Az adománygyűjtő tanulja, hogyan kell sikeres csendes árverést tartani. Amikor már azt hiszed, hogy mindent tudsz, a trendek változnak, új, divatos tárgyak bukkannak fel, az adományozók valami mást keresnek, a technológia fejlődik, és így tovább. Tehát alkalmazkodni kell.
A csendes árverés az egyik legnépszerűbb módja annak, hogy a nonprofit szervezetek bevonják a vendégeket és pénzt gyűjtsenek az adománygyűjtő rendezvényeken. A csendes árverések lebonyolításának számos módja van, de ha nem feledkezik meg az alábbi kulcspontokról, biztosan sikerrel járhat.
1. Önkéntesek toborzása és képzése a csendes árverésre
Figyeljen arra, hogy kiket toboroz a csendes árverés lebonyolítására. Azok az önkéntesek, akik az árverési tárgyak beszerzését végzik, szállítanak is? Rendelkeznek-e azokkal a kapcsolatokkal, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy biztosítsa az adományozói által kívánt kötelező tárgyakat vagy élményeket?
Aztán gondoljon a csendes árverés tényleges napjára is. Ott lesznek-e az önkéntesek, akik azt mondták, hogy segítenek a pénztárnál, vagy a táncparketten? Ezek az önkéntesek társaságkedvelőek, és arra fogják ösztönözni a rendezvény vendégeit, hogy licitáljanak az árverésen?
2. Hogyan képezze ki a csendes árverés önkénteseit
Nem csak az a kulcs, hogy a csendes árverés önkéntesei megjelenjenek, hogy segítsenek maximalizálni a csendes árverést, hanem az is, hogy tudják, mit kell tenniük. Az önkéntesek képzése minden eseményt megelőzően fontos elem, különösen akkor, ha csendárverési szoftvert használ.
A GiveSmart online képzési akadémiája minden nonprofit partnerünk számára elérhető, bármilyen szolgáltatási szinten. Teljes körű szolgáltatást nyújtó csendes árverési csapatunk már a rendezvény előtt megérkezik, hogy segítsen a bejelentkezési terület kialakításában, betanítsa a vendégeket a szoftverre, biztosítsa a felszerelést, és biztosítsa az összhangot a csendes árverési weboldal és a rendezvényen elérhető árverési tételek között.
A képzés során az önkénteseket és a személyzetet is megtanítják a GiveSmart platform használatára, hogy a segítségre szoruló vendégek nevében is licitálhassanak és adományozhassanak.
3. Hogyan gyűjtsön adományokat a csendes aukcióra
A rendezvény esti önkéntesek mellett valószínűleg néhány önkéntesre is számíthat, hogy adományokat szerezzen a csendes aukcióra. Amikor elkezdi megtervezni a csendes árverést, fontos eldönteni, hogy ki fog bizonyos értékű árverési tárgyakat beszerezni.
Ezeket a célokat világosan meg kell határozni, hogy az önkéntesek és a személyzet felelősségre vonható legyen egy olyan árverési katalógus teljesítéséért, amely segít az adománygyűjtési célok elérésében.
Azt is érdemes megvitatni, hogy az adományozók milyen tárgyakat vagy élményeket szeretnének és érdeklik, mivel ez irányítja az adománygyűjtőket, és végül nagyobb licitálási aktivitáshoz vezet. A nagyon keresett tárgyak megnövelik az adományozók licitálási hajlandóságát, szemben a meghatározott értékű tárgyakkal (például ajándékkártyákkal).
A csendes árverésnek lehetőség szerint teljes egészében adományokból kell állnia. Néha a szervezetek bizományi cégeket vesznek igénybe, ha nem tudnak hozzájutni olyan tételekhez, amelyekhez nehezebb hozzájutni (például Hamilton-jegyek vagy exkluzív nyaralási csomagok).
A bizományi tételek bevonásakor stratégiai megközelítést javasolunk. Fontos, hogy tisztában legyen a bizományi cég árképzési struktúrájával és azzal, hogy az adományozók mennyire kívánatosak a tárgyaik. Bizonyos esetekben az Ön által kínált bizományosi árverési tételek új közönséget vonzhatnak az eseményre.
A sikeres csendes árverés kialakításakor kulcsfontosságú, hogy megértse, mit szeretnének az adományozók.
Amíg a csendes árveréshez szükséges adományokért fordul közösségéhez, a GiveSmart webhelyén engedélyezheti a tételadományozási űrlapot is. Ez az űrlap felgyorsítja az adományozóktól származó információk összegyűjtését, és automatikusan felveszi a tételeket a sorba, hogy az adminisztrátorok feltölthessék azokat az aukciós katalógusba. A technológia ilyen módon történő kihasználása lehetővé teszi a tételek egyszerű beküldését az árverésre, valamint a tételek importálása közbeni mobil képfeltöltést.
