La Ordenanza de Tiempo Pagado por Enfermedad y Seguridad de Seattle aumenta la necesidad de seguimiento de los empleados

Antecedentes de las Leyes de Licencia por Enfermedad en todo Washington

Seattle se adelantó años al Estado de Washington en aprobar una Ley de Tiempo Pagado por Enfermedad y Seguridad (PSST). Al ser el primer estado en aprobar una ley de baja por enfermedad, Seattle marcó la tendencia del tiempo de enfermedad y seguridad en todo el estado. Entró en vigor el 1 de septiembre de 2012. Sin embargo, en 2016 se produjeron cambios significativos para la baja por enfermedad pagada en los municipios locales de Washington y en noviembre los votantes hicieron más cambios.

Licencia pagada por enfermedad y tiempo seguro en Washington

En 2016, los votantes del estado de Washington aprobaron una iniciativa de licencia pagada por enfermedad. La nueva ley entra en vigor el 1 de enero de 2018. Además, varias ciudades, incluyendo Tacoma, SeaTac y Spokane ya han aprobado leyes de licencia por enfermedad para sus ciudades. Las leyes de cada ciudad varían, pero este artículo abordará las ordenanzas de baja por enfermedad de Seattle y las principales diferencias entre las ordenanzas de baja por enfermedad de Seattle y de las ciudades vecinas. El propósito es ayudar a los empleadores a cumplir mejor con las leyes de empleo y ayudarles a evitar costosas multas y sanciones.

Ordenanza de Tiempo y Enfermedad Pagado de Seattle (PSST) Visión General

De acuerdo con las leyes de PSST de Seattle, el número de días de enfermedad y tiempo seguro difiere, basado en el tamaño de los empleadores. Los empleadores se clasifican en los niveles 1, 2 y 3 en función del número de empleados a tiempo completo.

Los de nivel 1 tienen entre 5 y 49 empleados a tiempo completo y tienen que conceder a los empleados 1 hora por cada 40 horas trabajadas hasta un mínimo de 40 horas al año.

Los empleadores del nivel dos tienen entre 50 y 249 empleados a tiempo completo y tienen que conceder a los empleados una hora por cada 40 horas trabajadas, pero tienen que ofrecer un límite mínimo de 56 horas al año. Esto se debe a la suposición de que los empleadores más grandes se ven menos afectados por el tiempo libre de los empleados que los empleadores más pequeños.

Los empleadores del nivel tres tienen 250 o más empleados a tiempo completo y están obligados a proporcionar una hora de baja por enfermedad por cada 30 horas trabajadas. El límite mínimo para los empleadores del nivel tres es de 72 horas al año. Cada nivel de empleador debe permitir que el empleado pase al año siguiente hasta el límite de acumulación. Las empresas del primer nivel deben permitir a los empleados acumular hasta 40 horas al año, mientras que el segundo nivel debe permitir 56 horas, y el tercer nivel debe permitir hasta 72 horas al año.

Nivel del empleador: # Número de empleados	Acumulación y uso de la licencia por enfermedad
Nivel 1: 5-49 empleados	1 hora por cada 40 horas trabajadas hasta 40 horas cada año
Nivel 2: 50-249 Empleados	1 hora por cada 40 horas trabajadas, hasta 56 horas cada año
Nivel 3: 250+ Empleados	1 hora por cada 30 horas trabajadas hasta 72 horas cada año.

es importante tener en cuenta que no existe un límite en las tasas de acumulación cada año, sólo en la tasa de uso. Un empleado de nivel 1 puede tener un límite de uso de 40 horas de baja por enfermedad en un año, pero en realidad puede acumular 50 horas. Esto significa que puede transferir las 10 horas adicionales al año siguiente. Ese mismo empleado puede seguir teniendo el límite de utilizar un total de 40 horas al año siguiente, pero aún podría acumular horas adicionales por encima del límite del tope y pasar esas horas al año siguiente.

