Google Keep es probablemente el mejor servicio de Google que la mayoría de la gente no usa.
Servicios como Keep, Evernote y Microsoft OneNote suelen llamarse «aplicaciones para tomar notas». Pero es una etiqueta obsoleta. Han crecido más allá de sus raíces, y ahora ofrecen un flujo de trabajo colaborativo, recordatorios, listas de control, geofencing, reconocimiento óptico de caracteres, transcripción de voz, bocetos y mucho más.
Hace unos años, habría recomendado Evernote. Pero durante el verano, Evernote tomó un giro equivocado. La compañía cambió su estructura de precios de una manera que prácticamente obliga a los usuarios a pagar o abandonar. En concreto, Evernote añadió limitaciones a la versión gratuita, llamada Evernote Basic. Ahora se puede acceder a ella a través de un máximo de dos dispositivos al año, lo que, en mi opinión, es una auténtica barbaridad. Limitan las subidas a 60 megabytes al mes, lo cual es absurdamente bajo. Y han subido los precios de los niveles premium. Las versiones de pago de Evernote ahora cuestan 34,99 dólares, 69,99 dólares y 120 dólares al año.
Las alternativas abundan.
Microsoft OneNote es una gran opción para las personas invertidas en el mundo de Microsoft – los usuarios de Windows que se suscriben a Microsoft Office 365 o que llevan un Windows Phone.
Apple Notes es rudimentario, pero ideal para las personas que utilizan muchos productos de Apple pero no muchos productos de Google y los usuarios pesados de Siri que se sienten cómodos en el cálido abrazo de iCloud.
Para la mayoría de la gente, sin embargo, recomiendo Google Keep, especialmente para cualquiera que utilice los muchos productos con los que Keep se integra. Entre ellos se encuentran Chrome, Calendar, Gmail, Photos, Drive, Docs, Google Now, Google Assistant y Google Home. La integración de Keep con estas otras apps es algo muy potente.
Keep es el mejor de su clase por tres razones nada sorprendentes, teniendo en cuenta que estamos hablando de Google. La integración de Keep con otras aplicaciones, la búsqueda y la inteligencia artificial (I.A.) son superiores a la competencia. (Verás estas ventajas en los consejos más abajo.)
Algunas personas siguen pensando que Keep es sólo una tonta aplicación de notas adhesivas. Estoy aquí para decirles que desde que Keep se lanzó hace más de tres años y medio, Google ha añadido silenciosamente tantas funciones nuevas (muchas de ellas aprovechando la potente I.A. de Google) que ahora es un producto completamente diferente.
Es casi seguro que Google desvelará una API en algún momento, permitiendo a terceras empresas crear aplicaciones y servicios que lean o escriban notas.
Mientras tanto, Google probablemente integrará Keep más profundamente en una creciente gama de productos de Google.
La más transformadora de estas integraciones será en el Asistente de Google, el asistente virtual de IA de próxima generación de Google. Del mismo modo que Assistant escaneará tu correo electrónico, tu calendario y otras apps de Google repletas de datos, Assistant también escaneará Keep y pondrá a tu disposición toda la información de Keep a través de una conversación o un chat.
Cuando Assistant pueda utilizar Keep para recordar cosas por ti, se sentirá como parte de tu mente. Te susurrará recordatorios al oído y te proporcionará cualquier información de Keep siempre que se lo pidas.
Así que si piensas utilizar Google Assistant, ahora es el momento de empezar a poblar Keep con todos tus datos, información e ideas personales.
Además, creo que Keep ya es la mejor app para tomar notas que existe. Estas son las increíbles cosas que puedes hacer ahora mismo con Google Keep.
Capturar al instante cualquier cosa
Cuando se te ocurra una idea o te encuentres con una información en el mundo que quieras recordar para siempre, Keep la captura rápidamente.
Usa un widget en la pantalla «Hoy» para iOS o en la pantalla de inicio en Android para capturar con un solo toque. El widget muestra cuatro botones: «Nota», «Lista», «Foto» y «Audio». Un toque y ya está listo para las carreras.
