Un BPA del Programa GSA es un acuerdo establecido por un comprador gubernamental con un contratista del Programa para cubrir necesidades repetitivas de suministros o servicios (FAR 8.405-3). Los BPAs facilitan que el contratista y el comprador cubran necesidades recurrentes teniendo en cuenta los requisitos específicos del cliente, a la vez que utilizan todo el poder de compra del comprador aprovechando los descuentos por cantidad, ahorrando tiempo administrativo y reduciendo el papeleo. Los BPA son beneficiosos para:
Schedule BPAs: A su servicio
Los BPAs del Programa Gubernamental
¿En qué se diferencian los BPAs del Programa?
Establecimiento de los BPAs del Programa
BPA Set Asides
Artículos del Mercado Abierto
Los BPAs del Programa Gubernamental
GSA gestiona varios BPAs que están disponibles para todas las agencias federales. Estos BPAs se establecieron para consolidar una necesidad específica identificada a través de las agencias gubernamentales.
- Iniciativa de abastecimiento estratégico federal BPAs
- Internet FSSI
- Suministros de limpieza y saneamiento
- Mantenimiento, reparación, y operaciones
- Informática y servicios
- Servicios de protección de la identidad
- Fuerza de ventas
- Acuerdos de compra de software (antes SmartBUY)
- Acuerdos de software
- Acuerdos de software de gestión de bases de datos
- Acuerdos de software de gestión empresarial (EMS)
- Acuerdos de software de aseguramiento de la información
- Viajes, Transporte y logística
- Albergue de emergencia
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¿En qué se diferencian los BPA de calendario?
La diferencia entre los Blanket Purchase Agreements (BPAs) «tradicionales» y los BPAs establecidos bajo el Programa GSA Schedules es que los BPAs «tradicionales» están sujetos a los requisitos de FAR Parte 13. La Parte 13 de las FAR no se aplica a los BPAs del Programa de la GSA, excepto por FAR 13.303-2(c), que establece que «se pueden establecer BPAs con contratistas del Programa de Suministros Federales de la GSA…», FAR 8.405-3 establece que las actividades ordenantes pueden establecer BPAs bajo cualquier contrato del Programa para cubrir necesidades recurrentes.
Considere las ventajas de utilizar los Programas de la GSA: ahorro de costes, tiempo y esfuerzo administrativo, además de flexibilidad, transparencia y control de la adquisición.
Empezando por estas ventajas, considere la posibilidad de establecer BPAs – y cuántos BPAs establecer – y evalúe varios factores específicos de la agencia, pero incluyendo:
- El alcance y la complejidad de la(s) necesidad(es);
- La frecuencia/número total de las necesidades previstas que se colocarán bajo el(los) BPA(s) – incluyendo todos los usuarios previstos/actividades de pedido;
- Los beneficios de la competencia continua y la necesidad de comparar periódicamente múltiples enfoques técnicos o precios;
- El coste administrativo de los BPA frente a la El coste administrativo de los BPAs frente a la posibilidad de establecer y utilizar procedimientos de pedido aún más rápidos y simplificados a partir de los nuevos procedimientos de pedido del Programa; y
- Las cualificaciones técnicas de los contratistas del Programa disponibles.
Determinación del Mejor Enfoque de Adquisición y BPAs del Programa
FAR 17.5, Interagency Acquisition, requiere que las agencias preparen una Determinación del Mejor Enfoque de Adquisición cuando utilicen el contrato de otra agencia. Este requisito se aplica a los pedidos del programa que superen los 550.000 dólares de valor, e incluye los pedidos contra los BPA del programa.
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Establecimiento de los BPA del programa
Al establecer los BPA del programa de adjudicación única o múltiple, un comprador debe seguir los procedimientos descritos en FAR 8.405-3. El resultado es que el comprador generalmente solicita y recibe cotizaciones de al menos tres fuentes y busca reducciones de precios antes de establecer un BPA de Programa de la GSA.
Si el comprador sólo solicita una fuente (es decir, una «fuente única»), la actividad de pedido debe justificar su acción de acuerdo con FAR 8.405-6, Justificación y aprobación de fuentes limitadas. Al establecer un BPA de «fuente única», el comprador ha restringido la consideración del número de contratistas que podrían recibir tanto el BPA como los pedidos resultantes. Por lo tanto, el comprador debe cumplir con los requisitos de justificación y aprobación de fuentes limitadas de FAR 8.405-6 en el momento de la adjudicación del BPA.
