Actualizado a las 9 de la mañana del 24 de diciembre: Este post ha sido actualizado para aclarar quién está excluido de la ley.
Con la aprobación del proyecto de ley 454 del Senado y la firma del gobernador, Oregón se convirtió este año en el cuarto estado en exigir a los empleadores que proporcionen licencia por enfermedad pagada.
A partir del 1 de enero de 2016, la ley exige a los empleadores con 10 o más trabajadores que les den al menos 40 horas de licencia por enfermedad pagada – esencialmente, cinco días al año. Los empleadores con nueve o menos trabajadores deben proporcionar 40 horas de baja por enfermedad no remunerada.
En Portland, el umbral es más bajo. Los empleadores con seis o más trabajadores deben proporcionar licencia pagada, mientras que los que tienen cinco o menos deben ofrecer tiempo de enfermedad no remunerado. Los legisladores hicieron una excepción para Portland, que aprobó su propia ordenanza de baja por enfermedad dos años antes, y anularon de hecho la ley de Eugene, que debía entrar en vigor el 1 de julio y se habría aplicado a todos los empleadores, independientemente de su tamaño.
La nueva ley se aplica tanto a los empleadores del sector privado como del público, pero excluye al gobierno federal. La gran mayoría de la mano de obra de Oregón está cubierta por la ley, lo que significa que los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial, temporales y de temporada acumularán días de enfermedad.
Aunque los grupos empresariales se opusieron en general al nuevo mandato, los defensores dijeron que ayudaría especialmente a los trabajadores con salarios bajos, citando un estudio que encontró que casi la mitad de los trabajadores del sector privado en Oregón no ganan días de enfermedad.
El estatuto hace excepciones limitadas para los contratistas independientes, ciertos participantes en programas de capacitación laboral y de estudio y trabajo, y las personas empleadas por sus padres, cónyuges o hijos.
Al sumarse Oregón a California, Connecticut y Massachusetts, The Oregonian/OregonLive recurrió a dos abogados locales versados en derecho laboral para obtener más detalles.
A continuación, una conversación editada con Shenoa Payne, una abogada de Portland que representa a los empleados, y Jillian Pollock, una abogada de Lake Oswego que representa a los empleadores.
Q. ¿Qué importancia tiene la nueva ley?
Payne: Es una gran expansión porque se aplica a todos los empleadores en todo el estado, no sólo en Portland.
Pollock: Creo que esto mueve mucho la aguja. Incluso los empleadores que ya tienen políticas de licencia en el lugar tienen que revisar los para asegurarse de que cumplen con las nuevas leyes.
En términos de contabilidad, no creo que sea una carga importante. Se trata de llevar la cuenta de cuántas horas de enfermedad ha acumulado el empleado y de cuántas horas de enfermedad ha utilizado.
Jillian Pollock (izquierda) y Shenoa Payne.
Q. ¿Quién tiene derecho a recibir el tiempo de enfermedad pagado?
Payne: Cualquier empleado que haya trabajado para un empleador que reúna los requisitos necesarios durante al menos 91 días naturales puede utilizar el tiempo de enfermedad que haya acumulado. Si usted es un empleado existente el 1 de enero, puede comenzar a utilizar su licencia por enfermedad tan pronto como se acumule. Se acumula una hora por cada 30 horas de trabajo o 1,3 horas por cada 40 horas de trabajo. El empleador puede decidir cuál se aplica.
El tiempo de enfermedad puede tomarse en incrementos de horas, a menos que hacerlo imponga una dificultad indebida al empleador, en cuyo caso éste tiene la carga de demostrarlo.
Pollock: Esto es sólo un piso. Un empleador más pequeño siempre podría ofrecer tiempo de enfermedad pagado y puede querer hacerlo para atraer y retener a los empleados.
Q. ¿Para qué se puede utilizar el tiempo de enfermedad pagado?
Payne: El tiempo de enfermedad pagado o el tiempo de enfermedad no pagado se puede utilizar para enfermedades físicas o mentales, lesiones o citas médicas para tratamiento o cuidado preventivo.
Se puede utilizar para su propia condición de salud o el cuidado de un miembro de la familia con cualquiera de esas condiciones.
Pollock: También se puede utilizar en ciertas situaciones que implican la violencia en las relaciones domésticas – el acoso y la agresión sexual. Si usted tiene una situación en la que un empleado es una víctima de la violencia doméstica y necesita reunirse con las fuerzas del orden o ir a una audiencia judicial o buscar el asesoramiento de la víctima, ese empleado puede utilizar el tiempo de enfermedad. Los empleados también pueden usarlo si tienen un niño enfermo en casa, y el niño no puede ser dejado solo.
