Képzelje el, hogy egy házat épít. Fel kell raknod a falakat, mielőtt kifesthetnéd őket. A falak festése attól függ, hogy a falak felépülnek-e.
A projektek, akárcsak a való életben, nem légüres térben történnek, és iparágtól függetlenül saját függőségi és kényszerkészleteik vannak. Elszigetelt projekttevékenységet vagy feladatot találni szinte lehetetlen, mivel a projektek természetüknél fogva összekapcsolódnak.
Sok vezető a projektmenedzsmentben a függőségek azonosítását és kezelését az egyik legfontosabb és legkövetkezetesebb feladatnak tartja.
Mi a projektfüggőség?
A projektmenedzsmentben a függőségek a projektfeladatok kezelésével és ütemezésével foglalkoznak, miközben szem előtt tartják azok sorrendjét és követelményeit. Ha a B feladat megköveteli az A feladat elvégzését, akkor azt mondjuk, hogy a B feladat függ az A feladattól.Ez most talán egyszerűen hangzik, de a több egymástól függő feladatot tartalmazó összetett projektekben a dolgok összekuszálódhatnak.
A következőkben néhány fontos, a projektmenedzsmentben a függőségekkel kapcsolatos kifejezést ismertetünk.
Korlátozások
A projektmenedzsmentben a függőségek és a korlátozások kéz a kézben járnak. A projektkorlátozások azok a korlátok vagy határok, amelyeken belül kell maradnia a menedzsernek a projekt megvalósítása során. Minden projekt három fő korlátja a
- költség
- idő
- projekt terjedelme.
Néha a projektekben a függőségek a projekt bizonyos korlátai miatt következnek be. Ha például a csapata csak egyetlen szoftverfejlesztőt engedhet meg magának, akkor azok a feladatok, amelyekhez fejlesztőre van szüksége, egymástól függenek.
Lead és Lag
A lead egy egyedi fogalom, amely csak a “finish to start” kapcsolatokra alkalmazható, erről később. Arra az időre utal, amellyel az egymást követő feladatok az előző feladatokhoz képest felgyorsulnak. Míg az FtS kapcsolat megköveteli, hogy az egymást követő feladatok nem kezdődhetnek el az előző feladatok befejezése előtt, a projektmenedzserek a projekt teljes időtartamának csökkentése érdekében alkalmazzák az átfutási időt.
A késleltetést nem korlátozza a kapcsolat típusa. A feladatok közötti időbeli késedelemre utal, amikor nincsenek erőforrások használatban. Bár nem kívánatos, a késleltetési idő néha szükséges a projekt befejezésének biztosításához. Amikor kifestünk egy szobát, az a plusz idő, ami ahhoz szükséges, hogy hagyjuk megszáradni, mielőtt elkezdjük felakasztani a képeket, a késleltetési idő.
Kritikus útvonal
A projekt kritikus útvonala a projekt befejezéséhez vezető folyamatos tevékenységek láncolata. Ha a kritikus útvonal bármelyik feladata késik, az egész projekt ugyanannyit késik, kivéve, ha egy másik kritikus feladatot idő előtt befejezünk, hogy pótoljuk azt.
Függőségek jobb kezelése a Kissflow Project segítségével
A függőségek típusai a projektmenedzsmentben
A függőségek különböző típusúak lehetnek, mivel belső és külső tényezők is befolyásolhatják őket. Az alábbiakban a projektfüggőségek néhány főbb kategóriáját mutatjuk be.
1. Logikai függőségek
Az ok-okozati függőségek néven is ismert. Ezek a függőségek a projekt szerves részét képezik, és nem kerülhetők el. A logikai függőségként jellemzett feladatok általában az előző feladatok kimenetét használják bemenetként, így azokat nem lehet párhuzamosan futtatni.
Tekintsük projektünknek egy torta sütését. Nem kezdheti el a folyamatot, ha nem rendelkezik az összes szükséges hozzávalóval.
2. Erőforrásfüggőségek
Ez a függőség egy projektkorlátozásból ered, mivel a megosztott erőforrások rendelkezésre állásával foglalkozik. Ha két feladat elvégzéséhez ugyanarra az erőforrásra van szükség, akkor a másik elvégzésétől függnek.
3. Preferenciális függőségek
Ezek a függőségek általában a csapattagoktól, más érdekelt felektől és az ipari gyakorlatoktól függnek. A preferenciális függőségek akkor keletkeznek, amikor a feladatokat úgy ütemezzük, hogy azok a kialakult szabványos gyakorlatokat kövessék.
A legtöbb esetben a projekt akkor is versenyképes lehet, ha a feladatokban figyelmen kívül hagyjuk a preferenciális függőségeket, de lesznek minőségi problémák.
4. Külső függőségek
Nem számít, hogy mennyire tervezünk, vannak dolgok, amelyekre biztosan nincs ráhatásunk. Egyes feladatok külső tényezőktől függenek, és a projektvezetők nem tehetnek semmit, hogy befolyásolják a haladásukat. Az ilyen függőségek kezelésére ajánlott tartaléktervvel rendelkezni.
A beszállítók részéről késedelmek vagy más előre nem látható körülmények léphetnek fel, amelyek befolyásolhatják az előrehaladást. Egy jó projektmenedzser mindig készít néhány vészhelyzeti tervet, hogy minden zökkenőmentesen működjön még a viszontagságok ellenére is.
