Az időgazdálkodás egy készség. És mint minden más készséget, ezt is lehet fejleszteni. És ilyenkor jönnek jól az időgazdálkodási tevékenységek.
Segítségükkel élesítheted az időgazdálkodási készségeidet. És így produktívabban tudsz bánni az időddel, és erős lesz a munka és a magánélet egyensúlya.
Legyünk őszinték:
Mindannyian szeretnénk, ha néhány plusz órát fel tudnánk címkézni az óránkra.
De az igazság az, hogy csak 24 óránk van a napból, hogy teljesítsük személyes és szakmai céljainkat.
És ennek az időnek csak egy kis részét szenteljük a munkanapunknak. Ebben a rövid időkeretben produktívnak kell lennünk, és el kell végeznünk a dolgainkat.
És ezért panaszkodunk, hogy nincs elég időnk:
- “Soha nem végzek a napi teendőimmel” (itt az én ajánlott to-do lista formátuma)
- “A munkatársaim folyton félbeszakítanak” (így sosem lesz esélyed arra, hogy befejezd a Mélyreható munkát)
- “Sok időt vesztegetek értelmetlen megbeszélésekre”
- “Sok időt töltök mindennap az e-mailek feldolgozásával” (itt van, hogyan alakítsd át GTD Gmail és e-mail termelékenységgé)
- “Bár sok mindent csinálok, Sosem érzem, hogy haladok” (Termelékenység = értelmes munka + haladás)
Ismerősen hangzik?
Nem csoda, hogy az időgazdálkodás a legfontosabb készség, amit meg kell tanulni és el kell sajátítani.
Hogyan lehet tehát jó időgazdálkodási készséget fejleszteni?
Az egyik nagyszerű módja annak, hogy megtanuljuk, hogyan lehetünk hatékonyabbak a munkában, az időgazdálkodási tevékenységek alkalmazása.
Tartalomjegyzék
A 7 leghatékonyabb időgazdálkodási tevékenység, amit egyedül és a kollégákkal gyakorolhatsz
Az új készségek megtanulása játékokkal sokkal hatékonyabb lehet. Ráadásul sokkal szórakoztatóbb, mintha képzési forrásokat keresnél, amelyek segítenek elsajátítani egy új feladatot.
Szeretnél produktívabbá válni és jobban beosztani az idődet?
Itt van a 7 legjobb időgazdálkodási tevékenység, amellyel fejlesztheted időgazdálkodási képességeidet.
1. 86,400 $
Ezt az első időgazdálkodási tevékenységet 86,400 $-nak hívjuk.
Ez egy kiváló gyakorlat arra, hogy megértsd az idő bölcs felhasználásának fontosságát.
Játszhatod egyedül vagy egy csoport kollégával.
Itt vannak a szabályok:
- Mindenkinek 86 400 dollárja van, amit elkölthet
- A pénzzel bármit tehetsz, kivéve a jelenlegi összeg megtöbbszörözését
- Egy napon belül el kell költened. Különben elveszíted
- És nem tudsz naponta több pénzt félretenni
Most:
Hívd össze a csapatodat, hogy írja le, mire költenék a 86 400 dollárt.
Ha mindenki elkészült a listával, hívd össze a csapatodat, és beszéljétek meg, mire és hogyan költötték a pénzt.
Amint már kitaláltad, ez az időgazdálkodási tevékenység nem a pénzről szól.
Minden nap 86 400 másodpercből áll, és nagyon sokat számít, hogyan döntesz arról, hogyan töltöd el őket.
Mi történik, ha ilyen mentalitással közelíted meg az idődet?
Jobban be tudod osztani a napi tevékenységeidet, és a legtöbbet hozhatod ki azokból a dolgokból, amelyek mellett döntesz.
Írd le ezt az emlékeztetőt, és tartsd a munkahelyed közelében, hogy nap mint nap emlékezz rá.
2. Ne felejtsd el, hogy ez az emlékeztető a munkahelyeden van. A befőttesüveg megtöltése “Mayo Jar” (más néven Az élet befőttesüvege)
Ez a játék inkább az idő felhasználására összpontosít, nem pedig az idő értékére.