Usuarios de iPhone: Coloca el icono de Keep como uno de tus cuatro iconos del «Dock» para un acceso más rápido. Si tienes un iPhone 6s o posterior, utiliza 3D Touch: Pulse con fuerza el icono y elija entre «Nueva nota de audio», «Nueva nota de foto», «Nueva lista» o «Nueva nota».
La opción más rápida es la de audio: solo tiene que seleccionar y hablar, y sus palabras se capturarán e incluso se escribirán en un texto que se puede buscar.
Si necesita capturar información escrita -en una pizarra, un cartel, una tarjeta de visita, un menú, un artículo, un contrato, una matrícula o incluso una pantalla-, pulse el botón «Foto» y tome una foto. Keep escanea y captura las palabras de esa foto, haciendo que la nota se pueda buscar. Para extraer las palabras, pulse sobre la foto y elija «Tomar texto de la imagen» en el menú. Las palabras de la foto se transformarán en texto. También puedes importar a Keep las fotos que ya hayas tomado, y éstas también se escanearán.
La función de escaneo de palabras sólo funciona para el idioma inglés, pero el director del proyecto de Google Keep, Mario Anima, me dijo que se añadirán más idiomas en el futuro.
(Consejo adicional: tanto el audio que grabas como las fotos que tomas en Keep se almacenan en Google Drive y cuentan contra tu límite de almacenamiento en Drive. Después de que Keep extraiga el texto, puedes eliminar la grabación o la foto y conservar sólo las palabras.
Por supuesto, también puedes elegir «Nota» o «Lista» para capturar texto de forma libre o listas de casillas. En una «Nota», puedes utilizar asteriscos o guiones para las listas de viñetas, y Keep crea automáticamente la siguiente viñeta. En una «Lista», Google utiliza la Inteligencia Artificial para adivinar qué elementos estás añadiendo, lo que acelera la creación de listas.
Con el comando «OK Google» en los teléfonos Android, puedes crear notas con sólo hablar. Incluso puedes añadir y editar listas sólo con la voz. Por ejemplo: «OK, Google: Crea una lista de la compra con col rizada y leche». Luego puedes cambiar de opinión diciendo: «Elimina la col rizada» y «Cambia ‘leche’ por ‘leche descremada'». (Una vez guardada la lista, puedes añadir nuevos artículos solo con la voz, pero no cambiarlos ni eliminarlos.)
Si utilizas el navegador Chrome de Google, instala la extensión Keep Chrome y también la app de Chrome -solo tienes que ir al sitio de Keep y buscar la opción de la página de la app en el menú de la hamburguesa. Al pulsar el botón de Keep que instala la extensión del navegador, capturarás un enlace a la pestaña seleccionada en ese momento, con la posibilidad de añadir una nota.
Hablando de navegadores, abre cada una de las etiquetas de Keep que utilices con más frecuencia en una pestaña separada para capturarlas y consultarlas rápidamente mientras utilizas tu PC o portátil. Cuando ya estés en una categoría de etiquetas específica, las nuevas notas se etiquetarán automáticamente para esa categoría.
O, mejor aún, ejecuta la aplicación para el navegador Chrome, redúcela a una columna delgada y mantenla abierta junto a tu navegador para acceder al instante mientras trabajas.
Recuerda más rápido
Google Keep tiene una función de búsqueda increíble. Pero cuando haces clic o tocas el icono «Buscar», y antes de que puedas buscar, se te presentan opciones para encontrar cosas. Estas opciones incluyen el tipo de nota («Recordatorios», «Listas» y «Fotos»), etiquetas (que puedes crear utilizando el menú desplegable o creando hashtags en las notas; cada nota puede tener tantas etiquetas como quieras), personas (la lista completa de personas con las que has compartido notas o que han compartido notas contigo), cosas (la autocategorización de Google A.I. de Google de tus notas, que incluye categorías como «Libros», «Comida», «Películas», «Música», «Lugares», «Viajes» y otras) y colores.
Agrega recordatorios en Keep (no en Inbox)
Google Reminders es una función que abarca tres productos: Inbox, Keep y Calendar. La función te permite recibir alertas en función de la hora y la fecha o la ubicación; por ejemplo, puedes establecer un recordatorio para recoger la ropa de la tintorería la próxima vez que pases cerca de la tintorería. También puedes establecer recordatorios recurrentes.
