9 könyvvizsgálói kommunikáció, amit tudnia kell
A könyvvizsgálónak az egyik legfontosabb dolog, amit el kell sajátítania, a kommunikáció.
Míg a könyvvizsgálat kiterjedt kommunikációt igényel a könyvvizsgálói csapaton belül, a könyvvizsgáló cégnek beszélgetéseket kell folytatnia az ügyféllel, a potenciális ügyfelekkel és esetleg a korábbi könyvvizsgálókkal is.
Az alábbi tippek segítségével megérthet kilenc fontos kommunikációt a könyvvizsgálók és más felek között.
A megbízás elfogadása előtt
A könyvvizsgálónak minden potenciális ügyféllel beszélnie kell, mielőtt beleegyezik a pénzügyi kimutatásai könyvvizsgálatának elvégzésébe.
Ezeken túlmenően több olyan kérdésre is választ kell kapni, mielőtt a könyvvizsgálati munka megkezdődhet:
#1- A megfelelő könyvvizsgálat körülményei
A körülményeknek olyanoknak kell lenniük, amelyek lehetővé teszik a könyvvizsgáló számára a szükséges könyvvizsgálati munka elvégzését. Konkrétan a könyvvizsgálónak hozzáférésre van szüksége az összes forrásdokumentumhoz (bizonylatok, számlák stb.), a főkönyvhöz és az évről készített pénzügyi kimutatásokhoz.
A könyvvizsgálónak hozzáférésre van szüksége az ügyfél munkatársaihoz is, hogy kérdéseket tehessen fel az ügyletekkel, a vállalati politikával és egyéb kérdésekkel kapcsolatban. Ha például a könyvvizsgáló nem férhet hozzá a szállítási dokumentumokhoz, amelyek bizonyítják, hogy mikor szállították el az árukat a vevőknek, a könyvvizsgálónak nem biztos, hogy elegendő könyvvizsgálati bizonyíték áll rendelkezésére az év végi értékesítési és követelésegyenlegek megerősítéséhez.
#2- A korlátozás nélküli vélemény magyarázata
A könyvvizsgálónak emellett meg kell beszélnie az ügyféllel a könyvvizsgálói vélemény típusát, valamint a vállalat érdekelt feleire gyakorolt lehetséges hatást.
A könyvvizsgálat legjobb eredménye az, ha a könyvvizsgáló korlátozás nélküli véleményt ad ki, amely kimondja, hogy a pénzügyi kimutatások nem tartalmaznak lényeges hibás állításokat. A lényeges ebben az esetben azt jelenti, hogy a könyvvizsgáló nem talált olyan hibákat, amelyek elég nagyok ahhoz, hogy megváltoztassák a pénzügyi kimutatások olvasójának véleményét.
A lényegesség lényegében a könyvvizsgáló megítélése. Például egy 3 millió dolláros követelésegyenlegben egy 50 dolláros hiba nem lehet lényeges, de egy 10 000 dolláros hiba az lehet.
Következésképpen ahhoz, hogy a könyvvizsgáló korlátozás nélküli véleményt adhasson ki, a könyvvizsgálónak hozzáféréssel kell rendelkeznie az összes nyilvántartáshoz és a vállalat vezetéséhez. Továbbá a könyvvizsgálati bizonyítékoknak alá kell támasztaniuk a fenntartás nélküli véleményt, és ezeket a tényeket el kell magyarázni az ügyfélnek.
#3- A minősített vélemény megvitatása
Mi talán még fontosabb, hogy a könyvvizsgálónak el kell magyaráznia, hogy a könyvvizsgálati bizonyítékok szükségessé tehetik a minősített vélemény kiadását. Ezt szokás “kivéve” véleménynek is nevezni.
Tegyük fel például, hogy a könyvvizsgáló nem tudta elvégezni a készletek fizikai számlálását a mérlegfordulónaphoz közel: a könyvvizsgálat tárgyát képező mérlegben használt dátumhoz közel. A leltárszámlálást tekintik a legjobb bizonyítéknak a leltármérleg alátámasztására. Ezért a könyvvizsgáló arra a következtetésre juthat, hogy más eljárások nem elegendőek a készletmérleg alátámasztására.
Ebben az esetben a könyvvizsgáló olyan véleményt adhat ki, amely szerint a készletmérleg kivételével a pénzügyi kimutatások nem tartalmaznak lényeges hibás állításokat. Sajnos a korlátozott vélemény negatív hatással lehet az érdekelt felekre, például a befektetőkre és a hitelezőkre. Ez azért van így, mert aggályokat vet fel a pénzügyi kimutatások pontosságával kapcsolatban.
Egy könyvvizsgáló számos más típusú véleményt is kiadhat a pénzügyi kimutatásokra vonatkozóan. Következésképpen az ügyfélnek világosan meg kell értenie a könyvvizsgálói vélemény minden egyes típusát.
#4- Az ügyfél felelőssége
#5- Külső szakértők megbízása
A könyvvizsgálók külső szakértőket kérhetnek fel bizonyos könyvvizsgálati eljárások elvégzésére. Ezért az ilyen szakemberekkel való együttműködés jó kommunikációt igényel. A kommunikáció azért fontos, hogy a külső szakértő pontosan megértse, mit kérnek tőle. Íme egy gyakori példa:
Ha egy vállalat nyugdíjprogramot kínál a munkavállalóknak, a könyvvizsgáló cég jellemzően egy aktuáriust bíz meg a nyugdíjkifizetések jövőbeli kötelezettségének felmérésével. Továbbá a könyvvizsgáló cég által felfogadott aktuárius fejlett matematikai fogalmak felhasználásával elemzi az ügyfélnek a jövőbeli nyugdíjkifizetésekkel kapcsolatos kötelezettségekre vonatkozó feltételezéseit.
