A modern üzleti piacon arra vagyunk kondicionálva, hogy a jövőbe tekintsünk. Mindannyian így vagyunk ezzel. És ez az egyik dolog, ami megnehezítheti a Megfizethető egészségügyi ellátásról szóló törvény (Affordable Care Act, ACA) sikeres eligazodását, mert nem elég csak a jövőbe tekinteni, amikor az ACA-nak való megfelelésről van szó.
A törvénynek való megfeleléshez sok esetben a múltba is vissza kell tekintenie, hogy meghatározza alkalmazottai ACA-jogosultságát.
A jogosultság pontos mérése egyre fontosabbá vált, mivel az IRS büntetésbecslései több millió dollárra rúghatnak. És amint azt előző blogunkban megtudtuk, a bírságok havonta halmozódnak fel, és gyorsan felhalmozódhatnak minden olyan évben, amikor nem felel meg a követelményeknek.
Mikor van szükség a mérésre
Az ACA munkáltatói megosztott felelősségre vonatkozó rendelkezései értelmében a nagy munkáltatóknak a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottaik 95%-a számára olyan egészségügyi lefedettséget kell nyújtaniuk, amely megfelel a minimálisan szükséges fedezet (MEC) követelményeinek, különben lehetséges bírságoknak vannak kitéve. Ez elég egyszerűen hangzik, de amikor arról van szó, hogy mi számít teljes munkaidős munkavállalónak, a válasz meglehetősen bonyolultnak tűnhet.
A törvény szerint teljes munkaidős munkavállaló az, aki átlagosan legalább 30 órát dolgozik hetente vagy 130 órát havonta. Ez könnyű számítás lehet azon munkavállalók esetében, akiknek állandó munkarendjük van. A változó óraszámú munkavállalók esetében azonban a jogosultság mérése nem mindig ilyen egyszerű.
Munkáltatóként cége úgy határozhatja meg alkalmazottai teljes munkaidős státuszát, hogy az egyes munkavállalók szolgálati óráit két “egyenértékű” mérési módszer egyikével számolja: a havi és a visszatekintő módszerrel. Ma a visszatekintő mérési módszerrel foglalkozunk.
Mi a visszatekintő módszer?
A visszatekintő módszer alkalmazásakor a munkáltató “visszatekint” a korábbi szolgálati órákra, hogy meghatározza a teljes munkaidős státuszt egy jövőbeli időszakra vonatkozóan. Másképpen fogalmazva, a visszatekintő módszer egy olyan megközelítés a teljes munkaidős státusz meghatározására, amely a munkavállaló munkaóráinak egy meghatározott időszak alatt történő nyomon követésével, majd az ezen időszak alatt ledolgozott munkaórák átlagos számának kiszámításával határozza meg a teljes munkaidős státuszt.
A visszatekintő mérésnek három kritikus része van:
1. Mérési időszak
A mérési időszak az az időszak, amelyre a munkáltató “visszatekint” a múltbeli munkaórákra. A visszatekintő mérési időszak hossza 3 és 12 hónap között lehet. A munkáltatók szabadon választhatják meg a visszatekintő mérési időszak hosszát, amennyiben az megfelel a minimális és maximális mérési előírásoknak.
A mérési időszakoknak két típusa van: Kezdeti mérési időszak az új munkavállalók esetében és standard mérési időszak a folyamatban lévő munkavállalók esetében.
Kezdeti mérési időszak: Új alkalmazottak
Az újonnan felvett munkavállalók jogosultságának méréséhez figyelembe kell vennie, hogy a munkavállaló ésszerűen várhatóan heti 30 óránál többet fog-e dolgozni. Ha igen, akkor a munkavállalónak és eltartottjainak a felvételtől számított 90 napon belül fel kell ajánlani a fedezetet.
Ha ésszerűen nem állapítható meg, hogy az új munkavállaló heti 30 óránál többet fog dolgozni, akkor a munkavállaló változó munkaidejű munkavállalónak minősíthető. Ebben az esetben az órák nyomon követését előremenő alapon kell elkezdeni. Az új, változó óraszámú és idényjellegű munkavállalók esetében 3 és 12 hónap közötti visszatekintési időszakot alkalmazhat, amely a munkavállaló óraszámának első bérfizetési időszaka és a munkába állást követő első hónap első napja közötti bármelyik dátummal kezdődik. Ha a munkavállaló munkaideje eléri vagy meghaladja a havi 130 óra teljes munkaidős átlagot a kezdeti mérési időszak alatt, akkor a munkavállaló “teljes munkaidősnek” minősül, és ezért a következő stabilitási időszak alatt jogosult a biztosításra – még akkor is, ha a stabilitási időszak alatt csökken a munkaideje.
