Atenas, Ga. – La Oficina del Registrador de la Universidad de Georgia lanzó recientemente un nuevo sistema de solicitud y seguimiento electrónico, que está proporcionando un servicio mejorado y una mayor eficiencia para los estudiantes y ex alumnos que necesitan sus transcripciones de la UGA.
El nuevo programa de transcripción electrónica, que es impulsado por Avow Systems Inc, permite a cualquier estudiante o ex alumno con un número de identificación 810 solicitar un PDF certificado de sus transcripciones enviadas a sí mismos o a un tercero, ya sea a un futuro empleador o a otra escuela o universidad. Los estudiantes y ex alumnos que hayan recibido un número 810 pueden acceder al nuevo sistema.
«Antes de poner en marcha el servicio de transcripción electrónica, requeríamos que nuestros estudiantes y ex alumnos nos enviaran una carta en papel solicitando el envío de sus transcripciones, luego procesábamos su solicitud en nuestra oficina y enviábamos por correo una transcripción en papel al destinatario», dijo Jan Hathcote, registrador de la UGA. «Todo el proceso tardaba unas dos semanas, a veces más, dependiendo del tiempo que tardara la solicitud en llegar al correo y que el correo de vuelta llegara a su destino.»
El pasado otoño, tras el nuevo nombramiento de Hathcote como registradora en el verano de 2011, su oficina pudo incorporar el primer paso en el proceso de transcripción electrónica para que los usuarios enviaran una solicitud a través de un formulario en línea, y la oficina del registrador generara una transcripción en papel y la enviara por correo de primera clase de EE.UU. al destinatario.
«Esto aceleró el proceso en varios días en la parte delantera, pero el proceso todavía no era tan eficiente como habíamos previsto», dijo Hathcote. «Queríamos ofrecer un servicio mejor que fuera mucho más eficiente, manteniendo al mismo tiempo la seguridad y la fiabilidad.
El 1 de mayo, Hathcote y su personal pudieron dar el siguiente paso para ofrecer un proceso electrónico totalmente integrado. En colaboración con Avow Systems Inc., una empresa de servicios de entrega de documentos auténticos, el nuevo sistema de transcripción electrónica permite al solicitante pedir la transcripción en línea y recibir un PDF certificado en cuestión de minutos, lo que reduce el tiempo de entrega en varios días. El PDF certificado sólo permite a los usuarios autentificados -aquellos designados por la persona que solicita el expediente- iniciar la sesión y acceder al expediente del estudiante.
«Vino a nuestra oficina un estudiante que necesitaba su expediente para una entrevista de trabajo dos días después. Pudimos proporcionarle su expediente académico electrónicamente en un par de minutos», dijo Hathcote, «y pudo enviar su expediente académico simultáneamente en un formato PDF seguro y certificado a la persona que le estaba entrevistando también».
Un servicio adicional incluido por Avow proporciona capacidades de seguimiento para que el usuario conozca la ubicación exacta del expediente académico. Esto alivia la ansiedad de saber si los expedientes se han enviado y recibido adecuadamente. También permite a los estudiantes adjuntar documentos complementarios, como currículos, cartas de referencia y solicitudes junto con sus expedientes académicos.
Para obtener más información y realizar pedidos de expedientes académicos electrónicos, consulte http://www.reg.uga.edu/transcripts.