La mayoría de los usuarios introducen los Recordatorios desde la Bandeja de Entrada. Pero añadirlos en Keep es mejor. Los recordatorios añadidos en Keep aparecen en Inbox, pero los añadidos en Inbox no aparecen en Keep. (Los recordatorios aparecen en el Calendario, a pesar de todo.)
La interfaz de Keep para los Recordatorios es mejor que la de la Bandeja de Entrada. Puedes utilizar toda la gama de opciones: «Notas», «Lista», «Foto» y «Audio». Sólo tienes que crear cualquier tipo de nota en Keep y luego tocar el icono de Recordatorios.
Usa Keep como una «servilleta inteligente»
La versión de Keep para Android permite hacer bocetos de forma libre y notas escritas a mano, tal y como podrías hacer en una servilleta en una comida. (La versión de Keep para iOS tendrá esta función pronto, según Anima de Google). La diferencia es que Google aplica una asombrosa Inteligencia Artificial para que tus garabatos se puedan buscar. Google puede reconocer y convertir en texto la mayoría de los garabatos escritos a mano. Y lo que es más sorprendente, la inteligencia artificial de Google puede incluso reconocer algunos de tus dibujos. Así, si dibujas una casa, un coche y una copa de martini, podrás encontrar el dibujo más tarde buscando estas palabras. Recientemente, Google hizo una demostración de esta I.A. dentro de un divertido juego llamado Quick Draw. Google adivina lo que estás dibujando en tiempo real, mientras lo dibujas.
Abre la aplicación Keep para Android y toca «Nuevo dibujo». También puedes añadir un dibujo a una nota existente o dibujar sobre una foto importada en Keep. Una vez que estés en el modo de dibujo, utiliza las distintas herramientas de dibujo y resaltado para mejorar tus dibujos.
Prioriza tu mente
Usa la función de arrastrar y soltar para reorganizar tus notas o «anclar» notas a la parte superior.
Hay un atajo secreto que lleva cualquier nota a la parte superior de la rotación, pero no «anclada»: Archiva la nota y luego desarchiva. Cuando salga del Archivo, se colocará como si fuera una nota nueva (el botón «archivar» es un recuadro con una flecha).
Incuba tus ideas
No te limites a capturar tus ideas en Keep. Desarrolle sus ideas a lo largo del tiempo. Este es el mejor consejo de Keep para los creadores. Por supuesto, cuando el genio se asoma, captura la idea. Pero vuelve atrás y pasa tiempo de calidad con tus notas. Cuando tengas más ideas o encuentres datos o recursos relacionados, añádelos a la nota existente. Escribe pasajes enteros (porque las ideas sobre cómo expresar o articular algo también necesitan ser capturadas).
También puedes reclutar a otros para que te ayuden a desarrollar tus ideas simplemente tocando el botón «Compartir» en la versión de escritorio o el elemento «Colaboradores» en el menú «Más opciones» de la aplicación móvil.
¿Tu idea está lista para eclosionar? «Gradúa» la nota de Keep en un documento de Google. En la aplicación móvil, la opción «Copiar a Google docs» está en el botón «más» de la parte inferior izquierda. En la versión de escritorio del navegador, está en el menú «Más opciones» (los puntos verticales).
Cada nota puede tener hasta 20.000 caracteres de longitud, aproximadamente 12 veces la longitud de esta columna, y el campo del título tiene un máximo de 1.000 caracteres. Para las listas, cada elemento puede tener hasta 1.000 caracteres y puedes tener hasta 999 elementos por lista.
Piensa en Google Keep como un periférico de tu mente
Haz que Google Keep sea el centro de tu vida. Utilízalo de forma obsesiva. Cuando lo hagas, se convertirá en un espejo de tu mente, una extensión de tus procesos mentales que nunca se olvida, un vivero de tus mejores ideas, proyectos, objetivos y planes.
A medida que Google evoluciona la inteligencia artificial de Keep y la conecta con los servicios que utilizas a diario, la distancia entre la inspiración y la ejecución se acorta cada vez más.
Google Keep no es una tonta aplicación de notas adhesivas amarillas. Es una herramienta siempre presente, potenciada por la inteligencia artificial, que amplía los poderes de tu mente.