Esta macro tiene tanto nuevas características como una funcionalidad mejorada.
La primera mejora es que el número inicial del rango de borrado (#1) siempre se rellena previamente. A medida que se eliminan números de la lista de números (#7), el número inicial cambia. La cuenta atrás del recuento restante (#6) ha mejorado su precisión.
Una mejora importante es con la exportación de un informe de renumeración. En la versión anterior, al hacer clic en Exportar se exportaba el informe como un archivo .txt al directorio EditTools Datasets y el nombre del archivo se elegía por usted. Esto ha cambiado.
El proceso de exportación ahora le permite establecer la información del «encabezado» que aparece en cada informe. Al hacer clic en Exportar encabezado de archivo (#3) se abre el cuadro de diálogo de mantenimiento de la información del encabezado:
Aquí se introduce la información de identificación (#8). El texto del encabezado que aparecerá en cada informe de renumeración de referencias se muestra en #9. Haga clic en Guardar (#10) para guardar su información. Su información de cabecera se mantendrá hasta que la cambie; no es necesario introducirla de nuevo con cada proyecto.
Cuando haga clic en Exportar (#4), se abrirá el siguiente diálogo:
El campo superior (#11) contiene la información de la ruta y el nombre del archivo. La información presente da la información del último informe exportado. Haga clic en el botón Nuevo para proporcionar un nuevo destino y nombre de archivo y para elegir .txt, .doc o .docx como formato de archivo. En el campo inferior (#12) introduzca la información del proyecto, como «Smith on Rabbits Chapter 98A». La información del proyecto, junto con la fecha de creación del informe, aparecerá debajo del encabezado del informe.
Otra novedad de esta macro son los 7 botones de texto (#2 arriba). Se trata de botones personalizables que permiten crear un texto estándar que se inserta en el campo Renumerar (#A). Como puede ver en la imagen de arriba, los primeros 4 botones han sido personalizados y los 3 de abajo no.
Para personalizar (o cambiar) un botón, haga clic con el botón derecho en el botón para abrir el cuadro de diálogo Botón personalizado. En el campo Texto del botón (#13) introduzca el título corto que desea que aparezca en la cara del botón (para un ejemplo, vea los botones personalizados más arriba). En el campo de texto (#14), introduzca el texto que desea que se inserte cuando se pulse el botón. A continuación, haga clic en Actualizar (#15).
Para utilizar el texto preescrito, haga clic en el número de referencia que se va a modificar (#16) para que se introduzca en el campo Original. A continuación, coloque el cursor en el campo Renumeración, dejando el campo en blanco. Haga clic en el botón que tiene el texto que desea introducir (#17). El texto aparecerá en el campo Renumeración. Haga clic en Modificar (#18) para introducirlo en el campo principal de Renumeración (#A).
Así es como aparece en el campo de Renumeración:
Aunque no es totalmente visible, este es el texto que aparecerá en el Informe al cliente: «datos no publicados – eliminados de la lista de referencias e insertados como paréntesis en el texto».
El último cambio realizado en la comprobación del orden de los números de referencia es para hacer más rápida y fácil la renumeración. Ahora, cuando se hace clic en un número original que debe ser renumerado, el campo Renumerar se rellena automáticamente con el siguiente número. La primera vez que se renumera una referencia, hay que insertar manualmente la renumeración (#19); esto pone en marcha el contador interno de la macro y se muestra el número de la siguiente renumeración (#20). A partir de entonces, para renumerar, basta con hacer clic en el Número Original y si el Renumerar sugerido es correcto, hacer clic en Modificar (#21).
Seguimiento de la renumeración de referencias
La versión original de esta macro proporcionaba un método para verificar que las referencias se llamaban en orden. La novedad es añadir la capacidad de seguir la renumeración de las referencias. Como muestra la figura siguiente, hay varias características nuevas. (No se muestra una adición de última hora – el botón Ir a.)
En primer lugar está el área para rastrear los números actuales y nuevos (#1 y #2). El número original y su nuevo número se introducen en #3 y se pulsa el botón Modificar para introducir los números en los campos correspondientes de #1 y #2. Si la casilla #5 está marcada, los elementos renumerados se eliminan automáticamente de la lista original (#9); si no está marcada, hay que eliminar el número manualmente. El siguiente número renumerado se muestra en #4. Cuando se renumeran las referencias, es una buena relación con el cliente crear una lista de renumeración que se puede entregar al cliente para que el corrector la utilice (así como guardar una copia con el archivo de los archivos editados por si surge una pregunta en el futuro). Usando #6, puede exportar la lista de renumeración a un archivo estándar .txt. Hay un archivo por defecto (Reference Num Order Renumbered List.txt) que se guarda en la carpeta EditTools Datasets, pero puede nombrarlo específicamente para el proyecto (por ejemplo, Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) y guardarlo en la carpeta de su elección, como la misma carpeta con los archivos editados del proyecto.