Szükséged lesz:
- Egy nagy befőttesüvegre minden résztvevőnek
- Műanyagokra, például nagy kövekre, kavicsokra és vízre
Most:
Kérd meg a csapatodat, hogy töltsék meg a befőttesüveget az összes anyaggal.
A cél? Megpróbálni mindent beletenni az üvegbe.
Aki játszik a játékban, az impulzívan fog bizonyos dolgokat beletenni az üvegbe.
Először talán vízzel és kaviccsal töltik meg, és kevés vagy egyáltalán nem hagynak helyet a nagy köveknek.
Az egyetlen módja annak, hogy a majonézes üveget minden anyaggal megtöltsék? Úgy, hogy először a köveket, másodszor a kavicsot, és utoljára a vizet rakod bele.
Itt a tanulság:
Gondolj úgy az edényedre, mintha a napod lenne, és az anyagaidra, mintha a feladataid lennének.
A napi célod, hogy kitaláld, hogyan tudod a legjobban elhelyezni az egyes tárgyakat egy szűk helyen. És azt akarod, hogy minden egységesen működjön.
A kövek a legfontosabb feladatokat képviselik. Az életcéljaidat. A békáidat. Amit el kell végezned, hogy javítsd a munkádat és a karrieredet. A kavicsok és a homok nélkül is tele lenne a befőttesüveg, és a munkádnak akkor is lenne értelme.
A kavicsok a többi dolgot jelentik a munkádban. Ezek kisebb feladatok vagy projektek, de mégis értéket adnak a munkádhoz.
Végül a víz a nem fontos dolgok. Nem jelentenek sokat az életed egészéhez. Tölts kevés időt velük.
Ha azzal kezded, hogy homokot teszel a befőttesüvegbe, nem lesz helyed a köveknek vagy kavicsoknak.
Ez igaz azokra a dolgokra is, amelyeket beengedsz az életedbe.
Foglalkozz először a kövekkel, az igazán fontos dolgokkal. Állítsd fel a prioritásaidat, mert minden más csak víz.
Nem tudsz nagy dolgokat csinálni, ha a kis dolgok elvonják a figyelmedet.
3. A nagy kép vak rejtvényfejtés
A rejtvények remek csapatépítő gyakorlatok. Helyesen használva az egyik legjobb időgazdálkodási gyakorlat is.
Ezért a gyakorlatért álljatok össze egy csapatnyi emberrel, és valaki válasszon egy doboznyi rejtvényből.
Ne nézzétek meg az elején lévő képet. Ehelyett dobd az összes darabot arra a területre, ahol éppen dolgoztok, és kezdjetek hozzá.
Előrehaladást érhetsz el, miután elkezdted. De jó eséllyel elég sokat fogsz küszködni, amíg megpróbálod összerakni a kirakót.
Egy pillanatra gondolkodj el, és kérdezd meg:
“Mi hiányzik itt?”
Miután rákényszerítetted magad a küzdelemre, keresd meg a kirakós doboz tetejét. Amint mindenki látja, hogyan kell kinéznie a kirakósnak, sokkal könnyebb lesz összerakni.
A legfontosabb tanulság ebből a játékból? A dolgok sokkal nehezebben mennek útbaigazítás vagy a nagyobb kép nélkül.
Ugyanez történik, amikor úgy ülsz le dolgozni, hogy nincs célod a napra, vagy nincs prioritáslistád. Vakon dolgozol, ami nem hatékony, és megnehezíti a többi feladat elvégzését.
Ehelyett szánj időt arra, hogy elkészítsd a feladatok listáját, mielőtt munkához látnál.
Íme egy egyszerű rendszer. Tedd fel magadnak a következő kérdéseket:
- “Milyen feladatokat kell elvégezned?”
- “Mennyi időbe telik a feladatok elvégzése?”
- “Hogyan lehetsz hatékonyabb a feladatokban?”
