A Catering Invoice egy olyan dokumentum, amely segíti mind a vendéglátóst, mind az ügyfelet egy különleges esemény létrehozásában, számlázásában (vendéglátó) és kifizetésében (ügyfél). A cateringes(ek) átnézik az eseményt és azt, hogy az ügyfél milyen eseményt szeretne létrehozni. Az élelmezésvezető ezután (általában egy vissza nem térítendő) előleget gyűjt, hogy biztosítsa az élelmezett esemény minden szempontját, és megadja az ügyfélnek azt az időpontot, amikor a fennmaradó összeget teljes egészében ki kell fizetni (általában közvetlenül az esemény előtt). A számla tartalmazza az összes szükséges árképzési és szolgáltatási információt, valamint egy csatolt dokumentumot, amely összegyűjti az ügyfél által preferált összes fizetési információt.
- Az ügyfeleknek tételes listát nyújt a szolgáltatásokról és a költségekről, és meghatározza a fizetési feltételeket.
- Munkaösszefoglalóként és hivatalos írásbeli fizetési felszólításként is szolgál, és minden vendéglátóipari munkánál alapvető dokumentumnak kell tekinteni.
Stepről lépésre: Hogyan kell egy rendezvényt ellátni
Az ügyfelek gyakran több vendéglátóst is megvásárolnak, mielőtt kiválasztják, hogy kit bízzanak meg. Amikor egy vendéglátós kap egy megkeresést, akkor azt lehetőségként kell felfognia, hogy a megfelelő kérdések feltevésével és a szakma elsajátításának bizonyításával bizonyítsa rátermettségét.
Az árajánlat elkészítéséhez néhány alapvető adatra van szükség: Van-e egy általános ársáv, amelyet az ügyfél szem előtt tart? Lesz-e alkoholfogyasztás? Szükség van-e egyéb kiegészítő szolgáltatásokra? A körülményektől függően az ételek előkészítése történhet a helyszínen vagy távolról; a helyszíni szolgáltatás általában előnyösebb, de többe kerülhet.
Felvenni a létszámot és árajánlatot adni
A várható létszám és néhány kritikus eseményspecifikáció alapján a vendéglátósnak írásos árajánlatot kell adnia. Ne feledje, hogy lehet tárgyalási lehetőség, ezért a szolgáltatási ajánlatot nem szabad véglegesen átadni. Ha az ügyfél elégedetlen a javasolt paraméterekkel, az árajánlat módosítható a menü vagy a szolgáltatási terv módosításával.
Az árajánlatban meg kell határozni a fizetési feltételeket is. Szükség lesz-e előzetes előlegre? Mikor esedékes a végső fizetés? Mi a helyzet az eredeti árajánlat módosításával az árváltozások vagy más változók miatt?
A személyzet és az ételek előkészítése
A rendezvényre való felkészülés többet jelent, mint a hozzávalók összegyűjtése vagy az ételek előkészítése. A sikeres vendéglátás a személyzet gondos felkészítésén múlik. A csapattagoknak tisztában kell lenniük a feladataikkal. Egyes vendéglátósok még olyan szoftverprogramokat is használnak, mint a CaterPro, az Event Master vagy más szoftverek, hogy felvázolják az alaprajzokat, feltérképezzék a munkafolyamatokat, és általában felkészítsék az egész csapatot az eseményre.
Szolgáltatás professzionális módon
A jó étel nem ellensúlyozhatja a gyenge szolgáltatást. A kivitelezésnek aprólékosnak kell lennie, függetlenül attól, hogy az ügyfél mennyire “igényes”.
Töltse ki és adja át a Catering számlát az utolsó módosításokkal
Amikor készen áll a fizetés kérésére, adja át a számlát az ügyfélnek. Néhány késői módosításra szükség lehet, ha például a kritikus összetevők árai megváltoztak, vagy ha a létszámot felfelé módosították.