Minden nap angolul kommunikálsz kollégáiddal, potenciális ügyfeleiddel, a főnököddel és mindenki mással e-mailben.
Még ha személyesen soha nem is találkoztak veled, az e-mailjeid alapján ítélkeznek rólad. Idegesít ez?
Mindig attól félsz, hogy hibát követsz el az e-mailben?
Vagy hogy nem a megfelelő szavakat használod?
Most megmutatok neked 4 dolgot, amit rosszul csinálsz, és hogyan javíthatod ki a hibáidat.
1. hiba) A köszönésed nem megfelelő
A köszönésednek illeszkednie kell az illetővel való kapcsolatodhoz.
Egy üzleti kollégának írsz?
Egy barátnak?
Egy mentornak?
GYőződjön meg róla, hogy az e-mailt a megfelelő hangnemben nyitja.
Egy üzleti kollégának, potenciális ügyfélnek vagy főnöknek:
Hi (név),
(név),
Dear (név),
Egy barátnak lehet lazább is:
Hey (név),
Hi (név),
Hiba #2) Túl gyorsan a lényegre térsz
Az amerikai kultúrában jobb, ha nem vágsz bele azonnal az üzenetedbe, hacsak nem egy oda-vissza e-mail sorozat közepén vagy.
Én mindig egy “köszönöm”-nel kezdem. Azt mondom, hogy “köszönöm az e-mailt”, ha valaki más e-mailjére válaszolok. Azt mondom, hogy “köszönöm, hogy időt szánt rám (ma/ múlt héten/ hétfőn)”, ha az email megírása előtt időt töltöttem az illetővel.
Azt is gyakran jobb, ha nem térünk rá rögtön a konkrét témára.
Helyette tegyünk egy megjegyzést, például: “Remélem, jól telik a napja”. “Remélem, jól telt a hétvégéd”. “Remélem, remek heted van.”
vagy
Egy gyors kérdést tehetsz fel nekik valamiről, ami az életükben vagy a munkahelyükön történik, például: “Hogy halad az új projekted?”
Egy-két sor “small talk” után rátérhetsz az e-mailed fő témájára, de csak ezután.
Hiba #3) Nem rendszerezed az e-maileket vagy az ötleteidet
Az USA-ban udvariatlanságnak számít, ha valakinek az idejét pazarolod.
Az e-mail a legnagyobb időpazarlás.
Ha többet mondasz, mint amennyit kell, vagy ha nem teszed rövidre és tömörre a szövegedet, az emberek haragudni fognak rád.
Használj felsoroláspontokat, használj számokat, használj szóközöket.
Ne használj hosszú vagy virágos nyelvezetet.
Menj egyenesen a lényegre.
Passzív helyett használd az aktív hangot.
Hiba #4) Nem mondod meg az embereknek, hogy mit kellene tenniük
Az üzleti életben és az amerikai magánéletben is fontos, hogy az e-mail vége felé egyértelmű és közvetlen legyél.
Mit akarsz pontosan, mit tegyen az illető, miután elolvasta az e-mailt?
Mikorra kell megtennie?
Az is előfordulhat, hogy ha cselekvésre való felhívást is tartalmazol, nem fogalmazod meg helyesen. Íme néhány nagyszerű módja annak, hogy elmondd az illetőnek, mit szeretnél, hogy tegyen: