Cuando los recuentos cíclicos de inventario y los recuentos físicos de inventario no son precisos, es un problema. Demasiado inventario inmoviliza el exceso de capital que podría utilizarse para financiar otras áreas de la empresa o para pagar la deuda. Un inventario demasiado pequeño puede significar más falta de existencias y perjudicar las ventas.
Un inventario preciso es clave para la previsión, la gestión del almacén, la logística y la gestión de las devoluciones. Afecta a casi todos los aspectos de su operación, desde las operaciones de almacén y los costes hasta su capacidad para cumplir con los pedidos correctamente y a tiempo. Los errores pueden tener un efecto dominó que puede durar años.
¿Qué es un recuento cíclico de inventario y un recuento físico de inventario?
Dependiendo de sus procedimientos de recuento de inventario, puede realizar recuentos físicos de inventario, recuentos cíclicos periódicos o ambos.
Cuentos cíclicos
El recuento cíclico es uno de los procedimientos de recuento de inventario más populares. En lugar de contar todo el inventario de una sola vez, las empresas cuentan un número de artículos en el almacén. El recuento cíclico es una técnica de muestreo estadístico. El recuento de ciertos artículos se utiliza como referencia para el resto del almacén.
Es similar a la forma en que trabajan las empresas de encuestas. Toman una muestra representativa de las opiniones de la gente sobre temas como forma de medir las actitudes en un contexto más amplio. Los recuentos de ciclistas toman una instantánea de lugares específicos. Utilizando esta información, las empresas pueden determinar si el inventario es preciso en los lugares encuestados y utilizarlo como guía para otras zonas.
Si su inventario es erróneo en los recuentos de bicicletas, probablemente encontrará las mismas inexactitudes en otras zonas. Del mismo modo, si los recuentos cíclicos muestran que su inventario es preciso, es más probable que tenga recuentos precisos en todo el almacén.
Los recuentos cíclicos pueden realizarse como parte del flujo de trabajo diario sin necesidad de cerrar todo el almacén. Con el tiempo, puede realizar un ciclo en cada área de inventario. Para maximizar el valor de la auditoría y minimizar el dolor del recuento físico, recomendamos realizar al menos cuatro recuentos cíclicos completos al año.
Cuentos de inventario físico
Los recuentos de inventario físico se realizan contando cada artículo de todo el inventario. Este recuento se utiliza para cotejar con los registros de inventario para eliminar cualquier inexactitud. Es un proceso que requiere mucho tiempo y trabajo.
El recuento físico del inventario también puede ser difícil de hacer con precisión sin cerrar toda la operación. A medida que se realizan los recuentos, puede llegar nuevo inventario o algunas de las existencias actuales pueden ser enviadas.
¿Por qué son importantes los recuentos de inventario?
Los procedimientos de recuento de inventario son para dar cuenta de las discrepancias entre las cantidades que debería tener y las cantidades que están físicamente presentes en su almacén. Esto es especialmente importante para los vendedores de comercio electrónico.
Si los recuentos de inventario no se sincronizan con sus productos disponibles en los mercados en línea, es posible que no pueda cumplir con los pedidos. Para los vendedores multicanal sin un sistema de gestión de inventario integrado, puede ser muy fácil desviarse del recuento de inventario cuando se vende en múltiples plataformas que tienen un sistema de información individual.
La mayoría de las empresas tienen problemas de recuento de inventario
La operación minorista media en los Estados Unidos tiene un recuento de inventario exacto en sólo el 63% de sus existencias, según la Iniciativa GS1 US Apparel and General Merchandise, un consorcio de minoristas, distribuidores y proveedores. Eso supone una gran pérdida potencial de ingresos o de existencias extraviadas.
La inexactitud del inventario provoca sobreventas y falta de existencias. Más del 30% de las empresas han experimentado situaciones en las que venden artículos que aparecían como en stock pero que no podían ser localizados dentro del inventario. Esto puede causar pesadillas logísticas para los vendedores y dejar a los clientes frustrados.