És máris megtanulhatod a jobb menedzsmentet és növelheted a termelékenységedet.
4. Végezd el a feladatokat! A perckihívás
Ezhez az időgazdálkodási gyakorlathoz szükséged lesz egy csapatnyi emberre. Ebből elég sokat megtudhatsz arról, hogyan érzékeled az időt, és ez hogyan befolyásolja a munkanapodat.
Foglalj össze egy csoportot, és az egész csoport csukja be a szemét, kivéve egy személyt. Ez a személy oldalra áll, és számon tartja az időt.
Állítson be egy időzítőt, és mindenki csukja be a szemét, és üljön le, amikor úgy gondolja, hogy eltelt egy perc.
Amint azt már kitalálhattad, nem mindenki fog egyszerre leülni. Ehelyett minden résztvevő különböző időpontokban ülhet le.
Azt tanítja ez nekünk, hogy az időérzékelésünk nagyon is eltérhet a tényleges idő múlásától. Bizonyos feladatok sokkal tovább tarthatnak, mint gondolnánk, ami kisiklathatja az egész időbeosztásunkat.
Ez mindenkit arra késztet, hogy átgondolja, hogyan használja fel az idejét. És talán rájönnek, hogy nem használják azt olyan hatékonyan, mint hiszik.
5. Lakatlan sziget
Az életed egy pontján talán már feltették neked a kérdést:
“Ha egy lakatlan szigeten ragadnál, és csak három dolgot vihetnél magaddal, mit vinnél magaddal?”.”
Ez a játék egy kis csavart ad ennek a kérdésnek.
Tegyetek össze egy csoportot, és képzeljétek el, hogy mindannyian egy lakatlan szigeten ragadtak.
Most:
Állítsatok be egy időkorlátot. Adjatok mindenkinek két percet arra, hogy leírja azokat a tárgyakat, amelyeket a szigetre kellene vinnie. Magyarázza el, hogy a lényeges tárgyakért pontokat kapnak, a nem lényeges tárgyakért pedig nem kapnak pontot.
Ez a fajta játék sokak számára sokkoló lehet. Miért?
Nos, ha nem vagy hozzászokva az időbeosztáshoz, akkor kihívást jelenthet, hogy kitaláld a prioritásaidat és azt, hogyan tudnának a kedvedben járni korlátozott idő alatt.
Ez a játék minden játékost arra kényszerít, hogy ne csak azt gondolja át, hogy mire lenne szüksége, hanem azt is, hogyan tudna több pontot szerezni a szükséges időkeretben.
Ez nagyon hasonlít a szakmai életedhez.
Ha csak kilenc órád van arra, hogy elintézd a feladataidat, és meg kell győződnöd arról, hogy a lehető legtöbbet hozod ki az általad választott feladatokból, akkor sokkal óvatosabban fogod használni az órablokkjaidat és kiválasztani a feladataidat.
Ez abban is segít, hogy felismerje azokat a zavaró tényezőket – például a közösségi médiát -, amelyek esetleg visszatartják attól, hogy a legtöbb értéket hozza ki magából.
Elvégre nem minden munka ad hozzáadott értéket az életéhez.
6. A pikk ász megtalálása
Ezhez az időgazdálkodási játékhoz mindössze két személyre és egy vezetőre lesz szükséged.
Itt vannak a szabályok:
- A vezető adjon minden játékosnak két pakli kártyát.
- Ezt követően utasítsuk az összes játékost, hogy fordítsák meg a paklikat, és csapják le az ászt, ha megtalálták.
- A cél az, hogy az összes ászt gyorsabban megtalálják, mint a másik játékos.
De a következőt nem fogják tudni a játékosok:
Az egyik paklit úgy kevertük meg, hogy az ász megtalálása teljesen véletlenszerű legyen. A másik pakli viszont úgy lett rendezve, hogy az összes ász a pakli tetején van.
Amint a játékosok elkezdik a játékot, világos lesz, hogy a rendezett paklival rendelkező játékosnak tisztességtelen előnye van a vegyes paklival rendelkező játékossal szemben.
