Ez a makró új funkciókkal és javított funkcionalitással rendelkezik.
Az első fejlesztés az, hogy a törlési tartomány kezdő száma (#1) mindig előre kitöltésre kerül. Ahogy a számok eltávolításra kerülnek a számlistából (#7), úgy változik a kezdőszám. A hátralévő számok visszaszámlálása (#6) javította a pontosságot.
A legjelentősebb javulás az átszámozási jelentés exportálásával kapcsolatos. Az előző verzióban az Exportálás gombra kattintva a jelentést .txt fájlként exportálta az EditTools Datasets könyvtárba, és a fájlnevet a program kiválasztotta Ön helyett. Ez megváltozott.
Az exportálás mostantól lehetővé teszi a minden jelentésen megjelenő “fejléc” információk beállítását. A Fájlfejléc exportálása (#3) gombra kattintva megnyílik a Fejléc információk karbantartása párbeszédpanel:
Itt adhatja meg az azonosító információkat (#8). A #9-nél látható az a fejlécszöveg, amely minden referencia átszámozási jelentésben megjelenik. Kattintson a Mentés gombra (#10) az információk mentéséhez. A fejlécadatai mindaddig megmaradnak, amíg meg nem változtatja őket; nem kell minden egyes projektnél újra megadni őket.
Az Exportálás (#4) gombra kattintva a következő párbeszédpanel nyílik meg:
A felső mező (#11) tartalmazza az elérési útvonal és a fájlnév adatait. A jelen lévő információk a legutóbb exportált jelentés adatait adják meg. Kattintson az Új gombra az új mentési célállomás és fájlnév megadásához, valamint a .txt, .doc vagy .docx fájlformátum kiválasztásához. Az alsó mezőben (#12) adja meg a projekt adatait, például “Smith on Rabbits 98A fejezet”. A projektinformáció, valamint a jelentés készítésének dátuma a jelentés fejléce alatt fog megjelenni.
Egy másik új funkció ebben a makróban a 7 szöveggomb (#2 fent). Ezek testreszabható gombok, amelyekkel szabványos szöveget hozhat létre, amely az Újraszámozás mezőbe (#A) kerül beillesztésre. Amint a fenti képen látható, az első 4 gombot testre szabtuk, az alsó 3 gombot pedig nem.
Egy gomb testreszabásához (vagy módosításához) kattintson a jobb gombbal a gombra, hogy megnyissa az Egyéni gomb párbeszédpanelt. A Gomb szövege mezőbe (#13) írja be a gomb felületén megjelenítendő rövid címet (példát lásd a fenti testreszabott gomboknál). A szöveg mezőbe (#14) írja be a gomb megnyomásakor beillesztendő szöveget. Ezután kattintson a Frissítés gombra (#15).
Az előre megírt szöveg használatához kattintson a módosítandó hivatkozási számra (#16), hogy az bekerüljön az Eredeti mezőbe. Ezután helyezze a kurzort az Újraszámozás mezőbe, a mezőt üressé téve. Kattintson a beírni kívánt szöveget tartalmazó gombra (#17). A szöveg megjelenik az Újraszámozás mezőben. Kattintson a Módosítás (#18) gombra, hogy beírja azt a fő Újraszám mezőbe (#A).
Így jelenik meg az Újraszámozás mezőben:
Bár nem teljesen látható, ez a szöveg fog megjelenni az ügyfélnek küldött jelentésben: “nem publikált adatok – törölve a hivatkozási listából és zárójelként beillesztve a szövegbe”.
A hivatkozások számsorrendjének ellenőrzésén végrehajtott utolsó módosítás célja az újraszámozás gyorsabbá és egyszerűbbé tétele. Mostantól az újraszámozandó eredeti számra kattintva az Újraszámozás mező automatikusan kitöltődik a következő számmal. Az első alkalommal, amikor újraszámoz egy hivatkozást, manuálisan kell beírni az újraszámot (#19); ez elindítja a makró belső számlálóját, és megjelenik a Következő újraszámozás száma (#20). Ezt követően az újraszámozáshoz csak kattintson az Eredeti számra, és ha a javasolt újraszám helyes, kattintson a Módosítás gombra (#21).
