La Factura de Catering es un documento que ayudará tanto al proveedor como al cliente en la creación, facturación (proveedor) y pago (cliente) de un evento especial. El proveedor repasará el evento y el tipo de evento que el cliente desea crear. A continuación, el proveedor cobrará un depósito (normalmente no reembolsable) para garantizar todos los aspectos del evento y comunicará al cliente la fecha en la que deberá pagar el resto (normalmente justo antes de que se celebre el evento). La factura proporcionará toda la información de precios y servicios necesaria, así como un documento adjunto que recogerá toda la información de pago preferida por el cliente.
- Proporciona a los clientes una lista detallada de los servicios y costes, y especifica las condiciones de pago.
- Sirve tanto de resumen del trabajo como de solicitud formal de pago por escrito, y debe considerarse un documento esencial en cualquier trabajo de catering.
Paso a paso: cómo hacer el catering de un evento
Los clientes a menudo compran varios servicios de catering antes de elegir a quién contratar. Cuando un proveedor de servicios de catering recibe una consulta, debe aprovecharla como una oportunidad para demostrar su valía haciendo las preguntas adecuadas y demostrando su dominio del oficio.
Se necesitan algunos detalles básicos para formular un presupuesto: ¿Existe un rango de precios general que el cliente tenga en mente? ¿Se servirá alcohol? ¿Se necesitan otros servicios auxiliares? Dependiendo de las circunstancias, la preparación de la comida puede hacerse in situ o a distancia; suele ser preferible el servicio in situ, pero puede resultar más caro.
Tome nota del número de personas y haga un presupuesto
Con un número previsto de personas y algunas especificaciones críticas del evento, el proveedor debe proporcionar un presupuesto por escrito. Recuerde que puede haber posibilidades de negociación, por lo que una propuesta de servicios no debe entregarse en términos definitivos. Si un cliente no está satisfecho con los parámetros sugeridos, el presupuesto puede modificarse cambiando el menú o el plan de servicios.
El presupuesto debe especificar también las condiciones de pago. ¿Se requerirá un depósito por adelantado? ¿Cuándo hay que hacer el pago final? ¿Qué pasa con los ajustes del presupuesto inicial en respuesta a los cambios de precio u otras variables?
Prepare el personal y la comida
Preparar un evento significa algo más que reunir los ingredientes o preparar los platos. El éxito del catering depende de una cuidadosa preparación del personal. Los miembros del equipo deben tener claras sus responsabilidades desde el principio. Algunos proveedores incluso utilizan programas de software como CaterPro, Event Master u otros para diagramar los planos de la planta, planificar el flujo de trabajo y, en general, preparar a todo el equipo para el evento.
Entregue el servicio de manera profesional
Una buena comida no puede compensar un servicio mediocre. La ejecución debe ser meticulosa, independientemente de lo «exigente» que sea el cliente.
Complete y entregue la factura del Catering con los ajustes finales
Cuando esté listo para solicitar el pago, entregue la factura al cliente. Pueden ser necesarios algunos cambios de última hora, si, por ejemplo, los precios de los ingredientes críticos han cambiado, o el número de personas ha sido revisado al alza.