Imagina que estás construyendo una casa. Tienes que levantar las paredes antes de poder pintarlas. Pintar las paredes depende de que las paredes estén construidas.
Los proyectos, al igual que la vida real, no ocurren en el vacío y tienen sus propios conjuntos de dependencias y limitaciones, independientemente del sector. Encontrar una actividad o tarea de proyecto aislada es casi imposible, ya que los proyectos están intrínsecamente interconectados.
Muchos gerentes consideran que la identificación y el manejo de las dependencias en la gestión de proyectos es una de las tareas más importantes y consecuentes.
¿Qué son las dependencias del proyecto?
Las dependencias en la gestión de proyectos se ocupan de la gestión y la programación de las tareas del proyecto teniendo en cuenta sus secuencias y requisitos. Si la tarea B requiere la realización de la tarea A, entonces diremos que la tarea B depende de la tarea A.Esto puede sonar simple ahora, pero en proyectos complejos con varias tareas interdependientes, las cosas pueden complicarse.
Los siguientes son algunos de los términos importantes relacionados con las dependencias en la gestión de proyectos.
Las restricciones
En la gestión de proyectos, las dependencias y las restricciones van de la mano. Las limitaciones del proyecto son las restricciones o los límites dentro de los cuales el gestor debe permanecer mientras completa el proyecto. Las tres principales restricciones de cualquier proyecto son
- coste
- tiempo
- alcance del proyecto.
A veces, las dependencias en los proyectos ocurren debido a ciertas restricciones en el proyecto. Por ejemplo, si su equipo sólo puede permitirse un único desarrollador de software, entonces las tareas en las que necesite un desarrollador dependerán unas de otras.
Lead y Lag
Lead es un concepto único que sólo es aplicable a las relaciones ‘finish to start’, más adelante. Se refiere al tiempo en el que las tareas siguientes se aceleran con respecto a las anteriores. Mientras que la relación FtS exige que las tareas sucesivas no puedan comenzar antes del final de las tareas precedentes, los gestores de proyectos aplican tiempos de espera para reducir el tiempo total del proyecto.
El retraso no está restringido por el tipo de relación. Se refiere al tiempo de retraso entre las tareas cuando no hay recursos en uso. Aunque no es deseable, el tiempo de retraso es a veces necesario para garantizar la finalización del proyecto. Cuando se pinta una habitación, el tiempo extra necesario para dejar que se seque antes de empezar a colgar los cuadros es el tiempo de retraso.
Ruta crítica
La cadena de actividades continuas que llevan a la finalización de un proyecto es la ruta crítica del proyecto. Si cualquier tarea en el camino crítico se retrasa, todo el proyecto se retrasará en el mismo tiempo a menos que otra tarea crítica se complete antes de tiempo para compensarlo.
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Tipos de dependencias en la gestión de proyectos
Las dependencias pueden ser de diferentes tipos ya que factores internos y externos pueden afectarlas. A continuación se presentan algunas de las principales categorías de dependencias del proyecto.
1. Dependencias lógicas
También conocidas como dependencias causales. Estas dependencias son parte inherente del proyecto y no se pueden evitar. Las tareas caracterizadas como dependencia lógica suelen utilizar la salida de las tareas precedentes como entrada, por lo que no puedes ejecutarlas en paralelo.
Considera que tu proyecto es hornear un pastel. No puedes empezar el proceso a menos que tengas todos los ingredientes que necesitas.
2. Dependencias de recursos
Esta dependencia se origina en una restricción del proyecto ya que trata de la disponibilidad de recursos compartidos. Si dos tareas requieren el mismo recurso para su finalización, entonces dependerán de la finalización de la otra.
3. Dependencias preferentes
Estas dependencias generalmente dependen de los miembros del equipo, de otras partes interesadas y de las prácticas industriales. Las dependencias preferentes surgen cuando las tareas se programan para seguir las prácticas estándar desarrolladas.
En la mayoría de los casos, el proyecto puede competir incluso si se ignoran las dependencias preferentes en las tareas, pero habrá algunos problemas de calidad.
4. Dependencias externas
Por mucho que se planifique, hay cosas que están fuera de su control. Algunas tareas dependen de factores externos y los gestores de proyectos no pueden hacer nada para influir en su progreso. Para hacer frente a estas dependencias, se recomienda tener un plan de respaldo.