Hivatkozások újraszámozása
A makró eredeti kiadása biztosított egy módszert annak ellenőrzésére, hogy a hivatkozások sorrendben kerülnek-e előhívásra. Újdonság a hivatkozások újraszámozásának nyomon követésére szolgáló képesség hozzáadása. Amint az alábbi ábra mutatja, több új funkció is jelen van. (Nem látható egy utolsó pillanatban hozzáadott újdonság – a Go To gomb.)
Az első a jelenlegi és az új számok (#1 és #2) nyomon követésére szolgáló terület. Az eredeti számot és az új számot a #3-ba kell beírni, majd a Módosítás gombra kattintva a számokat az #1 és #2 megfelelő mezőibe kell beírni. Ha az #5 be van jelölve, az újraszámozott tételek automatikusan eltávolításra kerülnek az eredeti listából (#9); ha nincs bejelölve, akkor kézzel kell eltávolítani a számot. A következő újraszámozott szám a #4-nél jelenik meg. A hivatkozások újraszámozásakor jó ügyfélkapcsolat, ha készít egy újraszámozási listát, amelyet átadhat az ügyfélnek, hogy a lektor használhassa (valamint egy példányt a szerkesztett fájlok archívumával együtt tarthat, ha a jövőben kérdés merülne fel). A #6 segítségével exportálhatja az átszámozási listát egy szabványos .txt fájlba. Van egy alapértelmezett fájl (Reference Num Order Renumbered List.txt), amely az EditTools Datasets mappába kerül mentésre, de elnevezheti azt kifejezetten a projekthez (pl. Gossey Laughter Reference Renumbering.txt), és elmentheti az Ön által választott mappába, például ugyanabba a mappába, ahol a szerkesztett projektfájlok is vannak.
Az is újdonság, hogy egy számtartományt (#7) törölhet az elsődleges listából (#9). Például, ha a szerző jelezte, hogy egy felhívás 10-től 25-ig terjedő hivatkozásokat tartalmaz, akkor ezzel a funkcióval (#7) egyszerre törölheti az összes ilyen számot a főlistáról (#9), nem pedig egyesével. A számláló (#8) is megváltozott. Most már az eredeti és a fennmaradó számot is mutatja.
Nem látható az utolsó pillanatban hozzáadott Go To gomb. Ez a számlálók felett jelenik meg (#8). Elsődlegesen a nagyszámú hivatkozást tartalmazó dokumentumoknál használható. Ahelyett, hogy görgetve keresne egy számot a számlista (#9) mélyén, a Tovább gombra kattint, és beírja a kívánt számot. Ez egy kizárólag navigációs eszköz.
A következő képek néhány funkciót mutatnak be működés közben. Az első az átszámozás.
Az átszámozás az eredeti, azaz a megváltoztatandó szám megkeresésével kezdődik. Az eredeti szám, ahogyan az a kéziratban szerepel (azaz a változtatás előtti szám), a bal oldali oszlopban (#10) található. Ezt a számot kell beilleszteni az Eredeti mezőbe (#11). A számok beírásának két módja van. Az eredeti számot be lehet írni a #10-es számra kattintva, ami automatikusan beírja azt a #11-es Eredeti mezőbe, vagy a kurzort a #11-es Eredeti mezőbe helyezheti, és kézzel írhatja be a számot. Ezután az új számot – vagyis azt a számot, amelyre módosítani kell – a #11-nél lévő Renumber mezőbe írja be. Ebben a példában az 5. hivatkozást 1-es hivatkozássá (#11) számozzuk át. Figyelje meg a #12-es számot is, amely az 1. és az 5. hivatkozási számot mutatja az eredeti rendelésszám-listában. Mivel még nem kattintottunk a Módosítás gombra (#11), a Következő újraszámozás még mindig 0-t mutat (#13).
Amint a Módosítás gombra (#11) kattintunk, a párbeszédpanel megváltozik. Az újraszámozás megjelenik a főmezőben az eredeti szám mellett (lásd #14). Ez lehetővé teszi, hogy megnézzük ezt a párbeszédpanelt, és megállapítsuk, hogy milyen számok változtak és mire változtak. Hogy emlékeztessen minket arra, hogy a következő újraszámozás a 2, a 2 a #15-nél jelenik meg. És mivel a Szám eltávolítása opciót (#5) bejelöltük, az 1-es számot automatikusan eltávolítottuk az eredeti sorrendlistából (#16).