Un inventario preciso mejora los márgenes
El simple hecho de gestionar su inventario con precisión mejorará su rentabilidad. Reducir el número de roturas de stock y los excesos de existencias puede reducir los costes generales de inventario en un 10%.
Cómo hacer recuentos de inventario
La mayoría de las operaciones de venta al por menor están obligadas, ya sea por sus normas contables o fiscales, a realizar recuentos de inventario. Esto puede significar realizar un recuento físico del inventario para proporcionar registros precisos a las autoridades fiscales o para asegurarse de que los libros contables del negocio reflejan el valor actual del inventario.
Ya sea que realice recuentos cíclicos, recuentos físicos de inventario o una combinación, la Asociación para la Gestión de la Cadena de Suministro recomienda implementar un circuito de retroalimentación de recuento:
Bucle de retroalimentación de recuento
- Evaluar el estado actual de la integridad del inventario y establecer los niveles de precisión objetivo
- Realizar el recuento
- Seguir las variaciones e investigar las causas raíz
- Implementar acciones para mejorar el nivel de precisión
- Comparar los números actuales y fijar como objetivo los niveles de precisión
Se llama bucle de retroalimentación de recuento porque cuando se completa el paso 5 es el momento de volver al paso 1.
Aquí están algunas de las mejores prácticas para los procedimientos de recuento de inventario para llevar a cabo recuentos de inventario físico y recuentos de ciclo de inventario.
Mejores prácticas para el recuento de ciclo de inventario
* Para implementar estas mejores prácticas con éxito, utilice el equipo de éxito del cliente de SkuVault como su recurso.
Seguir estas mejores prácticas para el recuento de ciclos de inventario puede hacer que el proceso sea más eficaz:
- Su instalación debe programar el recuento de ciclos para que forme parte de las operaciones normales de la instalación.
- Programe el recuento de ciclos con frecuencia. Cuanto mayor sea la frecuencia del recuento cíclico, mayor será la exactitud del inventario y menores serán las cancelaciones del mismo. Muchas operaciones de almacén hacen recuentos cíclicos diarios en diferentes áreas del almacén cada día.
- En lugar de hacer recuentos aleatorios, la forma más eficaz de hacer recuentos cíclicos es clasificar los artículos en grupos A, B y C. Tiene sentido dedicar la mayor parte del tiempo a realizar recuentos cíclicos con el inventario que representa el mayor valor.
- El grupo A compromete el inventario que constituye el 70-80% del valor total de su inventario
- El grupo B representa el siguiente 10-15% del valor del inventario
- El grupo C representa el 10-5% inferior del valor del inventario
- Si tiene que realizar ajustes rápidos en la precisión de su inventario, centre su atención en los A. Por lo general, las A representan aproximadamente el 20-25% del total de sus SKU, pero proporcionan el mayor rendimiento. Además, si puede identificar las deficiencias en estos grupos, es probable que pueda identificar la causa raíz de las discrepancias que pueden aplicarse a todos los grupos.
- La asignación de equipos de recuento cíclico dedicados permite a la empresa capacitar a varias personas para realizar estas tareas. El tamaño del equipo dependerá del tamaño y la complejidad del inventario de una empresa. Una organización grande podría tener un equipo de recuento de ciclos de varios empleados a tiempo completo. Sin embargo, una organización más pequeña podría tener tan sólo dos empleados que realicen los recuentos de ciclos durante una pequeña parte de su jornada laboral.
- Los recuentos de ciclos deben moverse metódicamente por todo el almacén para que todos los productos se cuenten al menos una vez cada trimestre.
- Dos personas distintas deben contar los productos cuando sea posible. Debe realizarse una comparación ciega de sus recuentos antes de registrar los ajustes. Cualquier discrepancia debe ser revisada.