Quien esta cubierto bajo la Ordenanza de Tiempo de Enfermedad y Seguridad

Todos los empleados que trabajan en los limites de la ciudad de Seattle que trabajan al menos 240 horas en un año estan cubiertos bajo la ley de licencia por enfermedad. Eso incluye a los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y a los de base ocasional. Los empleados que trabajan a distancia en Seattle y que se detienen en Seattle como parte de su trabajo también están cubiertos.

Excepciones a la Ordenanza de Seattle

Las leyes de baja por enfermedad y tiempo seguro se aplican a todos los empleados, trabajadores legales, trabajadores ilegales, trabajadores destacados fuera de Seattle que aún trabajan ocasionalmente en Seattle, empleados temporales y otros. Hay algunas excepciones a la ley, incluyendo los empleados del gobierno federal, estatal y del condado. Los empleados que trabajan o teletrabajan fuera de Seattle también están exceptuados de la ley, así como los empleados que viajan a través de Seattle. Los estudiantes inscritos en un programa de trabajo-estudio no están incluidos en la ley. Por último, los empleados que trabajan en Seattle menos de 240 horas al año no están cubiertos. Los voluntarios tampoco están cubiertos por la ley. 240 horas son algo más de 6 semanas a tiempo completo.

Los empleados sindicalizados pueden renunciar a sus derechos de baja por enfermedad y seguridad en virtud de un convenio colectivo. Sin embargo, los particulares no pueden.

Usos permitidos bajo el PSST

El tiempo de enfermedad y seguridad pagado puede ser utilizado por tres razones principales. En primer lugar, los empleados pueden utilizar el tiempo para ayudarse a sí mismos o a un miembro de la familia para cuidar de una enfermedad o para la atención preventiva. En segundo lugar, puede utilizarse para que los supervivientes de la violencia doméstica, la agresión sexual o el acoso busquen ayuda, En tercer lugar, puede utilizarse cuando un funcionario público cierra el lugar de trabajo o la escuela de un niño para limitar la exposición a agentes infecciosos, toxina biológica o material peligroso.

• Enfermedad mental o física, lesión o condición de salud: para diagnosticar, cuidar u obtener tratamiento. Esto incluye la atención preventiva.
• Si el lugar de trabajo del empleado ha sido cerrado, o la escuela o lugar de cuidado de un niño ha sido cerrado por un funcionario público para limitar la exposición a agentes infecciosos, toxina biológica o material peligroso.
• Por razones relacionadas con la violencia doméstica, la agresión sexual o el acoso que afecten al empleado o a un miembro de su familia
• Todas estas razones son aplicables a la necesidad del empleado o de que éste ayude a un miembro de su familia con estas necesidades.

Miembros de la familia aceptados para el tiempo de enfermedad y seguridad

Seattle utiliza las mismas relaciones familiares aceptadas definidas por el Estado de Washington. Washington define las relaciones familiares aceptadas tanto en un documento de 2003 como en la nueva Ley de Baja por Enfermedad del Estado de Washington. Hay dos diferencias principales. Según la nueva Ley de Baja por Enfermedad, el estado reconoce a todos los familiares biológicos, adoptados, de acogida, tutelados, in loco parentis y de facto. Esto es así independientemente de la edad del niño. Estas relaciones son tanto para los padres como para los hijos. Esto difiere de algunas ordenanzas locales, que sólo permiten las relaciones con los hijos si éstos son menores de 18 años. Las relaciones que se incluyen en la ley son las de hijo, padre, cónyuge, pareja de hecho registrada, abuelo, nieto y hermano. Algunas de las ordenanzas locales, incluyendo la de Tacoma, tienen definiciones de relaciones más amplias bajo las definiciones de relaciones del hogar.

• Hijo
• Padre
• Abuelo
• Nieto
• Hermano
• Cónyuge
• Pareja Doméstica Registrada

Además, Seattle también permite miembros del hogar para el uso de la licencia por enfermedad. Tacoma tomó prestada la misma definición de Seattle cuando se promulgaron sus leyes de baja por enfermedad.