Tegyük fel, hogy a 2-es hivatkozás helyesen van számozva; elhagyhatjuk vagy rákattinthatunk, hogy eltávolítsuk az eredeti számlistából. A következő előhívott hivatkozásnak a 3-nak kellene lennie, de ehelyett a 7. Írjuk be tehát az Eredeti mezőbe a 7-et, az Újraszámozás mezőbe pedig a 3-at, és kattintsunk a Módosításra (#11). Az eredmény az itt látható:
Az Újra szám mezőben (#17) az eredeti és az új szám látható, a Következő új szám pedig 4 (#18). És mivel az Eltávolítás számot kipipálva hagytuk, a 3. számot eltávolítottuk a Hivatkozási sorrend listából (#19) – de a 2. számot nem, azt el kell távolítani, ha rákattintunk.
Megfigyelhetjük, hogy a Számok a #20-nál nem változtak az eredeti számokhoz képest. Ez azért van, mert nem távolítottunk el manuálisan egy számot sem a Referenciasorrend listából (#19). Amikor a 2-esre kattintunk, hogy eltávolítsuk (#21), a Szám automatikusan frissül (#22), ahogy itt látható:
Ha végeztünk a fájllal, az Exportálás gombra (#23) kattintva exportálhatjuk az újraszámozási listát. Egy példányt megtarthat a nyilvántartásában, egy másolatot pedig elküldhet az ügyfelének. A fájl exportálása .txt fájlként történik, és az itt látható egyszerű fájl:
A fájl automatikusan megkapja a “Reference Num Order Renumbered List” (#24) feliratot, és automatikusan az EditTools Datasets könyvtárba kerül mentésre. A név és a hely megváltoztatható (#23). Ami létrejön, az a fent látható lista. A két számoszlopot (#26) a fej (#25) azonosítja, a vesszőtől balra lévő számok az eredeti hivatkozási számok, a vesszőtől jobbra lévő számok pedig az újraszámozott számok. Ebben a példában a 7-es hivatkozás kivételével minden hivatkozás újraszámozásra került. A .txt fájl elküldhető az ügyfélnek lektorálásra.
Az eredeti hivatkozási számok sorrendjének ellenőrzése makró
Nehéz feladat lehet annak biztosítása, hogy a számozott hivatkozások sorrendben szerepeljenek egy dokumentumban, különösen, ha sok hivatkozás van. A legtöbb szerkesztő tollat és papírt használ a hivatkozások nyomon követésére. Az EditTools most egy másik lehetőséget kínál a hivatkozások kikiáltásának nyomon követésére: Reference # Order Check.
A Reference # Order Check az EditTools szalagján a References (A) almenüben (B) található, ahol Ref # Order Check néven szerepel.
A Ref # Order Check (B) gombra kattintva megjelenik a makró párbeszédpanelje, amely itt látható:
Ha több projekten dolgozik egyidejűleg, nyomon követheti az egyes projektek referenciáit, ha minden egyes projekt referenciaszámlistáját saját fájlba menti, majd ezt a fájlt megnyitja, amikor legközelebb az adott projekten dolgozik (#1).
A Hivatkozási számok sorrendjének ellenőrzése feltöltéséhez írja be a dokumentumban szereplő utolsó hivatkozási számot a Hivatkozások száma mezőbe (#2), majd kattintson a Lista frissítése gombra (#3). Ha például a dokumentumban az utolsó hivatkozási szám 123-ként szerepel, akkor a hivatkozások száma mezőbe (#2) beírja a 123-at, majd a Lista frissítése (#3) lehetőséget választja. Az 1-től 123-ig terjedő számok megjelennek a megjelenítő mezőben (#4).
