Ha a leltárciklus- és fizikai számlálások nem pontosak, az problémát jelent. A túl sok készlet leköti a felesleges tőkét, amelyet a vállalkozás más területeinek finanszírozására vagy az adósságok törlesztésére lehetne fordítani. A túl kevés leltár több készlethiányt jelenthet, és károsíthatja az értékesítést.
A pontos leltár kulcsfontosságú az előrejelzés, a raktárkezelés, a logisztika és a visszáru kezelése szempontjából. A raktárműködéstől és a költségektől kezdve a megrendelések helyes és időben történő teljesítésének képességéig a működésének szinte minden aspektusát befolyásolja. A hibáknak akár évekig tartó hullámhatása lehet.
Mi a leltárciklusszámlálás és a fizikai leltárszámlálás?
A leltárszámlálási eljárásától függően végezhet fizikai leltárszámlálást, időszakos ciklusszámlálást vagy mindkettőt.
Ciklusszámlálás
A ciklusszámlálás az egyik legnépszerűbb leltárszámlálási eljárás. Ahelyett, hogy egyszerre megszámolnák a teljes leltárt, a vállalkozások a raktárban lévő tételek egy részét számolják meg. A ciklikus számlálás egy statisztikai mintavételi eljárás. Bizonyos tételek megszámlálását referenciaként használják a raktár többi részének megszámlálásához.
Hasonlóan működik, mint a közvélemény-kutató cégeknél. Reprezentatív mintát vesznek az emberek témákról alkotott véleményéből, hogy szélesebb kontextusban mérjék az attitűdöket. A kerékpárszámlálások meghatározott helyekről készítenek pillanatfelvételt. Ezen információk felhasználásával a vállalkozások meghatározhatják, hogy a felmért helyszíneken pontos-e a leltár, és ezt iránymutatásként használhatják más területekhez.
Ha a kerékpárszámlálások során a leltár hibás, akkor valószínűleg más területeken is ugyanezeket a pontatlanságokat találja majd. Hasonlóképpen, ha a ciklusszámlálások azt mutatják, hogy a leltárkészlet pontos, akkor nagyobb valószínűséggel lesz pontos a számlálás az egész raktárban.
A ciklusszámlálások a napi munkafolyamat részeként is elvégezhetők anélkül, hogy az egész raktárat le kellene állítani. Idővel végigciklizálhatja az egyes leltárterületeket. Az ellenőrzés értékének maximalizálása és a fizikai számlálással járó fájdalmak minimalizálása érdekében javasoljuk, hogy évente legalább négy teljes ciklusszámlálást végezzen.
Fizikai leltárszámlálás
A fizikai leltárszámlálás a teljes leltár minden egyes tételének megszámlálásával történik. Ezt a számlálást a leltári nyilvántartásokkal való összevetésre használják, hogy kiküszöböljék az esetleges pontatlanságokat. Ez egy időigényes és munkaigényes folyamat.
A fizikai leltárszámlálást szintén nehéz lehet pontosan elvégezni a teljes működés leállítása nélkül. A számlálás során új készlet érkezhet, vagy a jelenlegi készlet egy részét elszállíthatják.
Miért fontos a leltárszámlálás?
A leltárszámlálási eljárások célja, hogy számot adjanak a raktárban fizikailag jelenlévő mennyiségek és az Ön által elvárt mennyiségek közötti eltérésekről. Ez különösen fontos az e-kereskedelmi eladók számára.
Ha a készletszámlálás nem egyezik az online piactereken elérhető termékeivel, előfordulhat, hogy nem tudja teljesíteni a megrendeléseket. Az integrált készletgazdálkodási rendszerrel nem rendelkező többcsatornás eladók számára nagyon könnyű lehet eltéveszteni a készletszámlálást, ha több olyan platformon értékesít, amelyeknek különálló jelentési rendszerük van.
A legtöbb vállalkozásnak vannak készletszámlálási problémái
A GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, a kiskereskedők, forgalmazók és beszállítók konzorciuma szerint az Egyesült Államokban az átlagos kiskereskedelmi vállalkozás a készleteinek mindössze 63%-ánál rendelkezik pontos készletszámlálással. Ez rengeteg potenciálisan elmaradt bevételt vagy rosszul elhelyezett készletet jelent.
A pontatlan leltár túlértékesítéshez és készletkimaradáshoz vezet. A vállalkozások több mint 30%-a tapasztalt már olyan helyzetet, amikor olyan cikkeket adtak el, amelyeket készleten lévőnek mutattak, de nem lehetett megtalálni a készleten belül. Ezek logisztikai rémálmokat okozhatnak az eladóknak, és frusztrált vásárlókat hagynak maguk után.
