Como recaudador de fondos, está aprendiendo a realizar una subasta silenciosa con éxito. Justo cuando cree que lo tiene claro, las tendencias cambian, aparecen nuevos artículos de moda, los donantes buscan algo diferente, la tecnología evoluciona, etc. Las subastas silenciosas son una de las formas más populares de atraer a los invitados y recaudar dinero en los eventos de recaudación de fondos. Hay una variedad de maneras de ejecutar una subasta silenciosa, pero si usted recuerda los puntos clave a continuación, usted está obligado a ver el éxito.
1. Reclutamiento y formación de voluntarios para su subasta silenciosa
Tenga en cuenta a quién recluta para llevar a cabo su subasta silenciosa. ¿Los voluntarios que adquieren los artículos de la subasta van a cumplir con su cometido? ¿Tienen los contactos que usted necesita para conseguir los artículos o experiencias imprescindibles que desean sus donantes?
A continuación, debe pensar en el día real de su subasta silenciosa. ¿Estarán los voluntarios que dijeron que ayudarían en la caja, o en la pista de baile? ¿Son estos voluntarios extrovertidos y animarán a los invitados al evento a pujar en la subasta?
2. Cómo formar a los voluntarios de la subasta silenciosa
No sólo es clave que sus voluntarios de la subasta silenciosa aparezcan para ayudar a maximizar la subasta silenciosa, sino que sepan qué hacer. La formación de sus voluntarios es un componente importante antes de cualquier evento, especialmente si está utilizando un software de subasta silenciosa.
La academia de formación online de GiveSmart está disponible para todos nuestros socios sin ánimo de lucro, en cualquier nivel de servicio. Nuestro equipo de servicio completo de subastas silenciosas llega antes de su evento para ayudar a preparar la zona de registro, formar a los invitados en el software, proporcionar equipos y garantizar la coherencia entre su sitio web de subastas silenciosas y los artículos de subasta disponibles en el evento.
La formación también enseña a los voluntarios y al personal a utilizar la plataforma GiveSmart para que puedan pujar y donar en nombre de los invitados que puedan necesitar ayuda.
3. Cómo solicitar donaciones para su subasta silenciosa
Además de los voluntarios de la noche del evento, es probable que cuente con algunos voluntarios para obtener donaciones para su subasta silenciosa. Cuando comience a planificar su subasta silenciosa, es importante decidir quién va a solicitar un determinado valor de artículos para la subasta.
Estos objetivos deben estar claramente definidos para que los voluntarios y el personal sean responsables de cumplir con un catálogo de subastas que le ayude a alcanzar sus objetivos de recaudación de fondos.
También vale la pena discutir qué artículos o experiencias quieren y están interesados sus donantes, ya que esto guiará a los solicitantes de donaciones y, en última instancia, conducirá a una mayor actividad de pujas. Los artículos muy codiciados aumentarán las cantidades que los donantes están dispuestos a pujar, en comparación con los artículos (como las tarjetas de regalo) que tienen un valor fijo.
Su subasta silenciosa debe estar compuesta en su totalidad por donaciones, si es posible. A veces, las organizaciones recurren a empresas de consignación cuando no pueden conseguir artículos que son más difíciles de conseguir (por ejemplo, entradas para Hamilton o paquetes de vacaciones exclusivos).
Recomendamos adoptar un enfoque estratégico a la hora de incorporar artículos en consignación. Es importante entender la estructura de precios de la empresa de consignación y la medida en que sus artículos son deseados por los donantes. En algunos casos, los artículos de subasta en consignación que usted ofrece pueden atraer a un nuevo público al evento.
Entender lo que quieren los donantes es clave a la hora de organizar una subasta silenciosa de éxito.
Mientras se dirige a su comunidad en busca de donaciones para su subasta silenciosa, también puede habilitar el formulario de donación de artículos en su sitio GiveSmart. Este formulario agiliza la recogida de información de los donantes y añade automáticamente los artículos a la cola para que los administradores los carguen en el catálogo de la subasta. Utilizar la tecnología de esta manera permite enviar fácilmente los artículos a la subasta y cargar imágenes móviles sobre la marcha a medida que se importan los artículos.
