Források: Notes on Life and Language in the United States

Minden nap angolul kommunikálsz kollégáiddal, potenciális ügyfeleiddel, a főnököddel és mindenki mással e-mailben.

Még ha személyesen soha nem is találkoztak veled, az e-mailjeid alapján ítélkeznek rólad. Idegesít ez?

Mindig attól félsz, hogy hibát követsz el az e-mailben?

Vagy hogy nem a megfelelő szavakat használod?

Most megmutatok neked 4 dolgot, amit rosszul csinálsz, és hogyan javíthatod ki a hibáidat.

1. hiba) A köszönésed nem megfelelő

A köszönésednek illeszkednie kell az illetővel való kapcsolatodhoz.

Egy üzleti kollégának írsz?

Egy barátnak?

Egy mentornak?

GYőződjön meg róla, hogy az e-mailt a megfelelő hangnemben nyitja.

Egy üzleti kollégának, potenciális ügyfélnek vagy főnöknek:

Hi (név),

(név),

Dear (név),

Egy barátnak lehet lazább is:

Hey (név),

Hi (név),

Hiba #2) Túl gyorsan a lényegre térsz

Az amerikai kultúrában jobb, ha nem vágsz bele azonnal az üzenetedbe, hacsak nem egy oda-vissza e-mail sorozat közepén vagy.

Én mindig egy “köszönöm”-nel kezdem. Azt mondom, hogy “köszönöm az e-mailt”, ha valaki más e-mailjére válaszolok. Azt mondom, hogy “köszönöm, hogy időt szánt rám (ma/ múlt héten/ hétfőn)”, ha az email megírása előtt időt töltöttem az illetővel.

Azt is gyakran jobb, ha nem térünk rá rögtön a konkrét témára.

Helyette tegyünk egy megjegyzést, például: “Remélem, jól telik a napja”. “Remélem, jól telt a hétvégéd”. “Remélem, remek heted van.”

vagy

Egy gyors kérdést tehetsz fel nekik valamiről, ami az életükben vagy a munkahelyükön történik, például: “Hogy halad az új projekted?”

Egy-két sor “small talk” után rátérhetsz az e-mailed fő témájára, de csak ezután.

Hiba #3) Nem rendszerezed az e-maileket vagy az ötleteidet

Az USA-ban udvariatlanságnak számít, ha valakinek az idejét pazarolod.

Az e-mail a legnagyobb időpazarlás.

Ha többet mondasz, mint amennyit kell, vagy ha nem teszed rövidre és tömörre a szövegedet, az emberek haragudni fognak rád.

Használj felsoroláspontokat, használj számokat, használj szóközöket.

Ne használj hosszú vagy virágos nyelvezetet.

Menj egyenesen a lényegre.

Passzív helyett használd az aktív hangot.

Hiba #4) Nem mondod meg az embereknek, hogy mit kellene tenniük

Az üzleti életben és az amerikai magánéletben is fontos, hogy az e-mail vége felé egyértelmű és közvetlen legyél.

Mit akarsz pontosan, mit tegyen az illető, miután elolvasta az e-mailt?

Mikorra kell megtennie?

Az is előfordulhat, hogy ha cselekvésre való felhívást is tartalmazol, nem fogalmazod meg helyesen. Íme néhány nagyszerű módja annak, hogy elmondd az illetőnek, mit szeretnél, hogy tegyen:

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.