Términos y condiciones
Cuando se establece un BPA de horario, todos los términos y condiciones del contrato de horario fluyen hacia el BPA. Los compradores no pueden alterar o adaptar los términos y condiciones del contrato Schedule, pero pueden añadir términos y condiciones a nivel de agencia y local que no entren en conflicto con los términos y condiciones del contrato Schedule.
Las disposiciones y cláusulas que se añaden habitualmente abordan temas como los conflictos de intereses en la organización y la aprobación de subcontratistas o personal clave. Otras consideraciones a nivel de pedido pueden incluir plazos de entrega más rápidos y descuentos en los precios.
Cuando exista una duda sobre si los términos adicionales del BPA del Programa GSA entran en conflicto con el contrato del Programa GSA, el comprador debe ponerse en contacto con el oficial de contratación de la GSA.
Aprobación de BPA de adjudicación única
No se podrá adjudicar ningún BPA de adjudicación única con un valor estimado superior a 112 millones de dólares, incluidas las opciones, a menos que el jefe de la agencia determine por escrito que:
- Los pedidos previstos en el BPA están tan íntimamente relacionados que sólo una única fuente puede realizar razonablemente el trabajo;
- El BPA prevé únicamente pedidos a precio fijo, que incluyen:
- Productos o servicios (tareas específicas a realizar) con precios establecidos en el BPA; y
- Sólo una fuente está calificada y es capaz de realizar el trabajo a un precio razonable para el Gobierno, o es necesario en el interés público adjudicar el BPA a una sola fuente por circunstancias excepcionales.
Limitaciones de tiempo
Los BPAs de adjudicación múltiple no deben superar los cinco años de duración, pero pueden hacerlo para cumplir con los requisitos del programa (FAR 8.405-3(d)(1)).
Un BPA de adjudicación única no debe superar un año de duración, pero puede tener hasta cuatro opciones de un año.
Un contratista del Programa podrá recibir un BPA que se extienda más allá de la duración actual de su contrato del Programa (o un BPA que contenga opciones que se extiendan más allá de la duración actual del contrato del Programa) si quedan períodos de opciones en el contrato del Programa que, si se ejercen, cubren el período de ejecución del BPA, incluyendo cualquier opción(es).
Cualquier pedido emitido (incluyendo sus opciones de pedido) contra un BPA existente antes de que el BPA expire tendrá su propio período de ejecución (incluyendo las opciones de pedido). Deberá completarse (incluidas las opciones de pedido) de acuerdo con la cláusula 52.216-22(d) de las FAR sobre contratos programados, que establece,
«Cualquier pedido emitido durante el período de vigencia de este contrato y no completado dentro de dicho período deberá ser completado por el contratista dentro del plazo especificado en el pedido. El contrato regirá los derechos y obligaciones del contratista y del gobierno con respecto a esa orden en la misma medida que si la orden se completó durante el período de vigencia del contrato, siempre que el contratista no estará obligado a realizar ninguna entrega en virtud de este contrato después de la finalización de la orden del cliente, incluyendo las opciones, 60 meses después de la expiración del período de pedido básico del contrato.»
Colocación de pedidos
Cuando un comprador establece un BPA contra un contrato GSA Schedule, los pedidos colocados bajo el BPA cumplen con los requisitos de la Ley de Competencia en la Contratación de 1984 (CICA) para la competencia plena y abierta cuando los procedimientos de pedido GSA Schedule BPA se siguen en 8.405-3(c).
Revisión anual
El comprador llevará a cabo una revisión anual del BPA del Programa GSA para determinar si:
- El contrato del Programa subyacente sigue en vigor
- El BPA sigue representando el mejor valor
- Se han superado las cantidades/importes estimados y pueden obtenerse reducciones de precio adicionales.
El comprador documentará los resultados de su revisión.
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BPA Set Asides
A discreción del comprador, los BPA pueden ser reservados para los siguientes tipos de pequeñas empresas:
- Pequeñas empresas
- Empresas 8(a) (las agencias deben trabajar con la SBA para completar el proceso de oferta y aceptación)
- Pequeñas empresas HUBZone
- Pequeñas empresas propiedad de veteranos discapacitados
- Pequeñas empresas propiedad de veteranos discapacitadosPequeñas empresas propiedad de veteranos discapacitados
- Pequeñas empresas propiedad de mujeres en situación de desventaja económica
- Pequeñas empresas propiedad de mujeres elegibles bajo el Programa de Pequeñas Empresas Propiedad de Mujeres
Los procedimientos en 8.405-3 deben ser seguidos para BPA set asides. La investigación de mercado proporcionará información sobre si tres o más titulares de horarios dentro de una de las categorías indicadas de pequeñas empresas pueden proporcionar los productos y/o servicios requeridos.