4. Hogyan népszerűsítse csendes árverését
A csendes árverés népszerűsítése a rendezvény előtt nagyszerű módja annak, hogy a vendégeket felcsigázza a tételek és maga a rendezvény iránt. Ha először használ mobil licitáló szoftvert, fontos, hogy tudassa a vendégekkel, hogy a telefonjukon fognak licitálni, hogy ne felejtsék el elhozni az eseményre.
A GiveSmart csendes aukciós platformja lehetővé teszi, hogy e-mailben vagy szöveges üzenetben kommunikáljon a vendégekkel, így kihasználhatja ezt a funkciót a csendes aukció népszerűsítésére az esemény előtt. Az esemény kezdete előtt is megnyithatja az aukciót, hogy az adományozókat bevonja az előzetes licitálásba.
Az esemény előtti licitálás azért előnyös, mert így a vendégek hozzászoknak a mobilplatformhoz, izgatottá válnak az eseményre, és a licitálás is beindul, így a rendezvény estéjét már összegyűjtött pénzzel indíthatja!
5. Csendes árverés online tartása
A mobil licitálással ellátott online árverés lehetővé teszi az adományozók számára, hogy bárhonnan részt vegyenek, ezért remek ötlet az árverési tételek és az adományozási oldal népszerűsítése a közösségi médiában. Szervezetének, munkatársainak és önkénteseinek mind meg kell osztaniuk az árverést a Facebookon, a Twitteren, az Instagramon és bármilyen más platformon, amelyen aktívak.
Ez a tipikus adományozói körön túl is adományozásra ösztönzi az embereket, mivel az árverés a közösségi hálózatokon keresztül új közönséghez jut el. Talán a barátai szerte az országban támogatni akarnak egy szervezetet, amelyben részt vesz, vagy éppen ismerik azt a személyt, aki egy jó ügy érdekében pazarolna arra az aláírt mezre.
6. Hogyan állítson össze egy csendes aukciós eseményt
Nyereséges, ha van egy honlapja a csendes aukciós eseménynek, amelyre a vendégek felkereshetik az esemény útvonalát, a jegyeket, az elérhetőségeket, az aukció részleteit és egyebeket. Az eseménye landing page-je megalapozza a sikert, mivel a vendégek, adományozók és önkéntesek további információkat keresnek.
A GiveSmart központot biztosít a szervezetek számára a jegyek és szponzorációk értékesítéséhez, adományozáshoz, licitáláshoz, áruvásárláshoz, kifizetések feldolgozásához és jelentések futtatásához. A fizetések feldolgozásához és a jelentéstételhez nagyszerű, ha a jegyértékesítési megoldás integrálódik az árverésébe, így a vendégeknek csak egyszer kell bejelentkezniük és fizetniük.
Az árverés fizikai felépítése a rendezvény napján ugyanolyan fontos, mint a digitális, amit figyelembe kell venni. Az, hogy hogyan jeleníti meg az árverési tételeket, közvetlen hatással lesz arra, hogy azok mennyire jól teljesítenek. Íme néhány megfontolandó dolog:
- Figyeljen a helyszínre és a térre, amikor átgondolja, hol fognak a vendégek elvegyülni.
- Tegye az árverést látható helyre.
- Gondoskodjon arról, hogy legyen hely az árverési tételek átnézésére.
- Nyomtassa a megjelenítő lapokat olvasható betűtípussal.
- Az élmények vagy tanúsítványok esetében közvetlenül a GiveSmart webhelyről nyomtathat egy testreszabható bemutató lapot ahelyett, hogy újraírná az összes olyan információt, amely már létezik az aukciós katalógusban.
7. A csendes aukciós esemény lebonyolítása
A rendezvény napján az aukciós területnek kell a fénypontnak lennie, és itt jönnek képbe a csendes aukciós személyzet vagy az önkéntesek. Fontos, hogy ösztönözzék a vendégeket arra, hogy az aukciós területen barangoljanak és nézelődjenek a tételek között, amint megérkeznek és a bár felé veszik az irányt.
Ha a vendégek licitálni szeretnének, akkor irányítsa őket a megérkezésükkor kapott üdvözlő szöveges üzenetre, ajánlja fel, hogy licitáljon helyettük, vagy szükség esetén adjon további utasításokat a licitálással kapcsolatban.
A rendezvény folytatásaként használja az üzenetközpontot a vendégekkel való kommunikációra az este folyamán. Tudassa velük, hogy mikor van itt az ideje leülni a vacsorához. Emlékeztesse őket, hogy egyes tételekre még nem biztos, hogy van licit. Kérdezd meg, hogy megnézték-e már a fantasztikus üdülési csomagot. Mondja el nekik, hogy mikor kezdődik a program, vagy figyelmeztesse őket az aukció végéhez közeledve.