Definición de miembro del hogar

Miembro del hogar incluye, además de los cónyuges y parejas de hecho, los ex cónyuges y ex parejas de hecho. También se incluyen las personas con un hijo en común, aunque no vivan juntas. La ley también reconoce a los adultos emparentados por sangre o matrimonio, a los adultos que residen juntos o que han residido juntos en el pasado. Además, se incluyen las personas de 16 años que hayan tenido o tengan una relación de pareja y que residan o hayan residido juntos en el pasado, así como los padrastros, hijastros y abuelos, y los nietos.

• Ex cónyuges y ex parejas de hecho
• Personas con un hijo en común
• Personas adultas emparentadas por sangre o matrimonio
• Adultos que residen o han residido anteriormente juntos
• Compañeros de piso que tienen 16 años o más (No se define específicamente en la Ordenanza de Tacoma)

El seguimiento de las horas de los empleados es importante

Las empresas están obligadas a realizar un seguimiento de las horas de los empleados. Esto es cierto para los empleados considerados «empleados de base ocasional» que trabajan principalmente fuera de Seattle, pero cuyo empleo los lleva dentro y a través de los límites de la ciudad de Seattle. El seguimiento de las horas de los empleados es fundamental porque los empleadores están obligados a notificar a un empleado ocasional una vez que haya trabajado en Seattle durante 240 horas durante ese año natural que ahora es elegible para comenzar a acumular la licencia por enfermedad pagada. Las actualizaciones de 2016 a la ley ahora requieren que una vez que un empleado de base ocasional cumple con el umbral de 240 horas, sus 240 horas hacia la elegibilidad ahora cuentan para la acumulación de tiempo de enfermedad y seguro. Otro cambio de 2016 a la ley establece que una vez que un empleado de uso ocasional califica para el tiempo de enfermedad y seguro, siguen siendo elegibles para la licencia por enfermedad pagada durante toda la duración de su empleo. Se trata de un cambio con respecto a la norma anterior, que otorgaba la elegibilidad solo para el año siguiente. Por último, se ha cambiado el año natural para reflejar cualquier período de 12 meses para la elegibilidad. Los empresarios pueden delegar en el empleado el seguimiento de las horas trabajadas en Seattle. Tiene que haber un sistema en el que el empleado informe de esas horas al empleador.

Además, los empleados están obligados a conservar todos los registros e informes de sus empleados, el tiempo trabajado y las licencias pagadas durante tres años, en lugar de los dos anteriores. El seguimiento interno de las nóminas y los beneficios es difícil sin un buen sistema de nóminas. Esto es especialmente importante los requisitos para la hoja de horas y la contabilidad de los empleados son específicos y difieren en función del tipo de empleado y el nivel del empleador.

Se puede exigir a los empleados que utilicen el tiempo de enfermedad y de seguridad en incrementos de 1 hora.

	Pequeño empleador Tier Uno	Medio empleador Tier Dos	Gran empleador Tier Tres
Equivalente a tiempo completo (FTE)	5-.49 ETC	50-249 ETCs	250+ ETCs
Acumulación de tiempo de enfermedad y seguridad pagado	1 hora por 40 horas	1 hora por 40 horas	1 hora por 30 horas
Horas no utilizadas que se pueden trasladar (Al año)	40 horas	56 horas	72 horas. 108 Horas para los empleadores con PTO.
Excepciones a la Ordenanza de Seattle	Empleados federales y estatales, becarios no remunerados, trabajo-estudio, voluntarios y contratistas independientes	Empleados federales y estatales, becarios no remunerados, trabajo-estudio, voluntarios y contratistas independientes	Empleados federales y estatales, becarios no remunerados, trabajo-estudio, voluntarios y contratistas independientes
Duelo	No incluido	No incluido	No incluido
Inclemencias meteorológicas	No se incluye	No se incluye	No se incluye
Definición de año	Año de prestación, Cualquier 12 meses se dan beneficios	Año de Beneficio, Cualquier 12 meses se dan beneficios	Año de Beneficio, Cualquier 12 meses se dan beneficios
Empleado de Trabajo Ocasional	Cualquier empleado que trabaja en Seattle 240 horas o más en un año de beneficio.	Cualquier empleado que trabaje en Seattle 240 horas o más en un año de prestaciones.	Cualquier empleado que trabaje en Seattle 240 horas o más en un año de prestaciones.

