Athens, Ga. – A University of Georgia Office of the Registrar nemrég indította el új elektronikus kérési és nyomon követési rendszerét, amely jobb szolgáltatást és nagyobb hatékonyságot biztosít az UGA átiratokra szoruló diákok és öregdiákok számára.
Az új e-transcript program, amelyet az Avow Systems Inc. működtet, lehetővé teszi bármely 810-es azonosítószámmal rendelkező hallgató vagy öregdiák számára, hogy hitelesített PDF formátumú átiratot kérjen, amelyet akár saját magának, akár harmadik félnek – akár egy jövőbeli munkáltatónak, akár egy másik iskolának vagy főiskolának – küldhetnek el. A 810-es azonosítószámmal rendelkező diákok és öregdiákok bejelentkezhetnek az új rendszerbe.
“Az e-transcript szolgáltatás elindítása előtt a diákjainknak és öregdiákjainknak papíron kellett elküldeniük nekünk egy levelet, amelyben kérték a bizonyítványuk elküldését, majd az irodánkban feldolgoztuk a kérésüket, és postáztuk a papíralapú bizonyítványt a címzettnek” – mondta Jan Hathcote, az UGA regisztrátora. “Az egész folyamat körülbelül két hétig tartott, néha tovább, attól függően, hogy mennyi időbe telt, amíg a kérés megérkezett a postán, és amíg a visszaküldött levél eljutott a címzetthez.”
Múlt ősszel, miután Hathcote 2011 nyarán újból kinevezték anyakönyvvezetőnek, az irodája be tudta építeni az elektronikus átiratkozási folyamat első lépését, hogy a felhasználók egy online űrlapon keresztül küldhettek kérést, és az anyakönyvvezető irodája elkészítette a papíralapú átiratot, amelyet első osztályú amerikai postai úton küldött el a címzettnek.
“Ez a folyamat első körben néhány nappal felgyorsult, de a folyamat még mindig nem volt olyan hatékony, mint amilyennek elképzeltük” – mondta Hathcote. “Jobb szolgáltatást akartunk nyújtani, amely sokkal hatékonyabb, ugyanakkor a biztonság és a megbízhatóság fenntartása mellett.”
Május 1-jén Hathcote és munkatársai megtehették a következő lépést a teljesen integrált elektronikus folyamat biztosítása felé. Az Avow Systems Inc. hiteles dokumentumkézbesítési szolgáltató céggel együttműködve az új e-átirat rendszer lehetővé teszi, hogy a kérelmező online rendelje meg az átiratot, és néhány percen belül megkapja a hitelesített PDF-et, ami több nappal lerövidíti az átfutási időt. A hitelesített PDF csak hitelesített felhasználóknak – az átiratot kérő személy által kijelölt felhasználóknak – teszi lehetővé, hogy bejelentkezzenek és hozzáférjenek a hallgatói átirathoz.
“Volt egy diák, aki bejött hozzánk, és szüksége volt az átiratára egy két nappal későbbi állásinterjúhoz. Pár percen belül elektronikusan meg tudtuk adni neki a bizonyítványát” – mondta Hathcote – “és ezzel egyidejűleg biztonságos, hitelesített PDF formátumban el tudta küldeni a bizonyítványát annak a személynek is, aki az interjún részt vett.”
Az Avow által nyújtott további szolgáltatás nyomon követési lehetőségeket biztosít, hogy a felhasználó pontosan tudja, hol van a bizonyítványa. Ez enyhíti a szorongást, hogy vajon a feljegyzéseket megfelelően küldték-e el és kapták-e meg. Emellett lehetővé teszi a diákok számára, hogy az átiratok mellé kiegészítő dokumentumokat, például önéletrajzot, ajánlóleveleket és jelentkezési lapokat is csatoljanak.”
További információkért és az elektronikus átiratok megrendeléséért lásd: http://www.reg.uga.edu/transcripts.
.