A Refund Demand Letter egy hivatalos írásbeli kérés egy áru vagy szolgáltatás árának visszatérítésére. A levél címzettje a kereskedő, és tartalmaznia kell a tranzakció alapvető adatait, a visszatérítési kérelem okát és a visszafizetéssel kapcsolatos elvárásokat.
- Mit kell tartalmaznia?
- Hogyan követeljen visszatérítést
- Minta – visszatérítési felszólító levél
- Kapcsolódó nyomtatványok
Mit kell tartalmaznia?
A levél célja a legfontosabb tények rögzítése és egyértelmű követelések megfogalmazása. Meg kell jelölnie:
- Mit vásároltak, mikor és mennyiért?
- Miért kérik a visszatérítést
- A visszatérítés teljesítésének határideje
- Hogyan kell kiadni a visszatérítést
Ha már korábban is kértek, akkor ez a levél felvázolhatja azokat a jövőbeli lépéseket is, amelyeket a visszatérítés elmaradása esetén fognak tenni.
Hogyan követeljen visszatérítést
Az alábbiakban öt (5) lépést ismertetjük annak érdekében, hogy visszatérítést kapjon a kifizetett szolgáltatásért vagy áruért.
1. lépés – Olvassa el a visszatérítési szabályzatot
Az “apró betűs rész” számít. Tekintse át a kereskedő közzétett visszatérítési szabályzatát, hogy tájékozódjon.
Nem minden kereskedőnek van visszatérítési szabályzata. Az eladó nem állíthatja csak úgy utólag, hogy létezik ilyen politika; még ha van is, akkor sem számít, ha a feltételeket nem közölték egyértelműen a tranzakció idején.
Ha a kereskedő nem rendelkezik hivatalos visszatérítési politikával, akkor valószínűleg az állami jog diktálja a fogyasztói jogokat. Ne feledje azonban, hogy még a szigorú “nem visszatérítési” irányelvek sem feltétlenül érvényesíthetők, ha a nyújtott áru vagy szolgáltatás hibás, veszélyes vagy más módon nem a reklámnak megfelelő volt.
2. lépés – Keresse meg a nyugtát
A dokumentáció kritikus fontosságú. Ne essen azonban kétségbe, ha az eredeti blokk elveszett – ha a vásárlás hitel- vagy bankkártyával történt, akkor egy biztonsági másolatnak a bankja online számlaösszesítő oldalán keresztül elérhetőnek kell lennie.
3. lépés – Részletezze a visszatérítés indokait
Magyarázza el, miért kéri a visszatérítést, de győződjön meg arról, hogy az indoka a visszatérítési szabályzatba tartozik. A termék vagy szolgáltatás nem a leírásnak megfelelő volt? Hiba volt a termékben? Minél objektívebb és ellenőrizhetőbb a probléma, annál jobb.
4. lépés – Fizetés/hitelezés kérése
Legyen konkrét a felszólító levélben. Adja meg a követelt teljes összeget, a visszatérítés kiadásának határidejét és a visszatérítés módját. Győződjön meg róla, hogy a kereskedő megkapja a levelet, és szükség szerint kövesse nyomon a levelet.
A visszatérítési kérelmeknél az időzítés a legfontosabb – ezért minél hamarabb, az eredeti tranzakciót követően történik a visszatérítési kérelem, annál jobb.
5. lépés – További lépések
Sajnos egyes kereskedők még mindig nem hajlandók engedni. Ha a megadott határidőig nem történik meg a visszatérítés, akkor itt az ideje, hogy a következő szintre lépjen.
A visszatérítésre való törekvés eszkalálásának több módja is van:
- Fogyasztói panasz benyújtása az állami főügyész hivatalához
- Kapcsolatfelvétel a Better Business Bureau-val (BBB) vagy a helyi kereskedelmi kamarával
- Negatív értékelést hagyhat a kereskedőről az interneten
- Kártérítési kérelem a kis értékű követelések bíróságán
Minta – visszatérítési felszólító levél
Március 21, 2017
Dear Mark Hoffer,
This letter serves as a formal request for a refund of $99 of $.99 – a 2017. március 3-án az Ön cégének, a Squeaky Cleanersnek a szobatisztaságért fizetett teljes összeget.
Az Ön cége “100%-os elégedettségi garanciát” hirdet az ügyfelek számára, amelyet a házamhoz küldött promóciós képeslapon nyomtattak. Sajnos elégedetlen voltam a szolgáltatás minőségével. Az önök munkatársai nem takarították ki alaposan az első emeleti fürdőszobámat, és a csapatuk távozása után cipőnyomokat találtam a konyha és az étkező padlóján.
Kérem, hogy 2017. április 1-jéig térítse vissza ezt az egyenleget arra a hitelkártyára, amellyel az első fizetést teljesítették.
Ha nem kapom meg a teljes visszatérítést ezen időpontig, nem lesz más választásom, mint hogy fogyasztói panaszt nyújtsak be az állami főügyészi hivatalhoz.
Őszintén,
John Delacruz
Kapcsolódó űrlapok
Személyes tulajdonra vonatkozó felszólító levél – Személyes tulajdon visszaszolgáltatásának kérése.
Személyes tulajdon visszaszolgáltatásának kérése.