Cálculo del equivalente a tiempo completo

Los empleadores deben utilizar todas las horas del empleado para calcular el equivalente a tiempo completo. Esto incluye a los empleados a tiempo completo y parcial, a los empleados temporales y a los empleados que trabajan fuera de Seattle. El empleador debe sumar todas las horas trabajadas por los empleados durante el año y dividir ese número entre 40. A continuación, el empresario debe tomar esa cifra y dividirla entre 52 (semanas del año). Así obtendrá la media de horas equivalentes a tiempo completo del total de sus empleados y sabrá a qué nivel puede optar. Los empleadores deben contar todos sus empleados, incluso los que trabajan fuera del estado.

Período de Probación, Horas Extras y Empleados Exentos

Los empleados comienzan a acumular enfermedad y en su primera fecha de empleo. Sin embargo, los empleadores pueden restringir el uso del tiempo de enfermedad y de seguridad durante los primeros 180 días de empleo. Hay una restricción incluida en la Ordenanza para los empleadores de nivel 1 y 2 que permite a los empleadores restringir el uso de la licencia por enfermedad pagada durante los primeros 2 años de empleo. Eso significa que los nuevos empleados pueden ser restringidos de usar o acumular tiempo de enfermedad y seguro durante los primeros 2 años de empleo.

Los empleados que trabajan horas extras siguen acumulando tiempo de enfermedad y seguridad por sus horas extras. Sin embargo, esto no se aplica a los empleados exentos. Se supone que los empleados exentos trabajan en base a una semana de 40 horas y no acumulan tiempo de enfermedad adicional por encima de las 40 horas semanales.

Banco de bajas por enfermedad

Los empleados que dejan el empleo y vuelven a la misma empresa conservan sus bajas por enfermedad durante siete meses. Si se reincorporan a su puesto de trabajo en el plazo de siete meses, se les debe restituir todo el tiempo de enfermedad y de seguridad previamente acumulado y elegible. Además, el período anterior de empleo cuenta para poder utilizar el tiempo de enfermedad y de seguridad. Si el empleado ha cumplido sus 180 días de empleo o el período de espera de 2 años, o parte del período de espera, todo ese tiempo previamente trabajado se cuenta para su tiempo total trabajado.

Coordinación con otras políticas de permisos pagados

Las empresas que proporcionan otros tipos de permisos pagados, incluyendo Tiempo Libre Pagado, Permiso Personal u otros tipos de permisos, no tienen que proporcionar permisos adicionales para satisfacer la Ordenanza de Tiempo de Enfermedad y Seguridad de Seattle, siempre que el permiso sea tan generoso o más generoso que el permiso requerido. Se debe permitir el uso del tiempo libre remunerado por las razones previstas en la ley y se debe otorgar a una tasa de acumulación que sea igual o mejor que la tasa de acumulación requerida, basada en el tamaño del nivel de la empresa.

Carga anticipada

Los tiempos de enfermedad y seguridad deben ser controlados y los empleados deben ser notificados de sus tasas de acumulación y uso en cada período de pago. Sin embargo, si el empleador opta por adelantar la cantidad mínima de tiempo de enfermedad y seguridad a los empleados al comienzo del año, no necesita notificar a los empleados cada período de pago de su tasa de acumulación. De hecho, no tiene que hacer un seguimiento del porcentaje de acumulación. Además, los empleadores que cargan por adelantado el tiempo de enfermedad y de seguridad no necesitan transferir las horas acumuladas y no utilizadas al año siguiente.