Mihelyt a könyvvizsgáló megtalálja a képzett aktuáriust, meg kell határoznia, hogy a szakértő képes-e hatékonyan működni a könyvvizsgálói csapat tagjaként. A könyvvizsgálók könyvvizsgálati programokat használnak, amelyek felsorolják a könyvvizsgálati bizonyítékok összegyűjtéséhez szükséges konkrét feladatokat. Ezért a szakértőnek hajlandónak kell lennie az auditprogram használatára. Ez a téma kiterjedt megbeszélést és megfelelő könyvvizsgálói kommunikációt igényel.
Az auditcsoport vezetőjének továbbá felügyelnie kell a külső szakértő munkáját, és biztosítania kell az auditprogram betartását. Például a könyvvizsgálat vezetőjének el kell magyaráznia, hogy a szakértő munkáját hogyan kell dokumentálni a könyvvizsgálati munkadokumentumokban, és némi képzést kell nyújtania a folyamatról.
Kommunikáció az előző és az utód könyvvizsgáló között
A vállalkozások időnként új könyvvizsgáló céget váltanak. Következésképpen fontos az előd és az utód könyvvizsgáló közötti kommunikáció. Ezért az AUD-vizsgára való felkészüléshez meg kell értenie az egyes könyvvizsgálók szerepét és az egyes felek által megkövetelt kommunikációt.
#6- A szerepek megértése
A jogelőd könyvvizsgáló az a könyvvizsgáló cég, amely az ügyfél legutóbbi pénzügyi kimutatásait auditálta, vagy az a cég, amelyet a tárgyévi könyvvizsgálat elvégzésére megbíztak, de nem végezte el a munkát. Az előd könyvvizsgáló a könyvvizsgálat során lemondhatott, vagy esetleg felmondhatott.
A jogutód könyvvizsgáló viszont az a cég, amely a megbízás elfogadását fontolgatja. A “fontolgatja” szó azért fontos, mert a jogelőd könyvvizsgálóval folytatott beszélgetéseknek meg kell történniük, mielőtt az új könyvvizsgáló elfogadja a megbízást.
Valójában a jogutód könyvvizsgálónak közölnie kell a leendő ügyféllel, hogy a cég nem fogadhatja el a könyvvizsgálati megbízást, amíg nem beszélték meg a könyvvizsgálati kérdéseket a jogelőd könyvvizsgálóval.
Itt van néhány szükséges kommunikáció ehhez a forgatókönyvhöz:
#7- Könyvvizsgáló és ügyfél közötti nézeteltérések
A jogelőd könyvvizsgáló és az ügyfél esetleg nem értettek egyet számviteli kérdésekben. Ezért a jogutód könyvvizsgálónak figyelembe kell vennie ezeket a nézeteltéréseket.
A nézeteltérések vonatkozhatnak a számviteli elvekre, az előírt könyvvizsgálati eljárásokra vagy a megfelelő belső kontrollok hiányára. Tegyük fel például, hogy az ügyfélnek olyan politikája van, hogy a bevételt akkor számolja el, amikor az árukat kiszállítják a vevőknek. Következésképpen az ügyfél úgy dönt, hogy megváltoztatja ezt az irányelvet, és a bevételt akkor számolja el, amikor a vevőknek kiszámlázzák.
Ha azonban a jogelőd könyvvizsgáló úgy véli, hogy az új bevétel-megjelenítési politika félrevezető a pénzügyi kimutatások olvasói számára, vagy nem igazolható, az új politika korlátozott könyvvizsgálói véleményt eredményezhet.
A jogutód könyvvizsgálóknak alapvetően maguknak kell eldönteniük, hogy az ügyfél hajlandó-e megfelelően megfelelni a számviteli standardoknak. Ha nem, a jogutód nem fogadhatja el a megbízást.
#8- Hozzáférés a jogelőd könyvvizsgálóhoz
Az ügyfélnek bele kell egyeznie, hogy a jogelőd könyvvizsgáló a jogutód könyvvizsgáló minden megkeresésére válaszoljon. Ha az ügyfél megpróbálja korlátozni a válaszokat, a jogutód könyvvizsgáló ezt a lépést vörös zászlónak tekintheti, amely megakadályozza a céget a megbízás elfogadásában.
#9- Munkadokumentumok áttekintése
Az ügyfélnek engedélyeznie kell, hogy a jogelőd cég átadja a könyvvizsgálati munkadokumentumokat a jogutód könyvvizsgálónak. Továbbá a jogutód könyvvizsgálónak felül kell vizsgálnia a könyvvizsgálat tervezésének dokumentációját, a belső kontrollok értékelését, a gyűjtött könyvvizsgálati bizonyítékokat és a jogelőd könyvvizsgáló által levont következtetéseket.
Miért olyan fontos a kommunikáció
A fentiekben ismertetett kommunikáció segít a könyvvizsgálónak tisztázni mind az ügyfél, mind a könyvvizsgáló cég felelősségét. Mint láthatja, az előd könyvvizsgálóval folytatott beszélgetések lehetővé teszik az utód számára annak eldöntését, hogy az új könyvvizsgáló cég elfogadja-e a könyvvizsgálati megbízást.
Használja ezeket a tippeket az AUD vizsgára való tanuláshoz, és drasztikusan megnöveli az esélyét a magas CPA vizsgaeredményre!