- Antes de realizar el recuento cíclico, todas las transacciones abiertas, tales como recepción, envío, WIP, deben ser cerradas para los artículos que se seleccionan para el recuento cíclico.
- Se pueden prevenir errores investigando las fuentes de error. Es crucial identificar y solucionar cualquier proceso o problema de formación que cause errores en el inventario.
- Debe realizar un seguimiento de las métricas de precisión del inventario a lo largo del tiempo. Además, puede establecer objetivos para la precisión del inventario. Conocer sus cifras y hacer un seguimiento de las mejoras (o descensos) puede ayudar a identificar dónde están funcionando (o fallando) los sistemas.
- El recuento del ciclo debe realizarse al principio del día, antes de que las operaciones de la instalación hayan empezado a funcionar a pleno rendimiento, o al final del día, después de que las operaciones hayan cerrado.
- El proceso de recuento cíclico debe estar bien definido y documentado.
- Separe el proceso de recuento cíclico y el registro del inventario para garantizar la precisión.
Mejores prácticas para el recuento del inventario físico
* Para implementar estas mejores prácticas con éxito, utilice el equipo de éxito del cliente de SkuVault como su recurso.
Las mejores prácticas en el recuento físico o inventario físico pueden mejorar la eficacia del recuento físico:
- Debe realizar un recuento de prueba durante la etapa de planificación del recuento físico para estimar con precisión el tiempo y los recursos necesarios.
- Informe a los proveedores, los clientes y la producción sobre el programa de recuento físico para que se pueda realizar cualquier ajuste en el suministro por adelantado.
- Realice el recuento físico de las SKU de baja rotación unos días antes de que se lleve a cabo el recuento real para minimizar el tiempo de cierre de las instalaciones para el inventario físico.
- Antes de llevar a cabo el recuento físico, elimine todos los inventarios defectuosos y obsoletos para que se reduzca el tiempo dedicado a este proceso.
- No muestre los valores económicos de las cantidades de SKU durante el recuento. Dado que está contando todo el inventario, es irrelevante para el recuento físico.
- Las áreas de recuento designadas son la base para la asignación de los equipos de recuento y para el seguimiento del progreso del inventario.
- Asegúrese de tener el equipo adecuado, así como cualquier dispositivo especializado, disponible para sus equipos de recuento.
- Asegúrese de capacitar a su personal en las actividades de recuento físico para asegurar el buen progreso del recuento.
- De manera ideal, las operaciones deben cesar completamente para el recuento. Al menos, el movimiento de los materiales debe minimizarse y estar bien documentado para garantizar que los artículos no se cuenten dos veces o, por el contrario, se omitan por completo.
- Si no puede detener las operaciones para un recuento físico, asegúrese de tener un sistema bien definido sobre cómo manejará los cambios en el inventario después de que se haya realizado el recuento físico.
- El personal de sistemas debe estar disponible para brindar apoyo si se presentan problemas en el sistema durante las actividades de recuento físico.
- Separe el proceso de recuento físico del inventario y el registro del inventario para asegurar la exactitud.
Ejemplos del mundo real sobre la importancia de los recuentos de inventario
Hay un número récord de piezas y productos en los almacenes en este momento. El Banco de la Reserva Federal hace un seguimiento de los inventarios privados y estima que hay más de 674.000 millones de dólares de bienes ajustados por temporada en los almacenes y tiendas. Cuando el inventario no se vende, puede conducir a la acumulación de existencias, inmovilizando el capital que podría utilizarse para otras cosas.
Cuando los recuentos de inventario no son precisos, todo tipo de cosas pueden ir mal. Walmart reconoce que perdió 3.000 millones de dólares en ventas durante un año. Al mismo tiempo, su inventario creció a un ritmo más rápido que las ventas. Un mal seguimiento condujo a un exceso de existencias y a la falta de las mismas.