Szokásos mérési időszak: A standard mérési időszakok a folyamatos alkalmazottakra vonatkoznak, ami azt jelenti, hogy a munkavállaló egy teljes standard mérési időszakot ledolgozott. Ebben az esetben a munkáltatóknak szó szerint vissza kell tekinteniük, hogy a munkaórákat a mérési időszak alatt átlagolják. Ha a munkavállaló havonta átlagosan 130 órát vagy annál többet dolgozik, a munkavállaló teljes munkaidőben foglalkoztatottnak minősül, és jogosult az ACA szerinti ellátásokra.
Míg a munkáltató a munkavállalók különböző kategóriái esetében eltérő standard mérési időszakokat alkalmazhat (a különböző kategóriák az 54.4980H-3(d)(1)(v) pontban leírtakra korlátozódnak), a mérési időszakokat és a jogosultság meghatározását egységes és következetes alapon kell elvégezni az azonos kategóriába tartozó valamennyi munkavállaló esetében.
Nézzen egy példát.
Példa: Tegyük fel, hogy egy munkáltató 12 hónapos egységes mérési időszakot alkalmaz, amely 2018. november 1-jén kezdődik. Így a folyamatban lévő munkavállalókat 2018. november 1-jétől a következő év 2019. október 31-ig mérik, hogy meghatározzák a 2020. január 1-jei programév kezdetére való jogosultságot.
A folyamatban lévő munkavállalók munkaóráinak kiszámításához átlagolja a munkaórákat a visszatekintési időszak alatt. Ebben a példában a munkavállalónk összesen 1596 órát dolgozott, ami havonta átlagosan 133 órát jelent.
Mivel a ledolgozott órák száma meghaladja az előírt 130 órát, a munkavállaló teljes munkaidősnek és jogosultnak minősül.
2. Várakozási időszak
A visszatekintő mérés második része egy adminisztratív várakozási időszakot tartalmaz, mielőtt az egészségügyi ellátásokat bevezetik. Ez az időszak legfeljebb 90 nap lehet, és a munkáltatók számára opcionális.
Példa: A munkavállalók november 1-jétől október 31-ig történő mérése után a vállalat 61 napos várakozási időszakot alkalmaz (november 1. – december 31.). Ez alatt az idő alatt a munkáltató kiterjeszti a biztosítási ajánlatokat a teljes munkaidősnek minősített egyénekre, és időt biztosít a munkavállalónak arra, hogy a juttatásokat kiválassza és beiratkozzon a január 1-jén hatályba lépő biztosításra.
3. Stabilitási időszak
A harmadik összetevő a stabilitási időszak, a “lock-in” biztosítási időszak azon munkavállalók számára, akiket teljes munkaidősnek minősítettek akár a kezdeti, akár a normál mérési időszak alatt. A stabilitási időszak nem lehet rövidebb, mint a mérési időszak, és 6-12 hónaposnak kell lennie. Gyakran ugyanolyan hosszú, mint a mérési időszak.
Fontos megjegyezni, hogy ha a munkavállaló munkaideje eléri vagy meghaladja a teljes munkaidős átlagot (havi 130 óra) a mérési időszak időtartama alatt, akkor az ACA “teljes munkaidős” munkavállalónak minősül, és ezért a későbbi stabilitási időszak alatt jogosult a biztosításra – még akkor is, ha a stabilitási időszak alatt csökken a munkaideje.
Példa:
Végső megfontolandó pontok
Mielőtt lezárnánk, álljon itt néhány végső megfontolás a visszatekintő mérési módszerekkel kapcsolatban.
Az IRS kijelentette, hogy a visszatekintő mérési módszer nem használható a teljes munkaidős alkalmazottak számának kiszámításához az alkalmazandó nagy munkáltatói státusz meghatározása céljából. Ezek a számítási módszerek megtalálhatók az IRS honlapján. Ehelyett csak a következők meghatározására használható:
- Azoknak, akiknek a munkáltatónak minimálisan szükséges fedezetet kell nyújtania a munkáltatói megosztott felelősséggel járó fizetés elkerülése érdekében; és
- A munkáltatói megosztott felelősséggel járó fizetésre vonatkozó esetleges kötelezettség összege.
Hogyan segíthet a Health e(fx)
Míg mindez bonyolultnak tűnhet, a Health e(fx) segíthet egyszerűsíteni a visszatekintő mérési módszer folyamatát a Health e(fx) Employer Solutions segítségével.
A Health e(fx) Enterprise™ nyomon követi a szervezeten belüli összes munkavállaló összes ledolgozott szolgálati óráját, és automatizálja a visszatekintő méréseket a munkavállalói populáció számára – mind a folyamatban lévő, mind az új munkavállalók számára. Egy olyan jelentést nyújtunk Önnek, amely részletesen tartalmazza a szabványos mérési időszak alatt ledolgozott órák átlagos számát és az ebből adódó jogosultsági státuszt a szervezetében dolgozó minden egyes munkavállaló számára. Az eredmény egy olyan megoldás, amely pontos képet ad Önnek a vállalata visszatekintési szempontjairól, amikor csak szüksége van rá. Így továbbra is előre tekinthet vállalkozása számára.