La función SharePoint Connect to Outlook es un ejemplo estelar de la estrecha integración entre SharePoint y otros productos de Microsoft. Aunque SharePoint 2013 ofrece aún más integración que antes, Connect to Outlook ha formado parte de SharePoint desde el principio. Qué ventajas ofrece esta función tan fácil de usar? Al conectar los calendarios y otras funciones de SharePoint con Outlook, puede examinar e incluso editar y crear elementos desde Outlook. Esto le permite trabajar con estos elementos sin tener que abrir el sitio de SharePoint.
Trabaje con Calendarios, Contactos y Tareas con SharePoint Connect to Outlook
Aparte del correo electrónico, las tres áreas más utilizadas de Outlook son Calendarios, Contactos y Tareas. Estas características tienen sus correspondientes listas en SharePoint. Por lo tanto, parece una obviedad que cada una de estas Listas en SharePoint pueda conectarse a su área correspondiente de Outlook. Si el usuario tiene permiso de lectura en la lista de SharePoint, podrá navegar y abrir los elementos en Outlook de la misma manera que lo hace en SharePoint. Si tiene permisos de colaborador en SharePoint, también podrá editar, o incluso crear o eliminar, los elementos en Outlook. Sean cuales sean los permisos que tengan en SharePoint, tendrán el permiso correspondiente cuando trabajen con esa Lista en Outlook.
Para crear la conexión:
- Vaya a la Lista deseada en un sitio de SharePoint (por ejemplo, un Calendario). En la cinta de la Lista, haga clic en el botón Conectar con Outlook.
- Dependiendo de la configuración de su navegador, es posible que aparezca un cuadro de diálogo del navegador preguntando si desea permitir este tipo de conexión. Haga clic en el botón Permitir.
Para ver el Calendario en Outlook:
- Navegue hasta Outlook (o abra Outlook si aún no está abierto). Es posible que aparezca un cuadro de diálogo de Outlook preguntando si desea permitir la conexión. Haga clic en Sí.
- El Calendario de SharePoint se añadirá al grupo Otro Calendario en la barra de navegación izquierda del Calendario de Outlook. Puede ver el Calendario marcando la casilla junto a su nombre; desmarque la casilla para ocultarlo.
SUGERENCIA ADICIONAL: Vea el Calendario de SharePoint combinado con su calendario personal, u otros calendarios, utilizando el Modo de superposición. Esto no añade los eventos de SharePoint a su calendario, pero le permite ver todos los eventos en una única cuadrícula de calendario.
Siga los mismos pasos para conectar las Listas de Contactos de SharePoint a sus Contactos de Outlook, o las Tareas de SharePoint a las Tareas de Outlook. (NOTA: En SharePoint Server 2013 con MySites habilitados, la función se llama Sincronización con Outlook, y se trata de una verdadera función de sincronización. Su MySite contendrá una lista maestra de todas sus tareas a través de los sitios e incluyendo las tareas en Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook también funciona con Tableros de discusión, Bibliotecas y Más
Muchos usuarios conocen el uso de SharePoint Connect to Outlook para ver y trabajar con elementos en Calendarios, Contactos y Tareas. Sin embargo, lo que a menudo se pasa por alto es la posibilidad de utilizar esta función para otras listas e incluso bibliotecas.
La vista de carpetas en Outlook es el lugar al que se acude para ver todas las listas (y bibliotecas) de SharePoint a las que se está conectado. No sólo se ven los Calendarios, las Listas de Tareas y las Listas de Contactos, sino cualquier otra Lista o Biblioteca de SharePoint. El título de cada conexión comenzará con el nombre del sitio o subsitio donde se encuentra la Lista, seguido del nombre de la Lista o Biblioteca en particular. De nuevo, los permisos que tenga en esa Lista en SharePoint se trasladarán a Outlook.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con los Calendarios de SharePoint, consulte mis publicaciones anteriores en el blog Color-Code Events on a SharePoint Calendar y SharePoint Calendar Overlay with a Library or Other List. Manténgase en sintonía para los puestos adicionales en los calendarios de SharePoint.
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