Nike perdió más casi 100 millones de dólares por la mala gestión de sus inventarios. Un año, Best Buy fue incapaz de entregar los pedidos de noviembre y diciembre antes de Navidad cuando su inventario en stock se desajustó con los recuentos de su mercado online. Ralph Lauren vio cómo sus beneficios caían un 50% y el valor de sus acciones disminuía en 16.000 millones de dólares debido a los fallos en la gestión del inventario.
Un inventario inexacto es algo más que frustrante. Es costoso.
Preguntas comunes sobre los recuentos de inventario
Aquí están algunas de las preguntas más comunes que tienen las organizaciones sobre los recuentos de inventario:
¿Con qué frecuencia debe contar su inventario?
La respuesta corta es con la mayor frecuencia posible. Un recuento cíclico completo de todo su inventario debería hacerse al menos una vez al trimestre, aunque muchas operaciones de almacén hacen recuentos cíclicos diarios para secciones estratégicas para evitar tener que contar grandes cantidades al final del trimestre. Los recuentos físicos deben realizarse al menos una vez al año.
¿Cuándo debo contar mi inventario?
En general, sus recuentos de inventario deben realizarse cuando las operaciones cesan al final del día o antes de que comiencen. Si debe hacer su inventario mientras las operaciones continúan, debe tener un sistema para contabilizar la mercancía recién llegada o los artículos recogidos para su envío.
¿Puedo utilizar a cualquier persona para contar el inventario?
Puede hacerlo, pero no es aconsejable. La mayoría de las operaciones de almacén tienen equipos de conteo o individuos que han sido entrenados en los procedimientos y son monitoreados para la precisión. Usted debe tener un mecanismo de seguimiento en el lugar para asegurar que sus equipos están contando con precisión.
¿Necesito un sistema de gestión de almacenes / sistema de gestión de inventario?
Puede hacerlo todo a mano y hacer un seguimiento en Excel, pero el riesgo de errores es significativo. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) y un sistema de gestión de inventarios (IMS) mejorarán drásticamente su precisión y le permitirán realizar sólidos informes a petición. Además, un SGI se sincronizará con los mercados en línea y se integrará con sus plataformas de pedidos, ventas y envíos para una experiencia perfecta.
Cómo ayuda SkuVault con el recuento cíclico
La función de auditoría de SkuVault le permite añadir o eliminar productos de una ubicación, así como mover en bloque productos de una ubicación a otra, imprimir todos los productos de una ubicación y realizar un recuento completo de todos los productos de una ubicación, en el que simplemente se escanean los artículos existentes, sustituyéndolos por los nuevos SKU.
Después de un recuento, SkuVault genera un informe de auditoría que muestra las discrepancias entre lo que debería tener en stock y lo que realmente tiene. Y, junto con nuestros informes de transacciones y seguimiento de usuarios, es sencillo ver qué ha fallado y quién es el responsable.
Informe de recuento de ciclos
El informe de recuento de ciclos de SkuVault le permite marcar las ubicaciones como «contadas». Esto le permite ejecutar el informe para buscar ubicaciones que no han sido contadas previamente y le permite ser más eficiente al no volver a contar las ubicaciones varias veces.
Un mayor recuento de ciclos significa menos recuentos físicos, lo que significa menos horas de trabajo y más ventas. Además, un inventario desordenado es un inventario inexacto, y un inventario inexacto conduce a:
- Superventas
- Superventas
- Stock por el almacén que no aparece en sus canales online
- Stock muerto
Un programa de recuento cíclico y físico bien ejecutado puede conducir a reducciones significativas en los costes operativos y de transporte de inventario. El aumento de la precisión del inventario puede reducir los niveles de existencias de seguridad. Como resultado, esto reduce los costos de transporte de inventario.
Conclusión
Seguir las mejores prácticas para los procedimientos de recuento de inventario puede mejorar su precisión. Los recuentos cíclicos y los recuentos de inventario físico pueden ayudar a mantener su inventario a mano en sincronía con lo que hay en su tienda, ya sea en línea en su sitio web, en línea en múltiples mercados o en su tienda física.