Seminarios de tiempo de enfermedad para los empleadores
La Oficina de Trabajo e Industrias llevará a cabo una serie de seminarios en todo el estado a principios de 2016 para los empleadores que quieran aprender sobre la nueva ley de tiempo de enfermedad de Oregón.
Los seminarios de enero a marzo explicarán los detalles de las protecciones ampliadas promulgadas por la Legislatura de 2015. Un total de 26 sesiones de dos horas están previstas en 19 ciudades desde el 6 de enero hasta el 16 de marzo.
La inscripción cuesta 25 dólares por persona. Los empleadores pueden reservar un lugar enviando un correo electrónico a la agencia en
Aunque las ubicaciones de las reuniones aún se están asegurando, los detalles sobre los días, los horarios y las ciudades están disponibles en la agencia de
. Más información: (971) 673-0824.
Q. ¿Qué define a un miembro de la familia?
Payne: «Miembro de la familia» bajo la nueva ley se define igual que bajo la Ley de Licencia Médica Familiar de Oregón – incluye a los cónyuges, padres e hijos (ya sean biológicos, adoptivos o de acogida), abuelos y nietos, suegros, y cualquier persona sobre la que el empleado tenga una responsabilidad parental legal.
Q. ¿Cuándo se requiere una comprobación médica para disfrutar de la baja laboral remunerada?
Pollock: Nunca se requiere. Pero un empleador puede pedir una verificación médica si un empleado ha utilizado el tiempo de enfermedad durante cuatro o más días de trabajo programados.
Payne: El empleador puede solicitar la verificación médica, pero el empleador debe pagar cualquier costo asociado con esa verificación médica. El empleador también puede requerirla si un empleado está abusando del tiempo de enfermedad – por ejemplo, si hay un patrón de ausencia o abuso.
Un empleador también puede solicitar la verificación médica si un empleado no proporciona la notificación. Si el tiempo de enfermedad es previsible, como en el caso de una cita médica, se supone que hay que avisar con una antelación razonable. Si te levantas enfermo, debes avisar lo antes posible.
P. ¿Qué opina de la preparación de ambas partes -empleadores y empleados- para la nueva ley?
Payne: No lo sé en absoluto. Espero que los empleadores estén informados sobre sus responsabilidades, porque si no lo están, un empleado puede presentar una demanda ante la Oficina de Trabajo e Industrias por no proporcionar tiempo de enfermedad o si un empleador toma represalias contra un empleado por solicitar tiempo de enfermedad. Los empresarios tienen que entender sus obligaciones y los empleados sus derechos.
Pollock: En mi práctica, hemos visto una respuesta variada. Un pequeño porcentaje, tal vez el 20 por ciento, era consciente de que la Legislatura estaba estudiando la promulgación de una ley de baja por enfermedad pagada o no pagada, por lo que no se sorprendieron cuando se aprobó la ley. Algunos, de nuevo aproximadamente el 20%, se sorprendieron completamente cuando se enteraron por primera vez en el último mes o dos. La mayoría se situó en un punto intermedio: sabían que había algo en marcha, pero no sabían si afectaría a su negocio.
Esta semana fui al lugar de trabajo de un cliente y creo que todos los empleados sabían que había una nueva ley para su beneficio, pero realmente no sabían lo amplia que era. Empecé a repasar la lista de razones permitidas para usar el tiempo de enfermedad pagado y se sorprendieron de lo amplia que es.
Q. ¿Qué les preocupa a los empresarios?
Pollock: Hay tres áreas principales de preocupación:
Costes. Cómo va a afectar a la cuenta de resultados. Para los empresarios que ya ofrecen algún tipo de baja por enfermedad pagada, es un problema menor. Para las empresas más pequeñas o medianas, especialmente las que no tienen un gran margen de beneficios, están muy preocupadas por los costes.
Administración. ¿Cómo voy a hacer un seguimiento de esto? ¿Qué tipo de sistema necesito? ¿Necesito ayuda adicional para hacerlo o ya hay alguien en la plantilla que pueda gestionarlo?
Abuso de los empleados. Que los empleados que no están enfermos vayan a tomar el tiempo de enfermedad pagado como vacaciones o lo que sea.
P. ¿Qué puede hacer un empleador si un empleado tiene una «resaca de lunes por la mañana», por ejemplo, después de celebrar la Super Bowl?