También es nueva la capacidad de eliminar un rango de números (#7) de la lista primaria (#9). Por ejemplo, si el autor ha indicado que una llamada incluye las referencias 10 a 25, puede eliminar todos esos números de la lista principal (#9) de una sola vez, en lugar de uno a la vez, utilizando esta característica (#7). El contador (#8) también ha cambiado. Ahora muestra tanto el recuento original como el recuento restante.
No se muestra la adición de última hora del botón Ir a. Aparece encima de los contadores (#8). Su uso principal es para los documentos que tienen un gran número de referencias. En lugar de desplazarse para localizar un número muy abajo en la lista de números (#9), se hace clic en Ir a y se introduce el número al que se quiere ir. Esta es una herramienta de navegación solamente.
Las siguientes imágenes muestran algunas de las características en acción. La primera es la renumeración.
La renumeración comienza con la localización del número original, es decir, el número que se va a cambiar. El número original, tal y como aparece en el manuscrito (es decir, el número anterior al cambio), se encuentra en la columna de la izquierda (#10). A continuación, hay que introducir el número en el campo Original, en el número 11. Hay dos maneras de introducir los números. El número original puede ser introducido haciendo clic en el número en el #10, que lo introducirá automáticamente en el campo Original en el #11, o puede poner el cursor en el campo Original en el #11 e introducir manualmente el número. A continuación, introduzca el nuevo número -es decir, el número al que se va a cambiar- en el campo Renumerar en el nº 11. En este ejemplo, vamos a renumerar la referencia 5 como referencia 1 (#11). Observe también el campo #12, que muestra los números de referencia 1 y 5 en la lista original de números de pedido. Debido a que aún no hemos hecho clic en el botón Modificar (#11), el Siguiente Renumeración todavía muestra el 0 (#13).
Una vez que se hace clic en el botón Modificar (#11), el diálogo cambia. El nuevo número aparece en el campo principal junto al número original (ver #14). Esto nos permite mirar este diálogo y determinar qué números han cambiado y a qué han cambiado. Para recordarnos que el siguiente renúmero es el 2, el 2 aparece en el #15. Y como la opción Eliminar número (#5) estaba marcada, el número 1 se eliminó automáticamente de la lista de orden original (#16).
Supongamos que la referencia 2 está correctamente numerada; se puede dejar o hacer clic en ella para eliminarla de la lista de números original. La siguiente referencia llamada debería ser la 3 pero, en su lugar, es la 7. Así que introducimos la 7 en el campo Original y la 3 en el campo Renumerar y hacemos clic en Modificar (#11). El resultado es el que se muestra aquí:
De nuevo, los números originales y nuevos se ven en el campo Renumerar (#17) y el siguiente número renumerado es el 4 (#18). Y debido a que se dejó marcado el número Eliminar, el número 3 ha sido eliminado de la lista de Ordenes de Referencia (#19) – pero no el número 2, que debe ser eliminado haciendo clic en él.
Notará que los Recuentos en #20 no han cambiado de los números originales. Esto se debe a que no hemos eliminado manualmente un número de la lista de órdenes de referencia (#19). Cuando hacemos clic en el 2 para eliminarlo (#21), el recuento se actualiza automáticamente (#22), como se muestra aquí:
Cuando termine con el archivo, puede exportar la lista de renumeración haciendo clic en el botón Exportar (#23). Puede guardar una copia en sus archivos y enviar una copia a su cliente. El archivo se exporta como un archivo .txt y es un archivo simple como se muestra aquí:
El archivo es automáticamente etiquetado como «Reference Num Order Renumbered List» (#24) y automáticamente guardado en el directorio EditTools Datasets. Puede cambiar el nombre y la ubicación (#23). Lo que se produce es la lista mostrada arriba. Las dos columnas de números (#26) se identifican por la cabeza (#25), siendo los números a la izquierda de la coma el número de referencia original y los números a la derecha de la coma los números renumerados. En este ejemplo, se han renumerado todas las referencias excepto la referencia 7. El archivo .txt se puede enviar al cliente para que lo utilice el corrector.
La macro de comprobación del orden del número de referencia original
Asegurarse de que las referencias numeradas se llaman en orden en un documento puede ser una tarea difícil, especialmente si hay muchas referencias. La mayoría de los editores utilizan papel y bolígrafo para registrar las referencias. EditTools ofrece ahora una opción diferente para el seguimiento de las llamadas de referencia: Comprobación de orden de referencia.
