En el mercado empresarial moderno, usted está condicionado a mirar hacia el futuro. Todos lo estamos. Y eso es algo que puede hacer que navegar con éxito por la Ley de Asistencia Asequible (ACA) sea más difícil, porque no basta con mirar al futuro cuando se trata de su cumplimiento de la ACA.
Para cumplir con la ley, en muchos casos también hay que mirar al pasado para determinar la elegibilidad de la ACA de sus empleados.
La medición precisa de la elegibilidad se ha vuelto cada vez más importante, ya que las evaluaciones de las sanciones del IRS pueden ascender a millones de dólares. Y, como aprendimos en nuestro blog anterior, las sanciones se acumulan mensualmente y pueden acumularse rápidamente por cada año de incumplimiento.
Cuando la medición es necesaria
En virtud de las disposiciones de Responsabilidad Compartida del Empleador de la ACA, los grandes empleadores deben ofrecer una cobertura de salud que cumpla con los requisitos de Cobertura Mínima Esencial (MEC) al 95% de sus empleados a tiempo completo o estar expuestos a posibles sanciones. Suena bastante fácil, pero cuando se trata de lo que constituye un empleado a tiempo completo, la respuesta puede parecer bastante complicada.
De acuerdo con la ley, un empleado a tiempo completo es aquel que promedia 30 o más horas de servicio por semana o 130 horas por mes. Esto puede ser un cálculo fácil para los empleados que tienen un horario fijo. Pero para los empleados con horario variable, la medición de la elegibilidad no siempre es tan sencilla.
Como empleador, su empresa puede determinar la condición de tiempo completo de sus empleados mediante el recuento de las horas de servicio de cada empleado utilizando uno de los dos métodos de medición de «equivalencia»: el mensual y el de revisión. Hoy vamos a centrarnos en el método de medición «look-back».
¿Qué es el método «look-back»?
Cuando se utiliza el método «look-back», un empleador «mira hacia atrás» a las horas de servicio anteriores para determinar la condición de tiempo completo para un período de tiempo futuro. Dicho de otra manera, el método look-back es un enfoque para determinar la condición de tiempo completo mediante el seguimiento de las horas de los empleados durante un período de tiempo determinado y luego calcular el promedio de horas trabajadas durante ese período para determinar la condición de tiempo completo.
Hay tres partes críticas para las mediciones look-back:
1. Período de medición
El período de medición es el período para el cual el empleador «mira hacia atrás» a las horas históricas de servicio. El período de medición retrospectiva puede tener una duración de entre 3 y 12 meses. Los empleadores pueden elegir la duración del período de medición retrospectiva siempre que se ajuste a las normas de medición mínima y máxima.
Hay dos tipos de períodos de medición: Medición inicial para los nuevos empleados y Medición estándar para los empleados en activo.
Periodo de medición inicial: Nuevos empleados
Para medir la elegibilidad de las nuevas contrataciones, debe considerar si se espera razonablemente que el empleado trabaje más de 30 horas a la semana. En caso afirmativo, se debe ofrecer cobertura al empleado y a sus dependientes en un plazo de 90 días a partir de la contratación.
Si no se puede determinar razonablemente que el nuevo empleado trabajará más de 30 horas a la semana, entonces el empleado puede ser clasificado como empleado de horas variables. En este caso, usted comenzaría a hacer un seguimiento de las horas sobre la base de un avance. En el caso de los nuevos empleados de horas variables y de temporada, puede utilizar un período de retrospección de entre 3 y 12 meses que comienza en cualquier fecha entre el primer período de pago en que se registran las horas del empleado y el primer día del primer mes siguiente a la fecha de inicio. Si las horas del empleado alcanzan o superan una media de 130 horas mensuales a tiempo completo durante el periodo de medición inicial, se determinará que está «a tiempo completo» y, por tanto, tendrá derecho a la cobertura durante todo el periodo de estabilidad posterior, incluso si sus horas se reducen durante el periodo de estabilidad.
Periodo de medición estándar: Empleados en curso
Los períodos de medición estándar se utilizan para los empleados en curso, es decir, un empleado que ha trabajado un período de medición estándar completo. En este caso, los empleadores deben mirar literalmente hacia atrás para promediar las horas de trabajo a través del período de medición. Si el empleado promedia 130 horas o más al mes, el empleado se considera a tiempo completo y es elegible para los beneficios bajo la ACA.