A pontos leltár javítja az árrést
Már a leltár pontos kezelése is javítja a nyereségességet. A készletkimaradások és a túlkészletek számának csökkentése 10%-kal csökkentheti a teljes készletköltséget.
Hogyan végezzen leltárszámlálást
A legtöbb kiskereskedelmi vállalkozásnak vagy a számviteli szabályok, vagy az adózási szabályok miatt kell leltárszámlálást végeznie. Ez jelentheti a készlet fizikai megszámlálását, hogy pontos nyilvántartást biztosítsanak az adóhatóságok számára, vagy hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a számviteli üzleti könyvek tükrözik a készlet aktuális értékét.
Függetlenül attól, hogy ciklusszámlálást, fizikai leltárszámlálást vagy ezek kombinációját végzi, az Association for Supply Chain Management azt javasolja, hogy vezessenek be egy számlálási visszacsatolási hurkot:
Counting Feedback Loop
- A készletintegritás jelenlegi állapotának felmérése és a pontossági célszintek meghatározása
- A számlálás elvégzése
- Az eltérések nyomon követése és a kiváltó okok kivizsgálása
- A pontossági szint javítását célzó intézkedések végrehajtása
- A jelenlegi számok összehasonlítása és a pontossági szintek megcélzása
.
Azért hívják számolási visszacsatolási körnek, mert az 5. lépés befejeztével ideje visszatérni az 1. lépéshez.
Itt van néhány legjobb gyakorlat a leltárszámlálási eljárásokhoz a fizikai leltárszámlálás és a leltárciklus-számlálás elvégzéséhez.
A leltárciklus-számlálás legjobb gyakorlatai
* A legjobb gyakorlatok sikeres végrehajtásához használja a SkuVault ügyfélsiker-csapatát, mint erőforrást.
A leltárciklus-számlálás alábbi legjobb gyakorlatainak követése hatékonyabbá teheti a folyamatot:
- A létesítményének a ciklusszámlálást úgy kell ütemeznie, hogy az a létesítmény normál működésének része legyen.
- A ciklusszámlálást gyakran ütemezze be. Minél gyakoribb a ciklusszámlálás, annál nagyobb lesz a leltár pontossága és annál kisebbek lesznek a leltárleírások. Sok raktárüzem naponta végez ciklikus számlálást, minden nap a raktár különböző területein.
- A véletlenszerű számlálás helyett a ciklikus számlálás leghatékonyabb módja a tételek A, B és C csoportba sorolása. Értelemszerűen a legtöbb időt a legnagyobb értéket képviselő készletekkel érdemes a ciklusszámlálásra fordítani.
- Az A csoport a teljes készletérték 70-80%-át kitevő készleteket kompromittálja
- A B csoport a készletérték következő 10-15%-át teszi ki
- A C csoport a készletérték alsó 10-5%-át képviseli
- Ha gyorsan kell kiigazítania a készlet pontosságát, összpontosítsa figyelmét az A csoportokra. Jellemzően az A-k az összes SKU körülbelül 20-25%-át teszik ki, de a legnagyobb hozamot biztosítják. Továbbá, ha ezekben a csoportokban azonosítani tudja a hiányosságokat, akkor valószínűleg azonosítani tudja az eltérések kiváltó okát, amely az összes csoportra alkalmazható.
- A dedikált ciklusszámláló csoportok kijelölése lehetővé teszi a vállalat számára, hogy több személyt képezzen ki ezeknek a feladatoknak az elvégzésére. A csapat mérete a vállalat leltárkészletének méretétől és összetettségétől függ. Egy nagy szervezetnek több teljes munkaidős alkalmazottból álló ciklusszámláló csapata lehet. Egy kisebb szervezetnél azonban akár két alkalmazott is végezhet ciklusszámlálást a munkanapjuk egy kis részében.
- A ciklusszámlálásnak módszeresen kell haladnia a raktárban, hogy negyedévente legalább egyszer minden terméket megszámoljanak.
- Lehetőség szerint két különálló személynek kell megszámolnia a termékeket. A kiigazítások rögzítése előtt vakon össze kell hasonlítani a számlálásokat. Minden eltérést felül kell vizsgálni.
- A ciklusszámlálás elvégzése előtt minden nyitott tranzakciót, mint például az átvétel, a szállítás, a WIP, le kell zárni a ciklusszámlálásra kiválasztott tételek tekintetében.