Alternativamente, las actividades de pedido pueden considerar el estatus socioeconómico al identificar contratistas para su consideración o competencia para la adjudicación de un pedido o BPA. Como mínimo, las actividades de pedido deben considerar, si está disponible, al menos una pequeña empresa, una pequeña empresa propiedad de veteranos, una pequeña empresa propiedad de veteranos discapacitados, una pequeña empresa de HUBZone, una pequeña empresa propiedad de mujeres o una pequeña empresa en desventaja (FAR 8.405-5).
Si un BPA se reserva para otros tipos de pequeñas empresas, la documentación del expediente debe incluir la investigación de mercado realizada junto con los programas considerados para la adjudicación.
Asignación de pedidos en el marco de un BPA sin asignación
Si se establecen BPAs de adjudicación múltiple sin el uso de asignaciones, los pedidos en el marco de dichos BPAs pueden ser asignados, siempre y cuando se notifique adecuadamente en el momento de la adjudicación del BPA que la actividad ordenante puede, a su discreción, realizar asignaciones. Cuando se realicen pedidos de reserva con respecto a los BPA, las actividades ordenantes deberán seguir las siguientes directrices:
Cuando se realicen pedidos de reserva con respecto a los BPA, tenemos las siguientes directrices:
- Los BPAs existentes de adjudicación múltiple, o los BPAs que se establecieron sin notificar previamente a los posibles titulares de los BPAs que se podrían realizar pedidos de reserva con respecto a los BPAs, no deberían tener pedidos de reserva. Los procedimientos para la realización de pedidos en el marco de los BPA se desprenden de FAR 8.405-3(c) y exigen que la actividad ordenadora ofrezca una «oportunidad justa» a todos los titulares de los BPA.
- Los BPA de adjudicación múltiple recientemente establecidos pueden utilizar la reserva de pedidos cuando:
- El RFQ del BPA establece claramente que el/los comprador/es puede/n determinar la reserva de pedidos de tareas o entregas, tal y como se describe en los procedimientos de pedido contenidos en la solicitud de ofertas del BPA y de acuerdo con FAR 8.405-3(c)(2); y
- Hay suficiente competencia entre los titulares del BPA para que los pedidos de tareas o entregas resultantes cumplan plenamente con los requisitos normativos citados anteriormente. La forma más fácil de cumplir con estos requisitos es establecer un número más que adecuado de BPA para cubrir la amplitud y profundidad de las órdenes de entrega de tareas previstas, y al menos tres fuentes serán competidores viables para cada tarea u orden de entrega; o
- El comprador ha documentado adecuadamente la consideración restrictiva de acuerdo con los requisitos de FAR 8.405-6, y ha generado una justificación de fuentes limitadas.
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Artículos del mercado abierto
De acuerdo con los términos de los contratos del Programa de la GSA, los contratistas tienen la capacidad de presentar solicitudes para agregar suministros o servicios que estén dentro del alcance de sus contratos existentes. Por lo tanto, los compradores pueden ponerse en contacto con los contratistas del Programa para solicitar que se añadan a sus contratos del Programa de la GSA los artículos del mercado abierto que están dentro del alcance.
Los artículos del mercado abierto también se conocen como artículos incidentales, artículos fuera del contrato, artículos fuera del Programa y artículos que no están dentro del alcance del Programa del contratista y no pueden añadirse al contrato. De acuerdo con FAR 8.402(f), por conveniencia administrativa, un oficial contratante comprador puede agregar artículos que no estén en el contrato del Programa GSA -es decir, artículos del mercado abierto- a un BPA del Programa GSA o a una tarea individual u orden de entrega sólo si:
- Se han seguido todas las regulaciones de adquisición aplicables relativas a la compra de los artículos que no están en el contrato del Programa GSA (por ejemplo, publicidad (FAR Parte 5), requisitos de competencia (FAR Parte 6), adquisición de artículos comerciales (FAR Parte 12), métodos de contratación (FAR Partes 13, 14 y 15) y programas para pequeñas empresas (FAR Parte 19));
- El oficial de contratación comprador ha determinado que los precios de los artículos no incluidos en el contrato GSA Schedule son justos y razonables;
- Los artículos están claramente etiquetados en el pedido como artículos no incluidos en el contrato GSA Schedule; y
- Todas las cláusulas aplicables a los artículos no incluidos en el contrato GSA Schedule están incluidas en el pedido.
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