Si quieres aprender a crear una nueva carpeta en SharePoint, sigue los pasos ilustrados y podrás personalizar y gestionar las carpetas de tu sitio web. Las carpetas de SharePoint le proporcionan a uno opciones sobre cómo agrupar y gestionar el contenido de su sitio contenido en una lista o biblioteca. Los sitios de SharePoint que tienen una gran cantidad de contenido deben utilizar carpetas con el fin de agrupar y clasificar fácilmente las categorías de contenido para facilitar la identificación y evitar confusiones.
Cómo crear una nueva carpeta en SharePoint
Crear una carpeta básica en su sitio de SharePoint es muy fácil. Por defecto, SharePoint está personalizado para mostrar el menú de nueva carpeta en la biblioteca de su sitio, pero no aparece en las listas a menos que el administrador habilite las listas. Si desea añadir el menú de la nueva carpeta a una lista, debe cambiar la configuración avanzada de la lista de su sitio web.
- Para ello haga clic en el nombre de una lista situada en las opciones de inicio rápido
- En el nuevo menú haga clic en nueva carpeta
- Cree la carpeta y nómbrela con un nombre adecuado que cubra su categoría
Cómo organizar los elementos en subcarpetas y carpetas para facilitar el acceso
Si una lista o biblioteca tiene muchos elementos que son similares o confusos de una manera particular, utilice carpetas para organizar el contenido dentro de la lista o biblioteca. Un buen ejemplo de carpetas de grupo incluyen; departamentos, categorías, proyectos, rangos de edad, subgrupos alfabéticos y listados alfabéticos. Las carpetas ayudan a los usuarios del sitio de SharePoint a gestionar fácilmente los archivos de una manera muy profesional.
Por defecto, las listas y bibliotecas de SharePoint permiten la vista de carpetas para todas las listas o bibliotecas sin un filtro. Esta opción le ayuda a elegir la carpeta de archivos adecuada e insertar nuevos elementos. Tener varias carpetas en su sitio le permite añadir correctamente elementos y contenidos desde dentro o fuera de su sitio. Aunque puede reorganizar fácilmente los elementos en diferentes carpetas de bibliotecas utilizando el explorador de ventanas estándar, no hay una forma automática para que los nuevos usuarios muevan los elementos entre las carpetas de una lista.
Aunque la lista o las bibliotecas no se muestran en la sección de documentos del inicio rápido, los propietarios de sitios web con permisos para editar o diseñar el sitio pueden habilitar la vista de árbol que muestra la sección de contenido del sitio en el inicio rápido. Dependiendo del diseño de su sitio web, puede considerar el uso de carpetas, así como de vistas, ya que ayudan a permitir que el contenido se filtre, se ordene de múltiples maneras y se agrupe de manera diferente.
Cómo agregar una carpeta a una lista
Si está aprendiendo a crear una nueva carpeta en SharePoint, también podría estar interesado en aprender cómo puede agregar esa carpeta a una lista. Por defecto, el comando de nueva carpeta no está disponible en las listas. Un usuario con permisos de diseño en las listas de SharePoint puede añadir nuevas carpetas a una lista cambiando algunos ajustes avanzados de la lista.
- Si tiene el permiso necesario navegue hasta el sitio web que contiene las listas a las que quiere añadir nuevas carpetas.
- Haga clic en el nombre de una lista concreta situada en el inicio rápido. Si no puede hacerlo, haga clic en site-settings >> site-contents y busque el título de su lista.
- En las cintas, haga clic en la pestaña items- y luego, new-group. haga clic en new-folder.
- En el cuadro de diálogo de nueva carpeta, escriba un nombre de carpeta en el cuadro de nombre y haga clic en Aceptar.
Cómo eliminar una carpeta contenida en una lista o biblioteca
Al eliminar las carpetas de las listas se borran todos los archivos, subcarpetas y documentos que contiene. Debe tener siempre cuidado al realizar esta opción para no borrar carpetas importantes y críticas de su sitio web de SharePoint. Considere la posibilidad de copiar las carpetas a un destino en su escritorio en caso de que pueda necesitarlas en el futuro.
Si tiene los permisos para editar y crear nuevas carpetas de un sitio en particular, puede realizar las siguientes acciones para eliminar permanentemente las carpetas. Un servidor de sitios web que lleva pocas carpetas responde más rápido que un servidor que aloja miles de carpetas. Es muy importante asegurarse de que su servidor web de SharePoint sólo contiene carpetas útiles. Si su servidor contiene algunas carpetas de lista irrelevantes, considere la posibilidad de eliminarlas.
- Navegue a su sitio web que contiene la lista o biblioteca que contiene una carpeta que desea eliminar.
- Haga clic en el nombre de la carpeta en las opciones de inicio rápido.
- Confirme la carpeta a eliminar haciendo clic en su fila.
- En la pestaña de elementos del grupo de gestión, haga clic en eliminar elemento o eliminar documento.
- Su carpeta se eliminará permanentemente.
Cómo crear una nueva carpeta en una biblioteca
Por defecto, la creación de una nueva carpeta en una biblioteca aparece en un comando de esa biblioteca. Si tiene los permisos de diseño de su sitio, puede cambiar la configuración avanzada y crear carpetas de otra manera civilizada que desee.
- Para crear una nueva carpeta navegue hasta el sitio que contiene la biblioteca que desea añadir una nueva carpeta.
- En la opción de inicio rápido haga clic en el nombre de la biblioteca.
- En las cintas, haga clic en la pestaña elementos y luego, nuevo-grupo. Haga clic en nueva carpeta.
- En el cuadro de diálogo de nueva carpeta, escriba un nombre de carpeta en el cuadro de nombre y haga clic en Aceptar.
Cómo mover el documento a nuevas carpetas creadas en su biblioteca o lista
A diferencia de otras versiones anteriores de SharePoint, el SharePoint 2013 viene con nuevas características que le permite arrastrar y soltar fácilmente los archivos en las carpetas. No se puede arrastrar y soltar archivos en carpetas en las versiones 2010, 2007 de SharePoint y por lo tanto debe copiar-pegar directamente de forma manual. Mover múltiples archivos o documentos a una nueva carpeta ha sido un gran reto para los usuarios que utilizan las versiones antiguas de SharePoint. SharePoint 2013 viene con una nueva función de arrastrar y soltar que permite copiar fácilmente las carpetas, archivos y documentos contenidos en un sitio de SharePoint. Con la función de arrastrar y soltar, puede copiar varios documentos de una lista a otra.
1. Para arrastrar y soltar archivos y documentos, abra las carpetas y todos los lugares que le gustaría copiar elementos.
2. Cambie el tamaño de las ventanas de las carpetas a ventanas pequeñas y organícelas en su pantalla de manera que ninguna ventana esté encima de otra.
3. Arrastre y suelte los documentos y archivos a los destinos de las carpetas que desee.
Las carpetas son muy importantes ya que ayudan a categorizar los documentos y archivos para facilitar el acceso. Utilice el tutorial anterior para crear y eliminar carpetas en su sitio. Una vez que realice los procedimientos anteriores, le resultará fácil mantener las carpetas de su sitio de SharePoint y también aprenderá a crear una nueva carpeta en SharePoint.