La comprobación de orden de referencia se encuentra en la cinta de EditTools en el submenú Referencias (A) (B), donde aparece como Comprobación de orden de referencia.
Al hacer clic en Ref # Order Check (B) aparece el cuadro de diálogo de la macro, que se muestra aquí:
Si trabaja en varios proyectos al mismo tiempo, puede hacer un seguimiento de las referencias de cada proyecto guardando la lista de números de referencia de cada proyecto en su propio archivo y abriendo ese archivo la próxima vez que trabaje en el proyecto específico (#1).
Para rellenar la comprobación del número de referencia, introduzca el último número de referencia de un documento en el campo número de referencias (#2) y haga clic en Actualizar lista (#3). Por ejemplo, si el último número de referencia de su documento es el 123, deberá introducir el 123 en el campo # de referencias (#2) y luego Actualizar la lista (#3). Los números del 1 al 123 aparecerán en el campo de visualización (#4).
Si su documento tiene referencias «a,b» (por ejemplo, 57a, 62a, 62b, 62c), puede añadirlas a la lista utilizando la función Insertar (#5). Introduzca el valor «a,b» a insertar en el campo Valor a insertar, y luego indique el número que debe insertarse antes (campo Insertar antes) o el número que debe insertarse después (campo Insertar después) en la lista. El número «a,b» aparecerá entonces en la lista. Por ejemplo, para insertar 62b, deberá escribir 62b en el campo Valor a insertar y, a continuación, escribir 62c en el campo Insertar antes o 63 en el campo Insertar después, suponiendo que ya haya introducido 62a pero no 62c en la lista. Para introducir el número, haga clic en Insertar (#5).
El Recuento (#6) le ofrece un recuento total del número de referencias y, al igual que con otras macros de EditTools, tiene la opción de Guardar, Guardar & Cerrar o Cerrar (#7) el diálogo.
Supongamos que en nuestro documento de muestra hay 117 referencias. Haríamos clic en Ref # Order Check (B arriba) para abrir nuestro diálogo en el que escribiríamos 117 (#8) y haríamos clic en Update List (#9).
Al hacer clic en Update List se rellena el campo de la lista de números de referencia (#9).
Si la lista de referencias también tiene una referencia numerada 102a, ese número se añadiría a la lista escribiendo el número en el Valor a insertar (#10) y escribiendo 103 en el campo Insertar antes (#11) o escribiendo 102 en el campo Insertar después (#12) y haciendo clic en Insertar (#13).
Como se muestra aquí, el número 102a se introduce automáticamente (flecha). Al hacer clic en Guardar & Cerrar (#14) se guarda la lista de números.
Cuando se vuelve a abrir Reference # Order Check, aparece la lista de números guardada (como demuestra la inclusión de 102a en nuestro ejemplo ) y el recuento muestra ahora el número total de números de referencia como 118 (#16), que son nuestros 117 originales más la adición de 102a.
En el extracto de nuestro documento de muestra, se han resaltado las llamadas de referencia. La primera referencia llamada es la 1 (#17), con la que nos encontramos hace tiempo; la siguiente es la 43 (#17).
Un vistazo al cuadro de diálogo de comprobación del orden de los números de referencia nos dice que la 43 es el siguiente número de referencia que debería ser llamado (#20), así que hacemos un solo clic en el número 43 en el campo del número (#20) para eliminarlo de la lista. Eso moverá el número 44 al principio de la lista (#21), indicando que es el siguiente número que se espera encontrar en el documento.
Sin embargo, el siguiente número de referencia en nuestro documento es el 47 (ver #18 arriba), no el esperado 44 (#21). Esto nos indica que las llamadas de referencia 44, 45 y 46 no se mencionan en el orden de los números o puede que no se mencionen en el documento en absoluto. Como editores, tomaríamos los siguientes pasos necesarios para solucionar este problema.
Algunos otros puntos: Usando nuestro ejemplo, si usted Guardar & Cerrar Referencia # Comprobación del orden en este punto (después de 43 se ha eliminado del campo de número) y volver a abrir Referencia # Comprobación del orden, su lista de números todavía comienza con 44 como el primer número (# 22), pero su cuenta (# 23) ahora indica el número de números que quedan en la lista de números. Si sólo guarda, el archivo se guarda pero el recuento (#23) no cambia. El recuento cambia cuando el archivo se actualiza como resultado de su cierre y reapertura.
Por último, los números pueden ser eliminados del campo de números en cualquier orden; simplemente haga clic en un número. Si borra accidentalmente un número, vuelva a insertarlo siguiendo el procedimiento descrito anteriormente para insertar un número (#10 a #14).