Gondoskodj róla, hogy ezt az elképzelést megkérdőjelezzék, mivel ez létfontosságú ahhoz, hogy felismerjék a játék célját.
Mondd meg a játékosoknak, hogy képzeljék el, hogy ezek a paklik kártyák be vannak osztva.
- Az egyik játékosnak van egy teljesen véletlenszerű ütemterve. És ez azt jelenti, hogy az egész paklit végig kell járnia, hogy elérje a célját
- De a másik játékosnak ezzel szemben van egy menetrendje, ami megfelelően szervezett. És ez azt jelenti, hogy a legfontosabb célokat érik el először
Az időgazdálkodási tevékenységek nem a győzelemről és a vereségről szólnak. De vannak előnyei annak, ha gondoskodunk arról, hogy megfelelően szervezett ütemtervünk legyen a napi teendőinkről.
És most a csapattagok alkalmazhatják ezt a leckét a szakmai életükre, és javíthatják az időfelhasználásukat.
7. A vak sokszög
Gyakran elég sok időnk van arra, hogy bizonyos feladatokra felkészüljünk. Néha azonban felkészületlenül vágunk bele egyéni vagy csoportos projektekbe.
Ez az időgazdálkodási tevékenység kiváló tanítási eszköz ezekre a helyzetekre.
Ezzel a játékkal egy vezető és sok játékos álljon össze egy kis csoportba.
Minden játékosnak bekötik a szemét, és egy hosszú kötéllel rendelkeznek. Ezt a kötelet kell a vezető által meghatározott formába rendezniük.
A vezetőnek egy időzítőt is be kell állítania a csoportnak.
Itt vannak a szabályok:
- Senki nem veheti le a szemkötőt
- Minden egyénnek folyamatosan érintenie kell a kötelet
A csoport menjen és alakítsa ki a formáját. Valószínű, hogy minden játékos összezavarodik, és nehezen fogja kialakítani az alakzatot.
De miután befejeztétek az első játékot, játsszátok le még néhányszor. Ez lehetővé teszi számukra, hogy rájöjjenek, hogyan tudnák jobban megoldani a feladatot.
Ez a játék arra kényszeríti a játékosokat, hogy elemezzék, mennyire jól oldják meg a feladatokat adott időn belül.
Az első játék során pánikba esnek, és ennek következtében rosszul teljesítenek. De amint szükségük lesz szervezési és elemzési készségekre a jobb teljesítményhez, új és jobb módszereket találnak ki a feladatok elvégzésére.
Kihívást keres önmagának és másoknak?
Ez egy kiváló játék az időgazdálkodás, a csapatépítés, az elemzési készségek, a vezetői készségek, a problémamegoldó készségek és a termelékenység tanítására.
Időgazdálkodási tevékenységek:
Itt vannak a fenti időgazdálkodási tevékenységek legfontosabb tanulságai:
- Az idő korlátozott. Csak ennyi időd van a nap folyamán. Figyeljen arra, hogy mennyi ideje van, és használja ezt az időt céljai elérésére.
- A szervezettség a siker kulcsa. A gyors teljesítmény nem mindig kiváló teljesítmény. Ha a legtöbbet akarja kihozni az idejéből, meg kell tanulnia, hogyan szervezze meg és rangsorolja a feladatait. Ellenkező esetben azt kockáztatja, hogy időt pazarol, és keveset végez.
- Mindig jobb módokat kell keresnie a feladatai elvégzésére. Mindig vannak módok arra, hogy hatékonyabb legyen. Kérdezd meg magadtól: “Van-e hatékonyabb módja annak, ahogyan ezt megtehetném?”. Ez a készség segít a nagyobb munkaterhek kezelésében és a teljesítményed javításában.
Használd ezeket az időgazdálkodási tevékenységeket, hogy javítsd a saját és a csapatod teljesítményét.
Tovább szeretnéd fejleszteni az időgazdálkodási készségeidet? Tudjon meg többet az időgazdálkodási technikáim és időgazdálkodási stratégiáim segítségével.