Notificación anticipada

Se puede exigir a los empleados que notifiquen el uso previsible de la baja por enfermedad con al menos 10 días de antelación, a menos que los empleadores tengan una política que requiera menos tiempo. Si el empleador tiene una política que requiere un aviso previo y el empleado se olvida de notificar al empleador, entonces el empleador puede negar el uso de la licencia por enfermedad, siempre y cuando no haya otros factores atenuantes. Cuando la licencia es imprevisible, el empleado debe notificar al empleador tan pronto como sea razonable.

Documentación

Los empleados que se tomen 3 o más días consecutivos de baja por enfermedad pueden ser requeridos por su empleador para que presenten una prueba de que la baja por enfermedad fue utilizada por una razón aceptable. Esto puede ser un aviso de cierre para el cierre público de una escuela o lugar de atención. También puede ser una nota del proveedor de atención médica, un informe policial, una prueba del tribunal, documentación de un defensor, abogado, miembro del clero o la declaración escrita del empleado. Es fundamental que los empresarios sigan manteniendo el derecho a la intimidad y la confidencialidad. Si el empleador no proporciona un seguro de salud al empleado, entonces el empleador debe asumir el 50% del coste de la documentación solicitada.

Los empleadores no pueden exigir la documentación para las licencias de menos de 3 días a menos que haya un patrón claro y documentado de abuso.

Notificación al empleador y represalias

Los empleadores deben notificar a los empleados sus derechos bajo la ordenanza. Esto puede incluir la colocación de un cartel en el lugar de trabajo, la notificación a los nuevos empleados o la inclusión de la información en el manual del empleado. Además, los empleadores deben notificar a los empleados en cada talón de pago.

Además, los empleados están protegidos contra las represalias por utilizar o intentar utilizar sus derechos en virtud de la ley. Esto no impide a los empleadores disciplinar a los empleados que usan o abusan del tiempo de licencia por enfermedad. Sí protege a los empleados que utilizan legítimamente el tiempo de enfermedad y de seguridad. La Oficina de Derechos Civiles de Seattle (SOCR) supervisa el cumplimiento y la aplicación de la ley.

Reparación por incumplimiento de las nuevas leyes de empleo

Las sanciones y reparaciones pueden ser duras. Los empleadores que infrinjan las nuevas leyes pueden enfrentarse a sanciones, multas y devolución del tiempo de baja por enfermedad. Las indemnizaciones pueden incluir hasta dos años de salarios atrasados, el valor de las prestaciones perdidas, los honorarios de los abogados y una multa por daños emocionales de hasta 10.000 dólares. Además, el empleador puede enfrentarse a una demanda privada.

Conservación de registros

Además de hacer un seguimiento del tiempo de los empleados, los empleadores deben conservar un registro durante tres años para el cumplimiento del tiempo de enfermedad y de seguridad. Este es un período ampliado desde el período de retención de dos años requerido anteriormente. Esto incluye el seguimiento del tiempo de enfermedad y de seguridad acumulado y utilizado por el empleado, así como sus horas trabajadas. Tener un sistema automatizado de control de tiempo puede ser un componente vital del aspecto de mantenimiento de registros. Ademas, los relojes GPS pueden registrar automaticamente cuando los empleados de forma ocasional estan trabajando en Seattle.

Poliza Nacional de Baja por Enfermedad

A nivel nacional, no hay leyes que exijan la baja por enfermedad. La ordenanza de bajas por enfermedad de Seattle no incluye el tiempo libre para la vinculación tras el parto, sólo por implicaciones médicas. Sin embargo, la FMLA, (Family and Medical Leave Act) exige una baja por enfermedad no remunerada con protección laboral para los empleados de Seattle que cumplan ciertos requisitos. Los empleados deben haber estado con sus empleadores durante al menos 12 meses previamente. Las empresas de Seattle que tienen 50 empleados o más en un radio de 75 millas están obligadas a cumplir la FMLA. Los empleadores más pequeños no están obligados a proporcionar la licencia FMLA.