Pollock: Los empleadores deben educar a sus empleados sobre los usos permitidos del tiempo de enfermedad. Los empresarios deben tener una política escrita contra el uso abusivo del tiempo de enfermedad. Y, si el empleador sospecha que un empleado ha estado abusando del tiempo de enfermedad, es muy útil tener documentación que demuestre que el empleado se ha ido del trabajo antes de tiempo todos los viernes las últimas cinco veces o los últimos dos meses – o tiene una tendencia a estar enfermo en los días en que la Universidad de Oregón está jugando un partido de fútbol.
El empleador necesita tener una charla con el empleado y aconsejarle, dependiendo de la situación.
Q. ¿Hay alguna área de confusión que esté escuchando? ¿Algún mito o percepción errónea?
Payne: Creo que hay confusión sobre lo que ocurre con las leyes anteriores en Portland y Eugene. La gente se ha acostumbrado a tener estas leyes locales y ahora la ley estatal va a adelantarse a ellas una vez que entre en vigor.
Pollock: Tengo muchas preguntas sobre cómo se puede calcular el tiempo de enfermedad. Bajo el estatuto, hay dos métodos de acumulación para ganar tiempo de enfermedad a medida que avanza basado en el número de horas trabajadas. O bien hay una acumulación anticipada, en la que el empleador asigna un determinado número de horas al comienzo del año, tal vez 40. Recibo muchas preguntas sobre estas dos opciones. Cuál es mejor depende de la empresa.
Q. ¿Qué le dicen los clientes? ¿Y qué les dice?
Payne: No escucho nada en particular. Puedo decir que desde hace mucho tiempo se necesita una ley de este tipo, especialmente para las familias monoparentales. No pueden permitirse el lujo de tomar tiempo libre para cuidar de sus hijos. Esta ley va a suponer una gran diferencia para ellos.
Pollock: La mayoría de los empresarios han aceptado la nueva ley y están buscando la mejor manera de hacerla funcionar para su negocio. Hay un pequeño grupo de empresarios que están más preocupados por esto. Piensan que es una ley innecesaria si ya estaban proporcionando tiempo de enfermedad a sus empleados y sienten que esto es sólo otro nivel de regulaciones y burocracia.
He revisado bastantes políticas de empleo y he tenido que hacer revisiones en casi todas ellas para asegurarme de que cumplen con la nueva ley.
Muchas políticas permitían al empleado usar la licencia por vacaciones o por su propia enfermedad, pero no necesariamente por los miembros de la familia. Otras políticas permitían al empleado acumular tiempo de enfermedad pero no le permitían trasladar el tiempo de enfermedad no utilizado.
Generalmente, un empleador tiene ahora que permitir a un empleado trasladar el tiempo de enfermedad acumulado y no utilizado de un año al siguiente. El empresario puede establecer algunas restricciones -un tope máximo de 80 horas- y también puede limitar al empleado a utilizar sólo 40 horas al año.
Q. ¿Qué ocurre si el empresario no cumple? ¿Qué recursos tiene el empleado?
Pollock: Un empleado puede quejarse a un empleador internamente a través del departamento de recursos humanos o puede presentar una queja ante la Oficina de Trabajo e Industrias, que tiene poderes para investigar e imponer una sanción civil por incumplimiento. En ciertas situaciones, si un empleado cree que ha sido discriminado o que se han tomado represalias contra él por utilizar o preguntar por el tiempo de enfermedad, puede presentar una demanda civil.
Payne: Por lo general, si un individuo emprende una acción ante BOLI, no está representado por un abogado. BOLI tiene autoridad para tomar varias acciones, incluyendo la evaluación de una sanción civil, que puede superar los 1.000 dólares si la violación es intencional.
Una acción civil también puede ser una forma efectiva de hacer cumplir la ley. A veces supone una amenaza adicional de cumplimiento. Si un empleado ha perdido su salario o ha sido objeto de represalias, una acción civil podría ser una mejor manera de hacer cumplir la ley. Depende de si a la persona se le ha negado la baja por enfermedad o ha sufrido una forma más extrema de represalia: la pérdida de un puesto de trabajo o de una oportunidad laboral o, a veces, el acoso por pedir los derechos que le otorga la ley.
Q. ¿Pensamientos finales?
Payne:
Los empleados federales están excluidos bajo la ley. La ley también puede no aplicarse a los empleados del sindicato en circunstancias limitadas.
Pollock: Esta ley no va a desaparecer. Los empleadores deben abordar los cambios en sus políticas o adoptar nuevas políticas ahora y los empleados deben aprender cuáles son sus nuevos derechos.
— George Rede
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