A licitálási asszisztensként tevékenykedő önkénteseknek és munkatársaknak a koktélórán túl is támogatniuk kell a vendégeket az esemény során, és ellenőrizniük kell, hogy szükségük van-e segítségre a licitálásban vagy az adományozásban.
8. A licitálási látványterv hatása
A rendezvény ideje alatt kivetíthet egy licitálási látványtervet egy falra vagy vetítővászonra, amely valós időben frissül, amint beérkeznek a licitek. Ez felpezsdíti a versenyt a teremben, és frissíti a vendégeket arról, hogy hol tartanak a licitek, miközben az aukciós óra egyre fogyatkozik. Hasonló adományozási vagy hőmérő vizuális elemet lehet megjeleníteni a digitális felajánlás vagy a szöveges adományozás során, így mindenki láthatja, ahogy az adományok beérkeznek. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy izgalmat teremtsen a teremben, és mindenféle méretű adományozásra ösztönözzön.
9. Hogyan fejezd be a csendes árverést
Az árverésednek jó ötlet, ha meghatározol egy befejezési időpontot, mivel ez sürgősségérzetet teremt, és izgalmas a vendégek számára, hogy még mindig ott legyenek az eseményen, amikor megtudják, hogy ők a nyertesek. Az árverés végeztével küldjön szöveges üzenetet a nyerteseknek az Üzenetközponton keresztül.
A nyertesek szűrése és a pénztárhoz irányítása felgyorsítja a pénztári folyamatot, és megszünteti a torlódást az est végén. A vendégek tudni fogják, hogy nyertek-e, és nem kell a pénztárat bombázniuk az árverés nyerteseiről érdeklődve.
10. A vendégek utólagos tájékoztatása a csendes árverés után
A köszönőleveleket és az adóbevallásokat fontos elküldeni a rendezvény után. A Community Brands Donor Experience Study szerint azonban minden korosztályú adományozó azt mondja, hogy a legfontosabb utólagos üzenet számukra a hatásról szóló jelentés kézhezvétele – derül ki a Community Brands Donor Experience Study tanulmányából. Az adományozók tudni akarják, hogy a hozzájárulásuk hogyan hatott közvetlenül a szervezet küldetésére – látni akarják, hogy segítettek változást elérni.
11. Bizonylatok biztosítása
A pénzügyi és adózási célokból a bizonylatok elengedhetetlenek. A GiveSmart platformja automatikusan elküldi a nyugtákat az adományozóknak és a jegyvásárlóknak, miután a fizetés feldolgozása megtörtént az esemény helyszínén. Ez a funkció önmagában több órányi munkát és a nyugták kézi összeállításának és elküldésének gondját spórolja meg a fejlesztőcsapatoknak.
12. Hogyan értékelje a csendes árverés sikerét
Amikor a rendezvény véget ért, fontos visszatekinteni, hogy milyen jól teljesítettek az árverési tételek. Íme néhány dolog, amit érdemes figyelembe vennie:
- Hány vendég vett részt az árverésen?
- Kik voltak a legaktívabb licitálók
- Milyen volt a megtérülés?
13. A rendezvényt követő beszámoló és a jövő évi tervezés
A rendezvényt követő beszámoló fontos a jövő évi tervezés során. A GiveSmart Event Dashboardja valós idejű betekintést nyújt az aukciókba, a felhasználókba és a pénzügyi adatokba.
A jelentések csomópontban a szervezet adminisztrátorai különféle jelentéseket tölthetnek le Excel, CSV és PDF formátumban.
Ezek a jelentések a következőket tartalmazzák:
- Fizetetlen egyenlegek
- Silent aukciós ajánlatok
- Adományok
- Jegyrendelések
- Befogadók
- Raffle
- Instant tételek és így tovább.
Következtetés
A csendes árverések nagyszerű módja annak, hogy bevonja az adományozókat, egyedülálló élményeket nyújtson, pénzt gyűjtsön, és lelkesedést keltsen szervezetének küldetése iránt. Ha kellő figyelmet fordít a folyamat minden egyes fázisára, az biztosítja a maximális sikert és a minimális stresszt, amikor árverést használ az adománygyűjtés során.
Meghívjuk, hogy fedezze fel termékeinket, ütemezzen be egy ingyenes bemutatót, vagy lépjen kapcsolatba velünk, ha kíváncsi, kérdése van, vagy ha szeretne beszélni valakivel a csapatunkból az Ön területén!
- Author
- Recent Posts
- Champion adománygyűjtők…és hol találhatók. – Március 24, 2021
- 7 tipp, hogyan építsünk fel egy hatékony elérési stratégiát – March 10, 2021
- Golfverseny adománygyűjtő útmutató – February 16, 2021