4. Cómo promover su subasta silenciosa
Promover su subasta silenciosa antes de su evento es una gran manera de entusiasmar a los invitados con los artículos y el evento en sí. Si es la primera vez que utiliza un software de puja móvil, es importante informar a los invitados de que van a pujar en sus teléfonos para que se acuerden de llevarlos al evento.
La plataforma de subastas silenciosas de GiveSmart le permite comunicarse con los invitados a través de correo electrónico o mensajes de texto, por lo que puede utilizar esta función para promocionar su subasta silenciosa antes de su evento. ¡También puede abrir la subasta antes de que comience el evento para involucrar a los donantes en la puja previa.
Pedir con antelación al evento es beneficioso porque hace que los invitados se acostumbren a la plataforma móvil, los entusiasma para el evento, y compromete la puja, lo que le permite iniciar la noche del evento con el dinero ya recaudado!
5. Organizar la subasta silenciosa en línea
Alojar la subasta en línea con pujas móviles permite a los donantes participar desde cualquier lugar, por lo que es una gran idea promocionar los artículos de la subasta y la página de donaciones en las redes sociales. Su organización, el personal y los voluntarios deben compartir la subasta en Facebook, Twitter, Instagram y cualquier otra plataforma en la que estén activos.
Esto animará a la gente más allá de su grupo típico de donantes a donar, ya que la subasta llegará a nuevas audiencias a través de las redes sociales. Tal vez sus amigos de todo el país quieran apoyar a una organización con la que usted está involucrado, o conocen a la persona que derrochará en esa camiseta firmada por una buena causa.
6. Cómo configurar un evento de subasta silenciosa
Es beneficioso tener una página de inicio para su evento de subasta silenciosa a la que los invitados puedan acudir para conocer el itinerario del evento, las entradas, la información de contacto, los detalles de la subasta y más. Una página de aterrizaje para su evento le prepara para el éxito cuando los invitados, donantes y voluntarios busquen más información.
GiveSmart proporciona a las organizaciones un centro para vender entradas, patrocinios, hacer donaciones, pujar por artículos, comprar mercancía, procesar pagos y realizar informes. Para procesar los pagos y los informes, es muy bueno tener una solución de venta de entradas que se integre con su subasta, de modo que los invitados sólo tengan que iniciar sesión y pagar una vez.
La configuración física de la subasta el día del evento es tan importante como la digital. La forma de exponer los artículos de la subasta tendrá un impacto directo en su rendimiento. He aquí algunos aspectos a tener en cuenta:
- Tenga en cuenta la ubicación y el espacio cuando piense en los lugares en los que se mezclarán los invitados.
- Coloque la subasta a la vista.
- Asegúrese de que hay espacio para examinar los artículos de la subasta.
- Imprima las hojas de presentación con una fuente legible.
- Para experiencias o certificados, puede imprimir una hoja de exhibición personalizable directamente desde su sitio GiveSmart en lugar de volver a escribir toda la información que ya existe dentro de su catálogo de subasta.
7. Dirigir su evento de subasta silenciosa
El día del evento, el área de subasta debe ser un punto destacado, y aquí es donde el personal de la subasta silenciosa o los voluntarios entran en juego. Es importante que animen a los invitados a recorrer la zona de la subasta y a echar un vistazo a los artículos a medida que llegan y se dirigen al bar.
Si los invitados quieren pujar, puede dirigirlos al mensaje de texto de bienvenida que recibieron al llegar, ofrecerles hacer una puja en su nombre o proporcionarles más instrucciones sobre cómo pujar, si es necesario.
A medida que el evento continúe, utilice el Centro de Mensajes para comunicarse con los invitados durante toda la noche. Hágales saber cuándo es el momento de sentarse a cenar. Recuérdeles que algunos artículos pueden no tener ofertas todavía. Pregúntales si han comprobado el impresionante paquete de vacaciones. Dígales cuándo está a punto de comenzar el programa, o avíseles a medida que la subasta va llegando a su fin.
