cada transacción debe enviarse para su compensación tan pronto como se pueda recopilar y confirmar toda la información para que el titular de la tarjeta no se vea sorprendido con fondos insuficientes. Peor aún, el titular de la tarjeta podría olvidarse de la transacción y creer que es un fraude, lo que podría dar lugar a una devolución de cargo.
Confirmar la fecha de compensación prevista
Es una práctica habitual enviar un correo electrónico de confirmación después de un pedido como una especie de recibo digital. Ese mismo correo electrónico podría incluir información que no sólo establezca un plazo aproximado de envío/entrega, sino que también sugiera aproximadamente cuándo puede esperar el cliente que se le transfieran los fondos. De este modo, los compradores tienen un recordatorio cuando los fondos se mueven finalmente.
Utilizar descriptores de facturación claros
Los descriptores de facturación predeterminados se crean a menudo pensando en los comercios minoristas. Tradicionalmente presentan la dirección del negocio, lo que puede confundir a los compradores de comercio electrónico. En su lugar, su descriptor de facturación debería transmitir el nombre del negocio (o el nombre de la marca, lo que sea más reconocible), la URL y una breve descripción del producto comprado.
Utilice autorizaciones incrementales &estimadas cuando sea apropiado
Los negocios como las reservas de hoteles y los alquileres de coches están mejor empleando autorizaciones incrementales o estimadas. Se trata de solicitudes de autorización sobre una base proyectada o suspendida para cargos que podrían acumularse durante un período determinado; pedidos de servicio de habitaciones durante una estancia en un hotel, por ejemplo. Puede presentar una autorización final una vez que se conozca el total.
Procese rápidamente las anulaciones de autorización
Una anulación de autorización es la mejor opción para evitar una devolución de cargos si detecta algún error en la transacción. En esos casos, querrá completar el proceso lo antes posible y conseguir la devolución o liberación de los fondos del cliente. Esto evitará un contracargo y mejorará las probabilidades de que el cliente envíe otro pedido.
Actúe rápidamente y ahorre ingresos
Las anulaciones de autorización y los reembolsos no son geniales… pero están lejos de ser la peor opción. Recuerde actuar rápidamente y podrá salvar una venta, o al menos evitar las consecuencias de una reversión de pago por medio de una devolución de cargo.
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