- A hibák megelőzhetők a hibaforrások kivizsgálásával. Alapvető fontosságú a leltározási hibákat okozó folyamatok vagy képzési problémák azonosítása és kijavítása.
- A leltározási pontossági mérőszámokat idővel nyomon kell követnie. Emellett célokat is kitűzhet a leltárpontosságra vonatkozóan. A számok ismerete és a javulás (vagy csökkenés) nyomon követése segíthet azonosítani, hogy hol működnek (vagy hibáznak) a rendszerek.
- A ciklusszámlálást a nap elején kell elvégezni, mielőtt a létesítmény működése teljes lendülettel megkezdődik, vagy a nap végén, miután a működés lezárult.
- A ciklusszámlálás folyamatának jól meghatározottnak és dokumentáltnak kell lennie.
- A pontosság biztosítása érdekében különítse el a ciklusszámlálás és a leltárfelvétel folyamatát.
A fizikai leltárszámlálás legjobb gyakorlatai
* E legjobb gyakorlatok sikeres végrehajtásához vegye igénybe a SkuVault ügyfélsiker csapatát, mint erőforrást.
A fizikai számlálás vagy a fizikai leltározás legjobb gyakorlatai javíthatják a fizikai számlálás hatékonyságát:
- A fizikai számlálás tervezési szakaszában próbaszámlálást kell végeznie, hogy pontosan megbecsülje a szükséges időt és erőforrásokat.
- A fizikai számlálás ütemezéséről tájékoztatni kell a szállítókat, a vevőket és a gyártást, hogy a kínálat esetleges módosításait előre meg lehessen tenni.
- A lassan mozgó SKU-k fizikai számlálását néhány nappal a tényleges számlálás előtt végezze el, hogy minimalizálja azt az időt, amíg a létesítményt le kell állítani a fizikai leltározás miatt.
- A fizikai számlálás elvégzése előtt szabaduljon meg minden hibás és elavult készlettől, hogy a folyamatra fordított idő csökkenjen.
- Ne jelenítse meg a SKU mennyiségek gazdasági értékeit a számlálás során. Mivel az összes készletet megszámolja, ez a fizikai számlálás szempontjából irreleváns.
- A kijelölt számlálási területek képezik a számlálócsoportok kijelölésének és a leltározás előrehaladásának nyomon követésének alapját.
- Gondoskodjon arról, hogy a megfelelő berendezések, valamint az esetleges speciális eszközök a számlálócsoportok rendelkezésére álljanak.
- Gondoskodjon arról, hogy a személyzetet kiképezze a fizikai számlálási tevékenységekre, hogy a számlálás zökkenőmentesen haladjon.
- A számlálás idejére a műveleteket teljesen le kell állítani. Legalábbis az anyagok mozgását minimalizálni kell, és jól dokumentálni kell, hogy a tételeket ne számolják duplán, vagy fordítva, ne hagyják ki teljesen.
- Ha nem tudja leállítani a műveleteket a fizikai számlálás idejére, győződjön meg arról, hogy jól meghatározott rendszerrel rendelkezik arra vonatkozóan, hogyan kezeli a leltárban bekövetkező változásokat a fizikai számlálás elvégzése után.
- A rendszerekkel foglalkozó munkatársaknak rendelkezésre kell állniuk támogatásra, ha a fizikai számlálási tevékenységek során rendszerproblémák merülnek fel.
- A pontosság biztosítása érdekében különítse el a fizikai leltárszámlálás és a leltárfelvétel folyamatát.
Valós világbeli példák a leltárszámlálás fontosságára
A raktárakban jelenleg rekordszámú alkatrész és termék áll. A Federal Reserve Bank nyomon követi a magánkészleteket, és becslései szerint több mint 674 milliárd dollárnyi, szezonálisan kiigazított áru van a raktárakban és a boltokban. Ha a készleteket nem értékesítik, az a készletek felhalmozódásához vezethet, és olyan tőkét köt le, amelyet másra lehetne felhasználni.
Ha a készletszámlálás nem pontos, mindenféle dolog elromolhat. A Walmart elismerte, hogy egy év alatt 3 milliárd dolláros forgalomkiesést szenvedett el. Ugyanakkor a készletei gyorsabban nőttek, mint az eladások. A rossz nyomon követés túlkínálathoz és készlethiányhoz vezetett.