Los voluntarios y el personal que actúen como asistentes de pujas deben seguir apoyando a los invitados durante todo el evento, más allá de la hora del cóctel, comprobando si necesitan ayuda para pujar o hacer donaciones.
8. El impacto de un visual de pujas
Mientras el evento está en marcha puede proyectar un visual de pujas en una pared o en una pantalla de proyección que se actualice en tiempo real a medida que llegan las pujas. Esto fomenta la competencia en la sala y actualiza a los invitados sobre la situación de las pujas a medida que el reloj de la subasta va disminuyendo. Se puede mostrar una imagen similar de donaciones o un termómetro durante una promesa digital o un texto de donación para que todo el mundo pueda ver cómo llegan las donaciones. Es una gran manera de crear emoción en la sala y animar a que se hagan donaciones de todos los tamaños.
9. Cómo terminar su subasta silenciosa
Es una buena idea establecer una hora de finalización para su subasta, ya que crea una sensación de urgencia y es emocionante para los invitados que todavía están en el evento cuando descubren que son ganadores. Cuando la subasta termine, envíe un mensaje de texto a los ganadores a través del Centro de Mensajes.
Filtrar y dirigir a los ganadores a la zona de pago agilizará el proceso de pago y eliminará la congestión al final de la noche. Los invitados sabrán si han ganado y no tendrán que bombardear la zona de caja preguntando por los ganadores de la subasta.
10. Seguimiento de los invitados después de una subasta silenciosa
Es importante enviar notas de agradecimiento y recibos de impuestos después de un evento. Sin embargo, los donantes de todas las edades dicen que recibir un informe de impacto es el mensaje de seguimiento más importante para ellos, según el Estudio de Experiencia de los Donantes de Community Brands. Los donantes quieren saber cómo su contribución ha repercutido directamente en la misión a la que sirve su organización: quieren ver que han ayudado a marcar la diferencia.
11. Proporcionar recibos
Para fines financieros y fiscales, los recibos son imprescindibles. La plataforma de GiveSmart envía automáticamente recibos a los donantes y a los compradores de entradas después de que se procese un pago en el sitio de un evento. Esta característica por sí sola ahorra a los equipos de desarrollo horas de trabajo y la molestia de compilar y enviar manualmente los recibos.
12. Cómo evaluar el éxito de su subasta silenciosa
Una vez que el evento está dicho y hecho, es importante mirar hacia atrás y ver el rendimiento de los artículos de la subasta. He aquí algunas cosas que debe tener en cuenta:
- ¿Cuántos de sus invitados participaron en la subasta?
- ¿Quiénes fueron los pujadores más activos?
- ¿Cuál fue su rendimiento de la inversión?
13. Informes posteriores al evento y planificación para el próximo año
Los informes posteriores al evento son importantes para planificar el próximo año. El panel de eventos de GiveSmart proporciona información en tiempo real sobre las subastas, los usuarios y las finanzas.
El centro de informes es donde los administradores de la organización pueden descargar una variedad de informes en formatos Excel, CSV y PDF.
Estos informes incluyen:
- Saldos impagados
- Ofertas de subastas silenciosas
- Donaciones
- Pedidos de entradas
- Asistentes
- Rafles
- Artículos instantáneos, y más.
Conclusión
Las subastas silenciosas son una gran manera de involucrar a los donantes, proporcionar experiencias únicas, recaudar dinero y crear entusiasmo por la misión de su organización. Prestar la debida atención a cada fase del proceso garantiza el máximo éxito y el mínimo estrés al utilizar una subasta en su recaudación de fondos.
Le invitamos a explorar nuestros productos, a programar una demostración gratuita o a ponerse en contacto con nosotros con cualquier curiosidad, pregunta o si desea hablar con alguien de nuestro equipo en su zona.
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