Cumplimiento de las leyes de tiempo y asistencia de la ciudad de Seattle y nacionales

Es más importante que nunca para los empleadores, tanto grandes como pequeños, tener las herramientas que les ayuden a realizar un seguimiento de las horas de los empleados y ser capaces de proporcionar informes con respecto a las tarjetas de tiempo de los empleados. Las empresas de nóminas deben proporcionar herramientas de software que puedan funcionar tanto para sus empresas más grandes como para las más pequeñas de Seattle. Además de las ordenanzas de tiempo y enfermedad pagados de Seattle, hay muchas otras leyes específicas del estado en el lugar con respecto a la tarjeta de tiempo de los empleados y los beneficios. Estas leyes tienen multas y sanciones masivas aplicadas a ellos para las empresas que violan las regulaciones.

Las empresas de nóminas pueden proteger a sus clientes ofreciendo un software de tiempo y asistencia preciso que proporcione los informes adecuados y mantenga la retención. Esto asegurará que sus clientes no paguen las multas y sanciones que probablemente pagarán otras empresas. SwipeClock proporciona tanto las herramientas de tiempo y asistencia como el software de gestión de la fuerza de trabajo para que los empleadores realicen un seguimiento y proporcionen los informes que demuestren que están cumpliendo con las leyes estatales. SwipeClock se asocia con compañías de nóminas y empresas de contabilidad para proporcionar soluciones de gestión del tiempo y la mano de obra que ayuden a las empresas a cumplir con las regulaciones federales y estatales. Uno de los aspectos más importantes del cumplimiento es la capacidad de proporcionar los informes requeridos de los empleados, los beneficios y las horas trabajadas desde el punto de vista de la auditoría. Los proveedores de nóminas necesitan un enfoque simplista de un software que pueda servir tanto a sus pequeñas como a sus grandes empresas. SwipeClock puede proporcionar una solución para los contables que rastrea y crea los informes necesarios para sus clientes.

Deja que SwipeClock te ayude

Las empresas que tienen empleados en Seattle, Tacoma, SeaTac u otras partes de Washington pueden tener que cumplir con múltiples ordenanzas municipales conflictivas que definen las leyes de acumulación y uso de las vacaciones por enfermedad. Además, estas empresas también tienen que cumplir con las leyes federales de horas extras, la Ley de Licencia Médica Familiar y cualquier otra ley nacional o local que se promulgue. SwipeClock ofrece una amplia gama de herramientas de gestión de personal y seguimiento del tiempo que pueden ayudar a las empresas a cumplir más fácilmente con las leyes locales y nacionales. Los registros se mantienen sin esfuerzo durante años y la acumulación se rastrea automáticamente y se informa a los empleados de acuerdo con las leyes estatales y municipales. Además, con los relojes GEO-timekeeping, las empresas pueden hacer un seguimiento sin esfuerzo del tiempo trabajado en ciudades específicas para garantizar el cumplimiento.

Recursos adicionales:

Ordenanza de tiempo de enfermedad pagado y tiempo seguro de la ciudad de Seattle. 2016. Recuperado de ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Paid Sick and Safe TIme Ordinance (Ordenanza sobre tiempo libre por enfermedad y tiempo seguro). Oficina de normas laborales. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

Las leyes de licencia por enfermedad pagada de SeaTac para los trabajadores de la hospitalidad y el transporte

Ordenanza de tiempo seguro y de enfermedad ganado de Spokane

Ordenanza de licencia pagada de Tacoma

Ley de licencia por enfermedad del estado de Washington

Tabla comparativa de las leyes de licencia por enfermedad de Washington

Escrito por Annemaria Duran. Actualizado el 7 de febrero, 2017