A Nike közel 100 millió dollárt veszített a rossz leltárkezelés miatt. A Best Buy egy évben nem tudta kiszállítani a novemberi és decemberi megrendeléseket karácsony előtt, amikor a raktárkészletük nem volt összhangban az online piactéren lévő készleteik számával. A Ralph Lauren 50%-kal csökkent a profitja és 16 milliárd dollárral csökkent a részvények értéke a készletgazdálkodási hibák miatt.
A pontatlan készlet több mint frusztráló. Drága is.
Gyakori kérdések a készletszámlálással kapcsolatban
Itt van néhány a leggyakoribb kérdések közül, amelyeket a szervezetek a készletszámlálással kapcsolatban feltesznek:
Hányszor kell megszámolni a készletet?
A rövid válasz: amilyen gyakran csak lehet. Az összes készlet teljes ciklusszámlálását legalább negyedévente egyszer el kell végezni, bár sok raktárüzemben napi ciklusszámlálást végeznek a stratégiai részeknél, hogy ne kelljen a negyedév végén nagy mennyiségeket megszámolni. A fizikai számlálást évente legalább egyszer el kell végezni.
Mikor számoljam meg a készletemet?
Igazából a készletszámlálást akkor kell elvégezni, amikor a műveletek a nap végén befejeződnek, vagy mielőtt elkezdődnek. Ha a leltározást a műveletek folytatása közben kell elvégeznie, akkor rendelkeznie kell egy olyan rendszerrel, amely elszámolja az újonnan érkező árucikkeket vagy a szállításra szedett tételeket.
Megszámolhatom bárkivel a leltárt?
Megteheti, de nem ajánlott. A legtöbb raktárüzemben vannak számlálócsapatok vagy egyének, akiket kiképeztek az eljárásokra, és ellenőrzik a pontosságot. Rendelkeznie kell egy nyomon követési mechanizmussal, amely biztosítja, hogy a csapatok pontosan számolnak.
Szükségem van-e raktárkezelő rendszerre / készletgazdálkodási rendszerre?
Megtehet mindent kézzel, és nyomon követheti az Excelben, de a hibakockázat jelentős. Egy raktárkezelő rendszer (WMS) és készletgazdálkodási rendszer (IMS) drámaian javítja a pontosságot, és lehetővé teszi, hogy igény szerint megbízható jelentést készítsen. Emellett egy IMS szinkronizál az online piacterekkel, és integrálódik a rendelési, értékesítési és szállítási platformokkal a zökkenőmentes élmény érdekében.
Hogyan segít a SkuVault a ciklusszámlálásban
A SkuVault auditálási funkciója lehetővé teszi termékek hozzáadását vagy eltávolítását egy helyről, valamint termékek tömeges áthelyezését egyik helyről a másikra, egy hely összes termékének kinyomtatását, és egy hely összes termékének teljes újraszámlálását, amelynek során egyszerűen átolvassa a meglévő tételeket, és az új SKU-kkal helyettesíti azokat.
Az újraszámlálás után a SkuVault egy ellenőrzési jelentést készít, amely megmutatja az eltéréseket a raktáron lévő termékek és a ténylegesen raktáron lévő termékek között. A tranzakciós jelentéseinkkel és a felhasználók nyomon követésével párosítva pedig egyszerűen látható, hogy mi ment rosszul, és ki a felelős.
Ciklusszámlálási jelentés
A SkuVault ciklusszámlálási jelentése lehetővé teszi a helyek “Megszámlált” megjelölését. Ez lehetővé teszi, hogy a jelentés futtatásával olyan helyszíneket keressen, amelyeket korábban még nem számoltak meg, és hatékonyabbá teszi, hogy nem kell többször újraszámolni a helyszíneket.
A megnövekedett ciklusszámlálás kevesebb fizikai számlálást jelent, ami kevesebb munkaórát és több forgalmat jelent. Továbbá, a rendezetlen leltár pontatlan leltár, a pontatlan leltár pedig:
- Túlértékesítés
- Túlértékesítés
- A raktárban heverő, az online csatornákon nem szereplő készletek
- Holtkészlet
Egy jól végrehajtott ciklus- és fizikai számlálási program jelentősen csökkentheti a működési és leltározási költségeket. A készletpontosság növelése csökkentheti a biztonsági készletszinteket. Ennek eredményeképpen csökkennek a készletgazdálkodási költségek.
Következtetés
A készletszámlálási eljárások legjobb gyakorlatainak követése javíthatja a pontosságot. A ciklusszámlálások és a fizikai leltárszámlálások segíthetnek szinkronban tartani a készletét azzal, ami az üzletében van, akár online a weboldalán, akár online több piactéren, akár a fizikai üzletében.