Aunque un empleador puede tener diferentes períodos de medición estándar para diferentes categorías de empleados (las diferentes categorías se limitan a las descritas en 54.4980H-3(d)(1)(v)), los períodos de medición y la determinación de la elegibilidad deben hacerse sobre una base uniforme y consistente para todos los empleados en la misma categoría.
Mire un ejemplo.
Ejemplo: Digamos que un empleador utiliza un período de medición estándar de 12 meses que comienza el 1 de noviembre de 2018. Como tal, los empleados en curso se miden desde el 1 de noviembre de 2018 hasta el 31 de octubre de 2019 del año siguiente para determinar la elegibilidad para el inicio del año del plan del 1 de enero de 2020.
Para calcular las horas para los empleados en curso, se promedian las horas de trabajo a través del período de búsqueda. En este ejemplo, nuestro empleado trabajó un total de 1.596 horas, lo que resulta en un promedio de 133 horas por mes.
Debido a que las horas trabajadas son mayores que las 130 horas requeridas, se determina que el empleado está a tiempo completo y es elegible.
2. Período de espera
La segunda parte de la medición del look-back incluye un período de espera administrativo antes de que se implementen los beneficios de atención médica. Este período no puede ser superior a 90 días y es opcional para los empleadores.
Ejemplo: Después de medir a los empleados desde el 1 de noviembre hasta el 31 de octubre, la empresa utiliza un período de espera de 61 días (del 1 de noviembre al 31 de diciembre). En este tiempo, el empleador extiende las ofertas de cobertura a los individuos identificados como a tiempo completo y da tiempo para que el empleado haga selecciones de beneficios y se inscriba para la cobertura efectiva el 1 de enero.
3. Período de estabilidad
El tercer componente es un período de estabilidad, el período de cobertura «lock-in» para los empleados que se determinan a tiempo completo durante un período de medición inicial o estándar. El periodo de estabilidad no puede ser más corto que el periodo de medición y debe durar entre 6 y 12 meses. A menudo, tiene la misma duración que el período de medición.
Es importante tener en cuenta que si las horas del empleado cumplen o superan la media de tiempo completo (130 horas al mes) durante la duración del período de medición, se considerará un empleado «a tiempo completo» de la ACA y, por lo tanto, tendrá derecho a la cobertura durante todo el período de estabilidad posterior – incluso si sus horas se reducen durante el período de estabilidad.
Ejemplo: Debido a que nuestra empleada de ejemplo trabajó un número promedio de horas que fue superior a 130, se le deben ofrecer beneficios para el período de estabilidad del 1 de enero de 2020 al 31 de diciembre de 2020.
Puntos finales de consideración
Antes de terminar, aquí hay un par de consideraciones finales con respecto a los métodos de medición de la mirada hacia atrás.
El IRS ha declarado que el método de medición de la mirada hacia atrás no se puede utilizar para en el cálculo de los recuentos de empleados a tiempo completo con el fin de determinar el estado como un Gran Empleador Aplicable. Estos métodos de cálculo se pueden encontrar en el sitio web del IRS. En su lugar, sólo se puede utilizar para determinar:
- A quién el empleador debe ofrecer una cobertura mínima esencial para evitar un pago de responsabilidad compartida del empleador; y
- La cantidad de cualquier responsabilidad potencial para un pago de responsabilidad compartida del empleador.
Cómo puede ayudar Health e(fx)
Aunque todo esto pueda parecer complicado, Health e(fx) puede ayudarle a simplificar el proceso del método de medición de la retrospección a través de nuestras soluciones Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ realiza un seguimiento de todas las horas de servicio trabajadas para todos los empleados de su organización y automatiza las mediciones de la retrospección para sus poblaciones de empleados, tanto para los empleados actuales como para los nuevos. Le proporcionamos un informe que detalla el promedio de horas trabajadas en el transcurso de un período de medición estándar y el estado de elegibilidad resultante para cada empleado de su organización. El resultado es una solución que le ofrece un conocimiento preciso de las consideraciones retrospectivas de su empresa, siempre que lo necesite. Para que pueda seguir mirando hacia adelante para su negocio.