5. Csapatok közötti függőségek
Ez a nagy szervezeteknél gyakori jelenség. Néha több csapat dolgozik egyetlen, összetett projekten, és egymásra vannak utalva, hogy a projektet időben befejezzék.
Tanulja meg, hogyan lehet a projektidővel hatékonyan gazdálkodni.
A feladatfüggőségek megértése egy projektben
A függőségek közötti kapcsolatok megértése és azonosítása a feladatmenedzsmentben fontos része a projektmenedzser munkaköri leírásának. A következőkben a feladatfüggőségek négy típusának összefüggéseit ismertetjük a projektmenedzsmentben.
- Finish to start (FtS): A B feladat nem kezdődhet el, amíg a B feladat be nem fejeződött. Például össze kell szerelnie a pizzát, mielőtt a sütőbe tolja.
- Befejezés a befejezésig (FtF): Az A feladat csak akkor fejeződhet be, ha a B feladat befejeződik. A szoftverfejlesztés során a minőségbiztosítási csapat megtalálja és jelenti a hibákat (A feladat), a mérnöki csapat pedig kijavítja azokat (B feladat). Ebben az esetben a tesztelés csak akkor fejeződik be, ha a hibajavítások befejeződtek.
- Start to start (StS): A feladat B nem indulhat el az A feladat megkezdése előtt. Amikor aszfaltot öntenek az útra, azt azonnal el kell szintezni, mivel gyorsan kiszárad. Tehát az Aszfalt kiöntése és az út kiegyenlítése feladatokat együtt kell elkezdeni.
- Start to finish (StF): A feladatnak el kell kezdődnie ahhoz, hogy az A feladat befejeződjön. Tekintsük egy biztonsági őr munkakörét. Az éjszakai őrt addig nem váltják le, amíg a reggeli őr át nem veszi a feladatot.
Hogyan kezeljük a függőségeket a projektmenedzsmentben
A projektmenedzsment számos más kihívásához hasonlóan a függőségek kezelésére sincs tankönyvi módszer. Az, hogy hogyan kezeli őket, az adott projekt követelményeitől és körülményeitől függ.
Mindamellett van néhány közös dolog, amit minden menedzser megtesz, hogy sikeresen kezelje a függőségeket a projektjeiben.
Identifikálás és vizualizálás
A projekttervezés során fontos azonosítani és rögzíteni az összes függőséget. Ellenkező esetben azt kockáztatja, hogy bonyolítja a dolgokat, mert megfelelő feladatmenedzsment nélkül a projekt sikerének esélye csekély lesz.
A függőségek felismerésében segíthet az adatok vizualizálása. Itt jönnek jól az olyan eszközök, mint a Gantt-diagramok. A Kanban táblák is nagyszerűen működnek, de ezeket címkékkel kell konfigurálnia.
Kapcsolódjon az érdekelt felekkel
A vezetőknek be kell vonniuk a projekt érdekelt feleit, hogy minden érintett ugyanazon az oldalon maradjon. Biztosítania kell, hogy az érdekeltek megértsék a főbb függőségeket, és hogy ezek mindegyike hogyan befolyásolja a projektet.
Kockázati napló készítése
A projektfüggőségek megértése nagyszerű a kockázatcsökkentés szempontjából. Miután azonosította az összes függőséget, itt az ideje, hogy tudja, hogyan befolyásolják a projektet, ha valami rosszul sül el. A legtöbb projektet általában olyan külső függőségek teszik sebezhetővé, amelyekre nincs ráhatása.
Sok korlátozáshoz is társulnak bizonyos kockázatok, így ezekre is fel kell készülnie. Miután azonosította és felsorolta az összes listát, itt az ideje, hogy csökkentse a projektre gyakorolt hatásukat.
Készítsen vészhelyzeti terveket
A függőségek és a kockázatok ismerete önmagában nem elég. Biztosítania kell, hogy ha bármi rosszul sül el, a projekt akkor is a terv szerint haladjon, és sikeresen befejeződjön. A megfelelő projektkockázatkezelés lehetővé teszi, hogy értékes időt takarítson meg, és “kárelhárítási” üzemmódba lépjen, amint a dolgok kezdenek rossz irányba menni.
A függőségek hatásának minimalizálására szolgáló pufferek létrehozása szintén nagyszerű enyhítési stratégia a projekt időben történő sikeres befejezésének biztosításához.
Maradjon a helyzet magaslatán a Kissflow Project segítségével
Függetlenül attól, hogy Ön képzett projektvezető, vagy a projektmenedzsmentet kényszerítették Önre, a munka elvégzéséhez a technológiára kell támaszkodnia. A Kissflow Project mindenki számára egyszerűvé és intuitívvá teszi a projektmenedzsmentet. A felhőalapú projektmenedzsment-szoftver olyan integrált funkciókkal rendelkezik, mint a feladatkezelés és a valós idejű nyomon követés, amelyek segítenek megbirkózni minden olyan kihívással, amellyel egy projektmenedzser szembesülhet.
Nem számít, hogy a helyszínen van-e, vagy otthonról, elszigetelten dolgozik, a Kissflow Project élő hozzáféréssel és platformok közötti elérhetőséggel mindig a helyzet magaslatán lesz. Regisztráljon a Kissflow Projectre, és kezdje el ingyenesen használni.