Ha a dokumentumában vannak “a,b” hivatkozások (pl. 57a, 62a, 62a, 62b, 62c), akkor ezeket a Beszúrás funkcióval (#5) adhatja hozzá a listához. A beillesztendő “a,b” értéket a Beillesztendő érték mezőbe kell beírni, majd meg kell adni vagy azt a számot, amely előtt (Beillesztés előtte mező), vagy azt a számot, amely után (Beillesztés utána mező) kell beilleszteni a listába. Az “a,b” szám ezután megjelenik a listában. Például a 62b beszúrásához be kell írnia a 62b-t a beszúrandó érték mezőbe, majd vagy a 62c-t a beszúrás előtt mezőbe, vagy a 63-at a beszúrás után mezőbe – feltéve, hogy a listában már beírta a 62a-t, de a 62c-t még nem. A szám megadásához kattintson a Beszúrás (#5) gombra.
A Számlálás (#6) megadja a hivatkozások teljes számát, és mint más EditTools makrók esetében, itt is lehetősége van a Mentés, Mentés & Bezárás vagy a párbeszédpanel bezárása (#7) opcióra.
Tegyük fel, hogy a mintadokumentumunkban 117 hivatkozás van. A Hivatkozási számok sorrendjének ellenőrzése (B fent) gombra kattintva megnyitnánk a párbeszédpanelt, amelybe beírnánk a 117-et (#8), és a Lista frissítése (#9) gombra kattintanánk.
A Lista frissítése gombra kattintva feltöltjük a hivatkozási számok listája mezőt (#9).
Ha a hivatkozási listában van egy 102a számú hivatkozás is, akkor ezt a számot úgy adnánk hozzá a listához, hogy beírjuk a számot a Beillesztendő érték (#10) mezőbe, és vagy 103-at írunk be a Beillesztés előtte (#11) mezőbe, vagy 102-t írunk be a Beillesztés után (#12) mezőbe, majd a Beillesztés (#13) gombra kattintunk.
Az itt látható módon a 102a szám automatikusan beíródik (nyíl). A Mentés & Bezárás (#14) gombra kattintva elmenti a számlistát.
Amikor újra megnyitjuk a Hivatkozási számok sorrendjének ellenőrzését, megjelenik a mentett számlista (amint azt példánkban a 102a felvétele is mutatja ), és a számláló most a hivatkozási számok teljes számát 118-nak (#16) mutatja, ami az eredeti 117, valamint a 102a hozzáadása.
A mintadokumentumunk kivonatában a hivatkozási hívószavak ki lettek emelve. Az első előhívott hivatkozás az 1 (#17), amellyel már régen találkoztunk; a következő a 43 (#17).
A Hivatkozási számok sorrendjének ellenőrzése párbeszédpanelre vetett pillantás azt mutatja, hogy a 43 a következő hivatkozási szám, amelyet elő kellene hívni (#20), ezért a számmezőben (#20) egy kattintással a 43-as számra kattintva eltávolítjuk a listából. Ezáltal a 44-es szám a lista elejére kerül (#21), ami azt jelzi, hogy ez a következő, a dokumentumban várhatóan megtalálható szám.
A dokumentumunkban azonban a következő hivatkozási szám a 47-es (lásd a fenti #18-at), nem pedig a várt 44-es (#21). Ez azt mutatja, hogy a 44-es, 45-ös és 46-os hivatkozási hívószámok nem a számsorrendben kerülnek előhívásra, vagy esetleg egyáltalán nem is kerülnek előhívásra a dokumentumban. Szerkesztőként megtennénk a következő szükséges lépéseket, hogy kezeljük ezt a problémát.
Egyebek: Ha a példánkat felhasználva & Mentés & Bezárjuk a Hivatkozás # Sorrendellenőrzést ezen a ponton (miután a 43-at eltávolítottuk a számmezőből), és újra megnyitjuk a Hivatkozás # Sorrendellenőrzést, a számlista még mindig a 44-gyel kezdődik, mint első számmal (#22), de a számláló (#23) már a számlistában maradó számok számát jelzi. Ha csak Mentés, akkor a fájl mentésre kerül, de a számolás (#23) nem változik. A számolás akkor változik, amikor a fájl bezárása és újranyitása következtében frissül.
Végezetül a számok tetszőleges sorrendben eltávolíthatók a számmezőből; csak kattintson egy számra. Ha véletlenül töröl egy számot, akkor a számok beszúrására fentebb ismertetett eljárással (#10-től #14-ig) újra beillesztheti.