Pueden producirse retrasos de los proveedores u otras circunstancias imprevistas que pueden afectar a su progreso. Un buen gestor de proyectos siempre hace algunos planes de contingencia para que todo siga funcionando sin problemas incluso ante la adversidad.
5. Dependencias entre equipos
Esto es algo habitual en las grandes organizaciones. A veces, varios equipos trabajan en un solo proyecto complejo y dependen unos de otros para completar el proyecto a tiempo.
Aprenda cómo la gestión del tiempo del proyecto se puede hacer de manera eficiente.
Entender las dependencias de las tareas en un proyecto
Entender e identificar la relación entre las dependencias en la gestión de tareas es una parte importante de la descripción del trabajo de un gerente de proyecto. Las siguientes son las relaciones de cuatro tipos de dependencias de tareas en la gestión de proyectos.
- Finalizar para empezar (FtS): La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea B esté terminada. Por ejemplo, hay que montar la pizza antes de meterla en el horno.
- Finalizar para terminar (FtF): La tarea A sólo puede terminar cuando la tarea B termina. En el desarrollo de software, el equipo de control de calidad encuentra e informa de los errores (tarea A) y el equipo de ingeniería los soluciona (tarea B). En este caso, las pruebas se completan sólo cuando las correcciones de errores se han completado.
- Inicio a inicio (StS): La tarea B no puede comenzar antes de que comience la tarea A. Cuando se vierte el Asfalto en la carretera, debe ser inmediatamente nivelado ya que se seca rápidamente. Por lo tanto, las tareas de vertido de asfalto y nivelación de la carretera deben comenzar juntas.
- Inicio para terminar (StF): La tarea B debe comenzar para que la tarea A se complete. Considere el puesto de un guardia de seguridad. Un guardia nocturno no será relevado hasta que el guardia de la mañana se haga cargo.
Cómo gestionar las dependencias en la gestión de proyectos
Al igual que muchos otros desafíos en la gestión de proyectos, no hay una forma de libro de texto para tratar las dependencias. La forma de tratarlas depende de los requisitos y las condiciones del proyecto en cuestión.
Sin embargo, hay algunas cosas comunes que todos los gestores hacen para tratar con éxito las dependencias en sus proyectos.
Identificar y visualizar
Es importante identificar y registrar todas las dependencias durante el plan del proyecto. De lo contrario, te arriesgas a complicar las cosas porque, sin una gestión adecuada de las tareas, las posibilidades de que tu proyecto tenga éxito se vuelven escasas.
La visualización de los datos puede ayudarte a reconocer las dependencias. Aquí es donde resultan útiles herramientas como los diagramas de Gantt. Los tableros Kanban también funcionan muy bien, pero tendrás que configurarlos con etiquetas.
Interactúa con las partes interesadas
Los gestores tienen que tener en cuenta a las partes interesadas del proyecto para que todos los implicados se mantengan en la misma línea. Hay que asegurarse de que los interesados entienden las principales dependencias y cómo cada una de ellas afectará al proyecto.
Hacer un registro de riesgos
Entender las dependencias del proyecto es genial para mitigar los riesgos. Una vez que hayas identificado todas las dependencias, es el momento de que sepas cómo afectarán a tu proyecto si algo va mal. La mayoría de los proyectos suelen ser vulnerables a las dependencias externas sobre las que no tienes control.
Muchas limitaciones también tienen ciertos riesgos asociados, por lo que también tendrás que estar preparado para ellas. Una vez que hayas identificado y enumerado todas las listas, es el momento de reducir su impacto en tu proyecto.
Haz planes de contingencia
No basta con conocer las dependencias y los riesgos. Hay que asegurarse de que, incluso si algo va mal, el proyecto sigue en marcha y se completa con éxito. Una gestión adecuada de los riesgos del proyecto le permite ahorrar un tiempo valioso y entrar en el modo de «control de daños» tan pronto como las cosas empiecen a ir mal.
Crear amortiguadores para minimizar el efecto de las dependencias es también una gran estrategia de mitigación para garantizar la finalización con éxito de su proyecto a tiempo.
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